新時期事業(yè)單位檔案管理的難點及優(yōu)化對策

項海洋

摘 要：檔案管理工作對事業(yè)單位的有序運行發(fā)揮著重要的作用。新時期，事業(yè)單位檔案管理面臨著難點，如：重視程度不足、信息化建設滯后等。優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作應當著眼于信息化和融合化等戰(zhàn)略方向，繼承優(yōu)良傳統、加強宣傳教育、轉變陳舊觀念;加速標準統一進程、實現數字化轉型;打造著眼全局的管理平臺，實現檔案管理全覆蓋。

關鍵詞：新時期;事業(yè)單位;檔案管理;難點;優(yōu)化對策

作為歷史信息的集合，檔案不僅是反映時代與行業(yè)變遷的真實記錄，也是總結經驗、汲取教訓、實現優(yōu)化創(chuàng)新的基礎和源頭。尤其對肩負各類公共服務事務的事業(yè)單位而言，檔案歷來是實現科教文衛(wèi)事業(yè)發(fā)展不可或缺的珍貴素材。不過，隨著時代發(fā)展進入新時期，不少事業(yè)單位檔案管理傳統模式已經不適應新時代的要求，新時期事業(yè)單位檔案管理遭遇的難點不一而足，亟待加以優(yōu)化。

一、新時期事業(yè)單位檔案管理的難點

（一）重視程度有所不足

雖然檔案管理歷來是事業(yè)單位管理工作的重要組成，然而不同于其他更加專業(yè)化或技術性的工作，檔案管理不容易產生直接的經濟效益或社會效益，檔案管理屬于更加隱性的價值創(chuàng)造環(huán)節(jié)。因此，不少事業(yè)單位檔案管理工作長期以來難以得到充分關注和重視。這不僅體現在決策層和管理干部對檔案管理工作少有過問，還體現在部分檔案管理工作人員自身存在一些自卑心理，對檔案作為珍稀信息資源的價值挖掘潛力認識不足。

正因為如此，不少事業(yè)單位的檔案管理長期過度依賴人工作業(yè)，不僅耗時耗力，而且容易出現錯誤或遺漏。最常見的情況就是事業(yè)單位檔案堆積如山，但人工管理按部就班、循規(guī)蹈矩，不僅增加了人為管理失誤、失當的風險，也在更大程度上阻礙了有關部門或人員調閱和使用檔案的自由度與時效性。久而久之，這些事業(yè)單位的檔案管理便陷入低質低效的惡性循環(huán)而難以自拔。

（二）信息化水平有待提升

隨著科技的發(fā)展，我國已經步入信息化時代。在這種時代背景下，信息化已經成為企事業(yè)單位優(yōu)化管理方式的不二法寶。但由于各種因素的影響，許多事業(yè)單位的檔案管理雖然早已實現了計算機操作，卻僅僅是將傳統人工記錄等基礎工作遷移到計算機打字的粗淺層面。部分事業(yè)單位對于檔案管理信息化的理解長期停留在計算機化、局域網化，造成這些單位的檔案管理信息化出不了檔案室。更為不利的是，由于局限在檔案管理一個部門內部，這些事業(yè)單位的檔案管理信息化徒有其表，無法觸及管理模式的全局，無法做出根本性改變，由此造成檔案管理固步自封、積重難返。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理的突破點

（一）信息化

從前面提到的管理難點不難發(fā)現，突破當下事業(yè)單位檔案管理局限的切入點正是全面的信息化。只有事業(yè)單位在全局層面實現了信息化管理，檔案管理才能從檔案室進入每個組織機構、崗位節(jié)點，才能實現從源頭的自動化收集、歸納、整理，進而徹底杜絕人為管理中的錯漏、遺失，使檔案不僅足夠客觀、真實、詳盡，且能最大限度保證原始檔案的安全性和數字檔案的準確性。

（二）融合化

在實現全面信息化基礎上，事業(yè)單位的檔案才有機會和條件實現與全局和整體的充分融合。也就是說，檔案管理工作不再是與其他崗位管理工作的分離，而是所有組織機構與成員工作成果的自然結果。而檔案管理也不再是只由少數檔案管理員負責的重復勞動和機械操作，而是與每個單位成員息息相關的日?；顒?。在這種狀態(tài)下，每個成員都需負責各自崗位產生檔案的真實性與準確性，而專業(yè)的檔案管理員則需負擔起更加專業(yè)的分析、研究和再應用等工作。

