高校檔案數(shù)據(jù)館員的能力需求變遷與拓展

桂小紅

摘 要：大數(shù)據(jù)信息時代，通過分析高校檔案數(shù)據(jù)館員能力需求發(fā)展概況與變遷，闡述高校數(shù)據(jù)館員面臨的機遇與挑戰(zhàn)，通過發(fā)現(xiàn)問題從而驅(qū)動創(chuàng)新，指明高校數(shù)據(jù)館員面對新形勢、新問題，從外部聯(lián)系、管理機制、數(shù)據(jù)素養(yǎng)意識、培訓(xùn)內(nèi)容等方面提出數(shù)據(jù)館員職業(yè)技能提升的方向和途徑。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)館員;能力需求;職業(yè)技能提升

大數(shù)據(jù)時代，高校檔案館（室）作為高校文獻(xiàn)信息服務(wù)中心之一，每年新歸檔電子檔案數(shù)量激增。既包含傳統(tǒng)意義上的電子文件、圖表、聲像等，又包括新興媒體如微博、微信、各種APP等，多元異構(gòu)，分布廣泛。國家檔案局14號令當(dāng)中明確闡述“符合國家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔”。但是“檔案信息化建設(shè)與大數(shù)據(jù)、人工智能時代的要求還不相適應(yīng)”，這些都對高校檔案數(shù)據(jù)館員的能力需求提出挑戰(zhàn)。在高校檔案工作中，我們嘗試通過數(shù)據(jù)館員能力需求發(fā)展變遷來發(fā)現(xiàn)問題從而驅(qū)動創(chuàng)新。

一、高校檔案數(shù)據(jù)館員的能力需求發(fā)展概況與變遷

1.檔案的基本管理活動流程主要包含收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用六個主要環(huán)節(jié)，簡言之是“收”“管”“用”。傳統(tǒng)的檔案管理活動對“人”的依賴程度頗高，主要體現(xiàn)在對檔案管理人員的工作經(jīng)驗的依賴性;檔案管理人員對檔案管理流程的熟悉程度，影響檔案收集的完整性，檔案管理人員的仔細(xì)程度影響檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。我國高校檔案管理部門基本屬于附屬的服務(wù)部門，對高校檔案管理人員的定位是“輔助專業(yè)技術(shù)崗位”。傳統(tǒng)檔案管理對檔案工作人員的專業(yè)要求不高，可替代性強。檔案檢索方式主要依賴紙質(zhì)目錄，匯編，全宗指南，卡片索引等。檔案管理員對檔案數(shù)據(jù)主要處于“被動”狀態(tài)，既來之則安之。

2.高校數(shù)據(jù)管理水平不一，差異較大。高校數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，由于標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，軟硬件資源配備不齊全，高校數(shù)據(jù)館員匹配不均。各高校檔案管理系統(tǒng)，面對高校各職能部門的科研管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等，各自為政，望“數(shù)”興嘆，對接不暢，存在電子檔案歸檔難，憑證效用低的問題。同時，高校檔案管理平臺的設(shè)計人員對檔案管理流程和本校檔案館藏特點特色差異理解偏差，導(dǎo)致平臺功能兼容通用、共享性存在困境。

3.高校檔案數(shù)據(jù)管理在高校檔案管理各環(huán)節(jié)中相對薄弱，高校檔案工作人員自身素質(zhì)有待提高?，F(xiàn)有高校檔案專職管理人員很多是轉(zhuǎn)行從事檔案管理工作，檔案管理水平和檔案數(shù)據(jù)素養(yǎng)意識先天不足。在個人檔案數(shù)據(jù)管理技能培養(yǎng)過程中存在安于現(xiàn)狀，知識儲備更新慢，數(shù)據(jù)素養(yǎng)缺乏。后期個人職業(yè)技能拓展和提高路徑狹窄。檔案管理人員隊伍中專業(yè)人才不足，是制約檔案管理信息化的主要因素之一。

