基于現(xiàn)代人力資源管理的人事檔案管理工作模式探究

謝迎杰 北戴河區(qū)就業(yè)服務(wù)局

一、人力資源管理和人事檔案管理的關(guān)系

（一）人力資源管理概述

人力資源管理是企業(yè)、公司管理員工、培養(yǎng)人才的一種戰(zhàn)略方法，主要是致力于激發(fā)員工的潛能，提升員工就職能力，對(duì)維持企業(yè)公司健康發(fā)展有著重要作用。人力資源管理秉持“以人為本，以員工為本身”的理念，最大限度的保持員工和企業(yè)共同發(fā)展的目標(biāo)，可以這樣說(shuō)，兩者之間相互依托，員工需要依靠企業(yè)謀生成長(zhǎng)、發(fā)展，企業(yè)也需要依托員工的積極高效工作促進(jìn)發(fā)展，提高競(jìng)爭(zhēng)力。[1]而現(xiàn)代人力資源管理是社會(huì)發(fā)展過(guò)程逐漸演變產(chǎn)生的產(chǎn)物，它依托科學(xué)的現(xiàn)代管理理念，對(duì)人力資源進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)的組織培訓(xùn)以達(dá)到提高人力資源的最優(yōu)化，從而最終達(dá)到促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展，不斷提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的目的。當(dāng)下時(shí)勢(shì)，只有不斷提高現(xiàn)代人力資源管理水平，才能使人力資源得到充分利用，才能發(fā)揮出每個(gè)員工的能力，為企業(yè)謀發(fā)展、做貢獻(xiàn)。

（二）人事檔案管理的定義

人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事活動(dòng)中形成的記錄，主要用于記錄員工個(gè)人的人力經(jīng)歷、德能勤績(jī)和工作表現(xiàn)等反饋，通常以個(gè)人為單位作存檔。人事檔案能夠歷史地、全面地考察和了解員工工作能力的一個(gè)重要依據(jù)，故企業(yè)做好人事檔案管理工作十分有必要。

（三）人力資源管理和人事檔案管理的關(guān)系的闡述

人事檔案管理是人力資源管理的一個(gè)重要組成部分，兩者關(guān)系十分密切。人事檔案里面的記錄是人力資源部門(mén)用來(lái)考察員工工作能力，衡量員工職位獎(jiǎng)懲的一個(gè)重要依據(jù)，人力資源的廣泛使用能夠促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展；人事檔案的科學(xué)化管理又能促進(jìn)人力資源管理的高效運(yùn)行，二者互相作用，相輔相成，共同進(jìn)步。目前，人力資源管理隊(duì)員對(duì)人事檔案管理工作提出了全新的要求，只有人事檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，更好的迎合現(xiàn)代人力資源管理的切實(shí)需要，才能充分發(fā)揮人事檔案管理工作的價(jià)值。

二、當(dāng)前人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

近幾年來(lái)，我國(guó)的人事檔案管理工作與以前相比取得了很大的進(jìn)步，但是在實(shí)踐中依然存在著很多問(wèn)題需要去一一解決。

（一）人事檔案收集力度不足，檔案利用率低

首先，現(xiàn)在很多企業(yè)在人事檔案管理這一塊并不是十分重視，人事檔案管理部門(mén)對(duì)于人事檔案的資料信息收集并不全面，僅僅是收集了員工的一些基本身份信息即存檔，對(duì)于一些關(guān)于員工工作技能、德育素質(zhì)和品行方面的信息并沒(méi)有進(jìn)行記錄在案，這其實(shí)對(duì)于人力資源部門(mén)的管理工作是十分不利的，因?yàn)閮H僅提高提供員工的基本信息，根本不能作為人力資源管理部門(mén)考核員工能力的重要依據(jù)，使得人事檔案的存在沒(méi)有充分發(fā)揮到它的支撐作用。其次，人事檔案的利用率低下，檔案管理工作人員收集了資料之后很多時(shí)候是把它收藏起來(lái)，并沒(méi)有拿出來(lái)應(yīng)用，因而無(wú)法體現(xiàn)人事檔案存在的價(jià)值，不利于人力資源管理工作的進(jìn)行，這種人事檔案管理工作模式與現(xiàn)代人力資源管理理念是不相符合的。[2]

