如何提高檔案管理科學化水平

郝玉進 山東棗莊市市中區(qū)人力資源和社會保障局

一、提升檔案管理科學化水平的重要性

（一）提高檔案管理科學化水平，是科學發(fā)展觀的要求

檔案資源的管理涉及社會、政治、經(jīng)濟等諸多方面。其服務(wù)對象不僅包含政府、企業(yè)，也更多的開始面向社會公眾開放。當前大數(shù)據(jù)時代背景下，對檔案信息的完整性、時效性提出了更高的要求，這就對檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)，如何科學化管理檔案，從而更加有效的利用這一寶貴的信息，也成了科學發(fā)展觀的必然要求。

（二）提高檔案管理科學化水平，是促進檔案工作穩(wěn)步發(fā)展的需要

實際工作中發(fā)現(xiàn)，雖然檔案管理部門開始有意識加強檔案管理工作，相關(guān)研究也取得了一系列成果，但總體上分析，現(xiàn)階段檔案管理工作存在相當多的問題，例如從業(yè)人員往往以中老年為主，其信息化素質(zhì)不高，導致檔案管理的信息化程度較低，在單位中，檔案管理工作往往得不到重視，其科學化水平低下，相對于其他業(yè)務(wù)，檔案管理工作幾十年如一日，停滯不前。因此，提高檔案管理的科學化水平，可以大幅度推進檔案管理的現(xiàn)代化程度，促進檔案管理工作的發(fā)展。

（三）提高檔案管理科學化水平，也是信息時代對檔案管理工作的必然要求

信息時代各類新技術(shù)高速發(fā)展，層出不窮，整個社會層面對信息技術(shù)的應(yīng)用也越來越廣泛。數(shù)據(jù)庫技術(shù)，各類OA軟件也開始滲透進檔案管理工作。如何結(jié)合信息技術(shù)，將檔案管理工作由人工化、重復化向自動化、智能化轉(zhuǎn)變，成為了信息時代檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

二、提升檔案管理科學化水平的路徑選擇

（一）明確檔案管理目標

檔案管理工作不僅涉及黨和政府，也涉及大中型企業(yè)和廣大群眾。在檔案管理中，應(yīng)首先明確檔案管理工作的工作目標，以目標為導向開展相關(guān)工作，順應(yīng)時代主流，從整體出發(fā)，科學管理檔案，這是當前提高檔案管理水平的重中之重。只有這樣，才能為社會提供更全面、更高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

（二）聘用和培養(yǎng)先進的專業(yè)檔案管理人員

信息時代背景下，提高檔案管理人員的素質(zhì)，是提高檔案管理科學化水平的重要途徑，優(yōu)秀的檔案管理人員能夠適應(yīng)信息時代的變化，滿足檔案服務(wù)對象的需要。目前，工作種類與工作內(nèi)容也隨著行業(yè)信息化的轉(zhuǎn)型而呈現(xiàn)出多樣與海量的特性，這極大地增加了文件管理人員的工作量，而檔案管理從業(yè)者的素質(zhì)與工作能力直接影響著檔案管理工作的效率，因此，培養(yǎng)高水平的檔案管理隊伍成為了提高檔案管理科學化水平的迫切需求。檔案管理部門一方面可以聘用具有豐富檔案管理工作經(jīng)驗與先進技術(shù)的人才來改進本單位的檔案管理工作，另一方面部門內(nèi)部也需要建立健全檔案管理人員培訓機制，全面提高檔案管理隊伍的素質(zhì)。電子檔案作為信息時代檔案管理行業(yè)的衍生品，一方面方便了檔案的管理，另一方面相關(guān)工作人員應(yīng)該具備信息技術(shù)的相關(guān)常識，甚至具備相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用能力。針對這一情況，檔案管理部門應(yīng)定期培訓管理人員，使其掌握現(xiàn)代化的檔案管理工具，培養(yǎng)信息化檔案管理的系統(tǒng)思維，從而科學高效的開展檔案管理工作。

（三）采用合理的檔案管理模式

當前信息時代背景下，各類新技術(shù)層出不窮，檔案管理行業(yè)也開始由人工轉(zhuǎn)向計算機管理。現(xiàn)階段檔案管理模式還存在很多問題，最終導致檔案管理工作中出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。另外，不合理的檔案管理模式也很容易滋生安全問題，很容易被網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，從而給國家和社會帶來損失。在實施電子管理的過程中，要加強檔案信息安全工作，通過科學的管理模式和規(guī)范的操作方法，提高檔案信息安全水平。同時，要精心開發(fā)檔案信息歸檔系統(tǒng)和定期備份系統(tǒng)，重視容災(zāi)機制建設(shè)。例如，可及時將各類檔案進行電子化備份，異質(zhì)儲存，防止檔案丟失或損壞。

（四）建設(shè)系統(tǒng)化檔案管理機制

在進行檔案管理的過程中，相關(guān)單位及部門領(lǐng)導應(yīng)充分重視檔案管理工作，從制度出發(fā)，使檔案管理工作有制度可依，可從兩方面入手，一方面針對單位現(xiàn)有的人員情況，制定相應(yīng)的人員責任機制，將檔案管理工作落實到人，杜絕檔案管理工作中常見的因為工作人員疏忽導致檔案遺失情況的發(fā)生。另一反面，檔案管理部門內(nèi)部也應(yīng)對檔案管理流程進行優(yōu)化，在充分引入信息化管理手段的基礎(chǔ)上，對現(xiàn)有的檔案管理機制進行優(yōu)化、改革。系統(tǒng)化考慮現(xiàn)有檔案管理工作，對其不合理之處及時改正。單位內(nèi)部建設(shè)系統(tǒng)化檔案管理機制后，還應(yīng)配套實施相關(guān)獎懲制度，并將其納入到對相關(guān)人員的能力考核過程。

三、結(jié)束語

總的來說，作為重要的信息資源，檔案信息在各行各業(yè)的重要性逐年增加，成為評估企事業(yè)單位發(fā)展的重要參考，提高檔案的科學化管理水平，一方面能夠妥善的對各類歷史數(shù)據(jù)進行保存，方便企事業(yè)單位查詢、總結(jié)、歸納，提高自身競爭力，另一方面能夠?qū)ι鐣峁┚珳矢咝У男畔⒅?，因此，科學管理檔案成為了現(xiàn)階段國家、社會、團體、個人的集中需求。本文結(jié)合工作實踐，就如何提高檔案管理的科學化水平提出了參考路徑，以期為相關(guān)研究提供參考，為檔案管理工作提供借鑒。