民辦高校二級(jí)學(xué)院規(guī)范建設(shè)本科教學(xué)檔案的策略

摘 要：教學(xué)檔案建設(shè)為各項(xiàng)評(píng)估（認(rèn)證）工作提供原始支撐材料和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對(duì)學(xué)校教學(xué)基本建設(shè)、教學(xué)改革和教學(xué)管理等工作產(chǎn)生影響。各類(lèi)高校二級(jí)學(xué)院都應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案建設(shè)的重要性，結(jié)合學(xué)校審核評(píng)估檔案建設(shè)工作要求，規(guī)范二級(jí)學(xué)院日常教學(xué)檔案管理、建設(shè)，確保該工作的長(zhǎng)期性、日常性、規(guī)范性。

關(guān)鍵詞：民辦高校;教學(xué)檔案

中圖分類(lèi)號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1 緒論

教學(xué)檔案是各類(lèi)學(xué)校在日常教學(xué)和管理實(shí)踐活動(dòng)中保留下來(lái)的工作痕跡，包括電子稿和紙質(zhì)稿材料，是學(xué)?？偨Y(jié)以往工作，研究今后工作的重要依據(jù)，具有保存價(jià)值和研究?jī)r(jià)值。國(guó)家相關(guān)主管部門(mén)頒布的管理辦法強(qiáng)調(diào)教學(xué)檔案的基礎(chǔ)性、重要性，要求學(xué)校對(duì)管理工作做到檢查制度化、常態(tài)化，以促進(jìn)教學(xué)檔案建設(shè)水平提高。

依據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，我校制定了《三江學(xué)院教學(xué)單位本科教學(xué)檔案建設(shè)與管理辦法》，其中明確了教學(xué)單位本科教學(xué)檔案主要包括綜合、專(zhuān)業(yè)建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、課程建設(shè)、教學(xué)運(yùn)行、教學(xué)質(zhì)量管理、教學(xué)改革與研究、學(xué)籍管理與人才培養(yǎng)效果以及實(shí)踐實(shí)習(xí)類(lèi)等方面內(nèi)容。

2 我院教學(xué)檔案工作現(xiàn)狀和面臨的困惑

作為民辦高校的一個(gè)二級(jí)學(xué)院，我院領(lǐng)導(dǎo)十分重視教學(xué)檔案建設(shè)工作，在學(xué)校教學(xué)檔案專(zhuān)項(xiàng)檢查中，專(zhuān)家給予了不錯(cuò)的評(píng)價(jià)，但也還存在一些困惑：

（1）一些教職工對(duì)教學(xué)檔案工作的思想認(rèn)識(shí)還不夠重視。經(jīng)常是面臨教學(xué)檔案檢查或教學(xué)評(píng)估之前，學(xué)校的檢查任務(wù)布置下來(lái)，才進(jìn)行全面自查和查漏補(bǔ)缺。一些教學(xué)檔案沒(méi)有集中，容易出現(xiàn)分散保管和原件丟失情況，平時(shí)主動(dòng)歸檔、及時(shí)歸檔的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，做得還不夠。

（2）一些教學(xué)檔案質(zhì)量不高。一些老師對(duì)教學(xué)檔案的要求理解不清楚，容易造成教學(xué)檔案標(biāo)準(zhǔn)不一致現(xiàn)象，比如在對(duì)學(xué)生試卷批閱評(píng)分時(shí)，有的老師采用加分制，有的老師采用減分制。少數(shù)教師，尤其是外聘教師責(zé)任心不強(qiáng)，在不同班級(jí)考試小結(jié)分析表上，都片面強(qiáng)調(diào)原因是學(xué)生學(xué)習(xí)方面的問(wèn)題;指導(dǎo)畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）沒(méi)有做到每周按照規(guī)定進(jìn)行過(guò)程記錄，存在集中補(bǔ)簽、內(nèi)容相似的痕跡;批閱學(xué)生實(shí)習(xí)報(bào)告時(shí)候，不夠嚴(yán)謹(jǐn)。

