二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用分析

王志祥

隨著時代的發(fā)展，各類信息呈現(xiàn)爆炸式增長。對于檔案管理工作而言，所需管理的檔案數(shù)量也與日俱增，相關(guān)工作人員出現(xiàn)錯誤的幾率也大大增加，導(dǎo)致檔案管理工作者工作效率和工作質(zhì)量都每況愈下。采用二維條碼技術(shù)，解決了人工檔案管理過程中差錯率較高的問題，也提高了檔案管理的工作效率。因此，研究分析二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用具有重要的現(xiàn)實意義。

一、二維條碼技術(shù)的概述

在進(jìn)行二維條碼設(shè)計時，其結(jié)構(gòu)可以從橫向和縱向兩個方向來實現(xiàn)目標(biāo)數(shù)據(jù)信息的表達(dá)。相比較一維條碼，二維條碼實現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的進(jìn)一步優(yōu)化，實現(xiàn)了以信息符合為信息存儲的載體，大大提高了信息的儲存量、準(zhǔn)確度和精準(zhǔn)度。在檔案管理過程中，引入二維條碼技術(shù)，只需要將和檔案本身相關(guān)的信息堆積在一個面積較小的方框內(nèi)，一方面降低了檔案信息化管理的成本，也提高了檔案管理的效率，備受檔案管理人員的歡迎。此外，由于二維條碼本身的存儲空間相對一維條碼較大，所存儲的信息也較多，在采用識讀器進(jìn)行讀取時，可能存在一定的不變。因此，二維條碼大多應(yīng)用于以件為單位的文檔。

二、檔案管理中二維碼技術(shù)的實現(xiàn)模型

在檔案管理中，首先將檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)、紙張以及電子文件等內(nèi)容進(jìn)行封裝，然后采用現(xiàn)代化的處理手段，對其進(jìn)行檢測、分析，最后利用掃描儀將其設(shè)計成二維條碼結(jié)構(gòu)。二維碼的信息在生成之后，無法進(jìn)行更改，而元數(shù)據(jù)的內(nèi)容在不斷的傳遞、應(yīng)用過程中，也可能會出現(xiàn)比較嚴(yán)重的增加或者變更現(xiàn)象。如果檔案中的紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)到新部門時，新部門可以結(jié)合元數(shù)據(jù)的實際情況，對新增或者變更的信息再次轉(zhuǎn)換成二維條碼，并張貼在紙質(zhì)文件上，實現(xiàn)信息的更新。

三、二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

（1）存儲格式。檔案管理過程中，在進(jìn)行信息存儲過程中，具有多樣性的特點，這種特性導(dǎo)致信息存在較大的丟失風(fēng)險。例如：檔案管理人員在進(jìn)行檔案信息存儲時，本身的工作責(zé)任心較低，如果不能嚴(yán)格按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求和流程操作，導(dǎo)致部分檔案信息出現(xiàn)丟失，而這些內(nèi)容又無法進(jìn)行更改，會給企業(yè)帶來不可挽回的重大損失。因此，相關(guān)工作者在進(jìn)行檔案存儲過程中，無論選擇哪種檔案形式，都應(yīng)當(dāng)確保存儲格式的長期性。

（2）規(guī)范操作標(biāo)準(zhǔn)。與傳統(tǒng)的檔案管理不溝通，二維條碼技術(shù)對檔案管理人員的現(xiàn)代化技能要求較高，且在進(jìn)行信息存儲時，需要結(jié)合檔案信息的具體情況，選擇相對應(yīng)的存儲格式。因此，必須制定行之有效的檔案管理制度，如《檔案工作人員操作規(guī)范手冊》、《檔案工作管理制度》等，利用制度來約束檔案管理人員行為，督促其做好本職工作，靈活的運用二維條碼技術(shù)。此外，在應(yīng)用二維條碼技術(shù)過程中，除了遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之外，還應(yīng)注意以下兩個原則：①通用性原則：利用二維條碼技術(shù)本身的優(yōu)勢，在檔案整理過程中，實現(xiàn)對大量信息資料的整合。②使用原則：任何技術(shù)在應(yīng)用過程中，都具有兩面性。二維條碼技術(shù)也不例外，在實際應(yīng)用階段，相關(guān)工作者應(yīng)充分了解該技術(shù)的優(yōu)勢和缺點，合理的應(yīng)用該項技術(shù)，以提高檔案管理的效率和便利性。

（3）對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。在檔案管理過程中，二維條碼在應(yīng)用時，必須對現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，實現(xiàn)兩者的有效融合。尤其是識讀技術(shù)的完善，應(yīng)著重注意以下幾個方面的內(nèi)容：①測試平臺建立：檔案管理部門所管理的各種文件數(shù)據(jù)，都對企業(yè)而言屬于非常重要的信息，如果這些信息存儲的軟件和硬件出現(xiàn)問題，后果將不堪設(shè)想。因此，必須通過測試平臺，對檔案管理過程中所有使用的軟件、硬件進(jìn)行測試，只有通過測試平臺的測試，確保其符合二維條碼的應(yīng)用，才能進(jìn)入市場投入使用。②文檔一體化系統(tǒng)的設(shè)計工作：為了充分發(fā)揮二維條碼技術(shù)的作用，必須對文檔一體化系統(tǒng)進(jìn)行不斷的完善，一方面利用二維條碼的生成技術(shù)，將所有的電子文檔轉(zhuǎn)換成PDF格式，并與相關(guān)的著錄信息轉(zhuǎn)換成二維條碼，從而生成帶有二維條碼的正式紙質(zhì)文件。另外一方面利用二維條碼的識讀技術(shù)，對電子文件及相關(guān)的著錄信息進(jìn)行自動采集，降低相關(guān)工作者的工作量，提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。實現(xiàn)對原文件信息的“改良”。

綜上所述，近年來，在檔案管理過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量和效率，限制了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。二維條碼技術(shù)的應(yīng)用，大大提高了檔案管理的效率，提高了檔案管理的質(zhì)量。因此，相關(guān)工作者應(yīng)靈活的運用該項技術(shù)，不斷提高自身的專業(yè)水平，推動我國檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。