辦公室機(jī)要工作應(yīng)注意的若干事項(xiàng)分析

王娜 陜西省煙草公司延安市公司

一、辦公室機(jī)要工作的內(nèi)容

（一）服務(wù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，按照領(lǐng)導(dǎo)的口頭指示和書面文件，協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)與各個(gè)部門和基層員工的相關(guān)事務(wù)，及時(shí)溝通；

（二）負(fù)責(zé)企業(yè)重要來(lái)電的記錄并及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)，準(zhǔn)確無(wú)遺漏；

（三）負(fù)責(zé)企業(yè)重要印章的和正確使用，使用過(guò)程按制度要求做好發(fā)出和歸還登記；

（四）負(fù)責(zé)企業(yè)辦公室文書管理的規(guī)范化；

（五）負(fù)責(zé)部分相關(guān)規(guī)章制度和文稿的起草以及監(jiān)督落實(shí)情況；

（六）負(fù)責(zé)企業(yè)相關(guān)會(huì)議的組織及籌備工作；

（七）負(fù)責(zé)企業(yè)收到和發(fā)出的各項(xiàng)文件，必須做好追蹤，并對(duì)其落實(shí)情況進(jìn)行反饋；

（八）領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作任務(wù)也需及時(shí)完成；

（九）對(duì)工作中所涉及的各項(xiàng)重要事項(xiàng)保密負(fù)責(zé)。

二、新時(shí)期做好辦公室機(jī)要工作的重要性

機(jī)要工作日常所涉及到的密級(jí)文件比較多，涉及的保密設(shè)備也稍微集中，是企業(yè)涉密崗位中的重要組成部分。在企業(yè)文件和信息傳達(dá)中起到樞紐作用，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與各下屬單位部門之間各項(xiàng)政策及工作部署的傳送紐帶，信息交互的匯集地。機(jī)要工作如果出現(xiàn)失誤，不僅會(huì)影響機(jī)要部門的穩(wěn)定和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)前途，甚至?xí)?duì)企業(yè)乃至整個(gè)工作體系的保密系統(tǒng)帶來(lái)巨大隱患。所以，在新時(shí)期做好機(jī)要工作顯得尤為重要。

三、新時(shí)期做好辦公室機(jī)要工作的注意事項(xiàng)

（一）政治可靠是對(duì)辦公室機(jī)要員的基本機(jī)要求

機(jī)要工作的實(shí)質(zhì)，富含政治性，保密要求高，原則性強(qiáng)。機(jī)要員必須具備正確的世界觀，人生觀以及價(jià)值觀。一定要妥善地處理好集體與個(gè)人之間的利益關(guān)系。只有做到在政治方面安全可信任度高，才能保證核心機(jī)密的安全。機(jī)要員必須以企業(yè)大局為中心，用科學(xué)知識(shí)不斷武裝自己的頭腦，堅(jiān)定不移地堅(jiān)持正確的政治立場(chǎng)，具備敏銳的政治鑒別能力。

（二）樹立強(qiáng)烈的責(zé)任感是做好機(jī)要工作的前提

機(jī)要工作人員日常工作紛繁交錯(cuò)，許多任務(wù)相互疊加，這要求機(jī)要員在工作中必須一專多能，做好時(shí)間管理并合理安排工作。企業(yè)管理學(xué)里有一個(gè)“細(xì)節(jié)不等式”，那就是100-1≠99，而是100-1=0。所表達(dá)的含義是，就算只有1%的失誤，也會(huì)以100%的失敗而告終。這個(gè)“不等式”，照樣適用于我們的機(jī)要工作：機(jī)要員必須讓“百分之百的努力”成為自己的工作常態(tài)，才能防止百分之一的失誤。機(jī)要工作人員對(duì)于每一項(xiàng)工作任務(wù)，不論大小，都要高度重視，悉心落實(shí)和反饋。確保準(zhǔn)確，及時(shí)高效地完成工作。

