某集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享模式下資金支付流程優(yōu)化分析

班藝芹 胡雪丹

【摘 ?要】財(cái)務(wù)共享框架主要包括戰(zhàn)略定位、業(yè)務(wù)流程、組織與人員等方面，各個(gè)模塊相輔相成。業(yè)務(wù)流程是指為客戶共同創(chuàng)造價(jià)值的相互銜接的一系列活動，如何保證流程的時(shí)效和質(zhì)量尤為重要。論文以某集團(tuán)公司的資金支付流程為例，比較使用財(cái)務(wù)共享模式之后的變化，提出使用過程中存在的問題，從而對該業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改進(jìn)。

【Abstract】Financial sharing framework mainly includes strategic positioning， business process， organization and personnel and other aspects， and each module complements each other. Business process refers to a series of interconnected activities to jointly create value for customers. How to ensure the timeliness and quality of the process is particularly important. Taking the fund payment process of a group company as an example， this paper compares the changes after the use of financial sharing mode， puts forward the problems existing in the use process， so as to improve the business process.

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)共享;資金支付;流程;優(yōu)化

【Keywords】financial sharing; fund payment; process; optimization

【中圖分類號】F275.1 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2020）04-0082-02

1 引言

財(cái)務(wù)共享服務(wù)框架包括：戰(zhàn)略定位、業(yè)務(wù)流程、組織與人員、信息系統(tǒng)、運(yùn)營管理和風(fēng)險(xiǎn)變革管理，模塊之間相互關(guān)聯(lián)構(gòu)成財(cái)務(wù)共享服務(wù)框架。業(yè)務(wù)流程是企業(yè)與客戶為共同創(chuàng)造價(jià)值而開展的一系列相關(guān)活動。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的所有業(yè)務(wù)都需要流程來驅(qū)動，組織、人員都是靠流程來實(shí)現(xiàn)協(xié)同運(yùn)作，流程的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一是共享服務(wù)的核心。

2 原模式下的資金支付流程

資金支付流程與其他業(yè)務(wù)流程相互銜接，如業(yè)務(wù)需進(jìn)行資金支付，則由業(yè)務(wù)核算崗位將業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)交出納崗位進(jìn)行資金支付。在采用財(cái)務(wù)共享模式之前，資金支付由子公司核算崗位判定是否需要進(jìn)行資金支付，并由子公司出納執(zhí)行支付。

流程說明：①核算崗位經(jīng)手業(yè)務(wù)，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)通過審核后，由核算崗位判定該業(yè)務(wù)是否需要進(jìn)行資金支付，如需要則轉(zhuǎn)交出納崗進(jìn)行后續(xù)操作;②出納崗檢查原始憑證及會計(jì)憑證，確認(rèn)是否符合付款條件，并檢查付款材料是否齊全，如缺少則通知業(yè)務(wù)經(jīng)辦人補(bǔ)齊;③出納崗將該資金支付業(yè)務(wù)與資金計(jì)劃進(jìn)行核對，判定是否符合支付計(jì)劃要求，符合要求的可編制付款手續(xù)，計(jì)劃之外的資金支付則需要財(cái)務(wù)副部長進(jìn)行審核;④財(cái)務(wù)副部長審核并審批付款手續(xù);⑤出納根據(jù)付款資料進(jìn)行資金支付;⑥出納將付款信息反饋至業(yè)務(wù)經(jīng)辦人。

3 財(cái)務(wù)共享模式下的資金支付流程

財(cái)務(wù)共享模式下，資金支付業(yè)務(wù)已整體集約至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，不再經(jīng)由子公司財(cái)務(wù)部，子公司確保經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合理性、完整性、準(zhǔn)確性，母公司保證支付業(yè)務(wù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，兩者各司其職，其流程控制如圖1所示。

