集團(tuán)企業(yè)辦公費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)的研究與應(yīng)用探析

郭艷敏 公證天業(yè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所（特殊普通合伙）山東分所

隨著集團(tuán)企業(yè)不斷發(fā)展，分、子公司的數(shù)量逐漸增多。集團(tuán)公司管理成本居高不下，且呈現(xiàn)逐步升高的趨勢(shì)，并缺乏對(duì)所屬公司進(jìn)行成本費(fèi)用管控的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。因此，加強(qiáng)成本費(fèi)用定額標(biāo)準(zhǔn)的研究與應(yīng)用，推進(jìn)管理會(huì)計(jì)的有效應(yīng)用，有助于提升企業(yè)精益管理水平。本文是筆者從參與的某集團(tuán)企業(yè)成本費(fèi)用定額標(biāo)準(zhǔn)體系的規(guī)劃與制訂中，選取了企業(yè)管理中具有較強(qiáng)代表性的辦公費(fèi)為例，探析了其定額標(biāo)準(zhǔn)研究和應(yīng)用。

一、辦公費(fèi)管理現(xiàn)狀分析

在集團(tuán)企業(yè)中，辦公費(fèi)包含的明細(xì)項(xiàng)目繁多，涉及企業(yè)管理層面的各個(gè)部門和環(huán)節(jié)，具有較高的管理難度和復(fù)雜度，對(duì)于辦公事項(xiàng)發(fā)生的可能性和金額的合理性，難以科學(xué)合理地作出評(píng)審，容易導(dǎo)致支出標(biāo)準(zhǔn)偏高、經(jīng)辦部門及人員從中收取好處，發(fā)生損公肥私的腐敗現(xiàn)象，損害企業(yè)的利益。

而且各所屬公司之間的辦公費(fèi)額度也不均衡，缺乏審核控制辦公費(fèi)額度的衡量標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，主要是以上年實(shí)際發(fā)生數(shù)為基礎(chǔ)，作出適當(dāng)?shù)脑鰷p控制，管理松弛和上下博弈現(xiàn)象較為突出。同時(shí)，還存在同一明細(xì)辦公費(fèi)事項(xiàng)的支出標(biāo)準(zhǔn)，在不同公司之間差異較大的現(xiàn)象。因此，制訂科學(xué)合理地辦公費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)，能夠提供評(píng)審的衡量標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，提升企業(yè)精益管理水平。

二、辦公費(fèi)定額的主要影響因素分析

筆者與集團(tuán)相關(guān)管理人員共同設(shè)計(jì)了調(diào)查問卷，對(duì)全部所屬公司進(jìn)行了調(diào)查分析，選取了有代表性的不同業(yè)態(tài)的公司進(jìn)行實(shí)地走訪調(diào)研，梳理分析了集團(tuán)近三年的歷史數(shù)據(jù)，并與收集的市場(chǎng)數(shù)據(jù)進(jìn)行了比對(duì)分析，找出了影響辦公費(fèi)的主要因素：管理人員數(shù)量、營(yíng)收規(guī)模和辦公資產(chǎn)規(guī)模等。對(duì)這些因素分析如下：

1.管理人員數(shù)量。日常辦公用品、耗材、文具等與管理部門和人數(shù)正相關(guān)，即人數(shù)越多的公司，耗費(fèi)往往越大。因此，人數(shù)是影響辦公費(fèi)支出的主要因素。

2.營(yíng)業(yè)收入規(guī)模。營(yíng)收規(guī)模越大的公司，業(yè)務(wù)量也會(huì)越多，耗費(fèi)也相應(yīng)增加。印刷費(fèi)、郵寄費(fèi)等支出，與業(yè)務(wù)量關(guān)聯(lián)較大。同時(shí)，考慮投入與產(chǎn)出相配比，以更好地體現(xiàn)公平性和效益性。所以，在制訂辦公費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)把營(yíng)收規(guī)模作為一項(xiàng)重要影響因素。

3.辦公資產(chǎn)規(guī)模。辦公資產(chǎn)的規(guī)模與辦公費(fèi)水平，特別是取暖費(fèi)、辦公用具等密切相關(guān)，即辦公資產(chǎn)的規(guī)模越大，辦公費(fèi)支出相應(yīng)也會(huì)越多。因而，需要充分考慮辦公資產(chǎn)規(guī)模因素。

三、制訂辦公費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)的管理思路及方法探析

基于上述因素分析，以及市場(chǎng)調(diào)查、調(diào)研等情況，運(yùn)用歷史經(jīng)驗(yàn)分析、因素分析、正態(tài)分布驗(yàn)證、標(biāo)準(zhǔn)偏差、市場(chǎng)調(diào)查等方法，確定了分別制訂辦公費(fèi)總額標(biāo)準(zhǔn)和主要明細(xì)組成項(xiàng)目分類標(biāo)準(zhǔn)的思路和方法。

