高校工作室運(yùn)行模式下檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策研究

崔鸰

【摘 ?要】在高校工作室運(yùn)行模式下，科學(xué)地對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理，不僅可以使高校的教學(xué)活動(dòng)更加高效，而且可以促進(jìn)教育教學(xué)改革和教學(xué)質(zhì)量提高。但是一些高校在教學(xué)檔案管理上存在形式化傾向，有必要規(guī)范檔案管理的內(nèi)容，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，實(shí)施科學(xué)高效的檔案管理。

【Abstract】Under the operation mode of university studios， scientific management of teaching archives can not only make university's teaching activities more efficient， but also promote the reform of education and teaching and improve the teaching quality. However， there is a tendency of formalization in the management of teaching archives in some universities. It is necessary to standardize the contents of archives management， promote the digital construction of archives management， and implement scientific and efficient archives management.

【關(guān)鍵詞】檔案管理;工作室模式;對(duì)策

【Keywords】archives management; studio mode; countermeasures

【中圖分類(lèi)號(hào)】G647 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2020）04-0023-02

1 引言

近年來(lái)，教學(xué)檔案管理與創(chuàng)新的研究日益深入，但各高校教學(xué)檔案管理部門(mén)存在檔案檢索效率低的問(wèn)題，一些高校檔案管理工作中資料內(nèi)容與實(shí)際應(yīng)用之間缺乏一致性，管理者的實(shí)踐操作性較差，這嚴(yán)重制約了當(dāng)前高校教學(xué)水平和辦學(xué)質(zhì)量的進(jìn)一步提升，必須引起高度重視和及時(shí)妥善處理。同時(shí)，作為高校教學(xué)檔案管理工作的從業(yè)人員，應(yīng)繼續(xù)學(xué)習(xí)檔案方面的相關(guān)知識(shí)，充分掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，盡快適應(yīng)新形勢(shì)的需要，積極參與學(xué)校教學(xué)檔案管理改革，更好地做好管理工作，以促進(jìn)學(xué)校檔案管理整體水平的提高。

2 高校工作室運(yùn)行模式概述

2.1 模式簡(jiǎn)介

工作室運(yùn)行模式在歐美藝術(shù)院校中首次出現(xiàn)，工作室（模式）在西方有著悠久的歷史，逐漸被我國(guó)一些藝術(shù)院校采用，在高等教育中具有一定的生命力。該模式一般以學(xué)術(shù)權(quán)威為主導(dǎo)，工作室模式不是把全班同學(xué)簡(jiǎn)單集合起來(lái)，宣布工作室的成立，而是學(xué)生根據(jù)自己的思維能力和學(xué)習(xí)能力分成幾個(gè)小組來(lái)進(jìn)行。特別是設(shè)計(jì)學(xué)科，市場(chǎng)的變化為高校從事設(shè)計(jì)的學(xué)生提供了機(jī)會(huì)。這些學(xué)生可以發(fā)揮他們的全部創(chuàng)造力，將創(chuàng)新設(shè)計(jì)帶入設(shè)計(jì)市場(chǎng)。加強(qiáng)教育領(lǐng)域的合作，設(shè)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)入教師工作室，進(jìn)行課題化實(shí)踐教學(xué)。在為學(xué)生提供廣泛實(shí)踐機(jī)會(huì)的同時(shí)，促進(jìn)設(shè)計(jì)教育鏈、設(shè)計(jì)人才鏈與設(shè)計(jì)產(chǎn)業(yè)鏈、設(shè)計(jì)創(chuàng)新鏈的有機(jī)銜接，逐漸形成專(zhuān)業(yè)鏈狀工作室，打造產(chǎn)教共同促進(jìn)的協(xié)同創(chuàng)新平臺(tái)。

2.2 模式優(yōu)勢(shì)分析

工作室運(yùn)行模式的教學(xué)方法不僅能調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)自主性，而且有助于提高教師的專(zhuān)業(yè)水平和整體素質(zhì)，在三四年級(jí)，工作室是大多數(shù)學(xué)生向往的地方，這是學(xué)生的目標(biāo)，學(xué)生努力學(xué)習(xí)，目標(biāo)明確，進(jìn)步越來(lái)越大。經(jīng)過(guò)學(xué)習(xí)，學(xué)生的能力得到了顯著的提高，很快適應(yīng)了這種新的教學(xué)模式，各工作室應(yīng)根據(jù)不同的研究方向，提出設(shè)計(jì)實(shí)踐、制作要求和計(jì)劃等項(xiàng)目，根據(jù)具體的計(jì)劃或目標(biāo)，教師從教學(xué)轉(zhuǎn)向強(qiáng)調(diào)學(xué)生解決問(wèn)題的過(guò)程和實(shí)際操作的能力[1]。

