提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

吳警

摘 要：實現(xiàn)檔案管理科學化，是順應信息化技術深入發(fā)展的具體體現(xiàn)，只有不斷提高科學化水平，才能逐步提升檔案管理效率，從而為社會經(jīng)濟發(fā)展奠定基礎。檔案管理信息是企事業(yè)單位和國家發(fā)展的重要價值資源，提升科學化水平具有重要的現(xiàn)實意義。本文主要從檔案管理科學化水平提升意義出發(fā)，對目前存在的問題和路徑選擇展開分析，希望能夠為后期工作提供借鑒。

關鍵詞：檔案管理;科學化水平;路徑

檔案管理科學化，已經(jīng)成為信息管理水平優(yōu)劣的衡量標準之一，管理方式的不規(guī)范會大大影響到資料查詢效率和難度，是檔案管理人員需要不斷強化的方向。一些企事業(yè)單位不能充分認識到檔案管理科學化的重要性，日常的管理時間有限，也會影響到后期信息查詢管理的價值利用。所以，文中主要就是選擇更為適宜的檔案管理科學化水平提升路徑展開分析。

1概況

1.1檔案

檔案，與人類的生產(chǎn)生活狀況息息相關，是融合文字、圖像、數(shù)據(jù)等元素的一種原始記錄。檔案是具有一定的保存價值的資料，所以更需要采取系統(tǒng)化的管理模式。計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展給檔案管理水平的提升提出了具體要求，新的挑戰(zhàn)是檔案工作人員需要面對大量的檔案資料。

1.2檔案管理科學化水平提升的意義

1.2.1有利于文化軟實力的提升

社會經(jīng)濟發(fā)生了巨大的發(fā)展，使人們更加關心注重軟實力。作為歷史文化的一種載體，檔案是我國的文化財富，在中華文明的進步的過程中應當更加注重檔案管理工作，為中華文化軟實力的發(fā)展奠定基礎。計算機網(wǎng)絡信息應用過程，屬于綜合性的工作模式，是現(xiàn)代化管理方式下的綜合性應用流程。檔案信息管理的科學化，是以管理方式的信息化為目標，逐步深入到檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，充分發(fā)揮出檔案資源的價值作用。

1.2.2檔案管理發(fā)展的需要

現(xiàn)階段，檔案管理范圍和內(nèi)容的不斷增大與檔案管理水平之間的矛盾仍然很突出。社會經(jīng)濟大發(fā)展的形勢下，檔案信息數(shù)量大幅度提升，導致信息收集、分析、處理的工作難度極速提高。檔案管理提升科學化水平是現(xiàn)實需要，進而也能為檔案管理現(xiàn)代化奠定基礎。

1.2.3為國家文化軟實力夯實基礎

中華文化，是中華民族凝聚力和創(chuàng)新精神的具體體現(xiàn)，代表了中國的軟實力。增強文化自信，是國家提高綜合國力和國際影響力的重要舉措。檔案是對已發(fā)生事實的真實記錄，是積累國家文化、精神財富的一種重要方式，文字記載不經(jīng)過任何的裝飾和渲染，更加注重數(shù)據(jù)的表達，使檔案信息更為準確地反映出現(xiàn)實狀況，提升了信息內(nèi)容的科學性與可靠性。檔案，在一定程度上反映出中華文化的優(yōu)勢和民族精神的傳承，管理方式也逐漸成為人們關注的重點，通過實現(xiàn)管理方式的信息化，可以為檔案資源服務水平的提升奠定基礎。

2檔案科學化管理的現(xiàn)狀

2.1管理模式不能系統(tǒng)化

檔案管理工作量大而繁瑣，如果只采用人工分類整理的方式，很容易出現(xiàn)失誤和差錯。現(xiàn)階段，信息化水平的應用范圍較廣，許多行業(yè)領域逐漸用人工智能替代人工。所以，企事業(yè)單位需要順應時代變化發(fā)展，在檔案管理中增加信息化技術的應用。而信息化管理方式的問題和不足也逐漸顯露出來。一是許多單位的檔案管理工作應用的計算機網(wǎng)絡技術程度偏低，手工完成收集、檢索仍然是主要方式，對于后期收集、利用和開發(fā)檔案資源極為不利。檔案室的不規(guī)范化建設較為普遍，存在使用陳舊檔案柜、保管條件簡陋等問題。二是信息管理軟件的開發(fā)力度小，很多軟件單位投入市場的軟件程序都成為淘汰對象，依照傳統(tǒng)管理模式完成軟件編程，與信息化管理方式的客觀要求之間存在很大偏差，甚至成為信息查詢的阻礙因素，不利于信息管理。在管理技術相對滯后的條件下，檔案管理仍然采用陳舊的管理軟件，違背了信息系統(tǒng)的發(fā)展需求，不利于檔案管理的信息化建設;而軟、硬件設施都需要更多的資金投入來進行更新優(yōu)化，為管理現(xiàn)代化奠定基礎。

