淺談檔案信息資源的開發(fā)與創(chuàng)新

殷國喆 楊雪

摘 要：隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，信息資源已逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?jīng)濟(jì)資源中的不可缺少的一部分，檔案信息資源是國家信息資源的重要組成部分， 檔案的利用是檔案工作的中心、根本目的和方向。要高度重視檔案信息資源的開發(fā)與利用。充分發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。在信息化時代的背景下，提高檔案工作者的素質(zhì)和優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、提高館藏的利用效率是加快檔案信息資源開發(fā)的重要途徑。那么，如何加大利用程度、豐富利用手段，及時而高質(zhì)量地利用檔案信息資源為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)，。就成為了擺在我們面前的一個重要課題。本文分析了當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)利用中存在的問題，并思考了加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用的策略。

關(guān)鍵詞：檔案;信息;資源;開發(fā);管理;利用

一、檔案信息資源開發(fā)利用的必要性

（一）對檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)

就是促使單位檔案信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?cái)富。對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，才能使檔案價值變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)價值，發(fā)揮其應(yīng)有的社會效益、經(jīng)濟(jì)效益.單位對檔案信息資源進(jìn)行利用開發(fā)，可以將信息資源轉(zhuǎn)換為生產(chǎn)力，提高單位各個部門的工作效率。反之，檔案管理部門將不涉密的檔案永久堆積或者存放起來，不僅白白消耗了單位的財(cái)力以及檔案管理人員的人力，而且勢必會在長期堆積中成為單位的累贅。因此，檔案信息資源開發(fā)利用必須引起單位的重視，從而使這一工作能夠得到有效落實(shí)。

（二）對單位檔案信息資源開發(fā)利用是單位良好運(yùn)行的必然要求

一方面，單位歷史發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)材料以及工作材料均儲存于檔案當(dāng)中，其是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相應(yīng)決策的依據(jù)。另一方面，檔案信息作為一種客觀事實(shí)和數(shù)據(jù)，其能夠?yàn)閱挝唤鉀Q具體工作問題、人事問題提供相應(yīng)的依據(jù)。因此，檔案信息資源的有效、科學(xué)利用不僅能夠極大提高單位現(xiàn)有資源的社會利用率以及社會利用效益，還能促進(jìn)了單位各項(xiàng)工作的開展。

二、我國在檔案信息資源開發(fā)利用中存在的困境

（一）檔案部門自身基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)存在缺陷

基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)在單位檔案部門占有重要地位，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的質(zhì)量高低會影響到檔案信息開發(fā)利用的效果。雖然我國有關(guān)檔案部門規(guī)定了相關(guān)的制度，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)得到了發(fā)展，但仍存在一些問題。

（1）檔案信息資源開發(fā)體系有待健全，檔案接收征集范圍不寬。檔案的接收與征集工作是檔案信息資源開發(fā)體系的起點(diǎn)，但是許多單位檔案管理部門仍然局限于接收與征集黨政材料、人事材料、文件資料，忽視了對工作具體環(huán)節(jié)檔案的接收。這樣單調(diào)的范圍，致使檔案管理部門的檔案資料結(jié)構(gòu)不合理、數(shù)量不合理。

（2）檔案安全保護(hù)觀念有待提高。檔案安全性得不到保障，就談不上對其進(jìn)一步開發(fā)利用的問題。檔案安全涉及到涉密檔案的秘密性，特別是有些檔案事關(guān)國家利益、人民群眾的利益，如果不采取一定的保密措施，一旦泄密會導(dǎo)致不可挽回的損失。針對電子檔案，沒有采取相應(yīng)的計(jì)算機(jī)保護(hù)措施，沒有及時更新計(jì)算機(jī)防火墻，發(fā)生“病毒人侵”“木馬人侵”等事件。

（二）檔案管理體制不健全

健全的檔案管理體制是管理、利用檔案的重要保證。檔案管理人員要想做好檔案信息服務(wù)工作，更好地利用檔案信息，就必須在一套科學(xué)、合理的檔案管理體系下進(jìn)行檔案管理。[1]具體的工作實(shí)踐中，存在以下幾個層面的問題：

（1）在檔案鑒定、銷毀制度方面。單位沒有對檔案鑒定、銷毀工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、方法、程序進(jìn)行具體規(guī)定，檔案鑒定工作開展不到位，到期該銷毀的檔案沒有進(jìn)行銷毀。

