談更新觀念做好新時期高校檔案管理工作

紀(jì)娟 河套學(xué)院

引言：通俗來講，高校檔案其實(shí)就是對一所學(xué)校歷史的相關(guān)記錄，在整個檔案管理過程中，需要不斷地回顧校史，在回顧中深入思考，由此可見，加大對檔案的重視力度十分有必要，只有這樣，才有可能對學(xué)校建設(shè)的發(fā)展歷程深入了解，下一步計(jì)劃才能更好地推進(jìn)，學(xué)校各方面發(fā)展包括教學(xué)水平、校風(fēng)校紀(jì)管理等才能得到實(shí)質(zhì)性的優(yōu)化改善。因此學(xué)校管理工作中注重檔案管理工作的重要性具有很大的現(xiàn)實(shí)意義。在時代發(fā)展的帶動下，檔案管理工作迎來了新的技術(shù)挑戰(zhàn)，目前在檔案管理工作方面已暴露出諸多弊端，當(dāng)下最重要的問題就是好好思考要如何做才能使高校檔案管理工作高效開展。

一、當(dāng)前我國高校檔案管理工作現(xiàn)狀與問題

（一）認(rèn)識不夠深入，重視程度不夠。當(dāng)下我國檔案管理工作沒有給予檔案工作應(yīng)有的重視，對檔案管理工作的認(rèn)識還停留在單一的對文件、資料的整理和處理上，對學(xué)校教學(xué)工作的開展和管理計(jì)劃的制定工作中檔案的重要性還沒有一個清晰的認(rèn)識，對檔案工作所創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)價值存在很大的誤會，一切工作都建立在應(yīng)付外調(diào)的形式主義上，只要能夠保證檔案不出現(xiàn)泄露丟失等原則上的大問題就行。

（二）管理技術(shù)落后，檔案信息查詢困難，利用率低。在素質(zhì)教育大力發(fā)展和市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的大背景下，即便辦學(xué)條件得到了一定程度的改善，檔案管理工作中也對計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行了一定的推廣和普及，然而，受各大高校在檔案系統(tǒng)方面極具獨(dú)立性的影響較大，目前為止，條目數(shù)據(jù)庫在各大高校檔案管理工作中較為常見，如此造成的其他數(shù)據(jù)庫包括全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等的極少應(yīng)用，在一定程度上加大了檔案信息查詢的難度。

二、如何做好高校檔案管理工作的思考

（一）引導(dǎo)管理人員樹立正確的意識，保障管理工作的規(guī)范性。結(jié)合目前高校檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，部門內(nèi)相關(guān)工作人員對于正確的管理意識還極度缺乏，在日常工作中的表現(xiàn)尤其缺乏責(zé)任心。管理工作難以真正落到實(shí)處，容易引發(fā)一系列連鎖反應(yīng)的產(chǎn)生。由此可見，管理人員作為高校檔案管理工作的重要實(shí)施者，首先要從思想上對管理意識有個正確的認(rèn)識，其次要對管理工作的重要性有個清楚的概念，最后要以極高的責(zé)任心投身于管理工作中。

嚴(yán)格來說，檔案管理部門要對自己的職權(quán)有清晰的認(rèn)識并做到嚴(yán)格把控，一定要杜絕濫用職權(quán)的發(fā)生，要時刻按照科學(xué)合理的原則，開展對檔案管理工作的相關(guān)指導(dǎo)工作。管理部門在管理學(xué)校檔案的同時，也受著學(xué)校高層的管理，兩者是相互監(jiān)督、相互制約的關(guān)系，因此，管理工作的進(jìn)行要嚴(yán)格按照規(guī)章制度，嚴(yán)格按照制度條例規(guī)范自身行為。另外，管理過程中難免會出現(xiàn)突發(fā)情況，管理人員的值班工作一定要落實(shí)，為使管理工作具備更高的規(guī)范性，管理人員工作時對工作證的佩戴要求以及嚴(yán)禁擅離職守的硬性要求很好的踐行了管理工作的規(guī)范性。

（二）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員業(yè)務(wù)水平。作為高校檔案管理主體，相關(guān)管理人員自身所具備的素養(yǎng)與技能在一定程度上影響著高校的整體發(fā)展水平，當(dāng)今時代是一個知識迭代、智能傳播的信息化時代，受市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的影響以及社會對人才需求的影響，身處21世紀(jì)的高校，擁有高技能的人才相比于資質(zhì)平庸的大眾有更大的發(fā)展機(jī)遇、提升空間，進(jìn)入職場以謀求更好的發(fā)展需要做到以下兩點(diǎn):第一，活到老、學(xué)到老，專業(yè)知識素養(yǎng)與技能是適應(yīng)行業(yè)發(fā)展的硬核條件，跟隨時代發(fā)展的腳步，時刻準(zhǔn)備好學(xué)習(xí)新知識、新思想、新技能、新規(guī)則才是王道；第二，具備基本的職業(yè)道德素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力，堅(jiān)守崗位、處事公平公正、堅(jiān)守原則和底線，做一個有責(zé)任心的人。高效率、高信譽(yù)的辦事風(fēng)格是任何時代、任何高校都推崇的。

就目前來講，多數(shù)高校檔案管理人員極其缺乏專業(yè)性，他們在管理知識儲備方面極度缺乏專業(yè)性的基本素養(yǎng)，即便專業(yè)素養(yǎng)達(dá)到崗位要求，高校檔案管理工作也會有諸多問題產(chǎn)生，檔案管理宏觀上有眾多高校高層領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格規(guī)范，也正因如此才導(dǎo)致檔案管理工作長期處于低質(zhì)量的狀態(tài)。在這樣的發(fā)展現(xiàn)狀下，高校要加大對檔案管理部門的重視力度，提高相關(guān)管理人員招聘門檻，嚴(yán)格把控管理部門的招聘工作，建設(shè)專業(yè)性極強(qiáng)的檔案管理部門，另外，要加強(qiáng)對在職管理人員的管理培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的知識儲備，為順應(yīng)時代發(fā)展的潮流貢獻(xiàn)自己的一份力量。要做好以上這些工作，高校可以通過考核的方式，對管理人員實(shí)行定期考核，如此一來，既有利于管理人員自身綜合素養(yǎng)的提升，又為高質(zhì)量的管理工作提供了保障。除此之外，管理工作中責(zé)任制度的落實(shí)也相當(dāng)重要，經(jīng)調(diào)查研究表明，工作上出現(xiàn)問題大多時候是因工作人員缺乏責(zé)任心，因此，若工作中出現(xiàn)問題，相關(guān)管理部門十分有必要依據(jù)問題嚴(yán)重程度對工作人員進(jìn)行相關(guān)處理，以此達(dá)到使工作人員積極工作、以高度的責(zé)任感投身于自己的工作建設(shè)的效果，并有意識地引導(dǎo)工作人員主動學(xué)習(xí)，促進(jìn)自身工作素養(yǎng)等綜合素養(yǎng)的提升。

三、小結(jié)

面對新時期的變化，檔案在高校建設(shè)中發(fā)揮的重要作用依舊不可忽略，因此，當(dāng)下在檔案管理工作方面要做的就是，加大對檔案的重視力度，深化檔案工作認(rèn)知，加深對檔案工作的了解，做好對管理技術(shù)和管理理念的及時更新，規(guī)范檔案管理人員招聘，加強(qiáng)培訓(xùn)提升專業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)水平，將檔案的價值盡可能發(fā)揮到最大限度，為高校教學(xué)工作的開展、管理計(jì)劃的制定提供強(qiáng)有力的推動力。