行政機(jī)關(guān)管理辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)路徑探析

陸建繁 蘇州市司法局

行政機(jī)關(guān)在處理相關(guān)工作事宜時(shí)，為了有效提升工作效率，保障工作質(zhì)量，大部分都應(yīng)用了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過這樣的方式能夠讓辦公成本有所降低，不同部門之間的交流與溝通也更為便捷。要想讓辦公自動(dòng)化的作用得以充分的發(fā)揮，行政機(jī)關(guān)可以從以下幾個(gè)方面入手：

一、合理規(guī)劃辦公自動(dòng)化建設(shè)

第一，行政機(jī)關(guān)相關(guān)管理人員不能夠僅僅通過自身的力量來做出規(guī)劃，主要是因?yàn)檫@類人員在自動(dòng)化方面的專業(yè)水平有所欠缺，無法有效預(yù)見辦公自動(dòng)化建設(shè)過程中所面臨的風(fēng)險(xiǎn)，從而讓行政機(jī)關(guān)管理工作陷入僵局。因此管理人員應(yīng)當(dāng)整合各個(gè)部門的力量，并邀請辦公自動(dòng)化領(lǐng)域的專家學(xué)者來提供理論上的支持，以此來確保所作出的規(guī)劃能夠有效契合當(dāng)前時(shí)代以及未來時(shí)代發(fā)展過程中不斷變化的需求，并提升所作出規(guī)劃的可行性，促進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)相關(guān)工作能夠順利開展。

第二，在整體進(jìn)行規(guī)劃的過程之中應(yīng)當(dāng)充分考慮到實(shí)際情況，盡量做到萬無一失。行政機(jī)關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)機(jī)關(guān)中不同部門的實(shí)際需求制定相應(yīng)的規(guī)劃，并明確行政機(jī)關(guān)能夠用于辦公自動(dòng)化建設(shè)的投入資金力度，在保證辦公自動(dòng)化建設(shè)質(zhì)量的前提之下，盡可能地節(jié)省成本支出。針對個(gè)別部門所提出的細(xì)節(jié)要求，管理以及設(shè)計(jì)人員也應(yīng)當(dāng)將其納入到整體規(guī)劃之中，以此來有效解決不同部門所遭遇的問題。要想讓整體規(guī)劃顯得完整且科學(xué)，就應(yīng)當(dāng)立足于行政機(jī)關(guān)整體，以全局為重，不能夠出現(xiàn)厚此薄彼的現(xiàn)象。

二、做好自動(dòng)化數(shù)據(jù)信息共享

在行政機(jī)關(guān)之中，因?yàn)椴煌块T之間在職能方面有著較大的差異，故而其所使用的數(shù)據(jù)信息側(cè)重也各有千秋，對其進(jìn)行管理就顯得較為復(fù)雜。要想有效解決這類問題，就應(yīng)當(dāng)做好辦公自動(dòng)化建設(shè)中自動(dòng)化數(shù)據(jù)信息共享工作，具體而言可以從以下幾個(gè)方面入手：

第一，明確共享數(shù)據(jù)信息。在行政機(jī)關(guān)之中往往存有種類繁多的數(shù)據(jù)信息資源，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫資源中的相關(guān)信息并結(jié)合實(shí)際需求來進(jìn)行深入分析，以此來明確合理的共享數(shù)據(jù)信息。這類數(shù)據(jù)信息不僅要為行政機(jī)關(guān)高層管理人員的決策制定提供理論上的支持，還應(yīng)當(dāng)支持行政機(jī)關(guān)內(nèi)部不同部門之間的數(shù)據(jù)信息交流及共享。并且在修改以及補(bǔ)充數(shù)據(jù)信息資源之時(shí)也應(yīng)當(dāng)在規(guī)劃之中闡明。

第二，整合局部數(shù)據(jù)庫。因?yàn)樾姓C(jī)關(guān)中不同部門之間的關(guān)系并不是特別緊密，經(jīng)常出現(xiàn)不同部門之間相互獨(dú)立的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致了不同部門所采取的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)也有著較大的差異。要想完成辦公自動(dòng)化建設(shè)中的數(shù)據(jù)資源共享，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)深入研究不同局部數(shù)據(jù)庫之間的優(yōu)劣勢，并整合其優(yōu)點(diǎn)構(gòu)建一個(gè)完整的全局概念數(shù)據(jù)庫。這一數(shù)據(jù)庫中的各類信息能夠用于查閱及使用，這樣一來行政機(jī)關(guān)相關(guān)管理工作的開展也就更為便捷。

