淺談市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的企業(yè)檔案管理加強(qiáng)要點(diǎn)

鄭志新

摘 要：檔案管理是企業(yè)綜合管理工作中的重要內(nèi)容，同時(shí)也是提高企業(yè)發(fā)展水平的基礎(chǔ)和保障。通過(guò) 加強(qiáng)檔案管理，可以促使企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和全面了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理狀況，并且適時(shí)調(diào)整發(fā)展策略。本文先分 析其必要性，在對(duì)實(shí)施策略談幾點(diǎn)建議，以期對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：市場(chǎng)經(jīng)濟(jì);企業(yè)檔案管理;必要性;策略

近年來(lái)隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)和嚴(yán)峻的形 勢(shì)，傳統(tǒng)檔案管理模式難滿足當(dāng)前的發(fā)展要求。新時(shí)代企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新，保持與時(shí)俱進(jìn)， 變革傳統(tǒng)檔案管理模式和轉(zhuǎn)變理念，以此來(lái)有效提高企業(yè)檔案管理工作水平。

一、加強(qiáng)檔案管理的必要性

1.檔案管理有利于促進(jìn)企業(yè)發(fā)展水平的提高企業(yè)檔案管理是對(duì)文件資料從形成、整理、歸檔、保管以 及利用和最終銷毀等全過(guò)程的質(zhì)量管理，可以使檔案管理有章可循，彌補(bǔ)以往檔案管理工作之不足，確保 檔案管理工作的有序性。通過(guò)建立檔案管理質(zhì)量管理體系，可以引起領(lǐng)導(dǎo)高度重視以及促進(jìn)全員參與，使 企業(yè)上下對(duì)檔案質(zhì)量及其管理重要性有了更清晰的認(rèn)知。近年來(lái)隨著企業(yè)對(duì)檔案資源的重視度以及依賴性 不斷增強(qiáng)，對(duì)企業(yè)檔案質(zhì)量也提出了更高的要求，提高檔案質(zhì)量已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。通過(guò)建立檔案管理標(biāo) 準(zhǔn)體系，可以使檔案管理工作有效地滲透到企業(yè)發(fā)展以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)之中，完善檔案管理機(jī)制和擴(kuò)大管理隊(duì) 伍，以此來(lái)確保企業(yè)檔案管理工作的準(zhǔn)確性以及實(shí)效性。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)過(guò)程中，既要做好檔 案管理以及檔案資源信息開發(fā)工作，又要對(duì)企業(yè)進(jìn)行綜合管理，全面推進(jìn)我國(guó)企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。

2.檔案管理是企業(yè)全面管理工作的應(yīng)有之義企業(yè)全面管理工作中應(yīng)當(dāng)以質(zhì)量管理為中心，強(qiáng)化全員參 與，目的在于通過(guò)使客戶滿意以及本組織成員和社會(huì)受益達(dá)到長(zhǎng)期管理的目標(biāo)。檔案管理工作是企業(yè)管理 的重要一環(huán)，實(shí)踐中嚴(yán)格按照企業(yè)質(zhì)量管理思想、標(biāo)準(zhǔn)和要求，將檔案管理工作納入企業(yè)全面質(zhì)量管理體 系。

二、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的有效措施 基于以上對(duì)當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)檔案管理工作的必要性分析，筆者認(rèn)為要想提升檔案管理工作水 平，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面著手。

1.強(qiáng)化檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)，促進(jìn)全員參與在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，創(chuàng)新管理的關(guān)鍵在于管理 層。實(shí)踐中可以看到，如果管理層認(rèn)知不到位，或者重視度不夠，則檔案管理就深受限制，難以有序開 展。實(shí)踐中可以看到，雖然部分企業(yè)已經(jīng)對(duì)檔案管理工作給予了高度重視，并且將其納入到全面質(zhì)量管理 的范疇之中，但是工作依然只是流于形式而已。針對(duì)這一問(wèn)題，筆者認(rèn)為為了能夠有效提升管理人員對(duì)檔 案管理工作的重視度，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)促使其真正認(rèn)知到檔案管理工作的意義和價(jià)值，并且意識(shí)到檔案管理工 作對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生的影響，從而促進(jìn)全員參與其中，提高對(duì)檔案管理工作的重視度。首先意識(shí)層面 的認(rèn)識(shí)水平提升，才能有效調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性和熱情，充分發(fā)揮檔案管理工作的重要作用。在此 過(guò)程中應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持人本理念，將思想轉(zhuǎn)為行動(dòng)，積極優(yōu)化和完善檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)以及提高分工 科學(xué)合理性。

