移動(dòng)會(huì)議在線支起小畫桌

平平

共享畫板協(xié)作編輯

假設(shè)某公司要制作一個(gè)品牌策劃PPT，因?yàn)檎麄€(gè)策劃需要公司多個(gè)部門的配合，為了方便大家在線溝通、協(xié)作，就可以使用“小畫桌”服務(wù)。

首先要求團(tuán)隊(duì)每個(gè)成員登錄上述網(wǎng)站并注冊(cè)為會(huì)員，團(tuán)隊(duì)成員在注冊(cè)時(shí)昵稱建議使用“XX部XX”格式，并將注冊(cè)賬號(hào)報(bào)備給團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者，這樣方便后續(xù)邀請(qǐng)和協(xié)作。團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者登錄“小畫桌”后點(diǎn)擊“設(shè)置→管理團(tuán)隊(duì)”，在打開的窗口中切換到“邀請(qǐng)成員”，然后輸入團(tuán)隊(duì)成員注冊(cè)手機(jī)號(hào)查找，點(diǎn)擊“邀請(qǐng)”，并將成員設(shè)置為“編輯者”，讓每個(gè)成員都有編輯權(quán)限（圖1）。

返回主界面，點(diǎn)擊“新建畫板”，將畫板命名為“品牌策劃書”討論稿，點(diǎn)擊左側(cè)面板的“圖庫”，按照策劃書準(zhǔn)備好的文檔結(jié)構(gòu)，在畫板上插入各種形狀（還可以插入文字、圖片及手寫涂鴉等各種元素），就可以完成討論畫板了（圖2）。

對(duì)于收到邀請(qǐng)的成員，他們登錄小畫桌后就可以看到團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者創(chuàng)建的畫板，同時(shí)擁有編輯權(quán)限。按提示進(jìn)入該畫板后，各個(gè)成員就可以根據(jù)自己的想法對(duì)畫板的內(nèi)容進(jìn)行編輯和完善，對(duì)于畫板的任何編輯都可以在線保存，并且每個(gè)成員都可以實(shí)時(shí)同步到畫板內(nèi)容的變化。這樣參與協(xié)作的成員就像在一個(gè)會(huì)議室那樣，大家隨時(shí)對(duì)畫板的內(nèi)容進(jìn)行修改和完善（圖3）。

因?yàn)楫嫲鍟?huì)被參與成員多次修改，如果需要查看某個(gè)成員的修改記錄，或者某個(gè)成員的修改并不被大家認(rèn)可，需要恢復(fù)上一個(gè)版本的內(nèi)容，只要點(diǎn)擊網(wǎng)頁右側(cè)的“歷史記錄”，展開后即可看到所有成員的修改記錄。如果要恢復(fù)到指定的歷史版本，定位到指定的修改記錄，此時(shí)在畫板上可以看到這個(gè)記錄版本的實(shí)際內(nèi)容，點(diǎn)擊“還原至此版本”即可撤銷之前的更改（圖4）。

遠(yuǎn)程演示實(shí)時(shí)交流

上述介紹的是成員之間共享畫板，一個(gè)項(xiàng)目通過畫板完成相互之間的溝通并確定方案，領(lǐng)導(dǎo)者就可以借助小畫桌的遠(yuǎn)程演示展示給每位成員觀看。

通過上述協(xié)作完成方案后就可以將其制作為PPT，打開上述網(wǎng)頁后點(diǎn)擊左側(cè)面板的“上傳→上傳文件”（支持PPT、Excel、Word文檔），文件上傳后自動(dòng)解析為圖片（無法再進(jìn)行編輯，如果需要編輯可以預(yù)先將文件發(fā)給成員，成員編輯后重新上傳即可），只要點(diǎn)擊上方的播放按鈕即可進(jìn)行幻燈片的播放（圖5）。

繼續(xù)點(diǎn)擊網(wǎng)頁上方的“遠(yuǎn)程演示”按鈕，團(tuán)隊(duì)內(nèi)所有成員的眼光都會(huì)跟隨演示者。在播放PPT的時(shí)候，演示者可以使用畫筆工具將文檔中的重點(diǎn)標(biāo)注出來，此時(shí)演示者在畫布上的所有操作都會(huì)同步顯示在每個(gè)協(xié)作者的屏幕上，并且指針后面會(huì)顯示一個(gè)“演”的字樣（圖6）。

在實(shí)際使用中，如果遇到一些比較復(fù)雜的問題需要及時(shí)記錄，或者在溝通中需要安排某些部門及時(shí)辦理某些事情，此時(shí)可以使用便簽功能。點(diǎn)擊便簽圖標(biāo)，使用鼠標(biāo)確定便簽的位置后就可以輸入需要提醒的文字，比如可以安排X X部門幾點(diǎn)做好什么事情。這個(gè)便簽每個(gè)協(xié)作者都可以看到，也可以將其作為工作公告（圖7）。

因?yàn)楫嫲蹇梢愿鶕?jù)實(shí)際內(nèi)容設(shè)置任意大小，不過對(duì)于大尺寸的畫板，由于不同設(shè)備的顯示尺寸不同，比如手機(jī)用戶的屏幕尺寸就較小，當(dāng)電腦用戶在演示大畫板內(nèi)容的時(shí)候，手機(jī)用戶經(jīng)常會(huì)不知道演示者實(shí)際指示的位置在哪里，此時(shí)就可以使用小畫桌的導(dǎo)航功能。以Android用戶為例，使用手機(jī)瀏覽器打開上述網(wǎng)址后點(diǎn)擊下方的導(dǎo)航圖標(biāo)“打開導(dǎo)航→顯示協(xié)作者的位置”，在屏幕上導(dǎo)航窗口顯示的將是當(dāng)前畫板的整體結(jié)構(gòu)，其中小黑點(diǎn)會(huì)顯示當(dāng)前演示者鼠標(biāo)的位置，通過導(dǎo)航即可快速地進(jìn)行定位了（圖8）。

快捷的語音溝通

為了提高溝通的效率，還可以使用小畫桌提供的語音功能（僅支持Chrome核心瀏覽器，手機(jī)用戶也需要下載Chrome瀏覽器），只要點(diǎn)擊網(wǎng)頁上方的麥克風(fēng)圖標(biāo)，每個(gè)參與協(xié)作者就會(huì)收到是否需要加入語音的提示，加入語音后協(xié)作者之間即可互相通話了，有點(diǎn)類似QQ群聊。對(duì)于手機(jī)用戶來說不方便打字，就可以直接使用語音和團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行語音交流，更增添了大家的“現(xiàn)場”感（圖9）。