淺析零基預(yù)算法的應(yīng)用現(xiàn)狀與改進(jìn)對(duì)策

陳海秋

摘 要 單位要想有效控制費(fèi)用支出、提高內(nèi)部管理水平、提高外部競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，必須勇于嘗試更科學(xué)先進(jìn)的預(yù)算編制方法。零基預(yù)算法被視為當(dāng)代最科學(xué)有效的預(yù)算編制方法，曾經(jīng)由于需要處理的數(shù)據(jù)過多成為單位和政府的負(fù)擔(dān)，但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫的使用越來越方便，零基預(yù)算的成功案例不斷涌現(xiàn)，目前零基預(yù)算法已經(jīng)被越來越多的行政事業(yè)單位和企業(yè)所接受和運(yùn)用。本文通過對(duì)零基預(yù)算法實(shí)際應(yīng)用情況進(jìn)行分析，并提出完善對(duì)策，從而為單位管理提供科學(xué)有效的管理手段。

關(guān)鍵詞 零基預(yù)算 應(yīng)用 對(duì)策

一、引言

預(yù)算管理工作在單位管理體系中占據(jù)了越來越重要的位置，已成為單位財(cái)務(wù)管理的重要組成部分。選擇先進(jìn)、科學(xué)的預(yù)算管理方法，對(duì)于單位提升預(yù)測(cè)準(zhǔn)確度，加強(qiáng)成本費(fèi)用控制都具有非常重要的意義。雖然零基預(yù)算法在歷史上的應(yīng)用有輝煌也有挫折，對(duì)它的評(píng)價(jià)也是褒貶不一，但是，零基預(yù)算在經(jīng)歷了一系列的改善和發(fā)展過后，在當(dāng)前的環(huán)境下，與現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理與辦公手段相結(jié)合，更具有其研究意義和應(yīng)用價(jià)值。

二、零基預(yù)算法的主要特點(diǎn)

（一）零基預(yù)算法的特點(diǎn)

零基預(yù)算的主要特點(diǎn)是從零開始進(jìn)行預(yù)算編制。具體而言是指在進(jìn)行預(yù)算編制的時(shí)候，不將以往預(yù)算期內(nèi)的預(yù)算水平和執(zhí)行情況作為基礎(chǔ)，而是根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際需要來重新確定預(yù)算指標(biāo)。首先對(duì)預(yù)算的期間內(nèi)所包含的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要性和必備性進(jìn)行排序，再根據(jù)成本與效益的分析將可供發(fā)放的資金數(shù)量進(jìn)行分配。零基預(yù)算的特點(diǎn)決定了其適用的預(yù)算編制項(xiàng)目類型，如單位偶爾發(fā)生的活動(dòng)，或經(jīng)常變動(dòng)的活動(dòng)。這種預(yù)算編制方法從根本上重新研究和分析各項(xiàng)目的收支情況在未來一段期間內(nèi)的合理情形，并根據(jù)重新分析的結(jié)果對(duì)各項(xiàng)資金的使用活動(dòng)來排除優(yōu)先次序，重新構(gòu)造出一個(gè)完整的預(yù)算方案，并據(jù)此來重新配置資源。可見，這種方法并不是對(duì)歷史的修正，而是依據(jù)對(duì)未來的預(yù)期，真正符合了“預(yù)算”這一概念的定義。

（二）零基預(yù)算法的優(yōu)缺點(diǎn)分析

1.零基預(yù)算法的主要優(yōu)點(diǎn)。零基預(yù)算法的優(yōu)點(diǎn)之一是不受歷史期存在的不合理因素影響，面對(duì)內(nèi)外環(huán)境的變化能迅速做出反應(yīng)，更貼近單位預(yù)算期間的真正需求;二是不放過任何方面，對(duì)所有的職能需求進(jìn)行分析，增加了預(yù)算編制透明度，增強(qiáng)了單位的管理力度。