第三，規(guī)范相關(guān)數(shù)據(jù)信息。通過辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，能夠讓行政機(jī)關(guān)相關(guān)管理人員在整合、分析及利用相關(guān)行政信息時(shí)更為便捷，但其中也很有可能因?yàn)槟承┮蛩氐挠绊懚霈F(xiàn)數(shù)據(jù)信息失真、遺失的現(xiàn)象。要想有效解決這類問題，行政機(jī)關(guān)部門管理人員應(yīng)當(dāng)為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范相關(guān)數(shù)據(jù)信息，讓辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在收集與分析數(shù)據(jù)信息時(shí)有著更高的容錯(cuò)率。

三、加強(qiáng)安全保障工作

雖然辦公自動(dòng)化讓行政機(jī)關(guān)相關(guān)工作的開展更為便利，但其主要是依賴于互聯(lián)網(wǎng)局域網(wǎng)，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境相對開放，很容易受到惡意攻擊而導(dǎo)致行政機(jī)關(guān)的重要數(shù)據(jù)信息被盜取。在行政機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之中有著數(shù)量眾多行政機(jī)關(guān)管理工作相關(guān)數(shù)據(jù)信息，對于某一地區(qū)的發(fā)展而言有著至關(guān)重要的作用，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到其價(jià)值，并采取合理的措施來對安全保障工作進(jìn)行加強(qiáng)。相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的軟硬件安全設(shè)計(jì)進(jìn)行完善，并且構(gòu)建一個(gè)健全的安全保密制度及管理體制。其中軟硬件安全設(shè)計(jì)主要包含了病毒防治、身份識別、信息加密以及防火墻設(shè)計(jì)等，安全管理制度則包含了系統(tǒng)密級劃分、訪問權(quán)限設(shè)置、重要數(shù)據(jù)信息及時(shí)備份、內(nèi)部人員授權(quán)管理等。同時(shí)行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)做好辦公自動(dòng)化建設(shè)的安全教育工作，讓行政機(jī)關(guān)內(nèi)部人員的道德素養(yǎng)得以提升。

四、提升辦公人員專業(yè)素質(zhì)

行政機(jī)關(guān)在進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)的過程之中，會應(yīng)用到相對較為專業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，如若這一系統(tǒng)出現(xiàn)了故障，就需要辦公人員利用自身的專業(yè)水平來進(jìn)行解決，因此提升其專業(yè)素質(zhì)就顯得至關(guān)重要。行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)兼具專業(yè)技術(shù)及管理技能人才的培養(yǎng)工作，邀請自動(dòng)化領(lǐng)域的專家學(xué)者深入機(jī)關(guān)內(nèi)部為其進(jìn)行專題講座，做好崗前培訓(xùn)，定期對其進(jìn)行考核，并引入激勵(lì)機(jī)制來促進(jìn)其提升自身專業(yè)素質(zhì)的積極性，針對表現(xiàn)優(yōu)異的人才給予物質(zhì)或精神方面的獎(jiǎng)勵(lì)，這樣才能夠有效契合行政機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的相關(guān)需求。

結(jié)語：綜上所述，隨著信息化時(shí)代的來臨，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)無法滿足時(shí)代發(fā)展需求，辦公自動(dòng)化理念也應(yīng)運(yùn)而生。行政機(jī)關(guān)要想讓辦公自動(dòng)化理念得以深入人心，有效推動(dòng)辦公自動(dòng)化建設(shè)，就應(yīng)當(dāng)進(jìn)行合理規(guī)劃、做好數(shù)據(jù)信息共享、加強(qiáng)安全保障工作、提升辦公人員專業(yè)素質(zhì)，以此來讓行政機(jī)關(guān)工作效率得以提升，工作質(zhì)量得以保障，有效推動(dòng)行政機(jī)關(guān)的良好發(fā)展。