高校學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理

周凱 漯河醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校

一、高校學(xué)生資助檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）高校學(xué)生資助檔案具有較強(qiáng)的時(shí)間延展性。高校在建立受資助學(xué)生的資助檔案時(shí)，通常要求學(xué)生提供包括小學(xué)階段、中學(xué)階段以及高中和大學(xué)階段，不同時(shí)期的學(xué)習(xí)情況以及家庭經(jīng)濟(jì)狀況，因?yàn)閮H僅依靠某個(gè)時(shí)期的情況證明在施行資助時(shí)可能比較具有片面性，因此高校學(xué)生資助檔案通常具有較強(qiáng)的時(shí)間延展性。

（二）高校學(xué)生資助檔案涉及面較廣。高校學(xué)生資助檔案建立過程，不僅僅涉及到學(xué)生個(gè)人以及高校，還涉及到多個(gè)部門的管理人員。高校的輔導(dǎo)員以及受資助學(xué)生的班主任，還有高校的財(cái)務(wù)部門都會(huì)參與到高校學(xué)生資助檔案建立工作當(dāng)中。學(xué)生資助檔案所包含的信息還涉及到學(xué)生所在街道以及村委會(huì)部門，因此在收集和整理學(xué)生資助信息時(shí)，為了確保信息的準(zhǔn)確性，必須依靠多個(gè)部門的相互配合。

（三）高校學(xué)生資助檔案形式較為多樣。高校在開展學(xué)生資助檔案管理工作時(shí)，通常要綜合多個(gè)信息管理系統(tǒng)當(dāng)中學(xué)生資助信息。在不同的信息管理平臺(tái)，學(xué)生的資助信息的檔案文件格式通常存在較大的差異，這在無形之中增加了高校學(xué)生資助檔案管理工作的難度[1]。并且學(xué)生在開具家庭困難證明材料時(shí)，不同地區(qū)所給出的證明材料形式以及格式也不相同，學(xué)生資助檔案管理人員在進(jìn)行信息整合時(shí)，就需要耗費(fèi)較多的時(shí)間和精力完成材料整理和信息歸檔工作，極大地影響了資助檔案工作效率。

二、高校學(xué)生資助檔案管理工作現(xiàn)狀及主要問題

鑒于高校資助檔案管理工作的獨(dú)特自身特點(diǎn)，在目前的高校資助檔案管理工作中也出現(xiàn)了諸多問題，影響著高校資助工作的高效開展和精準(zhǔn)資助。首先，大部分高校在開展資助檔案管理工作時(shí)，并沒有較為完善的管理制度，這種健全的資助檔案管理制度的缺失使得管理人員無法按照統(tǒng)一的制度開展管理工作，因此常造成資助檔案管理工作出現(xiàn)紕漏和混亂。另外，高校在招聘和任命資助檔案管理人員時(shí)，并沒有意識(shí)到資助檔案管理工作的重要性，忽略了資助檔案管理人員的專業(yè)管理能力，因此也造成了管理人員檔案管理知識(shí)缺乏，檔案管理工作不到位的情況。

三、高校學(xué)生資助檔案規(guī)范管理措施

（一）健全高校學(xué)生資助檔案管理制度。高校學(xué)生資助檔案的建立需要多個(gè)部門的共同參與才能夠完成，因?yàn)橘Y助檔案中包含了極大地信息量，在對(duì)受資助學(xué)生各個(gè)方面的信息進(jìn)行收集以及整理的過程中，必須依照健全的高校學(xué)生資助檔案管理制度減少或者避免可能出現(xiàn)的各種問題和意外，確保資助學(xué)生檔案得到合理妥善的保存。高校學(xué)生資助檔案具有比較長(zhǎng)的時(shí)間周期性和連續(xù)性，因此為了保障學(xué)生資助檔案信息的真實(shí)和完整，國(guó)家要對(duì)學(xué)生資助檔案管理作出明確的要求，并且為了提高管理工作的規(guī)范性，要成立監(jiān)督部門及時(shí)監(jiān)督資助檔案管理工作各個(gè)流程。在國(guó)家出臺(tái)的學(xué)生資助檔案管理制度的基礎(chǔ)上，各個(gè)高校要根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況制定更為詳細(xì)的符合各個(gè)學(xué)校的資助檔案管理制度，為資助檔案管理人員提供可靠地管理依據(jù)。

