吳修進(jìn) 耿琳 方冬梅 崔永良
萊蕪職業(yè)技術(shù)學(xué)院
中小企業(yè)是現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)中最具活力且對市場機(jī)制反應(yīng)最靈敏的組成部分,在我國經(jīng)濟(jì)體系中發(fā)揮著不可或缺的重要作用。伴隨著信息化發(fā)展速度的加快,信息技術(shù)與會計工作的融合成為一種新趨勢,“云會計”應(yīng)運而生。云會計具有學(xué)習(xí)性、便利性、集成性、合作性等特點,能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)資源的整合、財務(wù)信息的線上傳遞、提高風(fēng)險識別能力、降低企業(yè)成本等積極作用,對中小企業(yè)而言無疑是一次重要發(fā)展機(jī)遇,眾多中小企業(yè)紛紛將云會計應(yīng)用于公司內(nèi)部。但與此同時,云會計應(yīng)用過程中逐漸暴露出諸多問題,如會計數(shù)據(jù)的丟失及保存不善的隱患;系統(tǒng)個性化不足,應(yīng)用后期呈現(xiàn)疲軟狀態(tài),無法滿足公司的發(fā)展需求與方向;云會計服務(wù)模式自身的局限性突出等,在一定程度上阻礙了企業(yè)會計信息化的建設(shè)進(jìn)程?;诖?,本文就中小企業(yè)云會計的利用予以分析,挖掘當(dāng)下中小企業(yè)應(yīng)用過程中普遍存在的共性與個性問題,并給出針對性解決舉措。
中小企業(yè)與大型上市企業(yè)相比,規(guī)模小、資金來源狹窄、經(jīng)營風(fēng)險較大、缺乏足夠的技術(shù)實力,致使其財務(wù)管理發(fā)展方面存在著局限性。云會計對中小企業(yè)而言,能夠?qū)⒎稚⒌呢攧?wù)資源予以整合,會計數(shù)據(jù)直接上傳至云端,財會人員線上處理相關(guān)業(yè)務(wù),打破了時間、空間及地點的限制,為中小企業(yè)的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇。但與此同時,云平臺的搭建需要龐大的資金與先進(jìn)的技術(shù),并且運維要求嚴(yán)格,對中小企業(yè)而言成本較高,云平臺的自建與維護(hù)壓力巨大,故絕大多數(shù)中小企業(yè)通常并不會選擇成本較高的自建云平臺,而是選擇在知名公共云會計上注冊用戶。公共云平臺面向的服務(wù)對象是廣大企業(yè),提供的平臺模式較為單一,與私人云服務(wù)相比個性化不足,并且需要客戶驗證身份,流程相對而言較為繁雜,數(shù)據(jù)傳輸?shù)恼鎸嵭砸埠茈y得到保證,應(yīng)用環(huán)境也未能達(dá)到完善,因此,不同類型、不同規(guī)模的中小企業(yè)發(fā)展需求無法全面滿足。
應(yīng)用云會計意味著相關(guān)數(shù)據(jù)的存儲與處理由線下轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上,財會人員直接在互聯(lián)網(wǎng)平臺操作即可完成相關(guān)工作,不受地點與時間的限制。但部分中小企業(yè)缺乏對云會計的正確觀念,認(rèn)為公司關(guān)鍵性的財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶資料數(shù)據(jù)全部存儲于云會計系統(tǒng)并不安全,絕大多數(shù)中小企業(yè)具有較強(qiáng)的控制欲,尤其是表現(xiàn)在對數(shù)據(jù)的掌控方面較為顯著,即便公司業(yè)務(wù)財務(wù)數(shù)量并不多,但仍然選擇由企業(yè)本身控制數(shù)據(jù)。云會計特點與中小企業(yè)的理念不符,因此,對云會計重視程度不夠,也就很難從深層次了解云會計的優(yōu)勢及對中小企業(yè)的積極作用。此外,中小企業(yè)傳統(tǒng)信息系統(tǒng)設(shè)有登錄權(quán)限,只有符合崗位權(quán)限的企業(yè)人員才能在該系統(tǒng)中進(jìn)行操作,具有一定的局限性,而云會計系統(tǒng)則不受崗位權(quán)限的限制,公司任何一位員工均有處理相關(guān)會計數(shù)據(jù)的機(jī)會,而這也在無形中對公司職工能力提出了要求,對云會計有正確理解的同時,熟練操作云會計系統(tǒng)的基本能力。
