利用Excel提高學(xué)校管理工作效率

陳紹明

摘 要：Excel界面友好，操作簡(jiǎn)單，易學(xué)易用，是學(xué)校辦公常用軟件。利用Excel結(jié)合VBA編程可以應(yīng)用于電腦桌面工作提醒、文件整理、文件登記、數(shù)據(jù)匯總等功能，讓工作計(jì)劃確實(shí)落到實(shí)處，對(duì)于提高學(xué)校管理工作非常有益。

關(guān)鍵詞：Excel;VBA;工作提醒;超鏈接;工作日志;文件整理;數(shù)據(jù)匯總;文件同步

Excel是功能強(qiáng)大的電子表格軟件，在數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策操作方面的作用，被廣泛地應(yīng)用于管理、財(cái)經(jīng)、金融等多個(gè)領(lǐng)域。結(jié)合VBA編程，能夠使得我們常用的程序自動(dòng)化，為管理者節(jié)約大量的時(shí)間和工作量，提高學(xué)校日常工作效率，把更多的精力用于工作謀劃。

教育系統(tǒng)各級(jí)、各學(xué)校、各部門辦公室人員的工作都比較繁雜和瑣碎，每個(gè)人都會(huì)有許多工作任務(wù)，工作要求完成的時(shí)間有的需要幾天，有的需要幾個(gè)月，或是每月、每年定時(shí)完成，還有許多工作需要記住操作流程、方法，甚至工作相關(guān)的網(wǎng)址、用戶名等等。這些工作單憑大腦記憶確實(shí)耗費(fèi)腦力和精力，時(shí)間過長或是工作太集中時(shí)難免遺忘、做漏工作，盡管有便簽、筆記本可以進(jìn)行記錄，當(dāng)下也有很多人用手機(jī)的日程、日歷或便簽進(jìn)行記錄提醒，但這些工具畢竟記錄內(nèi)容有限，資源再利用比較困難，且易丟失、難查找，如果想把將年計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃都記錄進(jìn)去是不可能的，想要查找相關(guān)資料就更加困難了。用Excel就可以做一個(gè)能登記工作、書寫工作日志，并適時(shí)提醒，方便打開相關(guān)資料的辦公小助手，我們暫且把這個(gè)工作簿文件叫做“工作平臺(tái)。

首先，在第一個(gè)工作表中設(shè)置任務(wù)清單工作提醒表格，用于登記日常工作，表頭應(yīng)有登記日期、應(yīng)完成事項(xiàng)、應(yīng)完成日期、是否完成、完成日期、備注、工作日志等欄。

為了讓工作提醒更醒目、更一目了然，在Excel ?VBA的Worksheet_Activate（表激活）及Worksheet_Change（單元格變動(dòng)）事件中分別編寫工作記錄行背景顏色的變換程序，根據(jù)是否完成，將已完成的工作背景色改為灰色，并按升序排序，沉到最底，未完成的工作按應(yīng)完成日期排序，距當(dāng)前日期還有31天以上、7到30天、5到6天、3到4天、1到2天、過期分別設(shè)由淺藍(lán)到深紅的變化，這個(gè)工作用Interior.ColorIndex方法實(shí)現(xiàn)。為讓工作按時(shí)間順序排列，用Sort方法按“是否完成”、“應(yīng)完成日期”進(jìn)行排序，以期達(dá)到最緊的工作始終排在最上面，最先看到，每項(xiàng)工作按時(shí)間從上到下排列，工作項(xiàng)目清晰明了。

為簡(jiǎn)化登記工作，在Worksheet_Change事件中用Validation.Add對(duì)“是否完成”列自動(dòng)添加下拉列表“是”和“否”并默認(rèn)為“否”。而登記日期也自動(dòng)填寫好當(dāng)前日期。這樣，當(dāng)我們?cè)诒眍^下方插入行，填寫了應(yīng)完成事項(xiàng)，登記日期就自動(dòng)填寫完成，當(dāng)填寫完應(yīng)完成日期后，“是否完成”列就自動(dòng)填寫為“否”，并進(jìn)行排序。

其次，設(shè)置工作工作簿打開方試，讓我們打開電腦就能把工作第一時(shí)間及時(shí)呈現(xiàn)在電腦顯示屏上。先將這個(gè)工作簿放在一個(gè)文件夾中，存于硬盤中（為確保數(shù)據(jù)安全，不放在C盤上），再發(fā)送一個(gè)快捷方式到桌面，便于隨時(shí)打開，復(fù)制這個(gè)快捷方式到電腦啟動(dòng)項(xiàng)，再將這個(gè)工作簿所在文件夾設(shè)置為Excel受信任位置，這個(gè)工作簿就能隨電腦啟動(dòng)而打開了，并自動(dòng)啟用宏，工作條目背景色會(huì)根據(jù)日期進(jìn)行變化。