（3）檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化程度不高，教學(xué)檔案服務(wù)日常教學(xué)管理的程度還不高。一些教學(xué)檔案還停留手工整理階段，缺乏現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng);教學(xué)檔案在學(xué)院共享程度不高，比如適合公開(kāi)的人才培養(yǎng)方案、大綱、實(shí)踐基地等信息;利用教學(xué)檔案來(lái)促進(jìn)日常教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的提高，需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

（4）教學(xué)檔案管理體系還不夠完善。民辦高校要求管理人員精簡(jiǎn)，二級(jí)學(xué)院檔案管理員一般是教學(xué)秘書(shū)兼職，他們平時(shí)忙于教學(xué)管理事務(wù)，對(duì)教學(xué)檔案工作積極性不高;兼職教學(xué)檔案管理員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流的機(jī)會(huì)較少，一旦人員崗位重新分工或者流動(dòng)，容易出現(xiàn)教學(xué)檔案交接不及時(shí)、不全面現(xiàn)象。

3 進(jìn)一步加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案工作的策略

（1）全院動(dòng)員全體支持和參與教學(xué)檔案建設(shè)，構(gòu)建教學(xué)檔案管理體系。教學(xué)檔案是學(xué)院在日常教學(xué)管理和實(shí)踐活動(dòng)中積累的原始數(shù)據(jù)材料，是日常教學(xué)工作的“見(jiàn)證”，真實(shí)記錄和反映教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究、質(zhì)量監(jiān)控和管理活動(dòng)的過(guò)程及成果。學(xué)院在教學(xué)檔案建設(shè)工作中按要求做到“三納入”和“三同步”，出臺(tái)了《機(jī)械與電氣工程學(xué)院檔案管理責(zé)任分工》規(guī)定，要求學(xué)院各分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)各自相應(yīng)條目下的檔案歸檔工作，并承擔(dān)相應(yīng)的組織領(lǐng)導(dǎo)、牽頭指導(dǎo)等工作;責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)對(duì)最終內(nèi)容的準(zhǔn)確、及時(shí)、完整負(fù)責(zé)，并有責(zé)任做好監(jiān)督、協(xié)調(diào)和訂正把關(guān)工作;明確主要責(zé)任人是在責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)的組織下，對(duì)應(yīng)學(xué)校教學(xué)檔案條目一級(jí)類(lèi)目10項(xiàng)、二級(jí)類(lèi)目49項(xiàng)的具體執(zhí)筆人或承辦人;安排有責(zé)任心的老師擔(dān)任學(xué)院教學(xué)檔案管理人員，熟悉并掌握檔案管理的規(guī)范流程。原始教學(xué)檔案如果丟失就無(wú)法再生，還應(yīng)有原始教學(xué)檔案資料就是學(xué)校積累的財(cái)富和電子教學(xué)檔案定期備份的意識(shí)。

（2）以專(zhuān)業(yè)評(píng)估、專(zhuān)業(yè)認(rèn)證為契機(jī)，加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè)學(xué)習(xí)交流。“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”：通過(guò)參加學(xué)校檔案建設(shè)工作相關(guān)培訓(xùn)會(huì)，組織院領(lǐng)導(dǎo)、系專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人和教學(xué)秘書(shū)到兄弟院校學(xué)習(xí)交流，邀請(qǐng)專(zhuān)家來(lái)學(xué)院做輔導(dǎo)報(bào)告等，提高教學(xué)檔案建設(shè)業(yè)務(wù)水平。