（二）提高高校學(xué)生資助檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。高校學(xué)生資助檔案管理工作的開展離不開專業(yè)的檔案管理人員，高校在招聘和任命學(xué)生資助檔案管理人員時(shí)，必須重視檔案管理人員專業(yè)業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)。首先，在學(xué)生資助檔案管理人員上崗之前要加強(qiáng)其業(yè)務(wù)教育和培訓(xùn)，使管理人員充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生資助檔案管理工作的重要性，喚起管理人員的崗位責(zé)任感，并且使其掌握專業(yè)的管理知識(shí)，提高其管理水平。并且，如今學(xué)生資助檔案都需要建立電子版檔案，因此檔案管理人員應(yīng)注重計(jì)算機(jī)操作水平的提高以適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作內(nèi)容的變化。

（三）發(fā)揮高校學(xué)生資助檔案的應(yīng)用價(jià)值。高校學(xué)生資助檔案管理工作的工作內(nèi)容并不僅僅是簡(jiǎn)單的對(duì)資助檔案進(jìn)行保管，更重要的工作內(nèi)容是要發(fā)揮資助檔案的應(yīng)用價(jià)值，為學(xué)校資助工作提供可靠的依據(jù)和支撐。因此，高校學(xué)生資助檔案管理人員在日常管理工作中，必須根據(jù)受資助學(xué)生的不同情況進(jìn)行區(qū)別管理，并及時(shí)對(duì)資助檔案進(jìn)行分類和歸檔。受資助學(xué)生的個(gè)人情況以及家庭情況的信息收集除了要確保真實(shí)性和全面性之外，還要及時(shí)關(guān)注受資助學(xué)生個(gè)人及家庭情況的變動(dòng)以及各種突發(fā)事件，做到受資助學(xué)生情況的及時(shí)更新。高校學(xué)生資助檔案管理人員除了要保管和更新學(xué)生的資助材料之外，還要負(fù)責(zé)審核學(xué)生所提供的各種材料的真實(shí)性，因此檔案管理人員可以根據(jù)受資助學(xué)生提供的信息與相關(guān)部門做好信息核實(shí)以及確認(rèn)工作，確保資助檔案可以為學(xué)校的資助工作提供公正可靠的資助信息依據(jù)，發(fā)揮學(xué)生資助檔案的應(yīng)用價(jià)值。

（四）把握資助檔案管理的關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)。首先，高校學(xué)生資助檔案管理人員要注意對(duì)新入學(xué)學(xué)生資助檔案的信息收集和建立，對(duì)于受資助學(xué)生提供的入學(xué)前的資助信息要及時(shí)整合，從中挖掘重要和必要信息以此來建立檔案，這是高校學(xué)生資助檔案建立的基礎(chǔ)工作。其次高校學(xué)生畢業(yè)階段，學(xué)生資助檔案管理人員要及時(shí)完善學(xué)生在校期間的各種資助信息，同樣必須確保資助檔案記錄的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，因?yàn)楫厴I(yè)階段高校通常要處理各個(gè)畢業(yè)生的大量畢業(yè)工作，因此學(xué)生檔案資助管理部門的各個(gè)工作人員必須提高工作積極性以及熱情，在較短的時(shí)間完成資助學(xué)生檔案的歸檔工作。最后，當(dāng)受資助學(xué)生畢業(yè)離開高校之后，并不代表著高校資助檔案管理工作的結(jié)束，為了后續(xù)更加方面保存和查閱學(xué)生受資助信息，資助檔案管理人員要及時(shí)將紙質(zhì)版的資助檔案轉(zhuǎn)化成電子版紙質(zhì)檔案。在這3個(gè)關(guān)鍵的時(shí)間點(diǎn)之間，資助檔案管理人員要及時(shí)關(guān)注學(xué)生在校內(nèi)的學(xué)習(xí)狀況以及家庭狀況變化，及時(shí)更正資助檔案中存在紕漏的部分，完善和補(bǔ)充資助檔案。

結(jié)語：作為高校資助工作當(dāng)中的重要工作內(nèi)容，資助檔案管理工作直接影響到高校資助工作的效率和精準(zhǔn)性，因此必須確保資助檔案管理工作的規(guī)范性。不僅要整體上加強(qiáng)高校學(xué)生資助管理制度的建立，還要注意提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，不斷提高和規(guī)范高校學(xué)生資助管理工作。