淺析事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理對(duì)策

于永勝

【摘要】在事業(yè)單位中，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作。但是就其發(fā)展的工作現(xiàn)狀來看，檔案管理呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，并在工作中也存在著一定的不足，為了解決這些問題，事業(yè)單位要著眼于問題的本身，采取有效的工作措施進(jìn)行管理。本文就事業(yè)單位如何加強(qiáng)并強(qiáng)化檔案管理，尤其是如何加強(qiáng)數(shù)字化的檔案管理進(jìn)行了分析和論述。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;數(shù)字化;檔案管理

一、事業(yè)單位在開展數(shù)字化檔案管理中所面臨的工作現(xiàn)狀

一是沒有專門的管理人才作為工作的保障。數(shù)字化的檔案管理，對(duì)管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要懂管理業(yè)務(wù)，又要將其與數(shù)字化的技術(shù)結(jié)合起來，共同作用于檔案管理中，但是就事業(yè)單位的情況來看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現(xiàn)在很多工作人員沒有將兩者兼顧起來，有的工作人員除了管理檔案之外，還要負(fù)責(zé)其他的工作業(yè)務(wù)，沒有對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行研究和仔細(xì)謀劃。加之現(xiàn)在有的單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，主要還是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理的方式，工作人員對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理比較了解，但是由于對(duì)數(shù)字化技術(shù)了解地不夠深入，以至于在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理還顯得不夠到位。二是檔案管理的技術(shù)相對(duì)落后。在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用是非常關(guān)鍵的。但是就工作開展的情況來看，數(shù)字化應(yīng)用還存在不夠理想的狀態(tài)。這主要表現(xiàn)在有的單位在應(yīng)用技術(shù)時(shí)，沒有與時(shí)俱進(jìn)地運(yùn)用最新的技術(shù)，使得技術(shù)和檔案管理之間存在著不匹配的現(xiàn)象，所應(yīng)用的技術(shù)相對(duì)落后。再加上由于投入有限，一些管理上所用到的各種硬件設(shè)施也存在老化的現(xiàn)象，不能夠進(jìn)行有效地利用，這些老化的設(shè)備給檔案管理人員在工作中帶來了很多的不便。三是缺乏科學(xué)有效的工作標(biāo)準(zhǔn)。盡管目前事業(yè)單位對(duì)檔案管理的數(shù)字化都比較重視，但是就將這種數(shù)字化的技術(shù)應(yīng)用到什么程度、如何將兩者有效結(jié)合起來、數(shù)字化檔案管理所要達(dá)到效果的具體體現(xiàn)等問題都沒有進(jìn)行仔細(xì)的探討，在所制定的工作制度中，也缺少就這些內(nèi)容環(huán)節(jié)進(jìn)行具體量化，沒有進(jìn)行明確的要求和規(guī)范，這使得工作人員在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)到檔案管理中陷入到了一定的被動(dòng)局面，由于不了解工作標(biāo)準(zhǔn)具體如何，導(dǎo)致了管理的不同效果的表現(xiàn)形式的出現(xiàn)。另外，由于缺少具體的工作標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理的安全性能不能得到有效的體現(xiàn)，在某種程度是具有一定的安全隱患的，亟待需要加強(qiáng)管理。

二、新形勢(shì)下強(qiáng)化事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)應(yīng)采取的有效對(duì)策

一是將管理中涉及到的預(yù)算進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑黾?。?shù)字化檔案管理是需要一定的投入特別是資金的投入來作為工作的基礎(chǔ)，所以事業(yè)單位在編制工作預(yù)算時(shí)，要按照工作以及有關(guān)規(guī)定的要求，對(duì)單位的檔案管理方面進(jìn)行必要的資金投入，其主要著眼點(diǎn)聚焦于數(shù)字化技術(shù)的開發(fā)以及應(yīng)用，給檔案管理提供科學(xué)的工作設(shè)備。在預(yù)算上，事業(yè)單位也要認(rèn)真聽取財(cái)務(wù)人員特別是上級(jí)財(cái)務(wù)部門的意見和建議，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和投入，確保在增加預(yù)算方面做到依法依規(guī)。二是建立并完善科學(xué)的管理體系。在事業(yè)單位未來的檔案管理中，數(shù)字化的應(yīng)用以及與紙質(zhì)、電子等各種形態(tài)檔案的有機(jī)融合是主要的發(fā)展方向。鑒于此，為了更好地運(yùn)用信息技術(shù)，并收到數(shù)字化的效能，事業(yè)單位要致力于打造并完善科學(xué)的檔案管理工作體系，在工作體系中，將數(shù)字化作為其中的靈魂和工作的動(dòng)力，不斷提高管理的科學(xué)技術(shù)含量。為了能夠達(dá)到這樣的工作效果，事業(yè)單位要采取一些必要的措施和管理策略，例如要對(duì)不同性質(zhì)、不同類別的檔案資料采取不同的管理方式;設(shè)置具體的檔案管理的科學(xué)權(quán)限，要明確并細(xì)化具體的工作負(fù)責(zé)人和工作職能，將管理的責(zé)任落實(shí)到實(shí)處;采用最新的、正版的檔案管理工作軟件，并正確地使用管理軟件，對(duì)工作系統(tǒng)進(jìn)行有效地維護(hù)，一旦出現(xiàn)問題的苗頭，就要立刻采取采取科學(xué)的辦法來解決相應(yīng)的問題。三是要進(jìn)一步增強(qiáng)管理人員的素質(zhì)和水平。在數(shù)字化技術(shù)的引導(dǎo)下，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)特別是應(yīng)用數(shù)字化的能力非常重要。所以事業(yè)單位要認(rèn)真培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，并不斷提升管理人員的素質(zhì)。具體表現(xiàn)在以下方面，首先，要給管理人員進(jìn)行科學(xué)的培訓(xùn)。通過不同的培訓(xùn)形式，讓管理人員學(xué)習(xí)最新的檔案管理業(yè)務(wù)以及信息技術(shù)，并對(duì)管理人員掌握技能的情況開展科學(xué)、全面地考核，使得管理人員能夠?qū)⑴嘤?xùn)收獲的知識(shí)有效應(yīng)用到管理中。四是進(jìn)一步完善檔案管理安全保密制度。在檔案管理中，無論是個(gè)人信息和組織文件，都有一定的保密要求，如果信息泄露，可能會(huì)被不法分子利用，從而給檔案所有者帶來一定的危害，因此檔案管理中必須建立安全保密制度。首先，針對(duì)不同的檔案，設(shè)立不同級(jí)別的保密制度，并且建立相應(yīng)的使用與管理權(quán)限進(jìn)行配套，多方面確保信息的安全性。其次，工作人員應(yīng)具備檔案保密意識(shí)和安全意識(shí)，只有在切實(shí)需要時(shí)才能夠打開所需要的信息。最后，對(duì)檔案、系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，并定期維護(hù)和檢查辦公設(shè)施，及時(shí)排除安全隱患，確保檔案信息安全。

三、結(jié)語

在事業(yè)單位中，要對(duì)檔案管理的新特點(diǎn)進(jìn)行有效地研判，并對(duì)檔案管理中呈現(xiàn)出的新的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行認(rèn)真研究部署。隨著檔案管理數(shù)字化的加劇，要進(jìn)一步強(qiáng)化創(chuàng)新的工作理念，認(rèn)真研究并部署檔案管理的有效對(duì)策，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展方向。

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