企業(yè)職工檔案管理中存在的問題及解決對策

秦艷霞

【摘要】企業(yè)職工檔案管理主要是關于職工個人的基本經(jīng)歷、思想情況、工作狀態(tài)以及崗位變動等的文字記載資料。它體現(xiàn)了職工個人完整的人生經(jīng)歷，不僅是其歷史性考量的重要依據(jù)，同時也是企業(yè)管理中的一個重要內容，與企業(yè)的生產(chǎn)、管理、招聘、培訓、調配、考核、獎懲以及選拔等工作中都具有密切聯(lián)系。本文分析了現(xiàn)階段企業(yè)職工檔案管理中存在的問題及原因，并在此基礎上提出有效的解決對策。

【關鍵詞】企業(yè);職工檔案管理;存在的問題;對策

企業(yè)職工檔案是由職工管理部門和用人單位在職工招聘、培訓、考核、獎懲、晉級、任免等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)、工資福利、參加社會保險以及工作變動等情況的原始記錄，是歷史地、全面地考察職工和依法維護其權益的重要依據(jù)。然而，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的建立和不斷深化，企業(yè)職工檔案管理卻越來越弱化，企業(yè)建檔意識淡薄、職工檔案管理不規(guī)范、職工檔案缺失甚至遺失時有發(fā)生，這既無法保障職工合法權益，也影響了企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展。因此，做好企業(yè)職工檔案工作尤為重要。

一、企業(yè)職工檔案管理中存在的問題及原因分析

（一）存在的問題

（1）部分企業(yè)沒有建立職工檔案

目前，還有許多企業(yè)由于多種原因，沒有建立職工檔案，職工技術職稱及技能無法確定，養(yǎng)老醫(yī)療等待遇無法享受，職工合法權益無法保障。

（2）部分企業(yè)職工檔案不齊全、不準確

如，檔案記載的職工姓名與其身份證的姓名不一樣、招工登記表填寫的年齡與實際年齡不相符，等等。究其原因，有以下幾種可能：一是企業(yè)在招用職工時，沒有立即為其建立檔案，故缺少招工登記表等材料;二是企業(yè)雖然建立了職工檔案，但沒有把職工的定職定級表、勞動技能鑒定表等材料及時歸檔，致使不少個人材料遺漏遺失。

（二）原因

（1）缺乏深刻認識

當前，檔案管理工作并未引起高度重視，主要表現(xiàn)在檔案室缺乏先進的設施，且管理水平長期未見提高，先進的現(xiàn)代計算機應用技術并未在檔案管理工作得到運用。即使部分企業(yè)已分離出檔案室，將其作為一個獨立的部門，但思想上仍然是因循守舊，未改變對檔案工作的看法。也是如此，導致檔案管理工作進展不大，員工的工作強度雖大，但效率卻不高。

（2）缺乏先進的管理設施

科技的飛速發(fā)展，讓科學化、數(shù)字化的管理方式被運用到企業(yè)檔案管理工作中。在企業(yè)檔案管理中可引入一些現(xiàn)代化元素，進而促進檔案管理效率的提高，讓管理人員的工作壓力減輕。通常，紙質檔案為企業(yè)職工檔案材料的主要形式，如果時間過長就會導致紙張變黃、變脆，字體不清。若將一些新的設備進入到企業(yè)職工檔案管理工作中或通過一些管理軟件把紙質檔案轉化為電子檔案，如此就便于將存儲空間與整理時間減少，使分類整理更加方便，時間得到節(jié)省，并防止檔案管理人員發(fā)生存錯檔、漏存檔的情況，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化與數(shù)字化。

（3）檔案管理力法落后

不標準、不規(guī)范是大多數(shù)檔案室建設均存在的問題。一些單位未設置專用檔案室，沒有配套“六防”設施，所以讓檔案資料發(fā)生霉變或被蟲蛀，使之美觀整潔與完整性大受影響。同時檔案管理仍以手工管理為主，只要不丟失就行。不斷更新的科學技術手段，擴大了職工檔案信息管理系統(tǒng)，也大幅提高了計算機信息的水平，但部分先進的技術還未被充分挖掘與發(fā)揮，所以并未被廣泛運用于檔案管理中，以致于無法提高管理效率，并浪費了資源。

（4）職工檔案管理人員的業(yè)務水平偏低

檔案管理的專業(yè)性較強，僅是分類和鑒別檔案材料就十分困難。在實際工作中，因為忽略了檔案管理這項工作，檔案管理工作也并未由專職人員擔任，沒有接受專業(yè)的培訓，不了解檔案的重要性以及如何收集、整理、歸檔、裝訂檔案材料等，所以讓檔案管理水平嚴重受損，檔案材料分類不清，無法提供準確的數(shù)據(jù)。加快的人才流動，特別是用人觀念上的轉變，讓更多的用人單位加強員工能力的重視，并主要通過法律合同來約束員工，而非檔案，在現(xiàn)代社會中人事檔案的作用被不斷弱化，以致于大多數(shù)員工對自己的檔案并不重視，不清楚自己的檔案應記錄的內容以及有什么具體的作用。

二、完善企業(yè)檔案管理的對策

（一）樹立正確的檔案管理觀念

充分重視企業(yè)檔案管理工作的重要性和價值，企業(yè)檔案具備潛在生產(chǎn)力，一旦其作用得到充分發(fā)揮就能為企業(yè)以及社會帶來效益，為管理者提供強大的助力，所以，要創(chuàng)新管理觀念，盡力開發(fā)企業(yè)檔案的豐富資源，為社會提供更有價值的服務。

（二）建立完善的檔案信息系統(tǒng)，完善檔案管理方式

要想真正實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，首要任務就是建立完善的檔案信息系統(tǒng)。我們使用計算機對檔案進行管理就必須要建立一個專門的系統(tǒng)進行操作，在這個系統(tǒng)平臺上我們可以進行信息的錄入、分類、歸檔、整理、保存、搜索等，通過使用計算機軟件實現(xiàn)檔案管理的信息化。另外，我們還要建立一個完善的信息資源庫，在這里我們可以查找所有想要查找的信息，并且必須保證信息的準確、可靠。我們知道無論是計算機系統(tǒng)，還是計算機軟件都需要定期的升級優(yōu)化，只有這樣我們才能保證使用功能越來越方便、快捷、高效。

（三）加強企業(yè)檔案管理制度建設

首先，企業(yè)要建立明確的責任制度體系，設立專門的檔案管理部門，并配備專業(yè)的檔案管理人員。其次，制定具體的檔案管理工作目標，明確各部門的職責，使其積極配合企業(yè)檔案管理工作的開展。然后，建立完善的檔案工作規(guī)范，對檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等各個流程均給予明晰的規(guī)定，確保制度的嚴格落實，對于違反規(guī)定的行為和人員要進行嚴肅處理，從而提高企業(yè)檔案管理工作的整體效率和科學化水平。

三、結語

總之，企業(yè)在新時期的發(fā)展過程中面臨越來越多的挑戰(zhàn)。加強企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展過程中的重要內容。為了提升檔案管理工作水平，企業(yè)必須要樹立正確的檔案管理理念，建立完善的檔案信息系統(tǒng)，完善檔案管理方式，加強企業(yè)檔案管理制度建設，更好地適應當前社會現(xiàn)代化建設的要求，從而實現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻：

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