淺析新形勢下檔案數(shù)字化工作存在的問題及對策

卞福英 鄄城縣檔案館

引言：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化逐漸融入到人們的生活和工作中。增強(qiáng)數(shù)字化檔案的管理，能夠?qū)⒉煌d體的檔案資源變?yōu)閿?shù)字化的檔案信息，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的形成，不僅有利于提高檔案管理的綜合水平，還為單位節(jié)省了一部分支出，實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享和傳承。

一、分析數(shù)字化檔案工作存在的問題

（一）數(shù)字化設(shè)備不夠完善。相關(guān)單位在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理工作時(shí)，存在著數(shù)字化設(shè)備不完善的問題。第一，部分單位在引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)時(shí)，沒有根據(jù)單位的檔案管理需求而購置數(shù)字化的設(shè)備，在實(shí)際應(yīng)用中，極容易出現(xiàn)應(yīng)用不合理等問題的出現(xiàn)，阻礙著檔案管理工作的有序進(jìn)行。第二，隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，相關(guān)單位為了提高檔案數(shù)字化管理的安全性，定期對設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化，解決應(yīng)用時(shí)易受病毒影響和出現(xiàn)檔案信息丟失和泄露等問題，從而降低檔案數(shù)字化管理的有效性。

（二）數(shù)字化建設(shè)意識不高。第一，部分單位的領(lǐng)導(dǎo)缺乏與時(shí)俱進(jìn)的思想，沒有按照數(shù)字化的發(fā)展趨勢進(jìn)行管理，而且沒有為檔案數(shù)字化的管理工作提供資金支持，沒有給予檔案數(shù)字化管理工作相應(yīng)的重視，難以提高數(shù)字化管理工作的有效性。第二，由于檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，員工對對這一新工作的了解度不夠，在實(shí)際工作中十分容易發(fā)生操作失誤的問題，很難正確發(fā)揮出檔案數(shù)字化工作的真正意義。

（三）管理標(biāo)準(zhǔn)不完善。首先，部分單位對檔案數(shù)字化工作的重視程度不高，沒有按照單位相應(yīng)的需求構(gòu)建適當(dāng)?shù)墓芾順?biāo)準(zhǔn)，檔案的管理質(zhì)量不高。其次，部分員工沒有按照標(biāo)準(zhǔn)開展工作，對單位檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生一定的影響[1]。最后，部分管理人員在構(gòu)建管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，沒有將管理制度進(jìn)行細(xì)化，從而降低了管理的有效性，出現(xiàn)檔案整理不規(guī)范的問題。

（四）缺乏先進(jìn)的檔案管理手段。由于相關(guān)單位的檔案數(shù)量較少，檔案的管理基本上采用傳統(tǒng)檔案保存的方法。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷應(yīng)用，文件傳輸也開始在電腦系統(tǒng)上完成，但計(jì)算機(jī)技術(shù)職能對檔案進(jìn)行簡單的查閱及檢索，不能完全實(shí)現(xiàn)對檔案的整體管理。

二、新形勢下優(yōu)化檔案數(shù)字化的整體工作

（一）引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)。在新形勢的發(fā)展下，檔案數(shù)字化工作為了實(shí)現(xiàn)更加快速的發(fā)展，就需要引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)。第一，在數(shù)字化不斷發(fā)展的前景下，一旦相關(guān)單位沒有定期的對書籍化技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化，就會出現(xiàn)檔案丟失等問題。為了避免此類情況的再次發(fā)生，需要相關(guān)單位提高資金的投入力度，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，優(yōu)化相關(guān)單位的檔案管理系統(tǒng)，保障檔案數(shù)字化工作的有序開展。第二，為了保證數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的有效性，要對相關(guān)單位的需求做出分析，依據(jù)實(shí)際情況，引進(jìn)相關(guān)的數(shù)字化技術(shù)。在引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)時(shí)，應(yīng)提高檔案的完整性和使用率，發(fā)揮出檔案的實(shí)際作用。