2.2檔案管理缺乏時效性

實效性，是信息化管理的基本要求。檔案管理信息化建設常受各種主客觀條件的制約，導致管理內(nèi)容與信息需求之間存在偏差。一是信息化管理模式的接受度偏低，信息管理人員不能充分重視起來，消極的工作態(tài)度嚴重阻礙到日常的檔案管理，不利于信息管理建設的推進。二是管理負責人職責范圍的不明確，一些單位聘用一定數(shù)量的兼職人員從事檔案管理，時效性更加偏低。許多檔案信息需要花費大量時間完成整理和歸檔，這就使得檔案管理信息化建設效率大大降低，并且單位內(nèi)部很難接受和吸收到外界的先進有效的信息，從而影響到單位的工作效率。

3檔案管理科學化水平提升的路徑

3.1轉(zhuǎn)變檔案管理理念

檔案管理的科學化，需要管理人員充分認識到檔案的重要性，建立正確的管理理念。一是注重檔案管理人員的交流與學習，利用系統(tǒng)培訓等多種方式，建立起現(xiàn)代化檔案管理的交流平臺，更新和轉(zhuǎn)變工作人員的管理理念。二是以現(xiàn)代化管理理念為宣傳內(nèi)容，指導基礎人員完成日常工作，幫助各個層次的管理人員之間快速、有效地進行思想交流，在整個單位內(nèi)部建立起現(xiàn)代化檔案管理理念。

3.2健全檔案管理規(guī)章制度

提升檔案管理科學化水平，需要不斷建立健全規(guī)章制度，維護好相關機制的良好運行。強化檔案管理的法律法規(guī)和制度規(guī)范，是需要從宏觀和微觀兩個方面進行完善，指導管理科學化的落實工作，從制度體系方面約束日常管理行為。檔案事業(yè)的科學化，事關國家社會經(jīng)濟的未來發(fā)展規(guī)劃，也逐漸成為領導干部工作的成績考核標準之一;企事業(yè)單位的檔案管理，需要管理人員自身的高度重視，嚴格落實自身責任，充分發(fā)揮出檔案資源的有效利用價值，推動檔案管理科學化的順利開展。檔案管理部門要樹立起較高的責任意識，以收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)為基礎，構(gòu)建起一整套的管理制度體系，使日常管理工作規(guī)范化、標準化。同時加強體制機制的改革工作，通過業(yè)績考核、職稱評定、獎懲機制等方式，將工作人員的潛力充分激發(fā)出來，鼓勵更多的干部職工參與進來成為檔案事業(yè)信息化建設推動的源泉。

3.3加快檔案管理信息化

積極應用信息化技術，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必然要求。一是完善硬件系統(tǒng)，檔案管理信息化需要硬件系統(tǒng)的有力支撐。二是開發(fā)、應用自動化軟件系統(tǒng)，加大數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡共享等先進技術的研發(fā)力度，為檔案管理信息化創(chuàng)造有利條件，提升日常的管理效率。檔案管理信息化，要求增加相關部門的財政支持力度，與信息技術公司保持密切的合作關系，優(yōu)化資金的使用狀況，為所用信息技術的更新優(yōu)化奠定基礎;本土信息技術的創(chuàng)新研發(fā)也很重要，以已有的信息化建設情況為基礎，設置合理的檔案管理信息化建設目標，使信息技術的應用更加深入和有效。

結(jié)束語

檔案管理是保障國家和企事業(yè)單位未來科學規(guī)劃合理的重要舉措。伴隨著信息技術的快速發(fā)展，單純依靠人工完成檔案的收集、存儲和整理，工作效率和質(zhì)量效果都很難保障，數(shù)據(jù)信息的失誤率偏高。所以，檔案管理科學化水平的提升，是信息技術大范圍推廣、文化事業(yè)快速發(fā)展的必然要求，通過轉(zhuǎn)變檔案管理理念、健全檔案管理規(guī)章制度、加快檔案管理信息化、注重管理人才培養(yǎng)等措施，更好地適應檔案管理工作的現(xiàn)實需求。

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