組織結(jié)構(gòu)視角下我國學術(shù)會議績效評價管理研究

杜文博 中國機械工程學會

引言：知識經(jīng)濟時代，科學技術(shù)對社會發(fā)展起到前所未有的推動作用，科技發(fā)展全球化趨勢日益明顯、科技發(fā)展內(nèi)涵不斷豐富、科技工作范圍不斷擴大，共同促進了科學評價的發(fā)展。學術(shù)會議作為學術(shù)交流的重要形式，在推廣先進技術(shù)、傳播科研成果、促進學科發(fā)展、活躍學術(shù)思想、發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)科學人才等方面起著重要的作用。

一、學術(shù)會議的組織結(jié)構(gòu)模塊及分工特征

當前從不同學術(shù)視角出發(fā)對學術(shù)會議存在著各類定義。從科學社會學的一般視角看，學術(shù)會議是學術(shù)共同體中學術(shù)性身份和聲望的公開化生成和展示場所。而從利益相關(guān)者的理論角度看，學術(shù)會議是參會者、主辦方、資助方、相關(guān)學術(shù)共同體成員、社會公眾等利益相關(guān)者的交互性過程。從一般過程看學術(shù)會議是圍繞知識共享和創(chuàng)新的具體目標，由處在特定時空和自由平等文化氛圍中的學術(shù)研究人員組成，通過彼此的信息服務，形成復雜動態(tài)系統(tǒng)。在本研究所秉持的組織理論視角下所探討的學術(shù)會議組織是指:具有明確學術(shù)性目的，具備明確的流程安排和管理機制，參會人員界限清晰且核心人員來自于學術(shù)共同體，主要通過參會人員間的交互性活動產(chǎn)出(而非單向宣講)達成辦會目的組織。

二、學術(shù)會議組織結(jié)構(gòu)要素與績效生成過程

在組織視角下，學術(shù)會議核心績效首先應在組織界限內(nèi)以符合組織核心運作特征的方式生成，即會議成員在知識、信息、觀點交互過程中產(chǎn)生。其次，能夠匹配會議目標、支撐辦會戰(zhàn)略的產(chǎn)出和影響才可被視為績效，學術(shù)會議績效不能泛化為學科績效、學術(shù)績效。因此，學術(shù)會議核心績效定義應從組織戰(zhàn)略高層和運營核心這一縱向關(guān)系出發(fā)，強調(diào)會議過程中學術(shù)性目標、學術(shù)性報告人和參會者在績效生成中的關(guān)鍵角色。因此，本研究中我們將學術(shù)會議的組織核心績效定義為:通過組織運營核心成員在學術(shù)交流研討流程中所產(chǎn)生的，可支撐學術(shù)會議目標達成的特定結(jié)果和影響。除此之外，學術(shù)會議組織中還存在著籌劃(中間線、技術(shù)結(jié)構(gòu))、會務(支持結(jié)構(gòu))、宣傳(中間線、支持結(jié)構(gòu))等一系列次級績效。學術(shù)會議組織中核心績效的生成方式和產(chǎn)出形式是區(qū)分其與他類組織的關(guān)鍵特征，而各類次級績效為核心績效的生成提供了支撐和保障。

需要指出的是，往往規(guī)模較大、組織模塊齊全、管理流程化程度高的學術(shù)會議組織會完整按照上表中的“六階段”模型生成和管理組織績效。但根據(jù)各類學術(shù)會議規(guī)模、主題、潛在參會者等情況差異，在具體會議的績效生成過程中上述某些步驟可能會被合并或省略，例如對主題明確的小型會議而言，戰(zhàn)略定位、戰(zhàn)略分解和部署、績效計劃制定環(huán)節(jié)可能進行合并，由戰(zhàn)略高層和中間線通過反復溝通反饋的形式一體開展上述步驟。在管理實踐中，特定會議管理者還可利用諸如“績效樹”模型等體現(xiàn)組織差異化特征的方法，具體分析梳理本會議的組織績效生成特征。

三、學術(shù)會議組織結(jié)構(gòu)與績效評價管理

由于普通組織在形成結(jié)構(gòu)特征過程中的“分工－協(xié)調(diào)”要素間張力很大程度上同樣適用于學術(shù)會議組織，因此當前各類學術(shù)會議與上述組織結(jié)構(gòu)類型間存在著顯著的對應關(guān)系。各類學術(shù)會議由于組織結(jié)構(gòu)特征不同，因此在績效評價管理實踐中需要關(guān)注的組織模塊、績效協(xié)調(diào)方式選擇以及所采用的績效管理工具類型均存在差異。從各類組織結(jié)構(gòu)會議的關(guān)鍵組織模塊及主要協(xié)調(diào)方式看:

簡單結(jié)構(gòu)組織往往對應著規(guī)模小、主題明確、潛在參會群體清晰的學術(shù)會議，例如單一學科領(lǐng)域內(nèi)的小型研討會或論壇。此類會議由于目標及核心工作內(nèi)容簡單清晰，因此一般由會議組委會及其下設的小規(guī)模秘書處統(tǒng)籌頂層決策、目標分解及具體落實。在績效評價管理方式上，簡單結(jié)構(gòu)會議較少采用成文的KPI或KP，而是由會議若干高層管理者通過直接觀察、管理信息采集，進而形成評價結(jié)果并實時反饋。

機械型組織往往對應著規(guī)模大、主題明確、潛在參會群體清晰的學術(shù)會議，例如各類二級學會或分支機構(gòu)的學術(shù)年會。此類會議的戰(zhàn)略高層與技術(shù)結(jié)構(gòu)往往重疊度高，戰(zhàn)略高層會在辦會初期就會議愿景、定位、核心內(nèi)容進行戰(zhàn)略性決策并形成規(guī)范，規(guī)范性內(nèi)容一旦形成往往相對固定，在會議組織內(nèi)外部環(huán)境變化不大的前提下后續(xù)屆次一般只需對其進行有限修正。此外由于會議規(guī)模較大，因此會議的環(huán)節(jié)、流程、會務等內(nèi)容清晰卻繁雜，因此需要科層式的中間線和支持結(jié)構(gòu)有效處理上述問題。機械型會議績效評價管理的重點往往是會議的戰(zhàn)略高層及技術(shù)結(jié)構(gòu)能否形成科學合理的辦會規(guī)范。

結(jié)語：本研究的主要創(chuàng)新價值在于將組織結(jié)構(gòu)及績效分析引入學術(shù)會議評價管理研究領(lǐng)域中，為當前學術(shù)會議研究及實踐中棘手問題的解決提供了新的視角和工具，拓展了學術(shù)會議評價管理相關(guān)研究領(lǐng)域。