施工企業(yè)印章管理及法律風(fēng)險(xiǎn)防范

【內(nèi)容摘要】公司印章是公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中進(jìn)行意思表示的重要載體，蓋章標(biāo)志著文書(shū)生效和對(duì)文書(shū)負(fù)責(zé)。無(wú)論是在公司經(jīng)營(yíng)往來(lái)過(guò)程中，還是在法院對(duì)糾紛案件的審查判斷中，依據(jù)蓋章認(rèn)定有關(guān)文件的效力進(jìn)而確定有關(guān)權(quán)利義務(wù)的歸屬已經(jīng)成為普遍共識(shí)。本文試結(jié)合施工企業(yè)的特點(diǎn)，分析施工企業(yè)在印章管理中存在的主要問(wèn)題，并提出相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范建議。

【關(guān) 鍵 詞】公司印章;合同效力;風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

中圖分類號(hào)：TU723.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-4379-（2020）14-0206-02

作 者 簡(jiǎn) 介：鄢玉中（1987-），湖北天門(mén)人，本科，中國(guó)葛洲壩集團(tuán)路橋工程有限公司，企業(yè)法律顧問(wèn)、公司律師，研究方向：合同法、公司法。

施工企業(yè)由于下屬項(xiàng)目部和分公司較多，刻制的印章種類繁多且數(shù)量巨大，因印章管理不善而引發(fā)的糾紛時(shí)有發(fā)生。為提高施工企業(yè)對(duì)印章的風(fēng)險(xiǎn)管控認(rèn)識(shí)，現(xiàn)筆者結(jié)合施工企業(yè)在印章管理中普遍存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施詳述如下：

一、印章管理風(fēng)險(xiǎn)行為

（一）印章啟用風(fēng)險(xiǎn)行為

1.在啟用新印章過(guò)程中，刻制審批監(jiān)督程序不規(guī)范，沒(méi)有書(shū)面審批手續(xù)即辦理印章刻制;

2.過(guò)程留痕不夠，印章刻制數(shù)量、時(shí)間及刻制人員等無(wú)檔案信息資料留存，刻制后沒(méi)有投入使用的相關(guān)文件及交接記錄;

3.委派單位員工以外的人員刻制公章;

4.新印章未在公安機(jī)關(guān)指定刻章單位刻制或未備案。

（二）印章保管風(fēng)險(xiǎn)行為

1.印章保管過(guò)程中由于安保措施不嚴(yán)、防范意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致印章被盜搶或盜蓋;

2.將印章交給非本單位員工保管，甚至部分項(xiàng)目部將項(xiàng)目部印章交予合作單位進(jìn)行管理使用;

3.項(xiàng)目部印章丟失后未及時(shí)向總部報(bào)告，未按要求履行登報(bào)等風(fēng)險(xiǎn)防控手續(xù)，且未經(jīng)批準(zhǔn)私刻新章;

4.印章非專人保管，更換印章管理人員未辦好交接手續(xù)，出現(xiàn)用印風(fēng)險(xiǎn)事件不能追責(zé)到人。

（三）印章使用風(fēng)險(xiǎn)行為

1.未經(jīng)審批，私自對(duì)外加蓋印章;

2.不分用印文件資料形式與需求，隨意多蓋濫蓋印章;

3.在空白頁(yè)面上蓋章;

4.未審查用印材料，在夾雜的未經(jīng)審批的材料上蓋章;

5.將此章加蓋成彼章;

6.逃避用印審批手續(xù)，私刻公司公章用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng);

7.對(duì)外來(lái)印章存在未盡到審核注意義務(wù)，與使用偽造假冒印章或無(wú)用印權(quán)限的授權(quán)代表人簽訂合同;