2.零基預(yù)算法的主要缺點(diǎn)。首先，工作量較大、成本較高。零基預(yù)算的全面性特征導(dǎo)致預(yù)算工作需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備。由于數(shù)據(jù)處理的規(guī)模飆升，費(fèi)用也相對(duì)較高。在第一年應(yīng)用零基預(yù)算法編制年度預(yù)算時(shí)，由于缺乏實(shí)際應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)施過程中對(duì)于紛繁復(fù)雜的文書和資料感到無法適應(yīng)，各個(gè)業(yè)務(wù)部門也對(duì)新的零基預(yù)算法沒有認(rèn)識(shí)并且對(duì)于諸多的準(zhǔn)備工作和不同的資金分配方法都無法得到充分的理解。其次，存在主觀偏向的影響。在進(jìn)行資金分配時(shí)，重要性判斷容易受主觀感受的影響，進(jìn)而引起各職能部門的矛盾和不滿。這不利于單位內(nèi)部各方合力共同完成目標(biāo)任務(wù)。比如，一些職能部門過分夸大其將要實(shí)施項(xiàng)目的收益，擠占其他職能部門的預(yù)算指標(biāo)，從而引起了部門之間的矛盾。在運(yùn)用零基預(yù)算時(shí)，由于員工的立場(chǎng)，有時(shí)也會(huì)過分強(qiáng)調(diào)短期利益，導(dǎo)致單位長遠(yuǎn)利益受損。

三、應(yīng)用零基預(yù)算法的現(xiàn)實(shí)意義

（一）有利于合理分配預(yù)算資金

傳統(tǒng)的預(yù)算編制方法，基本上只是由專業(yè)人員完成的，對(duì)單位中其他人員的影響并不大，所以人們對(duì)預(yù)算工作的理解也是非常膚淺的。而零基預(yù)算需要識(shí)別和分析所有業(yè)務(wù)活動(dòng)，每項(xiàng)活動(dòng)經(jīng)過目標(biāo)陳述、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的工作計(jì)劃描述、活動(dòng)或服務(wù)相對(duì)于成本的預(yù)期收益陳述，對(duì)每項(xiàng)活動(dòng)或計(jì)劃制定不同的資金和服務(wù)水平的預(yù)算請(qǐng)求。因此，它需要?jiǎng)訂T單位的各方面的人員投入到預(yù)算編制，這種地毯式分析使得從前存在的不合理活動(dòng)難以繼續(xù)在單位實(shí)行，顯著減少了浪費(fèi)，并通過對(duì)成本效益的分析，進(jìn)一步壓縮成本，減少重復(fù)和不必要的開支，合理分配預(yù)算資金，提高產(chǎn)出水平，保證預(yù)算管理目標(biāo)的最終達(dá)成。

（二）有助于推動(dòng)預(yù)算編制與執(zhí)行規(guī)范

對(duì)于單位內(nèi)的每一項(xiàng)單獨(dú)活動(dòng)，必須提供活動(dòng)描述和理由、目標(biāo)和目的以及績效衡量標(biāo)準(zhǔn)。然后，必須評(píng)估替代行動(dòng)方案的效果，分析不同支出水平對(duì)該活動(dòng)的影響。零基預(yù)算的編制過程，調(diào)動(dòng)了所有職能部門和一線員工的積極性，由于事無巨細(xì)的分析和單位整體目標(biāo)的下達(dá)，單位內(nèi)部情況易于溝通和協(xié)調(diào)，多業(yè)務(wù)項(xiàng)目的輕重緩急容易得到共識(shí)。零基預(yù)算提升了單位預(yù)算編制的透明度，提高了預(yù)算管理水平，預(yù)算支出中的基礎(chǔ)成本和項(xiàng)目成本清晰明了，各職能部門之間爭(zhēng)奪的現(xiàn)象可能會(huì)因此緩解，預(yù)算管理會(huì)更好地起到控制作用，預(yù)算的編制與執(zhí)行會(huì)走向規(guī)范。

