基于檔案價值的研究生學(xué)位論文檔案存棄的思考

李殷青

(廣西師范大學(xué)檔案館，廣西桂林，541006)

一、問題的提出

研究生學(xué)位論文是指高?；蚩蒲袡C構(gòu)的研究生為取得學(xué)位資格而撰寫的論文，是研究生開展科研活動所取得的研究成果的真實記錄，由于具有較高的學(xué)術(shù)價值和文獻信息價值，高校圖書館和檔案館將其作為特色資源加以收藏或歸檔。隨著社會進步和經(jīng)濟科技發(fā)展，我國研究生辦學(xué)規(guī)模越來越大，使得研究生學(xué)位論文的數(shù)量也大幅增加。面對這一形勢，不同背景和條件下的高校圖書館和檔案館保管研究生學(xué)位論文出現(xiàn)了不同的狀況：一方面，圖書館研究生學(xué)位論文資源不斷豐富，管理和服務(wù)手段現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化，研究生學(xué)位論文服務(wù)利用成效顯著，學(xué)位論文成為圖書館的“香餑餑”；另一方面，由于紙質(zhì)研究生學(xué)位論文檔案占用庫房空間大，各高校檔案部門由于普遍存在庫房有限、人手較少、設(shè)備技術(shù)落后等情況，導(dǎo)致研究生學(xué)位論文利用率極低，學(xué)位論文成為了檔案館的“雞肋”，棄之不忍，存之累贅。針對這一問題，不少學(xué)者，包括關(guān)心檔案事業(yè)發(fā)展的圖書館員進行了深入研究，提出了許多看法和對策。西北師范大學(xué)檔案館的陳宵等提出“高校研究生學(xué)位論文應(yīng)實行分級歸檔管理制度”[1]，武漢大學(xué)圖書館的汪海波提出“高校檔案館和圖書館聯(lián)合管理研究生學(xué)位論文”[2]，浙江大學(xué)檔案館王雅琴提出“組建一個全國性的檔案信息資源共享的管理機構(gòu)”[3]，東南大學(xué)檔案館蘇衛(wèi)平等提出“電子與紙質(zhì)學(xué)位論文檔案一體化管理”[4]，北京外國語大學(xué)檔案館徐亮提出“學(xué)位論文不宜作為檔案保管”，要“在有所區(qū)別的前提下，盡量在入館前就按照檔案的本質(zhì)屬性及其價值進行仔細的鑒定”來確定是否歸檔保存，并以“北京大學(xué)檔案館和中山大學(xué)檔案館目前只收優(yōu)秀研究生論文，或者干脆不收”[5]為例證。但這些研究都沒有很好地回答在圖書館保管利用學(xué)位論文不斷“強勢”的背景下，處于“弱勢”地位的檔案館是否有必要歸檔保存學(xué)位論文，或如何保管學(xué)位論文這一問題。本文擬從檔案價值的角度，對研究生學(xué)位論文檔案“存”與“棄”進行探討。

二、高校研究生學(xué)位論文保管利用現(xiàn)狀

1981年發(fā)布的《中華人民共和國學(xué)位條例暫行實施辦法》第二十三條規(guī)定，已經(jīng)通過的碩士學(xué)位和博士學(xué)位論文，應(yīng)當(dāng)交存學(xué)位授予單位圖書館一份，其中博士學(xué)位論文還應(yīng)交存北京圖書館和有關(guān)專業(yè)圖書館各一份?！陡叩葘W(xué)校檔案工作規(guī)范》也明確將學(xué)位論文列入高校教學(xué)檔案歸檔范圍。因此，多年來形成了高校研究生學(xué)位論文主要由高校圖書館和檔案館保管和開發(fā)利用的格局，部分高校的院(系)資料室、研究生管理部門資料室為了做好服務(wù)和管理工作，還同時保存研究生學(xué)位論文。但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用于高校的教學(xué)、管理工作當(dāng)中，部門資料室已經(jīng)很少再保存學(xué)位論文。目前，高校圖書館一般要求獲得學(xué)位的研究生提交1—2份紙質(zhì)版學(xué)位論文，并通過網(wǎng)絡(luò)規(guī)范提交電子版學(xué)位論文。檔案館一般要求博士、碩士學(xué)位獲得者提交一份學(xué)位論文歸檔。