接下來的使用中，充分利用Excel的超鏈接功能，實(shí)現(xiàn)根據(jù)工作條目歸整資料和訪問資料。首先，工作臺(tái)賬應(yīng)放在一個(gè)文件夾中（如《張三的工作》），再在這個(gè)文件夾中根據(jù)自己的工作，將工作分成幾個(gè)大類，建立如“人事管理”、“教研管理”、“培訓(xùn)工作”等大類文件夾，具體工作在任務(wù)清單中錄入工作條目后，在對(duì)應(yīng)的大類文件夾中建立相應(yīng)的文件夾，將相關(guān)資料存入其中，再在任務(wù)清單的“應(yīng)完成事項(xiàng)”的單元格上右擊，選擇超鏈接，找到剛建立的工作文件夾完成超鏈接，這樣，在任務(wù)清單中單擊工作條目就可以隨時(shí)打開對(duì)應(yīng)的工作文件夾。為了方便快速找到工作文件總文件夾，將任務(wù)清單表中表頭“任務(wù)清單”單元格超鏈接到總文件夾《張三的工作》，以便隨時(shí)訪問自己的工作資料。

“應(yīng)完成事項(xiàng)”欄我們主要超鏈接到對(duì)應(yīng)工作文件夾，而備注欄可以超鏈接到工作相關(guān)的網(wǎng)址，如教師信息登記的“云南教育云”等網(wǎng)址，備注欄中可以備注網(wǎng)址和用戶名、操作方法等，工作日志可以記錄工作各步驟完成情況。

將任務(wù)清單用于工作中，長期、臨時(shí)、重復(fù)工作都能錄入任務(wù)清單中，工作一目了然，進(jìn)度歷歷在目，開機(jī)第一眼看到近期應(yīng)完成的工作，提醒使用者合理安排工作，不拖延工作。實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃提醒、任務(wù)管理、資料歸集、快速訪問、工作筆記等功能，確實(shí)提高工作效率。

由于Excel可以添加很多工作表，又能與VBA相結(jié)合，讓Excel有了無限擴(kuò)展的能力，在這個(gè)工作平臺(tái)中，還可以實(shí)現(xiàn)很多辦公常用功能，如：

1. 文件登記：把需要登記的文件放在指定的文件夾，就能快速將文件名登記在表格內(nèi)，并利用Hyperlinks.Add自動(dòng)做好超鏈接。在表中單擊這些文件名，就可以打開這個(gè)文件，如上級(jí)文件、合同協(xié)議、規(guī)章制度等都能按文件名進(jìn)行自動(dòng)登記，再補(bǔ)充完其他登記事項(xiàng)，文件登記就完美了。

2. 文件同步備份：將電腦上的資料備份到U盤或其他盤，利用VBA程序遍歷兩者間所有文件夾并進(jìn)行比對(duì)，只把新文件進(jìn)行備份，節(jié)約備份時(shí)間，隨時(shí)可保持兩個(gè)文件夾中資料完全一致。不必再擔(dān)心電腦中毒、U盤硬盤損壞造成資料丟失，把工作帶回家，資料也是齊全的。

3. 數(shù)據(jù)匯總：利用VBA把指定文件夾中從各部門、班級(jí)、老師、家長、學(xué)生中收集來的統(tǒng)一格式的Excel表放在指定文件夾，不論文件有多少，快速進(jìn)行匯總，不用一個(gè)個(gè)文件打開，再復(fù)制粘貼，能讓工作輕松不少。實(shí)現(xiàn)它只要用Workbooks.Open在后臺(tái)打開文件夾中的Excel文件，按指定的區(qū)域或單元格進(jìn)行復(fù)制，比如學(xué)生報(bào)名信息匯總、成績(jī)匯總等都可以進(jìn)行匯總。

如果一個(gè)辦公室的人員都用這樣的工作臺(tái)賬，A、B角互助將變得簡(jiǎn)單，只要打開電腦，具體工作、相關(guān)資料另外的人都能快速找到，順利完成工作;有交接工作時(shí)，只有將工作臺(tái)賬講一遍，接任者對(duì)工作的理解將快速明了接受上任工作，不會(huì)一頭霧水。