數(shù)據(jù)信息安全與系統(tǒng)運行安全是中小企業(yè)重點關(guān)注的問題,同時也是少數(shù)中小企業(yè)推遲應(yīng)用云會計的關(guān)鍵原因。尤其是公司的業(yè)務(wù)、財務(wù)數(shù)據(jù)信息全部存儲于云會計系統(tǒng)中,互聯(lián)網(wǎng)特性使得數(shù)據(jù)在傳輸過程中極易受到黑客等不法分子的竊取,即便供應(yīng)商在系統(tǒng)軟件設(shè)計之初對系統(tǒng)實施了前端或后端的數(shù)據(jù)加密,從技術(shù)方面能夠保護(hù)公司數(shù)據(jù)信息的安全,但從現(xiàn)實來看,保護(hù)力度并不高。中小企業(yè)個別系統(tǒng)操作人員職業(yè)道德水平不高,一旦受金錢利益的誘惑,利用自身特權(quán)查看重要客戶信息,并非法轉(zhuǎn)賣至相關(guān)人員,將直接損害客戶的合法利益,并且也會引發(fā)公司的信任危機(jī)。因此,加強(qiáng)云會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全至關(guān)重要。系統(tǒng)運行安全問題主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)的備份與遷移和數(shù)據(jù)載入兩個方面,因形式或業(yè)務(wù)的改變中小企業(yè)的會計數(shù)據(jù)可能會發(fā)生數(shù)據(jù)遷移,存儲位置產(chǎn)生變化,并且數(shù)據(jù)的載入安全也會受意外變故的影響,造成數(shù)據(jù)傳輸中斷,因此,數(shù)據(jù)遷移與載入過程中保證數(shù)據(jù)的完整性對中小企業(yè)業(yè)務(wù)活動具有重要作用。
云會計服務(wù)商應(yīng)重視中小企業(yè)市場,為不同行業(yè)、不同規(guī)模的公司提供個性化的云會計定制服務(wù),尤其是傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的更新?lián)Q代、新興產(chǎn)業(yè)的層出不窮,新產(chǎn)業(yè)與新業(yè)務(wù)日漸增多,云會計服務(wù)商只有不斷革新,增加新興服務(wù)功能才能避免被中小企業(yè)所拋棄,例如電商行業(yè)發(fā)展如火如荼,線上監(jiān)控業(yè)務(wù)與財務(wù)處理過程顯得尤為重要,對此,云會計服務(wù)商可提供全鏈路監(jiān)控系統(tǒng)的,以適應(yīng)電商中小企業(yè)多倉庫、多店鋪、線上交易的特點,進(jìn)而實現(xiàn)業(yè)財一體化發(fā)展。與此同時,中小企業(yè)行業(yè)不同,對云會計服務(wù)的需求亦有所差異,因此,可提供個性化定制服務(wù),提升用戶的滿意度。此外,一帶一路帶動中小企業(yè)與國際化接軌,跨國業(yè)務(wù)連接日益緊密,云會計服務(wù)商應(yīng)緊抓這一發(fā)展趨勢,可增加實時翻譯和多語言選擇功能,結(jié)合其他國家的會計準(zhǔn)則、稅收法規(guī)等內(nèi)容提供國際化云會計服務(wù)。
中小企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對云會計的認(rèn)知,了解應(yīng)用云會計帶來的積極意義與促進(jìn)效果。轉(zhuǎn)變會計信息化的管理理念,并以公司業(yè)務(wù)需求為前提,明確劃分系統(tǒng)的使用權(quán)與管理權(quán),會計系統(tǒng)的賬戶和密碼變更時需征得上級部門的同意。為降低會計信息的泄露發(fā)生概率,公司管理層購買云會計軟件時,應(yīng)購買全套的防火墻配置,與此同時,保持與云服務(wù)提供商的交流,不斷升級更新,以此掌握公司內(nèi)部人員是否出現(xiàn)非法越權(quán)行為。此外,中小企業(yè)財務(wù)人員應(yīng)注重專業(yè)能力與素養(yǎng)水平的提高,主動學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)知識,認(rèn)清云會計對日常財務(wù)工作的重要性,加強(qiáng)對云會計模式的學(xué)習(xí),從而更快地適應(yīng)的云會計系統(tǒng),向企業(yè)業(yè)財一體化方向推進(jìn)。
數(shù)據(jù)的安全性與完整性問題是阻礙中小企業(yè)順利應(yīng)用云會計的主要因素,因此,加強(qiáng)云會計系統(tǒng)的安全性顯得至關(guān)重要,有助于降低中小企業(yè)的后顧之憂。中小企業(yè)確定購買意向時,交易雙方應(yīng)簽訂相關(guān)服務(wù)協(xié)議,明確雙方的權(quán)利與義務(wù),尤其是保密條款與違約責(zé)任承擔(dān)應(yīng)詳細(xì)化、具體化,最大程度降低公司財務(wù)信息與會計信息的泄露。與此同時,云服務(wù)提供商應(yīng)與時俱進(jìn)不斷升級優(yōu)化技術(shù)手段,為保證會計數(shù)據(jù)安全存儲與遷移,應(yīng)建立并完善相關(guān)的安全防衛(wèi)系統(tǒng),例如驗證系統(tǒng)登錄者的身份,并記錄登錄的時間、次數(shù)、涉及的項目等內(nèi)容,自動監(jiān)測違規(guī)操作行為。為進(jìn)一步避免不法分子竊取公司內(nèi)部關(guān)鍵性數(shù)據(jù),中小企業(yè)應(yīng)增強(qiáng)云會計中數(shù)據(jù)的保密性,做好日常的會計數(shù)據(jù)的備份工作,自動監(jiān)測與驗證數(shù)據(jù)異常狀況,避免公司內(nèi)部人員受利益驅(qū)使私自更改信息的行為。