流程說明：①核算崗位經(jīng)手業(yè)務(wù)，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)通過審核之后，由核算崗位判定該業(yè)務(wù)是否需要進(jìn)行資金支付，如需要則轉(zhuǎn)交出納崗進(jìn)行后續(xù)操作;②出納崗接收業(yè)務(wù)，參照集團(tuán)《成本費(fèi)用報(bào)銷明細(xì)指南》審核業(yè)務(wù)資料是否齊全、檢查審批是否符合要求，如不符合要求則通知業(yè)務(wù)經(jīng)辦人補(bǔ)齊;③出納崗位將資金支付業(yè)務(wù)與《集團(tuán)資金計(jì)劃詳細(xì)分解》對比，檢查資金支付是否在計(jì)劃之內(nèi)，如符合要求，則根據(jù)《資金支付業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》編制付款手續(xù)，計(jì)劃之外則上交財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心副部長審核;④財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心副部長按照《公司資金支付業(yè)務(wù)審批權(quán)限》規(guī)定的權(quán)限審批資金支付，如資金支付申請屬于“三重一大”事項(xiàng)，需提交董事會審批，方能進(jìn)行支付;⑤出納審核支付指令/銀行票據(jù)，查看收款單位名稱、收款單位賬號、付款金額、簽發(fā)日期及用途等信息是否與付款審批單據(jù)一致，是否符合已審批的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)申請，審核無誤則進(jìn)行支付;⑥出納將付款信息反饋至業(yè)務(wù)部門。

4 資金支付流程的變化分析

首先，相對于原資金支付流程，財(cái)務(wù)共享模式將資金支付流程全部歸集于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，利于集團(tuán)對資金進(jìn)行集中管控，達(dá)到降低資金頭寸，提高資源使用率的目的;其次，由于資金支付業(yè)務(wù)整體上移，集團(tuán)對于子公司的資金使用進(jìn)行全程監(jiān)控，控制力增強(qiáng);再次，資金支付需要在費(fèi)用報(bào)銷的基礎(chǔ)上再進(jìn)行兩次審核，包括支付條件審核以及支付行為審核，使得費(fèi)用報(bào)銷與資金支付流程單位業(yè)務(wù)用時(shí)增加0.4天;最后，集團(tuán)對任何資金支付都需要紙質(zhì)單據(jù)的支撐，單據(jù)傳遞延緩了資金支付業(yè)務(wù)的流程，導(dǎo)致集團(tuán)整體資金流轉(zhuǎn)較為緩慢，客戶滿意度低[1]。

5 財(cái)務(wù)共享模式下資金支付流程存在的問題

該集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心按照業(yè)務(wù)提交的時(shí)間順序?qū)λ袠I(yè)務(wù)進(jìn)行處理。中心經(jīng)手的業(yè)務(wù)大部分為日常性報(bào)銷業(yè)務(wù)，中間夾雜著部分重要的業(yè)務(wù)（如對外支付、原料采購、收款），常規(guī)性業(yè)務(wù)占據(jù)大部分時(shí)間，重要業(yè)務(wù)占據(jù)較小的時(shí)間。在沒有綠色通道的情況下，所有業(yè)務(wù)無差別進(jìn)行排序，重要業(yè)務(wù)夾雜在大量的常規(guī)業(yè)務(wù)之中，往往需要進(jìn)行長時(shí)間等待。中心沒辦法將精力優(yōu)先投入重要的業(yè)務(wù)中，這影響中心辦事效率，該集團(tuán)應(yīng)予以重視。

6 對財(cái)務(wù)共享模式下資金支付流程的優(yōu)化

影響該集團(tuán)現(xiàn)有資金支付流程的原因包括：一是由于紙質(zhì)單據(jù)傳遞，等待時(shí)間增加;二是由于業(yè)務(wù)不區(qū)分重要程度而進(jìn)行排序，導(dǎo)致重要業(yè)務(wù)延時(shí)。針對這兩個(gè)問題，本文建議從業(yè)務(wù)順序變更、單據(jù)傳遞模式變更兩個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化。優(yōu)化的思路為：省略部分風(fēng)險(xiǎn)較低的單據(jù)傳遞業(yè)務(wù);設(shè)計(jì)一套緊急程度上升審核機(jī)制，使流程可以更加高效率傳遞[2]。