研究生學(xué)位論文是具有較高學(xué)術(shù)性的文獻信息資源，國務(wù)院學(xué)位辦從國家層面制定了學(xué)位論文收藏、保管和開發(fā)利用的政策和制度，規(guī)范了參與建設(shè)的單位、建設(shè)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)以及一系列的運作機制和措施，甚至引入了市場化運作機制。例如，建立了中國學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫、中國高等教育文獻保障系統(tǒng)(CALIS)的“高校學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫”等。在這些數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，高校圖書館成為主力軍，但全國只有浙江大學(xué)一所高校的檔案館參與了CALIS項目建設(shè)。[6]正是由于這樣的架構(gòu)，高校圖書館在學(xué)位論文收藏、保管以及開發(fā)利用方面與檔案館相比具有絕對的優(yōu)勢，并處于良性發(fā)展的態(tài)勢。而高校檔案館由于人員、投入、設(shè)備設(shè)施以及制度性的限制，使得研究生學(xué)位論文檔案深藏閨中無人識，以至于產(chǎn)生保存學(xué)位論文檔案毫無意義的看法。表1為廣西某高校研究生學(xué)位論文保管狀況，可以看出，一方面，研究生學(xué)位論文檔案(紙質(zhì)版)保存量逐年遞增，另一方面其利用率歷年來幾乎為零。與此相反，從表2可以看出，該校圖書館保管的紙質(zhì)研究生學(xué)位論文利用率年均達1000次，[7]電子版研究生學(xué)位論文的利用率更是驚人。這一巨大的反差使檔案工作者產(chǎn)生以上想法就不足為奇了。目前，已有部分高校檔案部門不再將研究生學(xué)位論文收集歸檔。

表1 廣西某高校檔案館研究生學(xué)位論文歸檔及利用表

注：該校檔案館2014年后不再將紙質(zhì)版研究生學(xué)位論文歸檔。

表2 廣西某高校圖書館研究生學(xué)位論文利用統(tǒng)計(2020年1月統(tǒng)計)

三、研究生學(xué)位論文檔案存與棄的思考

(一)研究生學(xué)位論文檔案價值的認識

檔案的基本價值是指檔案的憑證價值(保存價值)和檔案的情報價值(利用價值)。檔案的憑證價值是由檔案形成過程及其結(jié)果的內(nèi)容和形式特點確定的，是檔案不同于其他各種資料的最根本的特點。同時，檔案是事實、知識、經(jīng)驗的記錄，它的這種可靠的、廣泛的、可資參考的特征，構(gòu)成了檔案的情報價值。具體到研究生學(xué)位論文檔案，其價值主要體現(xiàn)在下面三個方面。

第一，學(xué)術(shù)價值。研究生學(xué)位論文是研究生在攻讀學(xué)位期間在導(dǎo)師的精心指導(dǎo)和在研究生的勤奮努力、刻苦鉆研下，通過研究取得的科學(xué)研究成果。研究生在確定自己的研究課題、撰寫學(xué)位論文時，選題上重視先進性、創(chuàng)新性、實用性及可行性，既有較前沿的理論性研究課題，又有解決實際問題的應(yīng)用性研究課題，不少直接來自國家重點科研項目，如國家科技攻關(guān)項目、“863”“973”項目等，這就決定了研究成果必須有新穎的內(nèi)容和獨創(chuàng)的觀點，保證了學(xué)位論文的新穎性和獨創(chuàng)性。撰寫時加之導(dǎo)師的嚴謹治學(xué)、傾心指導(dǎo)，研究生的勤奮努力、刻苦鉆研，校內(nèi)外專家在答辯會上對論文的嚴格把關(guān)，使論文有充分的理論分析、嚴謹?shù)挠嬎愠绦颉⑾鑼嵖煽康尿炞C數(shù)據(jù)等，論文的學(xué)術(shù)水平和質(zhì)量有了可靠的保證。