4.現(xiàn)有高校檔案管理體制約束因素。高校檔案部門缺少學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，跨行業(yè)，跨領(lǐng)域，跨學(xué)科溝通交流學(xué)習(xí)缺乏。高校檔案館的工作不是獨立的，檔案信息化的實現(xiàn)依賴于方方面面的配合。高校檔案管理制度雖然明確“四納入”“四參加”“四同步”，但在實際工作中，高校檔案數(shù)據(jù)收集歸檔如同其他紙質(zhì)檔案歸檔收集一樣，存在滯后，卡殼現(xiàn)象。高校各職能部門所形成各類型檔案，要及時通過高校檔案數(shù)據(jù)館員收集、加工、整理、審核及入庫，需要各職能部門檔案負(fù)責(zé)人牽頭，相關(guān)部門兼職檔案員緊密配合，建立一個有效暢通的檔案管理信息化運行機制，才能把工作做好。

二、新時代高校檔案數(shù)據(jù)館員工作的機遇與挑戰(zhàn)

1.高校檔案館作為高校信息服務(wù)中心的一部分，面臨著檔案雙軌雙套制轉(zhuǎn)移到單軌單套檔案保存管理挑戰(zhàn)。高校檔案數(shù)據(jù)館員必須應(yīng)對海量數(shù)據(jù)。這里的數(shù)據(jù)既包括高校教學(xué)研等實際工作中形成的原始數(shù)據(jù)及其衍生數(shù)據(jù)，也包括利用現(xiàn)代信息手段管理檔案形成的數(shù)據(jù)，類似于數(shù)據(jù)版的全宗卷。高校檔案分類法明確高校檔案分為十一大類，相對其他檔案而言，種類較為明確、單一。對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、分類、整理、編目、存儲、開發(fā)和提供利用，激發(fā)和挖掘檔案數(shù)據(jù)的價值和魅力，需要檔案數(shù)據(jù)館員的能力轉(zhuǎn)型和提升，從而實現(xiàn)對各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控和監(jiān)管，發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)涉及的事物發(fā)展的規(guī)律和趨勢。

2.高校數(shù)據(jù)館員面臨著檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用方式、數(shù)據(jù)隱私與安全，數(shù)據(jù)監(jiān)管的挑戰(zhàn)。高校檔案數(shù)據(jù)館員的重要組成部分，尤其是高校兼職檔案員應(yīng)該以各部門實時發(fā)生事件的數(shù)據(jù)流作為電子檔案歸檔對象，實時采集動態(tài)數(shù)據(jù)，實時分析與鑒定，實時存儲，保證檔案數(shù)據(jù)全生命周期可控。高校數(shù)據(jù)館員在保證電子檔案本質(zhì)屬性的前提下，進(jìn)行適當(dāng)人工干預(yù)，二次加工，比如統(tǒng)一命名，統(tǒng)一格式，進(jìn)入檔案管理信息平臺。

3.高校數(shù)據(jù)館員面臨著檔案數(shù)據(jù)全流程控制、全智能服務(wù)的挑戰(zhàn)。高校檔案產(chǎn)生也通過云計算、微服務(wù)等技術(shù)實現(xiàn)，檔案數(shù)據(jù)存儲除了通過紙質(zhì)載體、光盤、磁盤等物理存儲，還通過云存儲、區(qū)塊鏈技術(shù)實現(xiàn)。這樣一個高校檔案館幾十年、甚至百年以上的全部館藏信息，通過數(shù)字化的手段，存儲在電腦里。高校數(shù)據(jù)館員通過全流程控制，充分發(fā)揮前段控制的價值，確保檔案管理規(guī)范，逐漸建成數(shù)字檔案館，進(jìn)而形成智慧檔案館。最終，高校檔案館除了面向在校全體教職工，其他可公開檔案，也可面向社會很方便地進(jìn)行查閱。檔案數(shù)字化，目前主要通過檔案高速掃描實現(xiàn)。文字信息圖文識別提取準(zhǔn)確率大大增強，尤其是視頻模塊有重大突破。這些新媒體新形勢都迫切要求高校檔案專職數(shù)據(jù)館員迅速武裝自己，靈活運用數(shù)據(jù)采集、挖掘、存儲、開發(fā)、安全等相關(guān)技能以及數(shù)據(jù)版權(quán)、隱私、法規(guī)、倫理等相關(guān)知識，成為具備優(yōu)秀的團隊合作能力和溝通能力的高素質(zhì)綜合性人才。

