檔案管理原理在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中應(yīng)用的思考

宋晗

摘 要：? 現(xiàn)階段我國(guó)的檔案信息化的進(jìn)程在逐步的完成，檔案信息化的建設(shè)已經(jīng)成為了檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容和主要的工作方式。傳統(tǒng)的檔案信息管理方式采用的是手寫(xiě)、文件的形式，對(duì)于一些重要文件的存儲(chǔ)方面，并不安全，很容易出現(xiàn)文件丟失和商業(yè)機(jī)密被盜的現(xiàn)象。文檔的存儲(chǔ)也存在著很大的隱患，文件字跡的模糊，文件的損壞，都會(huì)導(dǎo)致文檔的管理工作無(wú)法實(shí)施。在有關(guān)文件的查找方面也很繁瑣，大企業(yè)的文件數(shù)據(jù)較多，從中找出自己需要的文件無(wú)疑是大海撈針，不僅浪費(fèi)時(shí)間也浪費(fèi)人力，阻礙企業(yè)的發(fā)展?，F(xiàn)在檔案信息化的建設(shè)在不斷地進(jìn)步中，企業(yè)對(duì)于檔案信息的安全性的重視程度越來(lái)越高。本文對(duì)于檔案管理原理在現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理中應(yīng)用進(jìn)行思考，通過(guò)本文的思考，希望能夠促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：? 檔案管理原理;現(xiàn)代;企業(yè)檔案管理;應(yīng)用;思考

【中圖分類(lèi)號(hào)】G642.3? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A? ? ?【文章編號(hào)】1674-3733（2020）06-0298-01

現(xiàn)階段的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，企業(yè)的檔案管理需要實(shí)施信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理的方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足企業(yè)的發(fā)展需要，企業(yè)需要重視檔案管理原理在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用，提高企業(yè)對(duì)于檔案管理的研究，促進(jìn)企業(yè)檔案管理能力的提升，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

1 檔案管理原理

檔案管理原理是企業(yè)為了能夠保留企業(yè)從開(kāi)始發(fā)展到今天記錄的各種形式的歷史記錄實(shí)施統(tǒng)一的管理方式[1]。檔案管理原理的內(nèi)容大致可以分為三種：第一種是系統(tǒng)管理原理，系統(tǒng)管理原理是檔案管理原理中最基礎(chǔ)的管理理論，是在企業(yè)實(shí)施檔案管理的過(guò)程中，站在整體的角度上審視整個(gè)檔案管理的工作，使用科學(xué)、現(xiàn)代化的管理手段對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)劃，對(duì)檔案管理實(shí)施精細(xì)化的劃分方式，減少檔案管理中重復(fù)的工作或者不必要的內(nèi)容，發(fā)揮出檔案管理最大的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的目的。

第二種是整合分原理，整合分原理是現(xiàn)代企業(yè)的管理工作為了能夠提高檔案管理的工作效率，需要對(duì)檔案整體進(jìn)行整合，整合分原理是在系統(tǒng)管理原理的基礎(chǔ)上形成的理論，一方面需要將企業(yè)全部的檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行合理的細(xì)化，另一方面還需要檔案管理人員對(duì)管理工作進(jìn)行合理分工，能夠?qū)崿F(xiàn)每個(gè)員工負(fù)責(zé)不同的部分，保證檔案管理人阿玉你能夠在自己負(fù)責(zé)管理的檔案范圍內(nèi)享有一定的管理權(quán)力，通過(guò)指派不同的任務(wù)，將任務(wù)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，最終實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理的總目標(biāo)[2]。

第三種是反饋原理，任何一種工作的評(píng)價(jià)方式都是以其工作能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)造的價(jià)值為基礎(chǔ)，為了能夠明確這種價(jià)值的大小，就需要進(jìn)行反饋。在檔案管理的工作中，需要對(duì)企業(yè)的檔案管理傳達(dá)出的各種效益實(shí)施全方面的反饋，才能夠體現(xiàn)檔案管理的重要性，企業(yè)通過(guò)反饋的信息來(lái)找出檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生的遺漏問(wèn)題，然后對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善[3]。反饋原理是在企業(yè)各部門(mén)的檔案管理過(guò)程中作出的反饋信息，通過(guò)反饋信息來(lái)促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步的完善。