第二，情報文獻價值。一是研究生在做選題報告和撰寫論文過程中，要廣泛查閱資料，進行調(diào)查研究。在論文的綜述部分，幾乎概括了該課題已有研究相關(guān)的大量信息，而且指出一系列尚待解決的問題。二是每篇學(xué)位論文都收集和整理了與該課題相關(guān)的大量專題文獻， 據(jù)統(tǒng)計，每篇學(xué)位論文平均引用參考文獻50—60篇，[8]所附的參考文獻是不可忽視的二次情報源，有助于未來相關(guān)研究的文獻追蹤檢索。內(nèi)文中引用的各文獻的觀點、數(shù)據(jù)，更是極大地方便了利用者快捷地獲得相關(guān)情報信息。三是學(xué)位論文本身關(guān)于所研究課題的研究過程、步驟、方法、數(shù)據(jù)和結(jié)論，乃至其中包含的思想，更是情報價值的核心。

第三，憑證價值。檔案憑證價值是檔案作為歷史記錄在再現(xiàn)歷史事實時所起到的真憑實據(jù)作用。檔案之所以具有憑證價值，是因為檔案是直接形成的，保留著真切的歷史標(biāo)記，它客觀地記錄了以往的歷史情況。歸檔的研究生學(xué)位論文是經(jīng)過研究生本人多次修改后的定稿，并經(jīng)過導(dǎo)師的審查、專家的評審，簽訂了有關(guān)協(xié)議，因此，研究生學(xué)位論文檔案真實全面地反映了研究生的研究結(jié)果、論文內(nèi)容和相關(guān)信息(畢業(yè)學(xué)校、時間、專業(yè)、導(dǎo)師、原創(chuàng)性聲明、使用授權(quán)聲明等)，它與開題報告、中期檢查、專家鑒定意見、答辯記錄、評審意見等一系列第一手資料一起，構(gòu)成了最原始、最真實的資料，因而具有憑證作用。這種憑證作用，不僅僅是研究生學(xué)位論文的見證，也是學(xué)校教學(xué)和科研的見證。

檔案價值有絕對性和相對性。檔案價值的絕對性，主要是指檔案價值是無條件的、絕對存在的。其相對性，主要是指檔案價值的條件性，即檔案價值不是固定不變的，而是會因客體、主體、時間、空間等條件的變化而變化，由檔案客體及其屬性、主體及其需要、影響檔案價值的相關(guān)因素(如時間、空間)等條件決定的。就學(xué)位論文檔案而言，其價值也具有絕對性和相對性。絕對性即研究生學(xué)位論文檔案是研究生研究成果的真實記錄，記載了研究生研究的內(nèi)容、過程、思想等，其本身具有原始記錄的獨特性質(zhì)，不論其載體本身還是所記載的信息，都是真實的、客觀的，都具有價值。研究生學(xué)位論文檔案價值的相對性則是指由于其內(nèi)容(包括其質(zhì)量、創(chuàng)新性、實用性等)、產(chǎn)生的學(xué)校層次、時間和空間等原因會具有不同的價值或價值變化。例如：某高校首屆畢業(yè)的研究生學(xué)位論文檔案，一般會比此后的學(xué)位論文更具有歷史價值。優(yōu)秀的研究生學(xué)位論文一般會比普通的學(xué)位論文更有保存價值和利用價值。正如同《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中規(guī)定保存“優(yōu)秀本科生學(xué)位論文”，而不保存優(yōu)秀等級以下的本科生學(xué)位論文表明，經(jīng)過專家評定得出的不同等級的學(xué)位論文會具有不同的價值。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用于高校教學(xué)和研究中，學(xué)位論文的存在形式和傳播方式發(fā)生了很大變化，從而使得學(xué)位論文價值也會發(fā)生變化，特別是利用價值的變化。例如，通過學(xué)位論文檔案數(shù)字化和傳播的網(wǎng)絡(luò)化，學(xué)位論文檔案的利用價值更加容易實現(xiàn)和擴展。因此，掌握檔案價值的絕對性和相對性理論，有助于我們具體、全面地分析檔案價值的相關(guān)因素，理解檔案價值概念的全部內(nèi)涵，從而準(zhǔn)確把握學(xué)位論文檔案的存棄。

