淺談電力工程項目檔案的如何收集

毛蕊

云南恒安電力工程有限公司

淺談電力工程項目檔案的如何收集

毛蕊

云南恒安電力工程有限公司

隨著“十二五”規(guī)劃綱要的要求，當前我國電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展能力還不強，綠色發(fā)電技術所占的比例與今后的發(fā)展目標仍然存在巨大的差距，檔案工作人員必須大膽創(chuàng)新，采取有效的方法來適應新時代的管理要求。

電力工程項目；檔案管理

電力建設工程具有資源豐富、先進技術密集的特點。檔案屬于整個建設工程當中最為直接的記錄，作為整個電力工程建設當中不可或缺的環(huán)節(jié)，其直接反映著整個工程的質量。鑒于此，筆者總結自身多年的經驗，針對電力建設工程當中的檔案管理工作進行了詳盡的探討，僅供參考與借鑒。

一、電力工程項目文件資料管理是工程項目信息管理系統(tǒng)的重要組成部分

在這所討論的工程項目文件資料管理，主要是指對建設項目實施過程中產生的和與項目實施相關聯(lián)的各種文件、資料，按照一定的原則進行整理、保存和管理。其主要目的是為了在項目實施能期提供方便的查閱條件，并為今后的檔案管理奠定基礎。與規(guī)范的檔案管理相比，項目實施期間的文件資料被查閱的頻度更高，因此，在確保文檔安全的前提下，文件資料管理要以方便實用為原則，有效地服務于項目的實施。

二、電力工程項目實施期間的文件資料很多，其來源及特點是甄別的依據

概而言之，任何與項目建設有關的，直接或間接的文件、資料，不管是什么形式、什么載體，都屬于工程項目文件資料管理范圍。按照文件資料的內容，大致可以分為以下幾種：

1.電力工程項目實施過程中直接形成的文件資料。如項目決策階段形成的文件資料，工程勘察設計文件，招標投標文件，各種合同文件（包括合同變更和補充文件），設備材料方面的文件，工程施工過程形成的文件、資料和現(xiàn)場記錄，資金來源和財務管理文件資料，工程竣工驗收文件，項目審計監(jiān)督文件，電力工程項目內部各單位之間各種形式來往文件，各種會議記錄、紀要，領導講話、專家咨詢意見等。

2.電力工程項目的實施有直接或間接影響的法律、法規(guī)，以及有關政策、政府有關部門和各級地方部門的有關規(guī)定或其他類似文件。

3.國內外和電力工程項目相關的各類經濟與社會資料。

4.各個媒介所發(fā)表的一些與工程相關的文章與評論。這一點往往容易被忽略，但有時能起到意想不到的作用。

通常，文件資料按內容性數據的性質分類，而具體的文件資料管理，如生成、編目、分解、存檔等以說明性數據為基礎。在項目過程中，文件資料面廣量大，形式豐富多彩。為了便于進行文件資料管理，首先得將它們分類。通常的分類角度和分類方法如下：

1.重要性：必須建立，值得建立，不必存檔。

2.資料的提供者：外部、內部。

3.登記責任：必須登記、存檔，不必登記。

4.特征：書信，報告，圖紙等。

5.生產方式：原件，拷貝。

6.內容范圍：資料，資料包（綜合性資料），如綜合索賠報告、招標文件等。

三、電力工程項目文件資料管理的任務和要求是管理信息系統(tǒng)有效率運行的前提條件

電力工程項目文件資料管理的任務就是建立項目的文件資料管理系統(tǒng)，并滿足如幾項條件。如，和工程息息相關的，必須要進入到信息系統(tǒng)中運行的全部資料，提前將各類資料進行羅列，并且要實施系統(tǒng)化；每一個信息資料都必須要建立單獨的標志，便于進行區(qū)別，一般都是利用編碼達成的；專門人員或部門負責資料工作；內容正確、實用，在文件處理過程中不失真。在項目建設初期，容易出現(xiàn)文件資料“私人占有”情況：一是個人或部門收到外單位發(fā)來的文件資料時，不按規(guī)定轉到文件資料管理部門登記處理，滯留在個人或部門手中；二是在文件資料處理流通周轉過程中，沒有及時轉給有關人員，事情處理完畢后，沒有及時退回文件管理部門。這樣容易造成因人事變動帶來的文件散失，不利于文件資料共享。為此，要及早制定完善的文件資料管理制度和處理流程，關鍵在“管理”，有了完善的制度并持之以恒地堅決執(zhí)行，就能實現(xiàn)良好的管理。

工程項目檔案主要所指的是在工程項目進行過程中所產生的具備儲藏歸檔價值的聲像、文字以及圖標等各類形式的記錄文件。凡是和工程施工相關的各種活動、本身具備保存價值的各類型載體、記錄工程施工情況與過程的，都必須要收集完成，通過整理后進行歸檔。而針對工程文件的詳細歸檔范疇應當遵循《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）當中的“建設工程文件歸檔范圍和保管期限表”。

針對工程項目檔案的組卷方法和編制要求，必須要嚴格遵循《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）中的相應標準，同時還應當嚴格遵循《城市建設檔案案卷質量規(guī)定》（建辦[1995] 697號）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）以及《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB10609.3-89）等相關文件規(guī)范。立卷工作必須要嚴格按照工程文件產生的自然規(guī)律來開展，并且要保證卷內文件之間的聯(lián)系，以便于整個檔案的利用與保管；工程項目是由若干個單位工程所共同組成的，相應的，工程文件也必須要按照單位工程來進行組卷。詳細措施如下：

1.根據工程程序，可以將工程文件分成工程準備時期的文件、施工文件、建立文件、竣工圖以及竣工驗收文件。

2.工程準備時期的文件根據專業(yè)、分部工程、單位工程以及形成單位等進行組卷。

3.建立文件根據分部工程、單位工程、專業(yè)、階段等進行組卷。

4.施工文件根據單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等進行組卷。

5.竣工圖根據單位工程、專業(yè)等進行組卷。

6.竣工驗收文件根據單位工程、專業(yè)等進行組卷。

[1]成虎.工程項目管理[M].第2版.北京：中國建筑工業(yè)出版社，2001.

[2]全國檔案工作標準化技術委員會編.檔案工作標準匯編.北京：中國檔案出版社，2010

[3]王顯靜.水電建設工程項目檔案使用手冊.北京：中國電力出版社，2011.

[4]云南省檔案局編.檔案工作崗位培訓教程.昆明：云南民族出版社，2008.