三、高校檔案數(shù)據(jù)館員職業(yè)技能拓展方向與途徑

1.高校數(shù)據(jù)館員需要培養(yǎng)全面的數(shù)據(jù)素養(yǎng)意識。即高校數(shù)據(jù)館員擁有數(shù)據(jù)的全面感知、收集、分析、共享意識，專業(yè)的數(shù)據(jù)分析評估能力和數(shù)據(jù)管理服務(wù)與推廣能力?！翱臁薄皽?zhǔn)”“狠”地根據(jù)用戶需求、工作有效性，迅速組成有效數(shù)據(jù)集合。高校檔案數(shù)據(jù)館員，以每年歸檔信息為基礎(chǔ)，從標(biāo)準(zhǔn)、流程、數(shù)據(jù)三個方面來設(shè)計，形成“物理分散、邏輯集中”的檔案數(shù)據(jù)中心，通過數(shù)據(jù)挖掘，提高檔案數(shù)據(jù)利用率。其次，高校數(shù)據(jù)館員應(yīng)充分運用全面的數(shù)據(jù)素養(yǎng)意識，關(guān)注數(shù)據(jù)的完整性，誰擁有數(shù)據(jù)，誰能使用數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)在多大范圍內(nèi)能共享等問題，能夠圍繞某一專題，對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合、歸納、分析、篩選，提供反映規(guī)律性、本質(zhì)性的信息。李中清的《破譯中國精英教育的生源密碼》就是通過北大為代表的學(xué)籍信息數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計分析而取得的成果，這是高校數(shù)據(jù)館員努力與前進(jìn)的方向。

2.高校數(shù)據(jù)館員能有效分析數(shù)據(jù)，妥善處理好檔案數(shù)據(jù)素養(yǎng)與文化素養(yǎng)的關(guān)系?！皵?shù)據(jù)是結(jié)構(gòu)化、理性的、冰冷的，而人文意味著抽象的、模糊的”（吳三均教授）。由于完全剝離了數(shù)據(jù)所處的具體環(huán)境，同時，數(shù)據(jù)分析集群研究會排除重要的個體特征，非場景化的研究邏輯缺乏人文關(guān)懷。這就激發(fā)高校數(shù)據(jù)館員職業(yè)技能拓展中持續(xù)加強文化素養(yǎng)，熟悉館史、校史，積極參與，服務(wù)學(xué)校中心工作和發(fā)展大局，進(jìn)一步宣傳校園文化和檔案文化，擴大學(xué)校的知名度，支撐學(xué)校雙一流建設(shè)。高校檔案是高校文化的重要組成部分，高校檔案事業(yè)的發(fā)展，不僅有利于了解高校的過去，也有利于指導(dǎo)高校建設(shè)的現(xiàn)實實踐，甚至引導(dǎo)高校的未來發(fā)展。挖掘館藏檔案優(yōu)勢，打造特色檔案文化要緊緊圍繞高等院校辦學(xué)理念和辦學(xué)指導(dǎo)思想，及時發(fā)布檔案工作動態(tài)，制作音視頻服務(wù)廣大師生，讓數(shù)據(jù)與文化深度融合。

3.理順檔案管理體制，做好頂層設(shè)計，為高校數(shù)據(jù)館員創(chuàng)造可行性空間。這就需要出臺相關(guān)配套制度，“遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，安全可控，充分利用的原則，明確責(zé)任主體，加強能力建設(shè)，促進(jìn)開放共享。”（國辦發(fā)[2018]17號，《關(guān)于印發(fā)科學(xué)數(shù)據(jù)管理辦法的通知》）。例如公開高校各立檔部門數(shù)據(jù)集的目錄，強制要求進(jìn)行數(shù)據(jù)公開和共享;設(shè)立獎懲考核制度;建立預(yù)算制度，從預(yù)算角度推動數(shù)據(jù)共享，打通“數(shù)據(jù)壁壘”，活化并輸出合規(guī)、有效的信息數(shù)據(jù)。實時加入高校整體信息化、智慧化校園規(guī)劃發(fā)展計劃，確保多平臺之間，尤其是高校辦公系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互通，業(yè)務(wù)互聯(lián)。加強高校檔案數(shù)據(jù)運行所需的軟硬件設(shè)施等條件的投入，確立歸檔電子檔案質(zhì)量控制體系。增強高校數(shù)據(jù)館員的職業(yè)認(rèn)同感，明確數(shù)據(jù)館員的角色定位，逐步構(gòu)建數(shù)據(jù)館員共有的態(tài)度、價值、知識、信念和技能，促進(jìn)數(shù)據(jù)館員職業(yè)的良性發(fā)展。