(二)研究生學(xué)位論文檔案存棄的認識誤區(qū)分析

當(dāng)前，高校檔案部門中出現(xiàn)放棄研究生學(xué)位論文歸檔，或產(chǎn)生“研究生學(xué)位論文歸檔沒有現(xiàn)實意義”的認識，主要有兩個方面的原因：一是檔案部門工作人員對高校檔案部門保存研究生學(xué)位論文檔案的意義重視不足，沒有認識到歸檔保存研究生學(xué)位論文檔案是高校檔案部門的工作職責(zé)，也沒有認識到保存研究生學(xué)位論文檔案可以豐富高校檔案特色館藏、開展特色服務(wù)、保存學(xué)校辦學(xué)歷史和辦學(xué)成就的價值。二是檔案部門工作人員對研究生學(xué)位論文檔案價值的認識有誤區(qū)，沒有全面理解研究生學(xué)位論文檔案的保存價值和利用價值，保存價值和利用價值是一對具有內(nèi)在聯(lián)系的價值形態(tài)。檔案工作人員只是片面地將研究生學(xué)位論文檔案價值等同于利用價值，以為保存研究生學(xué)位論文檔案就是為了利用，如果不被利用，就沒有了價值，或者因為由于很少有人利用，其保存和管理的代價和費用要遠遠超出其利用價值，因而沒有歸檔保存的必要。實際上保存檔案不僅僅是為了利用，檔案的保存與利用是兩項同等重要的檔案工作。檔案的利用價值并不一定能決定檔案的保存價值，檔案被保存本身，不管被利用與不被利用，都有其價值所在。因此，保存研究生學(xué)位論文檔案除了具有利用價值外，還具有保存價值，也即憑證價值，具體表現(xiàn)在作為研究生學(xué)習(xí)及結(jié)果(學(xué)位論文)的憑證、研究生辦學(xué)歷史的記憶、文化科技遺產(chǎn)的保存等方面。

(三)研究生學(xué)位論文檔案存棄模式的選擇

《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定，高校檔案部門要保存研究生學(xué)位論文檔案，而且，為了保證研究生學(xué)位論文檔案的完整性和憑證效力，保存的內(nèi)容不僅包括學(xué)位論文本身，還包括論文開題報告、中期篩選材料、專家、教授對論文審閱意見、答辯現(xiàn)場記錄、表決結(jié)果和學(xué)位評審小組意見等，這一規(guī)定表明高校檔案部門有責(zé)任保存研究生學(xué)位論文檔案，即學(xué)位論文檔案“存”的絕對性。同時，也應(yīng)該看到，隨著高校研究生教育的發(fā)展和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，研究生學(xué)位論文存在形式出現(xiàn)紙質(zhì)版學(xué)位論文和電子版學(xué)位論文，其傳播和管理方式在很大范圍和程度上實現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化，其保存價值和利用價值的體現(xiàn)和實現(xiàn)形式發(fā)生了明顯變化，學(xué)位論文檔案價值的“相對性”更加突出，放棄或改變研究生學(xué)位論文檔案的保存模式或管理模式成為必須面對的問題。各高校檔案部門必須根據(jù)本校的實際和條件，選擇合適的存棄模式。

第一，全部且僅保存紙質(zhì)版學(xué)位論文模式。這種保存管理模式是目前大部分高校檔案部門采用的模式，該模式很好地保存了研究生學(xué)位論文檔案，并且，與其他相關(guān)的檔案材料一起構(gòu)成的學(xué)位論文檔案，其完整性、原始性得到很好保管，真實記載了學(xué)校教學(xué)和科研的歷史記錄，能很好地發(fā)揮憑證作用。但是，這種保管方式是一種無奈的選擇，是高校檔案工作得不到應(yīng)有重視，庫房條件和工作環(huán)境得不到足夠保證的結(jié)果。隨著辦學(xué)規(guī)模的擴大，研究生學(xué)位論文檔案的大量增加，庫房壓力、保管成本會越來越大，而其利用價值又得不到發(fā)揮，這種保存模式會受到現(xiàn)實條件的挑戰(zhàn)。

