事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題與優(yōu)化措施

楊艷翠 梨樹(shù)縣老干部服務(wù)中心

事業(yè)單位工作中檔案管理工作包含的內(nèi)容十分復(fù)雜，作為事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案信息的科學(xué)管理也為事業(yè)單位工作項(xiàng)目的開(kāi)展提供合理化建議。但是在全新的社會(huì)發(fā)展背景下，社會(huì)形勢(shì)出現(xiàn)明顯變化，所以事業(yè)單位檔案管理工作也需要進(jìn)一步優(yōu)化，在發(fā)現(xiàn)工作問(wèn)題后要及時(shí)進(jìn)行問(wèn)題的解決，只有這樣才能保證事業(yè)單位始終跟隨時(shí)代的發(fā)展腳步和要求，最終向著健全和穩(wěn)定的方向進(jìn)行發(fā)展。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中的主要問(wèn)題

縱觀當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位整體發(fā)展而言，檔案管理工作的效率不高，事業(yè)單位工作人員對(duì)檔案管理工作的關(guān)注程度較低，造成檔案管理工作整體發(fā)展情況相對(duì)落后。長(zhǎng)時(shí)間處于這種情況下，責(zé)任管理人沒(méi)有對(duì)管理工作引起重視，致使事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)了很多細(xì)節(jié)問(wèn)題，主要集中在以下幾點(diǎn)：

（一）檔案管理方式存在明顯落后性。社會(huì)的全面發(fā)展和進(jìn)步要求事業(yè)單位檔案管理方式也要相應(yīng)作出變化，從而適應(yīng)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展，但是當(dāng)前一些事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中仍然存在管理方式落后的問(wèn)題，甚至沒(méi)能轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工操作方式[1]。首先，檔案的管理和分類方式過(guò)于分散，工作人員對(duì)檔案的查找會(huì)存在較大困難，并且很多檔案在箱子中進(jìn)行儲(chǔ)存很容易出現(xiàn)潮濕生蟲(chóng)的問(wèn)題，不利于檔案管理工作的順利開(kāi)展。其次，傳統(tǒng)檔案管理工作下，工作人員的防火意識(shí)沒(méi)有得到有效提升，很多檔案室甚至沒(méi)有配備防火裝備，一旦發(fā)生火災(zāi)必然會(huì)引發(fā)嚴(yán)重的后果。最后，傳統(tǒng)管理方式下紙質(zhì)文檔一旦發(fā)生丟失就意味著資料的整個(gè)丟失，不僅會(huì)對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展造成影響，還將大大限制了檔案使用效率的提升。

（二）檔案管理人員自身專業(yè)性有限。在事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，工作人員是最基礎(chǔ)的組成環(huán)節(jié)，但是當(dāng)前在檔案管理工作中對(duì)于人才的選拔仍然缺乏針對(duì)性，工作流于形式的問(wèn)題較為嚴(yán)重，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員專業(yè)性的有效關(guān)注[2]。很多從事檔案管理工作的工作人員由于自身缺乏科學(xué)的管理知識(shí)作為基礎(chǔ)，所以工作意識(shí)相對(duì)保守，無(wú)法實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新性的發(fā)展。并且很多事業(yè)單位中檔案管理人員并不是檔案專業(yè)的相關(guān)人才，在工作中不僅沒(méi)有接受專業(yè)指導(dǎo)，也缺乏對(duì)檔案管理知識(shí)的掌握，因此檔案管理工作的整體開(kāi)展也會(huì)受到不同程度的影響和制約。

（三）缺乏健全的事業(yè)單位檔案管理制度。在當(dāng)前社會(huì)全面發(fā)展背景下，一些事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在較強(qiáng)的混亂性，沒(méi)有在工作中構(gòu)建起健全和完善的管理制度，檔案管理工作存在明顯的雜亂問(wèn)題。由于檔案管理工作不能在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的榆樹(shù)下進(jìn)行，所以在實(shí)際工作中很容易出現(xiàn)檔案資料的丟失和遺漏，不利于事業(yè)單位的整體發(fā)展。

二、對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行完善的相關(guān)對(duì)策

（一）對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作使用率進(jìn)行提升。在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展水平全面提升背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也要加強(qiáng)改革，推進(jìn)改革工作的有效貫徹和落實(shí)，在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)后續(xù)工作的發(fā)展和完善，設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén)[3]。在這一過(guò)程中還應(yīng)該安排專業(yè)性的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理，避免在檔案管理工作中出現(xiàn)檔案資源的分散情況，只有保證檔案管理過(guò)程的順利性發(fā)展，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的完善。在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化構(gòu)建的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該推進(jìn)信息化水平的發(fā)展，從而在檔案管理過(guò)程中最大化實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的先進(jìn)性優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的有效開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。

（二）對(duì)事業(yè)單位檔案人員專業(yè)素質(zhì)的有效提升。在事業(yè)單位工作的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員隊(duì)伍的構(gòu)建也尤為重要，在目前發(fā)展階段，事業(yè)單位管理中的人員素質(zhì)低下問(wèn)題已經(jīng)成為了較大的問(wèn)題，這就是因?yàn)樵谥暗墓ぷ髦袡n案管理部門(mén)的工作沒(méi)有得到相應(yīng)重視，因此也對(duì)專業(yè)性人才的吸收也存在明顯不足[4]。在此種基礎(chǔ)上，相關(guān)部門(mén)就更應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才素質(zhì)的提升，定期開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)和指導(dǎo)，保證在崗工作者能最大程度上提升對(duì)崗位工作的熱愛(ài)，通過(guò)對(duì)工作人員計(jì)算機(jī)技術(shù)管理能力和創(chuàng)新能力的提升背景下，實(shí)現(xiàn)工作人員解決問(wèn)題能力的提升，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)工作質(zhì)量和效率水平的全面提升。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案管理體系的健全發(fā)展。在檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中工作人員應(yīng)該始終將科學(xué)性和合理性要求作為基礎(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理規(guī)章制度的落實(shí)。規(guī)章制度不是長(zhǎng)篇大論，要保證制度的構(gòu)建具備顯著的可操作性優(yōu)勢(shì)，只有這樣才能在實(shí)際管理過(guò)程中發(fā)揮最為顯著的價(jià)值優(yōu)勢(shì)。在制度面前只有做到人人平等，才能確保檔案管理工作體系的穩(wěn)定發(fā)展。在獎(jiǎng)懲制度的帶動(dòng)和引導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作人員行為規(guī)范的有效約束和管理，最終實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理水平的全面提升。

結(jié)束語(yǔ)：總而言之，在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展水平和經(jīng)濟(jì)水平全面提升的現(xiàn)代化背景下，事業(yè)單位更應(yīng)該做到工作方向和內(nèi)容的與時(shí)俱進(jìn)。雖然目前事業(yè)單位檔案管理工作仍然存在很多問(wèn)題，但是希望在本文的研究下，相關(guān)工作人員也能正確認(rèn)識(shí)到目前工作的主要問(wèn)題，從而在合理的應(yīng)對(duì)方案引導(dǎo)和幫助下實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和水平的全面提升。