（二）人事檔案管理制度落后，缺少專業(yè)的檔案管理人員

首先，造成人事檔案管理制度落后的原因之一是人事檔案管理的工作人員缺乏專業(yè)的人事檔案管理才能，企業(yè)在任用檔案管理人員時(shí)沒(méi)有考察其資歷條件，也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行崗位培訓(xùn)，造成其工作水平低下，檔案管理不到位；加上管理人員不重視，導(dǎo)致檔案的保存并不完善。其次，缺乏合理的檔案管理機(jī)制也是人事檔案管理制度落后的原因，檔案的歸檔毫無(wú)章程可依，順序亂放，缺乏分類(lèi)和統(tǒng)計(jì)登記，使得后期查找資料十分困難，導(dǎo)致人事檔案管理工作效率低下。

（三）對(duì)人事檔案管理工作投入力度不足

目前社會(huì)信息化技術(shù)發(fā)展越來(lái)越快，人力資源管理也走上了信息化時(shí)代，然而作為現(xiàn)代人力資源管理的重要組成部分：人事檔案管理卻依然停留在紙質(zhì)記錄、保存的工作管理模式，出現(xiàn)這個(gè)情況的最重要的一個(gè)原因是現(xiàn)在很多企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作的投入力度不足，無(wú)論是人力還是財(cái)力亦或是信息技術(shù)的支持上。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化人事檔案管理工作模式，不僅資料記錄保存需要浪費(fèi)大量人力物力資源，如果保存不好，缺乏合理的保存措施，還會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)資料容易損壞、不易查找等問(wèn)題，因此，加大對(duì)人事檔案管理工作的投入力度，引入信息技術(shù)為支撐的檔案管理工作的現(xiàn)代模式勢(shì)在必行，也是現(xiàn)代人力資源管理工作的要求。

三、優(yōu)化人事檔案管理工作模式的途徑

（一）加強(qiáng)人事檔案信息的收集，提高利用率

企業(yè)要建立一個(gè)合理的收集員工人事信息資料的制度，充實(shí)人事檔案內(nèi)容。在人力資源管理過(guò)程中，在檔案信息中，除了收集員工的基本身份信息，還要收集員工的性格特點(diǎn)特長(zhǎng)分析、職業(yè)技能經(jīng)歷和個(gè)人價(jià)值觀等信息和反映員工發(fā)展?jié)摿Φ囊恍┬畔?，以形成一個(gè)人事信息全面的信息庫(kù)。在檔案管理過(guò)程中，對(duì)于單位發(fā)展具有建設(shè)性意見(jiàn)與建議的信息也要收集記錄在冊(cè)，從而為管理層的發(fā)展提供決策依據(jù)位置，提供數(shù)據(jù)上的支持，使得事業(yè)單位的發(fā)展成為一種良性的發(fā)展經(jīng)濟(jì)。[3]檔案管理工作人員要定時(shí)組織評(píng)議、綜合整治信息資料，以保證信息的動(dòng)態(tài)更新，保持對(duì)員工的客觀全面評(píng)價(jià)，為現(xiàn)代人力資源管理工作提供有價(jià)值的信息支撐。還要注重人事檔案資料的利用率，實(shí)時(shí)調(diào)動(dòng)，及時(shí)提供。