第二，雙套制模式，即高校檔案部門同時保存紙質(zhì)版和電子版學(xué)位論文。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，研究生學(xué)位論文一般會有紙質(zhì)版和電子版，部分高校檔案部門在接收紙質(zhì)版學(xué)位論文的同時，要求提交電子版學(xué)位論文。部分有實力的高校檔案部門自主開發(fā)或引進學(xué)位論文提交系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)收集歸檔。部分檔案部門則通過研究生管理部門或各學(xué)院收集研究生學(xué)位論文，并制作成光盤歸檔。這種雙套制保存模式，既能很好地保證學(xué)位論文長久保存和發(fā)揮憑證作用，又能利用現(xiàn)代技術(shù)提高管理和服務(wù)水平，發(fā)揮學(xué)位論文檔案的利用價值。但是，這一模式存在兩個不足：一是庫房壓力大，二是增加歸檔工作。即使如此，它仍將是未來一定時期內(nèi)的發(fā)展方向，并為具有一定規(guī)模和條件的高校檔案部門采用。

第三，僅保存電子版學(xué)位論文模式。電子文件的信息與載體可分離性、易改性等特點，使得電子文件的原始記錄性和法律憑證作用受到質(zhì)疑，因而，還沒有高校采用這一模式保存學(xué)位論文檔案。但是，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子文件將逐步取代紙質(zhì)文件，電子檔案的安全性、可靠性、原始記錄性將進一步加強，高校檔案部門僅保存電子版研究生學(xué)位論文檔案將是一種較好的選擇。在當(dāng)前的環(huán)境下，對于研究生辦學(xué)規(guī)模較大、設(shè)備設(shè)施較好的高校檔案部門，采用一定的輔助措施之后，僅保存電子版學(xué)位論文檔案將是一種既經(jīng)濟，又可以發(fā)揮學(xué)位論文檔案價值的可行辦法。這些措施包括：一是應(yīng)用規(guī)范的學(xué)位論文提交系統(tǒng)、完善的檔案管理系統(tǒng)和可靠的電子檔案存儲載體，確保提交便捷，管理科學(xué)，保存安全；二是規(guī)范保存與研究生學(xué)位論文相關(guān)的論文開題報告、中期篩選材料、專家、教授對論文審閱意見、答辯現(xiàn)場記錄、表決結(jié)果和學(xué)位評審小組意見等佐證材料；三是與研究生簽訂協(xié)議，確認所提交電子版學(xué)位論文的真實性和電子文件的元數(shù)據(jù)信息，保證電子版學(xué)位論文是正式的最終版本文件。這一模式可以節(jié)省大量的存儲空間，又方便學(xué)位論文檔案的管理和開發(fā)利用。

第四，共建共享模式。目前，高校檔案館和圖書館同時保存研究生學(xué)位論文占用了寶貴的庫房和人力資源，造成資源浪費。如何兼顧學(xué)位論文作為檔案和文獻信息資源加以歸檔保存和開發(fā)利用，構(gòu)建檔案館和圖書館共建共享模式將是一個不錯的解決辦法，即檔案館與圖書館共建研究生學(xué)位論文檔案分室，或檔案館與圖書館一體化。高校圖書館各方面的條件比檔案館好，而且全國大部分高校圖書館已經(jīng)加入了研究生學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫建設(shè)聯(lián)盟，擁有完善規(guī)范的管理制度和提交系統(tǒng)，高校圖書館在學(xué)位論文的收集、管理和利用方面比檔案館更有優(yōu)勢。圖書館按照目前的規(guī)范和機制收集、保管和開發(fā)利用紙質(zhì)版、電子版學(xué)位論文的同時，在檔案館的指導(dǎo)下，將紙質(zhì)版學(xué)位論文按照相關(guān)規(guī)范編制檔號和目錄，實行雙重管理。這一模式既能充分發(fā)揮圖書館的作用，減少檔案歸檔工作量，節(jié)約保管成本，又能滿足學(xué)位論文作為檔案長期保管和作為文獻資源開發(fā)利用的需要。

研究生學(xué)位論文檔案具有重要的保存價值和利用價值，是學(xué)校教學(xué)和研究的歷史記錄，歸檔保存是絕對的。但檔案價值相對性告訴我們，研究生學(xué)位論文檔案價值也有相對性，要考慮其保存價值和利用價值在現(xiàn)代技術(shù)和保管機制的背景下的變化，選擇合適的保存模式，使之符合學(xué)校的實際情況，以最少的成本，發(fā)揮其最大的價值。