設(shè)計(jì)要與市場(chǎng)需求相結(jié)合，抓住實(shí)踐與市場(chǎng)的結(jié)合度，學(xué)生只有通過(guò)大量的個(gè)人實(shí)踐才能達(dá)到這一目的，工作室主課的假設(shè)題目越少越好，題目越多，使學(xué)生更接近專(zhuān)業(yè)、商業(yè)和市場(chǎng)，同時(shí)，發(fā)揮高校服務(wù)社會(huì)的職能。

3 高校檔案管理的問(wèn)題分析

高校檔案是指教學(xué)活動(dòng)開(kāi)展時(shí)編制的歷史記錄，這些資料對(duì)社會(huì)、學(xué)校和學(xué)生都有很大的保存價(jià)值，因此，檔案內(nèi)容將以各種形式被獲取。重要資料的影響評(píng)價(jià)、教師經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)、課程教學(xué)的評(píng)價(jià)等教學(xué)內(nèi)容和其他參考資料是反映高校教學(xué)整體情況的重要指標(biāo)，高校負(fù)責(zé)人可以通過(guò)檔案全面了解學(xué)科發(fā)展的形勢(shì)和歷史，也是專(zhuān)業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃制定的重要參考點(diǎn)。

3.1 對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位

由于高校的主要任務(wù)是教學(xué)和科研，高校對(duì)教學(xué)檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位，有的教學(xué)部門(mén)甚至沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)職的教學(xué)檔案管理人員。此外，高校對(duì)教學(xué)檔案管理缺乏應(yīng)有的重視，高校教學(xué)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，一般不注意資料的收集和整理，導(dǎo)致教學(xué)檔案不完整。例如，有的教學(xué)檔案留有書(shū)面記錄，但不留音像、圖像、圖表等，最終導(dǎo)致材料不全。

3.2 檔案管理制度落后

目前，各高校都建立了相應(yīng)的檔案管理制度，但高校建立的管理體系科學(xué)性和系統(tǒng)性欠佳。一方面，一些高校在管理體制建設(shè)方面缺乏理論上的建議和支持;另一方面，也存在盲目借鑒的現(xiàn)象。此外一些高校雖然建立了比較完善的教學(xué)檔案管理制度，但在缺乏專(zhuān)職人事管理的情況下，會(huì)損害教學(xué)檔案的價(jià)值，不能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3.3 工作室運(yùn)行模式下的檔案資料不規(guī)范

由于高校教學(xué)檔案管理內(nèi)容具有復(fù)雜性，與高校幾乎所有的內(nèi)容都有著密切的聯(lián)系，同時(shí)，檔案的存儲(chǔ)要求也很高，高校各教學(xué)單位的檔案管理職責(zé)不明確，管理范圍混雜或重疊，甚至出現(xiàn)了檔案丟失的現(xiàn)象。目前，隨著新的工作室教學(xué)模式開(kāi)展，高校教學(xué)檔案管理體制沒(méi)有升級(jí)，導(dǎo)致日常管理中缺乏創(chuàng)新。所涉活動(dòng)與高校檔案單位分類(lèi)要求和高校相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不符，檔案分類(lèi)不夠明確，對(duì)檔案資料的重要性認(rèn)識(shí)不清，在實(shí)際操作中往往只考慮紅頭文件的收集和整理。高校忽視了對(duì)一些零散資料的收集和整理，對(duì)其部分總結(jié)和整理的教材收集和整理不認(rèn)真、不規(guī)范，對(duì)原始文獻(xiàn)資料的收集和整理也不重視，而且材料的分類(lèi)也不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致在之后的使用過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

3.4 缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員

在大多數(shù)高校檔案管理部門(mén)中，很少有具有檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)背景的檔案工作者，由于受到評(píng)價(jià)等因素的影響，這些管理者近年來(lái)不能單純從事對(duì)檔案的管理工作。許多從事檔案管理的工作人員由教學(xué)秘書(shū)兼任，其還涉及教學(xué)管理、行政工作和學(xué)術(shù)研究等方面，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，也沒(méi)有具體的理論知識(shí)儲(chǔ)備，以上對(duì)高校的檔案管理水平會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響。