（二）制定完備的人事檔案管理制度

首先，要注重提供人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作責(zé)任感。企業(yè)在任用人事檔案管理工作人員前，一定要先對(duì)上崗人員進(jìn)行提前的資歷考察，聘用具有檔案管理資質(zhì)的人擔(dān)任檔案管理員，企業(yè)還應(yīng)對(duì)上崗人員進(jìn)行上崗前培訓(xùn)并進(jìn)行培訓(xùn)考核，考核等級(jí)達(dá)到優(yōu)秀方可讓其上任。針對(duì)工作人員的招聘，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)需要的人才有一定的規(guī)劃，掌握人才的實(shí)際用途和分配情況，借助先進(jìn)的科學(xué)管理模式來(lái)推進(jìn)員工的能力。其次，要建立一個(gè)合理的人事檔案歸檔方案，細(xì)分人事檔案類(lèi)別。制定一個(gè)查找目錄表，對(duì)人事資料按先按職位進(jìn)行劃分區(qū)域，然后再按姓氏進(jìn)行排列，從左往右的方向進(jìn)行擺放，然后可以通過(guò)利用顏色來(lái)進(jìn)行對(duì)不同類(lèi)別的檔案進(jìn)行區(qū)分；引入顏色檔案管理工作模式可以更加有條理地對(duì)人事檔案進(jìn)行歸檔，能夠進(jìn)行有效的分類(lèi)和快速的查找，提高人事檔案管理工作的效率，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位現(xiàn)代人力資源管理效率的提升。

（三）加大對(duì)人事檔案管理工作的投入力度

企業(yè)的人力資源管理部門(mén)應(yīng)該加大對(duì)人事檔案管理工作的投入力度，主要分為加大財(cái)力投入力度和信息技術(shù)投入力度兩方面。一方面，加大對(duì)人事檔案管理工作的財(cái)力支持，除了用于購(gòu)買(mǎi)物資，最重要是建立合理的薪酬體系，以提高人事檔案管理工作人員的積極性。薪酬體系必須要能夠?yàn)閱T工帶來(lái)足夠的激勵(lì)，員工的薪酬因素應(yīng)該逐漸向工作業(yè)績(jī)上轉(zhuǎn)變；還要定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行考核，在考核的過(guò)程中，充分融合進(jìn)與員工個(gè)人的工資與獎(jiǎng)金掛鉤，激發(fā)員工充分重視人事檔案管理工作的開(kāi)展，實(shí)習(xí)能夠全身心投入到工作開(kāi)展之中注重員工的個(gè)人技能，促進(jìn)員工工作水平的提升。另一方面，是加大信息技術(shù)的投入。眾所周知，現(xiàn)在是信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)在很多方面優(yōu)于人工手段了，因此，人力資源管理可以加大計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化工具的應(yīng)用力度，利用計(jì)算機(jī)上先進(jìn)的統(tǒng)計(jì)工具和軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)人事檔案管理的記錄，收集和保存。企業(yè)可以引入信息技術(shù)，利用網(wǎng)頁(yè)鏈接到人事檔案管理系統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，在客戶端設(shè)置權(quán)限，將管理員和用戶區(qū)分開(kāi)來(lái)，管理員負(fù)責(zé)管理系統(tǒng)，輸入檔案人員的信息，用戶可以依據(jù)個(gè)人賬號(hào)密碼登陸系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)人人事信息查詢。這樣不僅能夠節(jié)省大量的人力資源，空間資源，提高查找資料的效率，也更易于資料的保存，還能夠較好地實(shí)現(xiàn)對(duì)于人事檔案資料的更新。引入信息技術(shù)去推動(dòng)人事檔案管理工作模式現(xiàn)代化發(fā)展是現(xiàn)代人力資源管理的一個(gè)必然趨勢(shì)。

結(jié)語(yǔ)：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，人事檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變是現(xiàn)代人力資源管理的一個(gè)重要改革。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，以前傳統(tǒng)的人事檔案工作模式已經(jīng)不合時(shí)宜，其暴露出來(lái)的管理理念陳舊，管理制度不合理，管理投入不足等問(wèn)題必須要得到解決。為了確保人事檔案在現(xiàn)代人力資源管理中發(fā)揮其應(yīng)有的信息支撐作用，相關(guān)企業(yè)部門(mén)必須要在日常生活工作中轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理工作理念，提高重視，加強(qiáng)工作人員的工作素養(yǎng)，制定一套合理有效的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，同時(shí)還要加大對(duì)人事檔案管理工作的投入力度，投入人財(cái)物和信息技術(shù)的支撐，建立一個(gè)人事檔案信息管理系統(tǒng)，優(yōu)化人事檔案管理工作，從而推動(dòng)現(xiàn)代人力資源管理工作的發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展，提高其綜合實(shí)力。