8.未建立印章使用臺(tái)賬，對(duì)用印文件是否為偷蓋盜蓋文件難以確認(rèn)。

（四）印章注銷、回收風(fēng)險(xiǎn)行為

項(xiàng)目結(jié)束后或子分公司注銷后，未及時(shí)向公司移交單位印章，未到登記備案機(jī)關(guān)辦理注銷手續(xù)。

二、用印行為法律效力分析

（一）合同上未加蓋合法有效的公章，但有法定代表人或授權(quán)委托人簽字，合同是否有效？

《合同法》第三十二條規(guī)定：“當(dāng)事人采用合同書(shū)形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立?！币蚬痉ǘù砣?、授權(quán)代表人在授權(quán)范圍內(nèi)以公司名義從事民事活動(dòng)時(shí)代表公司，因此僅有以上人員簽字時(shí)也能使合同生效成立。但是，如果合同約定“本合同經(jīng)雙方簽字并蓋章（簽字、蓋章）后生效，那么僅有法定代表人或授權(quán)委托人簽字合同并不生效，還需加蓋公司公章。

（二）項(xiàng)目部或子分公司私刻公司公章對(duì)外簽訂的合同是否有效？

公司公章雖有完備的審批及使用程序，但存在部分單位為逃避審查或圖辦事方便，私刻公司公章對(duì)外簽訂合同或參與投標(biāo)的行為。此類用印行為產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)，雖印章實(shí)為“假印章”，但根據(jù)最高人民法院于2019年11月發(fā)布的《全國(guó)法院民商事審判工作會(huì)議紀(jì)要》第41條的規(guī)定，人民法院在審理此類案件時(shí)把握“看人不看章”的原則，主要考察用印人于蓋章之時(shí)有無(wú)代表權(quán)，從而根據(jù)代表或代理的相關(guān)規(guī)則來(lái)確定合同效力，即如果用印之人有代表或代理權(quán)，那么私刻公司印章簽訂的合同有效;如果用印之人無(wú)代表或代理權(quán)，那么私刻公司印章簽訂的合同無(wú)效，甚至是真印章簽訂的合同也并不一定有效。

（三）合同上加蓋分公司的印章是否有效？

分公司雖然沒(méi)有獨(dú)立法人地位，但分公司領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照，具有民事主體資格。因此，在合同上加蓋分公司印章，一般也認(rèn)定合同有效，在分公司無(wú)法獨(dú)立承擔(dān)責(zé)任的情況下，相關(guān)的民事責(zé)任由總公司承擔(dān)。

（四）公司更名后已使用新印章，加蓋原印章的合同對(duì)公司是否仍有效力？

《合同法》第七十六條規(guī)定：“合同生效后，當(dāng)事人不得因姓名、名稱的變更或者法定代表人、負(fù)責(zé)人、承辦人的變動(dòng)而不履行合同義務(wù)”。因此，企業(yè)名稱的變更并不影響變更后的公司承擔(dān)原公司債務(wù)，加蓋原公司名稱印章的文件對(duì)變更后的公司依然具有法律效力。因此，若項(xiàng)目部、子分公司印章在更名后未被及時(shí)收回，進(jìn)行銷毀并登記備案，其所加蓋的合同仍將被認(rèn)為是已更名公司的意思表示而真實(shí)有效。

（五）印章被盜搶、盜蓋后所簽訂的擔(dān)保合同、承諾函是否有效？

盜蓋行為使印章缺失了代表公司真實(shí)意思表示的權(quán)利外觀，盜搶行為人由于非公司授權(quán)代表人，因而其盜搶印章并用印的行為在未得到公司的追認(rèn)下是無(wú)效的。但在實(shí)務(wù)中，盜搶、盜蓋行為需要公司承擔(dān)印章被盜搶、盜蓋的舉證責(zé)任，這對(duì)印章保管提出了較高的要求，若不能掌握印章被他人盜蓋的證據(jù)，很有可能被法院判定承擔(dān)舉證不能的不利后果。