3.5 工作室運(yùn)行模式下的檔案管理方法和設(shè)備落后

高校檔案管理水平是學(xué)校管理水平和高校管理能力的重要體現(xiàn)，以及衡量高校綜合素質(zhì)的基本指標(biāo)。一方面，紙質(zhì)檔案在檢索過(guò)程中比較復(fù)雜，存在一定的問(wèn)題，如果不確定是否能找到檔案，往往會(huì)放棄檢索;另一方面，雖然我國(guó)大多數(shù)高校都采用了計(jì)算機(jī)管理模式，但計(jì)算機(jī)設(shè)備不升級(jí)，管理人員計(jì)算機(jī)水平偏低，一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)文件泄漏或損壞的風(fēng)險(xiǎn)，就會(huì)對(duì)校園安全帶來(lái)隱患。

4 高校檔案管理的改革措施

4.1 完善檔案管理制度

高等學(xué)校要提高各部門(mén)開(kāi)展檔案工作的能力，明確學(xué)校檔案管理、教育行政管理的職責(zé)，在教學(xué)檔案管理和教學(xué)檔案培訓(xùn)過(guò)程中，要向各高校、各部門(mén)、各教學(xué)單位和單位負(fù)責(zé)人、專(zhuān)職檔案員（兼職）、專(zhuān)業(yè)系主任、專(zhuān)職教師明確檔案管理的重要性。制定嚴(yán)格、完善的制度，明確具體要求，確保文件的完整性。明確課程的評(píng)價(jià)體系，根據(jù)各部門(mén)教學(xué)檔案的實(shí)際情況制定指標(biāo)，定期進(jìn)行評(píng)價(jià)和檢查，要求各部門(mén)重視和支持檔案管理工作，高校檔案管理工作要堅(jiān)持集中管理、同步管理、專(zhuān)項(xiàng)管理以及綜合管理的原則，特別是調(diào)動(dòng)管理者和教師的積極性和主動(dòng)性，創(chuàng)造良好的合作機(jī)制。

4.2 提升對(duì)檔案管理的重視程度

為了提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)水平，可以利用公告欄、微信公眾號(hào)、校園網(wǎng)等媒介獲取基礎(chǔ)知識(shí)，在師生中提升對(duì)檔案管理的重視程度。應(yīng)該開(kāi)展各種活動(dòng)，重視、參與和支持高校檔案管理工作水平提高，支持高校教學(xué)檔案的管理。

4.3 提高檔案資料的規(guī)范性與真實(shí)性

首先，為加強(qiáng)教學(xué)檔案的收集工作，各高校應(yīng)評(píng)估各教學(xué)部門(mén)的檔案管理范圍;其次，領(lǐng)導(dǎo)各部門(mén)有計(jì)劃、有步驟地組織收集相關(guān)資料，檔案室的工作人員要及時(shí)了解各教學(xué)部門(mén)的工作情況，盡最大努力幫助他們解決實(shí)際困難，如選擇一些完整的教學(xué)檔案，組織其他教師相互學(xué)習(xí)、共同提高，并采取相應(yīng)措施完成檔案管理工作。

4.4 優(yōu)化檔案管理方式，提升管理設(shè)備穩(wěn)定性

高校教學(xué)檔案具有大而多的特點(diǎn)。一些高校雖然從開(kāi)學(xué)到學(xué)期末一直在集聚資源，但也不能在規(guī)定期限內(nèi)完成。檔案收集是一個(gè)復(fù)雜的、周期性的、分散的過(guò)程工作?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、管理信息技術(shù)等高新技術(shù)產(chǎn)品得到廣泛應(yīng)用，這是提高工作效率、合理分類(lèi)檔案的有效途徑。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)城市現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，許多高校都開(kāi)設(shè)了設(shè)計(jì)專(zhuān)業(yè)，以創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)人才培養(yǎng)為核心，在具備較為深厚的理論知識(shí)的基礎(chǔ)上，提高學(xué)生的專(zhuān)業(yè)實(shí)踐能力，推行工作室教學(xué)改革。在此背景下，高校檔案管理工作需要進(jìn)一步揚(yáng)長(zhǎng)避短，以滿(mǎn)足教學(xué)改革和高校發(fā)展的需要。

【參考文獻(xiàn)】

【1】姚國(guó)勤.高校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公自動(dòng)化，2016（16）：46-48.