6.1 業(yè)務(wù)順序變更

要想對該集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心處理業(yè)務(wù)的排序方法進(jìn)行優(yōu)化，其重心在于如何將重要業(yè)務(wù)從繁多的業(yè)務(wù)中識別出來并進(jìn)行區(qū)別對待。將財(cái)務(wù)共享服務(wù)待辦事項(xiàng)集中在一起，形成業(yè)務(wù)池，根據(jù)業(yè)務(wù)重要程度和緊急程度對業(yè)務(wù)進(jìn)行分類排序，更新至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心代辦事項(xiàng)清單，由核算人員盡心處理。

對業(yè)務(wù)的重要程度和緊急程度進(jìn)行分類識別，可分為被動模式和主動模式兩種，兩種模式都需要信息系統(tǒng)開發(fā)相應(yīng)的模塊。在自動模式下，系統(tǒng)將業(yè)務(wù)池內(nèi)的業(yè)務(wù)進(jìn)行自動分類，對外支付、銀行還款等（如不能按時(shí)處理，將會對集團(tuán)整體形象造成影響的業(yè)務(wù)）分配較大的權(quán)數(shù)，而內(nèi)部員工報(bào)銷等日常業(yè)務(wù)則設(shè)置較小的權(quán)數(shù)。不同的權(quán)數(shù)有不同的截止日期。按照剩余日期占總時(shí)長的比例以及任務(wù)重要程度，按照不同的比重計(jì)算出業(yè)務(wù)緊急程度。根據(jù)緊急程度的不同，業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心待處理事項(xiàng)清單的排序也將發(fā)生變化。

主動模式是業(yè)務(wù)申報(bào)人員在申報(bào)時(shí)，對重要業(yè)務(wù)可以選擇加急按鈕，加急業(yè)務(wù)重要程度會自動設(shè)置成最高，并在信息系統(tǒng)內(nèi)部出現(xiàn)高亮提示，同時(shí)，系統(tǒng)自動發(fā)送信息至中心相關(guān)核算崗位處，力求在第一時(shí)間通知核算人員，加快核算速度。為了防止緊急模式被濫用，每一個(gè)部門根據(jù)業(yè)務(wù)情況設(shè)置一定的緊急任務(wù)使用次數(shù)限制，并且在使用緊急模式處理完業(yè)務(wù)后，業(yè)務(wù)人員需要提交緊急任務(wù)使用說明書，說明任務(wù)使用情況[3]。

6.2 單據(jù)傳遞模式變更

為解決紙質(zhì)單據(jù)傳遞延時(shí)的問題，可從兩方面進(jìn)行考慮：一是提高紙質(zhì)單據(jù)傳遞效率，可以從提高運(yùn)輸次數(shù)入手，合理利用集團(tuán)物流資源，將紙質(zhì)檔案與集團(tuán)其他物流一同運(yùn)輸，少量多次運(yùn)輸，可提高運(yùn)輸效率，縮短等待時(shí)間;二是考慮降低運(yùn)送總量，考慮日常報(bào)銷類業(yè)務(wù)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的概率較低，紙質(zhì)單據(jù)傳遞對于集團(tuán)管控效果不大，因此，將業(yè)務(wù)進(jìn)行分類，根據(jù)費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行分類，風(fēng)險(xiǎn)低的不需要進(jìn)行上傳，風(fēng)險(xiǎn)高的則必須進(jìn)行上傳。就如何定義風(fēng)險(xiǎn)高低而言，符合計(jì)劃、金額較小的放入低風(fēng)險(xiǎn)，金額較大、不符合各種計(jì)劃的，風(fēng)險(xiǎn)較高，將其上傳之財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行審核。

【參考文獻(xiàn)】

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【2】何鑫.淺析企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建及其應(yīng)用研究[J].知識經(jīng)濟(jì)，2019（2）：105-106.

【3】陳平.企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)重點(diǎn)和難點(diǎn)探討[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2018（014）：130-131.