2.積極創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)新模式在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息技術(shù)手段應(yīng)當(dāng)非常的廣泛，使得大 量的有價(jià)值信息得以及時(shí)、快速和精準(zhǔn)處理，這對(duì)企業(yè)檔案管理工作也提出的更高的要求。大數(shù)據(jù)技術(shù)的 應(yīng)用給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，同時(shí)也為企業(yè)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新發(fā)展提供了新思路。第一，檔案 管理過(guò)程中的云存儲(chǔ)模式?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，云存儲(chǔ)模式下企業(yè)可以有效保存檔案資料，提高存儲(chǔ)檔案信息的完整性和安全可靠性，為用戶提供快捷方便的檔案服務(wù)。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好檔案管理服務(wù)各工 種，加強(qiáng)檔案電子硬件系統(tǒng)以及信息化基礎(chǔ)建設(shè)，配備相關(guān)的軟件和完善系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)上建立多媒體 檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)。第二，加大檔案資料數(shù)據(jù)分析管理。實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)將大數(shù)據(jù)技術(shù)手段有效應(yīng)用于檔案管理 工作之中，新型的管理模式下可以有效滿足多元化需求，并且提供類型多樣的數(shù)據(jù)信息分析服務(wù)功能。大 數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用下的檔案管理工作中，可利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)手段對(duì)用戶需求進(jìn)行綜合權(quán)衡，加強(qiáng)檔案服務(wù) 以及數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展。值得一提的是，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用條件下，多個(gè)檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)能夠相互關(guān)聯(lián)起 來(lái)，而且可以在更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料分析服務(wù)，有效提高用戶對(duì)企業(yè)檔案資料查詢和利用效率。第 三，完善數(shù)字化檔案檢索功能。基于可視化分析系統(tǒng)，采用圖表形式更加直觀的展示企業(yè)檔案信息及其發(fā) 展趨勢(shì)。實(shí)踐中可針對(duì)企業(yè)檔案管理工作的特殊性對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析預(yù)測(cè)，并且在此基礎(chǔ)上提供多種形 式的數(shù)據(jù)信息挖掘模型，全面提高數(shù)字化檔案建設(shè)和利用的精準(zhǔn)度與效率。

3.構(gòu)建數(shù)字化共享平臺(tái)，提高企業(yè)檔案資源的有效利用率傳統(tǒng)模式下的企業(yè)檔案管理以及利用過(guò)程 中，各業(yè)務(wù)部門以及相關(guān)人員必須先向檔案部門需求，然后由檔案管理人員查找相關(guān)資料以后提供給需求 者。從流程上來(lái)看，其效率非常的低。在當(dāng)前數(shù)字時(shí)代背景下，應(yīng)當(dāng)打破傳統(tǒng)管理藩籬，從檔案資料的收 集、保管以及利用等全過(guò)程轉(zhuǎn)變，全面推進(jìn)數(shù)字化檔案管理新模式的構(gòu)建，促進(jìn)檔案資源的共建共享。在 此過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、集成化以及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，在企 業(yè)內(nèi)部構(gòu)建信息資源統(tǒng)一共享平臺(tái)，并且將原本分散的檔案資源有效連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)OA以及ERP與企業(yè)檔 案管理工作的有效對(duì)接。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)思想重視和管理模式創(chuàng)新，順 應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢(shì)和要求，保持與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能有效發(fā)揮檔案資料的作用，才能促進(jìn)企業(yè)的可持 續(xù)發(fā)展。