談?wù)勅绾巫龊没鶎訂挝晃臅鴻n案整理工作

程茶 趙波

武警后勤學(xué)院保密檔案與文化影視系

基層單位文書檔案是基層單位人員在各項(xiàng)整理工作中形成的原始?xì)v史記錄，是基層單位寶貴的無(wú)形資產(chǎn)?！盀辄h管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”是基層單位檔案工作者的神圣職責(zé)和光榮使命。文書檔案的整理是指按照一定規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行分類、組卷、排列和編目，使之有序化的過(guò)程。信息化條件下，還包括檔案信息的著錄、檔案內(nèi)容的數(shù)字化和加載。檔案法的修訂完善為新形勢(shì)下文書檔案的規(guī)范化整理提供了有力的依據(jù)與遵循，下面結(jié)合基層單位當(dāng)前文書檔案整理現(xiàn)狀談?wù)勅绾巫龊梦臅鴻n案整理工作。

一、文書檔案整理工作中的問(wèn)題

（一）認(rèn)識(shí)不到位。從基層單位文書檔案整理現(xiàn)狀來(lái)看，很多單位對(duì)文書檔案整理還不夠重視。目前，有些單位仍然將文書檔案整理看作單純的文件整理工作，對(duì)這項(xiàng)工作沒(méi)有更深層次的認(rèn)識(shí)，不具備對(duì)文書檔案進(jìn)行規(guī)范化整理的意識(shí)，也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)文書檔案服務(wù)基層單位的實(shí)際功能，嚴(yán)重低估了文書檔案整理對(duì)于單位發(fā)展的重要意義。在全面統(tǒng)籌協(xié)調(diào)中，對(duì)檔案整理工作投入不足，相關(guān)的規(guī)章制度的落實(shí)也沒(méi)有嚴(yán)格要求。加之領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案員認(rèn)為檔案整理工作地位不高，工作起來(lái)也就不夠盡心盡責(zé)。

（二）整理不規(guī)范。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，文書檔案整理之初的收集文件工作就存在難度，很多科室以及工作人員都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文書檔案收集歸檔集中整理的重要性，為了方便自己工作，文件在部門或個(gè)人手中“私藏”，影響后續(xù)整理工作的完整性。整理過(guò)程中也存在如下問(wèn)題：一是各單位文件歸檔范圍與保管期限不夠明確，沒(méi)有針對(duì)本單位職能任務(wù)及文件價(jià)值制定相應(yīng)歸檔與保管期限標(biāo)準(zhǔn)；二是跨年度文件歸檔難，在每年年底的時(shí)候，一些重要文書檔案在時(shí)間落款上存在跨年度特點(diǎn)，對(duì)于這類文件的年度歸屬出現(xiàn)不一致情況；三是檔案裝訂不規(guī)范，沒(méi)有按照規(guī)范化“三點(diǎn)一線”進(jìn)行檔案裝訂，甚至出現(xiàn)目錄、備考表缺失現(xiàn)象。

（三）檔案員整體素質(zhì)水平不高。對(duì)于文書檔案的年度整理歸檔工作開展而言，人是起決定作用的因素，首先要把管理檔案的人員素質(zhì)提上來(lái)，才能實(shí)現(xiàn)文書檔案整理的高質(zhì)量。有的基層單位忽視了對(duì)于檔案員的培養(yǎng)，檔案專職或兼職人員缺乏檔案相關(guān)理論及實(shí)操技能，不懂、不會(huì)、不學(xué)的情況還不同程度的存在，無(wú)法適應(yīng)檔案整理的新要求，甚至日常整理工作都存在明顯漏洞與缺陷。

（四）檔案信息化程度不高。目前，檔案整理工作已經(jīng)進(jìn)入向信息化發(fā)展的快速路，手工整理要與計(jì)算機(jī)管理進(jìn)行有效銜接。通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，基層單位在這方面存在很多問(wèn)題，一是沒(méi)有完善的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，信息化管理實(shí)施起來(lái)沒(méi)有依據(jù)與遵循。二是有的基層單位由于不重視檔案整理工作，資金劃撥不足，導(dǎo)致信息化裝備購(gòu)置不及時(shí)不齊全的狀況。三是檔案管理人員缺乏檔案信息化相關(guān)知識(shí)與技能，習(xí)慣于按照傳統(tǒng)手工方式進(jìn)行檔案整理，對(duì)新事物新要求適應(yīng)慢，跟不上檔案信息化發(fā)展的速度，無(wú)法勝任檔案信息化整理工作。