三、印章風(fēng)險(xiǎn)揭示

通過(guò)上述用印行為法律效力分析，同時(shí)根據(jù)《合同法》第三十二條關(guān)于合同生效條件的規(guī)定和《合同法》第四十九條關(guān)于表見(jiàn)代理的規(guī)定，可知印章的使用效力并不局限于公司的內(nèi)部規(guī)定或印章真假，只要用印行為擁有了權(quán)利外觀，就能發(fā)生民事法律效力。因此印章管理不合規(guī)、使用不規(guī)范造成的風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在非公司真實(shí)意思表示的行為被認(rèn)定為公司的自認(rèn)或認(rèn)定為表見(jiàn)代理，從而使公司需要為虛假的、不規(guī)范的用印行為買(mǎi)單。

四、風(fēng)險(xiǎn)防范措施

為有效防范印章相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，建議施工企業(yè)做好以下幾點(diǎn)防控措施：

（一）建立健全印章管理制度，指定印章歸口管理部門(mén)，明確各部門(mén)各單位的印章管理職責(zé)，明晰印章刻制、使用的業(yè)務(wù)流程，明確印章保管的要求，做到有規(guī)可依、有章可循。

（二）加強(qiáng)印章保管力度，明確專人保管印章，印章保管人員應(yīng)與公司建立勞動(dòng)關(guān)系，不可隨意更換印章保管人員，禁止將印章交予非公司員工保管，堅(jiān)決反對(duì)將印章交由第三方使用等喪失項(xiàng)目管理權(quán)的行為。對(duì)印章保管的硬性條件做出明確要求，設(shè)置監(jiān)控與密碼柜，印章保管人員更換時(shí)辦好交接手續(xù)。

（三）規(guī)范印章使用管理，嚴(yán)格審批用印流程、及時(shí)準(zhǔn)確詳細(xì)登記用印記錄，其用印批件須妥善保管，按時(shí)歸檔。

（四）明確印章使用的權(quán)限范圍，嚴(yán)格限定項(xiàng)目部印章和部門(mén)印章使用范圍，禁止給公司法人章以外的印章授權(quán)簽訂承諾、擔(dān)保、證明等文件的權(quán)限。必要時(shí)將用印權(quán)限通知業(yè)主、原材料供應(yīng)商等利益相關(guān)方。

（五）加強(qiáng)對(duì)印章使用情況的監(jiān)督檢查，安排定期排查與飛行檢查，督促項(xiàng)目部與子分公司做好印章管理，繃緊印章風(fēng)險(xiǎn)管控的弦。

（六）發(fā)現(xiàn)公司及項(xiàng)目部印章被盜搶、盜蓋后，應(yīng)及時(shí)將有關(guān)情況通報(bào)印章管理歸口部門(mén)，及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，追究仿冒、偽造或盜用人的法律責(zé)任，在相關(guān)報(bào)紙上發(fā)布澄清公告。

（七）加強(qiáng)對(duì)外部單位用印文件的形式性審查，除核實(shí)合同簽字和用印人員的授權(quán)文件外，對(duì)存疑的、有較大履行風(fēng)險(xiǎn)的合同建議到合同相對(duì)方所在地核實(shí)印章真?zhèn)?，盡到合理審慎的審查義務(wù)。

由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)交易異常復(fù)雜，以上僅是筆者結(jié)合施工企業(yè)特點(diǎn)，對(duì)施工企業(yè)防范印章管理風(fēng)險(xiǎn)的一點(diǎn)淺見(jiàn)。為從源頭上規(guī)避印章管理不善所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，施工企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)人員必須高度重視印章管理，從印章的管理人員、印章的保管場(chǎng)所、印章的防偽等方面加強(qiáng)對(duì)印章的管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]李燕彬，毛美琳，劉婷婷.淺析公司公章異常糾紛問(wèn)題[J].法制博覽，2019（02）.

[2]劉崢，王帥偉.大型國(guó)有企業(yè)印章管理與風(fēng)險(xiǎn)防范研究[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2018（04）.

[3]李靜姝.依法合規(guī)用印? 保障企業(yè)運(yùn)行[J].石油化工建設(shè)，2018（06）.