（3）以審核評(píng)估整改、年度考核為抓手，加強(qiáng)日常教學(xué)檔案管理[1]。在教學(xué)檔案主管部門(mén)質(zhì)量與評(píng)估處指導(dǎo)下，結(jié)合學(xué)校審核評(píng)估檔案建設(shè)工作要求，規(guī)范日常教學(xué)檔案管理、建設(shè)，確保該工作的長(zhǎng)期性、日常性、規(guī)范性。以資料的完整性、填寫(xiě)的規(guī)范性、裝訂的美觀性為基本要求，從試卷、論文等基本檔案建設(shè)入手，每學(xué)期組織開(kāi)展課程試卷自查整改，每學(xué)年開(kāi)展畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）自查整改，來(lái)促進(jìn)規(guī)范教學(xué)和教學(xué)管理行為。如為進(jìn)一步提高試卷命題質(zhì)量、規(guī)范試卷審核工作，提高命題教師責(zé)任心，我院出臺(tái)了《關(guān)于試卷審核工作的規(guī)定》，對(duì)學(xué)院所有考試類(lèi)型命題試卷審核工作做出規(guī)定：試卷按照誰(shuí)命題、誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則，試卷由命題人負(fù)責(zé);學(xué)院每學(xué)期隨機(jī)抽取部分試卷，將抽取的試卷與該課程教學(xué)大綱交由校外專(zhuān)家審核、評(píng)估;如果被審核試卷評(píng)估不合格，命題教師有一次申訴機(jī)會(huì)，申訴后再經(jīng)外審。如果仍然不合格，該試卷命題教師年終考核作為不合格。

（4）以工作簡(jiǎn)報(bào)為載體，強(qiáng)化教學(xué)檔案建設(shè)的時(shí)效性。我院辦公室每月定期編寫(xiě)并發(fā)布《機(jī)械與電氣工程學(xué)院工作簡(jiǎn)報(bào)》，圍繞學(xué)院相應(yīng)時(shí)期的工作重點(diǎn)安排和要求、各方面工作動(dòng)態(tài)、大事記以及其他有必要交流的事宜，及時(shí)進(jìn)行全面總結(jié)，形成圖文并茂的實(shí)時(shí)檔案材料，并將每期簡(jiǎn)報(bào)的PDF版本在學(xué)院工作群里發(fā)布，這樣做能夠更加通暢地進(jìn)行各級(jí)信息交流，使上情下達(dá)，下情上達(dá)，大大促進(jìn)了學(xué)院教學(xué)檔案的日常建設(shè)。

（5）軟硬件建設(shè)相結(jié)合，創(chuàng)新教學(xué)檔案工作管理模式[2]。進(jìn)一步加強(qiáng)設(shè)備、房間等保障：專(zhuān)門(mén)房間作為學(xué)院檔案室，專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理;配備電腦、打印機(jī)、檔案貨架、鐵皮柜等設(shè)施;同時(shí)在走廊設(shè)立展柜，對(duì)學(xué)院、老師、學(xué)生教學(xué)成果（創(chuàng)新成果），進(jìn)行展示。購(gòu)置服務(wù)器開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案管理軟件，將教學(xué)檔案管理和教務(wù)管理、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）管理、人事管理系統(tǒng)等對(duì)接，實(shí)現(xiàn)教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)一鍵導(dǎo)出，實(shí)現(xiàn)相關(guān)負(fù)責(zé)人隨時(shí)上傳教學(xué)檔案資料，院內(nèi)實(shí)時(shí)共享。

4 結(jié)語(yǔ)

教學(xué)檔案建設(shè)為各項(xiàng)評(píng)估（認(rèn)證）工作提供原始支撐材料和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，體現(xiàn)日常教學(xué)管理水平，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)基本建設(shè)、教學(xué)改革和教學(xué)管理等方面工作。各類(lèi)高校二級(jí)學(xué)院都應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案建設(shè)的重要性，不斷總結(jié)積累、改革創(chuàng)新，使教學(xué)檔案建設(shè)成果更好地反映在人才培養(yǎng)質(zhì)量上。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：袁峰（1977-），男，江蘇如東人，助理研究員，研究方向?yàn)榻逃芾怼?/p>