（三）具備嚴(yán)格的紀(jì)律意識(shí)是機(jī)要工作的準(zhǔn)則

工作中富有超強(qiáng)的保密意識(shí)，對(duì)自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的工作持嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，嚴(yán)格按照保密制度規(guī)范操作，允許說(shuō)的才說(shuō)，不該說(shuō)的堅(jiān)決不能說(shuō)，保證文件在收發(fā)過(guò)程中每一個(gè)環(huán)節(jié)的安全性，不泄密。確保信息的傳遞高效及時(shí)，準(zhǔn)確。

（四）有主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)是機(jī)要工作的關(guān)鍵

服務(wù)是機(jī)要工作永恒的話題，工作內(nèi)容多樣化，涉及范圍廣，服務(wù)對(duì)象從領(lǐng)導(dǎo)到基層，工作量龐大。甚至需要犧牲休息時(shí)間。這就要求機(jī)要工作人員有犧牲自我利益的意愿，和忘我奉獻(xiàn)的“螺絲釘”精神，主動(dòng)去設(shè)身處地的為各相關(guān)部門及基層著想，發(fā)光發(fā)熱，做好各部門之間的協(xié)調(diào)，溝通與服務(wù)工作。

（五）不斷創(chuàng)新進(jìn)取，是機(jī)要工作的加油站

1.學(xué)習(xí)進(jìn)取，樹立五個(gè)思想觀念

思想是行動(dòng)的基石。機(jī)要員必須不斷的學(xué)習(xí)充電，加強(qiáng)自我綜合素質(zhì)的提升，時(shí)刻記住以下五個(gè)觀念：緊跟黨的步伐，服從組織安排，可靠的政治觀念；舍小我顧大我的全局觀念；事無(wú)巨細(xì)，均妥善安排的使命觀念；實(shí)事求是，一步一腳印的務(wù)實(shí)觀念；敢拼敢闖，開(kāi)拓進(jìn)取的創(chuàng)新觀念。

2.創(chuàng)新工作目標(biāo)，努力實(shí)現(xiàn)“三轉(zhuǎn)變”

時(shí)代在進(jìn)步，科技在發(fā)展，為了適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的現(xiàn)代化社會(huì)的需要，機(jī)要工作水平也應(yīng)該隨之不斷進(jìn)步和提高。對(duì)于自己的工作目標(biāo)，要想辦法去創(chuàng)新，脫離以往的舊思想，實(shí)現(xiàn)機(jī)要工作以下三個(gè)方面的轉(zhuǎn)化：以往側(cè)重于辦文辦事，轉(zhuǎn)化為既辦文辦事，又有新想法；以往是收發(fā)及交互信息，轉(zhuǎn)變成多方面綜合的處理信息；以往是被領(lǐng)導(dǎo)安排任務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)樽灾饔?jì)劃，擬定工作目標(biāo)。

3.創(chuàng)新工作方法，由被動(dòng)變主動(dòng)

機(jī)要員必須緊緊圍繞企業(yè)的中心工作，敏銳地觀察實(shí)時(shí)新動(dòng)向以及新情況，及時(shí)預(yù)測(cè)并做出調(diào)整，有計(jì)劃的開(kāi)展工作。強(qiáng)化自己的超前意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷開(kāi)拓新思路，充分體現(xiàn)新時(shí)代的特點(diǎn)和優(yōu)越性。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，機(jī)要員日常工作內(nèi)容瑣碎繁雜，節(jié)奏快，責(zé)任大，工作時(shí)間長(zhǎng)，也無(wú)節(jié)假日之分，要求機(jī)要工作者做一個(gè)復(fù)合型人才。但只要機(jī)要工作者加強(qiáng)責(zé)任感和主人翁意識(shí)，善于總結(jié)和思考，克服各種困難，全力以赴，樂(lè)于奉獻(xiàn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)和自我提升，就一定能將機(jī)要工作做好。