4.開展不同利益相關(guān)者機構(gòu)合作與交流，多途徑培訓(xùn)提升高校數(shù)據(jù)館員的職業(yè)技能。國務(wù)院《職業(yè)技能提升行動方案》（2019-2021年）“要促進(jìn)勞動者、培訓(xùn)主體、政府三方積極主動參與”，高校數(shù)據(jù)館員可積極主動參加高校開設(shè)的相關(guān)培訓(xùn)課程或者在線公開課程。其次，通過參加針對性強、實效性強、培訓(xùn)周期短、中高級提升精英培訓(xùn)等短期培訓(xùn)，謀求職業(yè)院校、企業(yè)、社會培訓(xùn)機構(gòu)開展技能培訓(xùn)，積極主動更新數(shù)據(jù)館員的知識機構(gòu)，改變高校數(shù)據(jù)館員邊緣化的頹勢。再次，可以選擇崗位輪換以及定期組織高校館際之間、部門之間、部門內(nèi)部業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)，促進(jìn)業(yè)務(wù)素質(zhì)提升和知識共享。最后，通過推行數(shù)據(jù)館員職業(yè)資格認(rèn)證制度和職業(yè)技能大賽，增強高校數(shù)據(jù)館員職業(yè)的整體適應(yīng)性。

5.高校數(shù)據(jù)館員選擇正確選擇培養(yǎng)路徑，確定科學(xué)的檔案知識模塊，重視數(shù)據(jù)館員檔案專業(yè)理論知識的培養(yǎng)，實踐性和創(chuàng)新性的培養(yǎng)。應(yīng)重點關(guān)注信息技術(shù)（計算機操作系統(tǒng)、程序語言設(shè)計、網(wǎng)站開發(fā)實例）、多媒體技術(shù)（攝影技術(shù)、PHOTOSHOP應(yīng)用、視頻編輯和合成）、經(jīng)濟法律管理（知識產(chǎn)權(quán)法、社會調(diào)查研究方法、應(yīng)用統(tǒng)計學(xué)、組織行為學(xué)）、檔案專業(yè)知識（檔案學(xué)概論、數(shù)字檔案館建設(shè)實例、信息檢索教程、科技檔案管理、檔案保護(hù)技術(shù)）、檔案法制、專業(yè)外語，能夠熟悉利用spss、stata、SAS等統(tǒng)計分析軟件，掌握數(shù)據(jù)可視化分析軟件，從而增加數(shù)據(jù)館員在感知技術(shù)、數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)搜索、數(shù)據(jù)挖掘與可視化等領(lǐng)域的知識積累。

6.高校數(shù)據(jù)館員職業(yè)技能提升最終目的和方向歸結(jié)為檔案信息個性化服務(wù)創(chuàng)新。以用戶檔案知識需求為導(dǎo)向、為用戶提供綜合集成的數(shù)字檔案資源并以解決用戶問題的集成服務(wù)?！堕L三角地區(qū)一體化發(fā)展三年行動計劃（2018-2020年）》“異地查檔，跨館出證”讓檔案查詢不再“跑斷腿”。高校數(shù)據(jù)館員可借鑒公共檔案館綜合服務(wù)的優(yōu)點，開展館際間合作，開發(fā)高校檔案綜合利用平臺，在高校檔案查詢利用率高的領(lǐng)域，如學(xué)籍檔案、招生錄簡表、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證等開展一站式服務(wù)。

四、總結(jié)與建議

大數(shù)據(jù)、人工智能時代，高校檔案數(shù)據(jù)館員對專業(yè)能努力、學(xué)科背景以及綜合素質(zhì)要求非常高，崗位職責(zé)貫穿整個數(shù)據(jù)生命周期。高校檔案數(shù)據(jù)館員應(yīng)順勢而為，迅速成長，積極拓展面向?qū)嵺`需求的多元化學(xué)習(xí)模式，開展不同利益相關(guān)者的機構(gòu)合作和交流，借助本?？蒲袡C構(gòu)與檔案館數(shù)字資源的優(yōu)勢，增強數(shù)據(jù)館員的自信心，以適應(yīng)人機協(xié)同、跨界融合、共創(chuàng)分享的智能時代，為高校領(lǐng)導(dǎo)和管理者提供前瞻性、精準(zhǔn)性的信息，發(fā)揮檔案更大的價值。

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（作者單位：濱州醫(yī)學(xué)院）