（二）強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)意識。相關(guān)單位為了跟隨新形勢發(fā)展的腳步，提出檔案管理人員要強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)意識。首先，強(qiáng)化管理人員的建設(shè)意識，單位中的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要提高對數(shù)字化建設(shè)意識的重視程度，深刻了解這一工作的具體含義和實(shí)際意義，為數(shù)字化的管理奠定良好的基礎(chǔ)。其次，當(dāng)檔案數(shù)字化工作開展時(shí)，需要投入大量的資金作為支撐，購米陷阱的設(shè)備，提高檔案管理工作的效率。最后，單位應(yīng)將檔案數(shù)字化工作納入單位的建設(shè)計(jì)劃中，將這項(xiàng)工作充分與績效相聯(lián)系，建立獎(jiǎng)懲責(zé)任制度，目的是提高工作效率的管理質(zhì)量，監(jiān)督員工做好檔案數(shù)字化工作。

（三）完善管理標(biāo)準(zhǔn)。第一，在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，建立職責(zé)明確、責(zé)任共擔(dān)的管理制度，確保該標(biāo)準(zhǔn)能夠約束員工的行為，盡量滿足科研單位的應(yīng)用需求。第二，對于數(shù)據(jù)庫之間的類別存在著差異性，為了提高檔案工作的整體效率，保障檔案整理工作的質(zhì)量，就需要對檔案類別進(jìn)行有針對的整理和分析，提高檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性。

（四）構(gòu)建檔案管理體系。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為人們生活中不可或缺的一部分，數(shù)字化將是檔案管理工作的發(fā)展趨勢。對于檔案管理工作來說，數(shù)字化可以使檔案管理工作效率大大提升，同時(shí)也簡化相關(guān)繁瑣工作的工作流程[2]。近年來，很多單位都已經(jīng)開始運(yùn)用檔案數(shù)字化工作，大大提高了檔案管理的利用率和檔案質(zhì)量，檔案的內(nèi)涵也將進(jìn)一步豐富和豁達(dá)，從而更好的為單位進(jìn)行服務(wù)。

（五）提高管理人員的專業(yè)能力。首先，提高管理人員的專業(yè)能力。定期對管理人員開展培訓(xùn)工作，例如，單位領(lǐng)導(dǎo)可以聘請檔案數(shù)字化管理專家，為管理人員系統(tǒng)的講解數(shù)字化管理方法、管理流程等，進(jìn)一步提高管理人員的專業(yè)水平，滿足相關(guān)單位的發(fā)展需求，推動檔案數(shù)字化管理的良性發(fā)展。第二，由于相關(guān)單位的檔案管理工作量過大，一旦在管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，便會產(chǎn)生不可預(yù)估的后果，阻礙檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。所以，相關(guān)單位可以借鑒國外檔案工作管理的方法，組建一支能力較強(qiáng)的隊(duì)伍，例如，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對檔案的管理策略進(jìn)行分析，找出其優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，并將但按慣例工作中的有點(diǎn)納入自身的檔案管理工作中，進(jìn)一步提升檔案的管理水平，推動單位的平穩(wěn)運(yùn)行。第三，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案歸檔及檔案數(shù)字化管理方式的學(xué)習(xí)，將信數(shù)字化檔案管理質(zhì)量進(jìn)行提升，提高檔案的管理水平，促進(jìn)檔案管理向數(shù)字化方向發(fā)展。

結(jié)論：新形勢下運(yùn)用檔案數(shù)字化工作，不僅提高數(shù)字化管理的科學(xué)性，還增強(qiáng)了檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性。加強(qiáng)對相關(guān)管理人員的數(shù)字化管理培訓(xùn)工作，進(jìn)一步提高檔案人員的工作責(zé)任意識和檔案管理的能力，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高檔案數(shù)字化工作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化工作的飛速發(fā)展。