2 檔案管理原理在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

2.1 動(dòng)力管理原理的應(yīng)用。

檔案管理原理的動(dòng)力管理原理是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理的過(guò)程中為檔案管理的從事人員提供科學(xué)的管理方式的動(dòng)力，提高檔案管理從事者的工作積極性，充分的調(diào)動(dòng)工作人員的主觀能動(dòng)性，促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理原理促進(jìn)工作人員產(chǎn)生動(dòng)力的原因可以總結(jié)為兩種，一種是精神動(dòng)力，另一種是物質(zhì)動(dòng)力。舉個(gè)例子：企業(yè)可以采取相關(guān)的政策，促進(jìn)檔案管理人員主動(dòng)的學(xué)習(xí)檔案管理原理的相關(guān)知識(shí)，給予管理人員精神上的動(dòng)力。

2.2 反饋管理原理的應(yīng)用。

企業(yè)檔案管理原理的反饋管理原理是在企業(yè)檔案管理的工作人員在檔案管理的過(guò)程中對(duì)管理信息進(jìn)行反饋。這一檔案管理原理的實(shí)施需要企業(yè)上下級(jí)人員的配合，在實(shí)施檔案管理反饋的原理過(guò)程中對(duì)于員工的檔案管理方式進(jìn)行分析，找出有價(jià)值的檔案管理的內(nèi)容，對(duì)員工的管理方式實(shí)施優(yōu)化，保障反饋的信息具有價(jià)值，反饋管理原理是能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要理念。

2.3 整合分原理的應(yīng)用。

檔案管理原理的整合分原理的落實(shí)能夠最大程度上提高檔案管理的效率，能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行合理、科學(xué)的細(xì)化和劃分，幫助企業(yè)的檔案管理建立階段性的工作目標(biāo)，在每一個(gè)工作目標(biāo)完成的情況下，提高企業(yè)檔案管理的能力，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.4 系統(tǒng)管理原理的應(yīng)用。

企業(yè)檔案管理的系統(tǒng)管理原理的應(yīng)用是將企業(yè)的各個(gè)部門(mén)的檔案管理工作作為一個(gè)整體，檔案管理的過(guò)程中需要得到各個(gè)部門(mén)的配合，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)管理，才能夠保證在工作中，檔案管理人員的責(zé)任心，不斷地提高自身的工作能力。

3 檔案管理原理在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中應(yīng)用需要具備的因素

3.1 提高企業(yè)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和思想意識(shí)。

現(xiàn)階段的檔案管理原理是一種新興的理論知識(shí)，企業(yè)需要提高檔案管理人員的對(duì)于檔案管理原理的認(rèn)識(shí)，才能夠保障檔案管理原理落時(shí)代企業(yè)的檔案管理之中?，F(xiàn)階段檔案管理向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，管理過(guò)程中需要誰(shuí)用信息技術(shù)進(jìn)行管理，這就為檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員需要具備基本的計(jì)算機(jī)控制的能力，需要管理人員不斷地提高自身的主觀能動(dòng)性，不斷的學(xué)習(xí)，掌握新的檔案管理的知識(shí)，提高自身對(duì)于檔案管理工作的操控能力。

3.2 加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的紙質(zhì)文件的管理。

現(xiàn)階段的檔案管理一般是分為兩個(gè)部分，一個(gè)是紙質(zhì)的檔案管理，一個(gè)是電子的檔案管理，檔案管理的兩種保護(hù)對(duì)象的管理方式在下文進(jìn)行闡述。

3.3 加強(qiáng)對(duì)于電子檔案管理的安全。

檔案信息安全保護(hù)的工作是企業(yè)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，就需要企業(yè)的職能部門(mén)對(duì)這些信息進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展需要提供支撐。隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案信息越來(lái)越多，整理越來(lái)越復(fù)雜，需要使用信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理。實(shí)施信息化的檔案信息管理方式為檔案管理的工作帶來(lái)了便捷，隨著而來(lái)的就是檔案信息安全的建設(shè)，只有合理的對(duì)檔案信息進(jìn)行保護(hù)，避免檔案信息受到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或者行業(yè)間諜的盜取。

結(jié)束語(yǔ)：現(xiàn)階段的檔案管理原理應(yīng)用到檔案管理中，已經(jīng)能夠廣泛的實(shí)施下去，取代了傳統(tǒng)的文件檔案管理的形式，在實(shí)際的檔案管理的實(shí)施過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)各種阻礙檔案管理發(fā)展的因素，需要我們解決，這就需要工作人員不斷的學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，一步步地完善企業(yè)檔案管理的體系，促進(jìn)檔案管理不斷的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 王巍.關(guān)于檔案管理原理在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中應(yīng)用的思考[J].辦公自動(dòng)化（辦公設(shè)備與耗材），2017，022（018）：54-59.

[2] 呂文杰.檔案管理原理在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].城建檔案，2018， 000（004）：66-67.

[3] 許惠瑋.基于檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江檔案，2014，000（004）：149.