（一）制訂總額標(biāo)準(zhǔn)的思路與方法

制訂思路為，以主要影響因素為核心，統(tǒng)籌考慮人數(shù)、資產(chǎn)規(guī)模的影響程度，同時(shí)按照投入產(chǎn)出配比原則，對(duì)營(yíng)收規(guī)模較大的公司給予適當(dāng)傾斜。具體為：管理人員數(shù)量使用上年管理部門平均人數(shù)，辦公資產(chǎn)規(guī)模用上年末辦公資產(chǎn)賬面價(jià)值和公司的上年?duì)I業(yè)收入，這些數(shù)據(jù)能夠直接獲取，可比性強(qiáng)，便于實(shí)務(wù)操作。同時(shí)，對(duì)近三年數(shù)據(jù)測(cè)算得出人均辦公費(fèi)、萬元資產(chǎn)辦公費(fèi)和萬元營(yíng)業(yè)收入辦公費(fèi)，綜合評(píng)估影響程度大小，分別確定權(quán)重。由于選取的樣本數(shù)量<2000,所以采用正態(tài)分布驗(yàn)證法的W 檢驗(yàn)，且計(jì)算的P值>0.05，符合正態(tài)分布。采用中值的正負(fù)1個(gè)標(biāo)準(zhǔn)差范圍覆蓋約68%的特點(diǎn)，可以將中值設(shè)定為基準(zhǔn)值，正負(fù)1個(gè)標(biāo)準(zhǔn)差計(jì)算值作為預(yù)警值。其計(jì)算公式為：人均辦公費(fèi)＊上年管理部門平均人數(shù)＊權(quán)重+萬元資產(chǎn)辦公費(fèi)＊上年末辦公資產(chǎn)賬面價(jià)值＊權(quán)重+萬元營(yíng)業(yè)收入辦公費(fèi)＊上年?duì)I業(yè)收入＊權(quán)重。

（二）制訂明細(xì)項(xiàng)目定額標(biāo)準(zhǔn)的思路及方法

按照明細(xì)項(xiàng)目屬性，劃分為日常辦公用品、耗材、文具類費(fèi)用，印刷、郵寄類費(fèi)用和取暖、辦公用具類費(fèi)用等三大類，分別制定明細(xì)標(biāo)準(zhǔn)。

1.日常辦公用品、耗材、文具類費(fèi)用的制訂思路和方法。日常辦公用品、耗材、文具類辦公支出，單位價(jià)值相對(duì)較低，發(fā)生頻率高，涉及部門多，為維持日常管理工作的有序開展，必然發(fā)生的支出，與管理人數(shù)關(guān)系密切，同時(shí)與企業(yè)規(guī)模也有一定的聯(lián)系。因此，應(yīng)以人均辦公費(fèi)主要因素，以萬元營(yíng)業(yè)收入辦公費(fèi)為影響因素，確定其計(jì)算公式為：人均辦公費(fèi)＊上年管理部門平均人數(shù)＊權(quán)重+萬元營(yíng)業(yè)收入辦公費(fèi)＊上年?duì)I業(yè)收入＊權(quán)重。

2.印刷、郵寄類費(fèi)用定額標(biāo)準(zhǔn)的制訂思路和方法。此類支出發(fā)生頻繁，總額較小，與業(yè)務(wù)量密切關(guān)聯(lián)。因此，制訂印刷、郵寄類費(fèi)用定額標(biāo)準(zhǔn)，主要考慮營(yíng)收規(guī)模因素，其計(jì)算公式為：萬元營(yíng)業(yè)收入辦公費(fèi)＊上年?duì)I業(yè)收入。

3.取暖、辦公用具類費(fèi)用定額標(biāo)準(zhǔn)的制訂思路和方法。由于取暖、辦公用具類費(fèi)用，發(fā)生頻率低，金額較大，涉及部門少，由行政管理部門統(tǒng)一管理采購，主要受資產(chǎn)規(guī)模和企業(yè)規(guī)模的影響。因此，把辦公資產(chǎn)規(guī)模作為主要影響因素，營(yíng)收規(guī)模作為輔助影響因素，并把權(quán)重作適當(dāng)調(diào)整。其計(jì)算公式為：萬元資產(chǎn)辦公費(fèi)＊上年末辦公資產(chǎn)賬面價(jià)值＊調(diào)整后的權(quán)重+萬元營(yíng)業(yè)收入辦公費(fèi)＊上年?duì)I業(yè)收入＊調(diào)整后的權(quán)重。