四、零基預(yù)算法的應(yīng)用現(xiàn)狀

當(dāng)前，人們已經(jīng)更加重視零基預(yù)算的優(yōu)勢(shì)和重要性。然而，并不是每個(gè)單位都能正確使用預(yù)算這個(gè)預(yù)測(cè)單位經(jīng)營情況和控制成本費(fèi)用的工具和系統(tǒng)方法來達(dá)到合理預(yù)測(cè)未來經(jīng)濟(jì)狀況、設(shè)立未來一段時(shí)期的發(fā)展目標(biāo)、合理預(yù)期各項(xiàng)費(fèi)用支出水平的目的。正如我們?cè)诂F(xiàn)實(shí)情況中所看到的，有些單位的預(yù)算制定工作十分不嚴(yán)謹(jǐn)，只是簡(jiǎn)單的由決策層下達(dá)目標(biāo)和指令，再進(jìn)行各方平衡得到最終數(shù)據(jù)。這種預(yù)算制定流程并沒有先對(duì)未來經(jīng)濟(jì)狀況進(jìn)行合理預(yù)測(cè)，所以并不能保證預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確度。采用這種方法所做的預(yù)算，將會(huì)使既定目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也使各項(xiàng)成本費(fèi)用指標(biāo)因?yàn)椴⑽磸膶?shí)際情況出發(fā)來制定預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)而不具備現(xiàn)實(shí)可比性。這樣的情況下，在真正實(shí)施預(yù)算管理時(shí)，往往預(yù)算只是作為一個(gè)與實(shí)際經(jīng)營狀況相關(guān)度不是很大的數(shù)字而存在，無法成?為一種對(duì)決策、管理有所裨益的工具。

五、提升零基預(yù)算法應(yīng)用成效的對(duì)策建議

（一）明確零基預(yù)算法的實(shí)施步驟

首先，明確預(yù)算編制標(biāo)準(zhǔn)。單位根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)和單位目標(biāo)設(shè)計(jì)便于管理的單位組織形式，根據(jù)內(nèi)部組織情況制定預(yù)算編制標(biāo)準(zhǔn)，在單位調(diào)整組織形式時(shí)及時(shí)修訂預(yù)算編制標(biāo)準(zhǔn)以適應(yīng)新的單位架構(gòu)和規(guī)模。其次，制定業(yè)務(wù)計(jì)劃。詳細(xì)分析單位所處的商業(yè)環(huán)境，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手策略，供應(yīng)鏈談判能力和市場(chǎng)地位等外部信息，確定單位的戰(zhàn)略目標(biāo)，分解目標(biāo)到各個(gè)職能部門，制定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的具體業(yè)務(wù)計(jì)劃。再次，編制預(yù)算草案。根據(jù)預(yù)算編制標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)預(yù)算填寫模板，根據(jù)制定好的業(yè)務(wù)計(jì)劃編制相關(guān)預(yù)算項(xiàng)目的具體內(nèi)容，匯總形成單位預(yù)算草案，預(yù)算草案編制好后報(bào)預(yù)算管理責(zé)任部門審核。最后，審定預(yù)算方案。收到預(yù)算草案后，預(yù)算管理責(zé)任?部門需要審核預(yù)算草案的合理性?，逐項(xiàng)檢查和評(píng)價(jià)各預(yù)算項(xiàng)目的效果和成本，按戰(zhàn)略相關(guān)性、成本效益性等進(jìn)行綜合分析和排序，上報(bào)單位預(yù)算管理委?員會(huì)，待單位專門機(jī)構(gòu)審議后報(bào)董事?會(huì)等決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行最終審批。

（二）提高信息處理技術(shù)水平

零基預(yù)算法在機(jī)構(gòu)復(fù)雜的單位應(yīng)用中需要實(shí)際工作大量的基礎(chǔ)資料。所以常常導(dǎo)致大量深入細(xì)致的數(shù)據(jù)收集和處理工作需要完成，提高工作的效率顯得尤為重要。如果沒有現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，不憑借先進(jìn)的計(jì)算機(jī)處理模式，要想做好這項(xiàng)工作提供幾乎是不可能的。提高預(yù)算資金信息處理技術(shù)水平，特別是要做到數(shù)據(jù)獲取的便捷性，充分利用計(jì)算機(jī)，設(shè)計(jì)與預(yù)算相關(guān)聯(lián)的ERP系統(tǒng)，減少重復(fù)工作，避免人力、物力的浪費(fèi)。

（三）零基預(yù)算導(dǎo)入績效目標(biāo)