二、文書檔案整理工作改進(jìn)措施

（一）文書檔案整理規(guī)范。檔案鑒定準(zhǔn)確，保管期限劃分合理。檔案分類清楚，組卷規(guī)范，排列有序，卷內(nèi)文件裝訂符合標(biāo)準(zhǔn)要求，全宗說(shuō)明、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具完備。能夠按照規(guī)定時(shí)限和質(zhì)量要求，及時(shí)完成檔案整理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該提高對(duì)文書檔案整理的認(rèn)識(shí)和了解，對(duì)本單位文書檔案整理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題提出針對(duì)性的治理辦法，保證檔案整理工作能夠有效進(jìn)行，還應(yīng)加大對(duì)文書檔案整理的經(jīng)費(fèi)投入，注重檔案整理基礎(chǔ)設(shè)施的配備。除此之外，在文書檔案整理工作崗位人員配備上嚴(yán)格落實(shí)持證上崗制度，提高檔案整理工作的地位，加強(qiáng)上下級(jí)對(duì)檔案整理的重視，把檔案整理列入日常工作行程，并且不能對(duì)文書檔案僅僅是簡(jiǎn)單的保存，要學(xué)會(huì)利用檔案整理的價(jià)值，使其能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）檔案隊(duì)伍能力素質(zhì)過(guò)硬。新體制下基層單位檔案人員隊(duì)伍構(gòu)成上出現(xiàn)新變化，對(duì)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)提出了新的更高要求。要將培養(yǎng)符合時(shí)代要求的檔案人才作為信息時(shí)代推進(jìn)文書檔案整理發(fā)展的根本保證，按照政治合格和專業(yè)過(guò)硬的標(biāo)準(zhǔn)選配專兼職檔案工作人員，80%以上達(dá)到大專以上學(xué)歷，無(wú)占用檔案人員編制情況。檔案人員熟悉單位檔案資源，熟練操作檔案管理信息系統(tǒng)和各類設(shè)施設(shè)備，提供利用迅速，用戶滿意度高。檔案工作人員經(jīng)過(guò)上級(jí)組織的專業(yè)培訓(xùn)，獲得檔案專業(yè)證書。一方面加強(qiáng)檔案整理人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)技能，借助內(nèi)部培訓(xùn)和對(duì)外交流等多重形式，不斷增強(qiáng)隊(duì)伍的綜合能力和整理效率；另一方面，要以信息時(shí)代的要求為指引，有針對(duì)性地加強(qiáng)檔案人員信息技術(shù)的開發(fā)培養(yǎng)，全面提升檔案工作者理解、獲取、利用信息的能力，建立合理、優(yōu)化的人才整理體系。通過(guò)檔案整理隊(duì)伍建設(shè)，有效促文書檔案整理工作的有序發(fā)展。

（三）檔案信息化管理有效。在信息化速度飛速發(fā)展的今天，基層單位一定要緊跟檔案信息化管理的步伐。要針對(duì)信息化條件下檔案工作的新特點(diǎn)，對(duì)電子文件歸檔、電子檔案法律效力和信息系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)整理等問(wèn)題進(jìn)行規(guī)范，體現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展思路。在信息化高速發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)不斷應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，基層單位檔案工作必須跟上時(shí)代，適應(yīng)建設(shè)信息化基層單位要求。檔案法的修訂為我們從法規(guī)層面提供政策制度保障，加快推進(jìn)基層單位檔案工作信息化轉(zhuǎn)型。

（四）檔案服務(wù)利用體系完善。檔案工作的基本任務(wù)是：“形成、收集和整理檔案，維護(hù)檔案的真實(shí)、完整與安全，開發(fā)和利用檔案資源，為基層單位建設(shè)、改革和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)保障”，為圓滿完成任務(wù)目標(biāo)，關(guān)鍵是統(tǒng)籌全局，建立資源共享的檔案服務(wù)利用體系，“資源共享”是指摒棄狹隘的檔案資源觀，著眼發(fā)揮檔案價(jià)值作用，推進(jìn)檔案資源的開放共享，制定既安全保密、又方便快捷的檔案利用規(guī)則，打破單位、部門、業(yè)務(wù)領(lǐng)域之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有機(jī)整合，構(gòu)建基層單位檔案資源共建共享體系。“便于利用”是指要把利用作為檔案工作的著眼點(diǎn)和落腳點(diǎn)，為單位和個(gè)人利用檔案創(chuàng)造便捷化條件，包括規(guī)范檔案整理、編制各類檢索工具、簡(jiǎn)化利用手續(xù)、推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化利用等。