融合化不僅是讓檔案再次實現價值創(chuàng)造的重要渠道，也是通過檔案管理助力事業(yè)單位改進工作方式、提升生產效率的重要手段。

三、新時期事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化對策

（一）繼承優(yōu)良傳統、加強宣傳教育、轉變陳舊觀念

在信息技術全面普及和深度應用之前，事業(yè)單位檔案管理完全人工化雖是不得已而為之，但也在經年累月的工作實踐中積累了不少實用經驗，也在相當程度上發(fā)揮了價值挖掘和再創(chuàng)造的作用。而這些優(yōu)良傳統在信息時代環(huán)境中仍然具有時代意義，不應一概而論地完全拋棄。

同時，存在于思想層面的不關注和不重視也是陳舊落后管理措施的不良影響，這些局限性能夠在信息化進程中得到逐步緩解和糾正。

因此，新時期事業(yè)單位檔案管理突破難點實現優(yōu)化需要繼承優(yōu)良傳統、加強宣傳教育、轉變陳舊觀念。這需要單位決策層和管理干部帶頭轉變思想，自上而下營造起關心和關注檔案管理的良好氛圍。具體而言，就是應當在本單位戰(zhàn)略規(guī)劃層面給予檔案管理一席之地，使檔案管理成為事業(yè)單位實現管理科學化與現代化的核心組成。同時，事業(yè)單位應盡快形成涉及檔案管理的管理細則、規(guī)章制度，尤其應盡快出臺實現本單位檔案管理信息化的實施條例，使單位自上而下達成共識。

（二）加速標準統一進程、實現數字化轉型

推動信息化建設的前提之一是盡快實現檔案管理標準化。也就是說，事業(yè)單位所有檔案均應統一規(guī)格模式，分門別類形成精確、詳盡、細致的操作標準，既要全面提高信息化操作的可執(zhí)行性，又使檔案具備平臺化操作的條件。

加速標準統一進程、實現數字化轉型需要徹底改變傳統模式下紙質檔案操作方法和觀念，要求每個組織機構與成員習慣于平臺錄入、系統操作。即便是確有必要采取紙質化保存，也應當首先完成系統錄入，再采取平臺打印的方式獲得紙質版本。

之所以需要這種顛覆性改變，不僅因為統一標準才能避免信息壁壘問題產生，而且在綠色發(fā)展戰(zhàn)略背景下，無紙化辦公也是未來事業(yè)單位管理現代化的要求。以即將開始的新一輪全國人口普查試點為例，過去的人口普查需要普查員背負十余斤紙質問卷挨家挨戶上門調查，如今只需要手機一臺、充電器一個就能應對所有要求?；谑謾CApp的人口普查電子問卷不僅使全國各地實現了標準統一，而且能夠實現各區(qū)域人口情況的實時化、可視化與自動化。這無疑是當前和未來事業(yè)單位檔案管理實現優(yōu)化的重點之一。

（三）打造著眼全局的管理平臺，實現檔案管理全覆蓋

檔案對于事業(yè)單位管理工作的價值在于能夠反映歷史經驗教訓，從而幫助管理者揚長避短。而要實現這種參謀助手的功能，就需要事業(yè)單位打造著眼全局的管理平臺，實現檔案管理全覆蓋。

即，事業(yè)單位檔案管理信息化平臺需要與單位管理平臺實現無縫聯接，包括生產經營與管理在內的各崗位產生的信息數據都能通過平臺進行傳輸與應用。只有覆蓋所有節(jié)點的平臺才能杜絕檔案管理的潛在漏洞，保證單位內部不存在信息壁壘，這是在事后檔案信息分析的先決條件。同時，融入全局的檔案平臺也能在更大程度上實現價值挖掘與再創(chuàng)造，而這也是新時期事業(yè)單位檔案管理通過優(yōu)化提高整體水平的重要手段。

四、結束語

從本質上講，新時期事業(yè)單位檔案管理之所以出現種種問題和難點，并非只是具體管理手段方面的缺陷，而是管理思想意識層面的短板所致。正是由于管理理念的陳舊落后，才會在管理實踐方面出現形式化、表相化和簡單化等不良狀態(tài)。因此，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理仍然需要首先突破思想障礙，從管理意識上關注和重視檔案于全局的價值和影響，進而加快管理信息化、全局化和實用化。這不僅是事業(yè)單位在新時期優(yōu)化檔案管理的根本舉措，也是在整體層面實現管理科學化與現代化的重中之重。

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