以績效為導(dǎo)向的零基預(yù)算有了評(píng)議與監(jiān)督功能，給業(yè)績較差的部門一定的壓力和動(dòng)力，給業(yè)績完成質(zhì)量高的部門一定的獎(jiǎng)勵(lì)和推動(dòng)，激勵(lì)了組織各部門員工的預(yù)算積極性，促成組織利益與員工利益的捆綁，使預(yù)算目標(biāo)更接近于單位利潤最大化?？冃е笜?biāo)的設(shè)計(jì)理清了整個(gè)組織內(nèi)部的相互關(guān)系，明確了各部門的責(zé)任，倡導(dǎo)了部門間的合作與交流，可避免部門之間苦樂不均的現(xiàn)象，從而避免盲目確定項(xiàng)目的優(yōu)先次序。由于第三方對(duì)預(yù)算的評(píng)議與監(jiān)督，使預(yù)算資金的安排公平、公正的原則，避免了不必要的浪費(fèi)與損失。

（四）實(shí)施“決策包”管理

決策包是決策單位進(jìn)行零基預(yù)算時(shí)，用來描述某項(xiàng)具體職能或業(yè)務(wù)的一種文件，管理者可以根據(jù)此文件評(píng)估該項(xiàng)業(yè)務(wù)，并同其他職能做比較，以做出采用哪項(xiàng)業(yè)務(wù)的決策制定。因此，每個(gè)“決策包”必須包含不履行該項(xiàng)職能的后果、其他可選擇行動(dòng)路徑，以及成本效益率等必要信息。具體管理方式如下：

1.確定決策單位。決策單位可以是職能部門?（研發(fā)、人力、IT）、支出對(duì)象（營銷費(fèi)用及招待費(fèi)用、公關(guān)或廣告費(fèi)）或資本?項(xiàng)目。對(duì)擁有復(fù)雜內(nèi)部結(jié)構(gòu)的單位來說，決策單位可能就是各個(gè)成本中心。在成本中心的職能很多的情況下，可以在中心內(nèi)部對(duì)這些職能或項(xiàng)目進(jìn)行單獨(dú)確認(rèn)。例如，可以將隸屬于財(cái)務(wù)部門的單個(gè)成本中心劃分成匯票管理、票據(jù)分析、票據(jù)抵押等幾項(xiàng)職能。

2.制定決策包。編制決策包時(shí)，從本年度的職能或業(yè)務(wù)開始，根據(jù)高層管理者確定的本年度支出水平計(jì)算或估計(jì)每項(xiàng)職能的成本，對(duì)職能、業(yè)務(wù)和備選方案做詳細(xì)確認(rèn)，再將現(xiàn)行職能或業(yè)務(wù)分解成一個(gè)個(gè)決策包。履行決策包的個(gè)體對(duì)決策包的制定最容易產(chǎn)生興趣，故決策包一般由位于成本中心之下的最熟悉所履行任務(wù)的組織層級(jí)編制。

3.對(duì)決策包進(jìn)行排序。首先，在編制這些決策包的組織層級(jí)上依據(jù)成本效益分析進(jìn)行排序。然后，各個(gè)組織單位的成本中心級(jí)檢查這些排序，并依據(jù)輕重緩急進(jìn)行綜合排序。最后，高層管理者對(duì)來自各個(gè)組織單位的最后綜合排序進(jìn)行檢查，確定最終排序并據(jù)此分配資金到各個(gè)組織。為協(xié)助高層管理者準(zhǔn)確排序，需要組建一個(gè)委員會(huì)來解釋預(yù)算排序規(guī)則，保證高層管理者在排序過程中充分獲取排序所需的專業(yè)知識(shí)。

六、結(jié)語

我們建議對(duì)于零基預(yù)算的實(shí)施要重視理念宣傳，人的參與是系統(tǒng)成功至關(guān)重要的因素。此外，合理的獎(jiǎng)酬制度是推行系統(tǒng)的關(guān)鍵所在，零基預(yù)算必須與績效考核相結(jié)合，保證零基預(yù)算的執(zhí)行力度。最后，為使預(yù)算工作變得集中，分類清晰，極大的降低零基預(yù)算的復(fù)雜性，應(yīng)推行“決策包”管理的應(yīng)用。

（作者單位為永嘉縣南城街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心）

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