（2）在檔案收集、整理制度方面。單位沒有對檔案的編目、收集和整理程序進(jìn)行細(xì)化規(guī)定，存在按照慣例以及工作經(jīng)驗(yàn)管理檔案的現(xiàn)象。同時，單位缺乏對檔案保護(hù)以及修復(fù)方式的規(guī)定。

（3在檔案的查閱利用、移交制度方面。對查閱檔案的種類、手續(xù)、利用效果以及保密承諾等缺乏規(guī)定。同時，沒有規(guī)定移交的具體流程，容易導(dǎo)致移交過程中發(fā)生泄密或者遺失。

（4）在責(zé)任主體制度方面。缺乏對檔案管理工作人員職責(zé)范圍以及懲戒措施的規(guī)定。

三、加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)措施及建議

（一）加強(qiáng)檔案工作者的管理和人才利用

檔案工作者面對信息化的時代要求，必須自覺地從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向檔案信息化管理發(fā)展。加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，就是為了加強(qiáng)檔案部門對經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各方面利用檔案的適應(yīng)能力，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，這也是檔案工作的核心所在。從目前情況看，許多檔案部門缺乏這樣的人才，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。檔案信息化的發(fā)展，要求他們與時俱進(jìn)，更新自己的知識結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)換管理理念，適應(yīng)時代發(fā)展的要求。

（二）夯實(shí)基礎(chǔ)，豐富館藏，擴(kuò)大檔案信息量

館藏內(nèi)容是檔案利用者的利用對象。檔案信息資源開發(fā)利用工作做得好壞，很大程度上取決于館藏信息量的儲備情況。館藏是否豐富就成為制約檔案利用工作質(zhì)量高低的關(guān)鍵。豐富館藏主要從兩方面入手：一是按歸檔制度有計(jì)劃地接收由生產(chǎn)技術(shù)業(yè)務(wù)部門移交的檔案。檔案有系統(tǒng)的編目，整理科學(xué)，檔案質(zhì)量高，檔案品種門類齊全。另外，檔案人員要走出檔案室，去有關(guān)部門或找某些個人索取或征集有價值的檔案資料。只有把開發(fā)利用與豐富館藏工作并重，檔案室才能成為取之不盡，用之不竭的檔案信息源。

（三）信息化、網(wǎng)絡(luò)化促使開發(fā)利用檔案信息資源，提高服務(wù)功能

檔案部門是信息的集散地，具有傳輸、利用信息的優(yōu)勢。檔案信息網(wǎng)絡(luò)是一個開放的系統(tǒng)，是改進(jìn)和優(yōu)化檔案信息資源開發(fā)工作的一項(xiàng)有效措施，是未來開發(fā)檔案信息資源的發(fā)展方向。它不僅能促進(jìn)和加強(qiáng)檔案館之間的協(xié)調(diào)和合作，實(shí)現(xiàn)資源共享，還能快速而有效地提供各種層次和各種需求的信息服務(wù)，促進(jìn)檔案館信息服務(wù)的社會化，并為檔案部門提供一個廣闊的發(fā)展空間，改變傳統(tǒng)的管理格局。隨著通信技術(shù)的發(fā)展，尤其是通訊網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)和電子文件的產(chǎn)生，極大的促進(jìn)了檔案信息資源開發(fā)利用的需求。只有更方便、更快捷為社會提供檔案信息服務(wù)，才能使得檔案信息管理適應(yīng)現(xiàn)代通信的特點(diǎn)和社會對信息發(fā)展方向的要求。

四、結(jié)語

總之，檔案作為歷史的記錄，知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始，最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價值。推進(jìn)檔案資源的開發(fā)利用，對經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會建設(shè)具有重要的推進(jìn)作用。要做好檔案信息資源的開發(fā)與利用，就要從檔案管理方方面面的工作做起，這將有利于檔案工作的開展，提高工作效率，使檔案信息資源更好地為企業(yè)的利益服務(wù)。在社會信息化、數(shù)據(jù)化的浪潮之下，單位合理、科學(xué)的對檔案信息資源進(jìn)行利用開發(fā)既是現(xiàn)實(shí)工作的需要，也是為人民服務(wù)的需要。因此，創(chuàng)新檔案信息資源開發(fā)利用的模式，事關(guān)單位工作效率的提升、事關(guān)檔案事業(yè)改革的成果，亦是社會高度發(fā)展的必然結(jié)果。

參考文獻(xiàn)：

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