科研院所建立健全新時代檔案利用體系的措施研究

侯悅　王震亞　張瑜

摘? ?要：傳統(tǒng)檔案利用存在服務(wù)理念落后、服務(wù)方式落后、現(xiàn)代化程度低、人才培養(yǎng)不足等問題，科研院所檔案部門必須通過健全檔案制度體系、持續(xù)推進檔案資源建設(shè)、搭建集團化數(shù)字檔案館、豐富檔案服務(wù)形式、加強高層次檔案人才培養(yǎng)等措施，構(gòu)建適應(yīng)新形勢的檔案利用體系，推動檔案利用向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化轉(zhuǎn)型發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案利用? 科研院所? 創(chuàng)新措施

中圖分類號：F324.3? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）03（c）-0159-02

1? 科研院所建立健全新時代檔案利用體系的重要意義

1.1 順應(yīng)國家戰(zhàn)略，貫徹上級機關(guān)新時期檔案利用的新要求

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》將“檔案利用便捷化”列入檔案事業(yè)“十三五”發(fā)展目標之一，為企業(yè)檔案利用指明了發(fā)展方向。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中要求“建立健全方便人民群眾的檔案利用體系”，闡明了新形勢下檔案利用工作為誰服務(wù)、怎么服務(wù)的問題。在這種背景下，檔案部門需在深入學(xué)習(xí)研究國家、上級機關(guān)各項工作要求的基礎(chǔ)上，對檔案工作的目標進行再認識和重新定位。檔案工作不能僅僅停留在文件收集、整理的層面上，還要通過信息化手段與檔案利用、資源共享聯(lián)接起來，其目標也要從“應(yīng)歸盡歸”提升到促進知識價值實現(xiàn)、知識傳播上來。

1.2 抓住改革機遇，適應(yīng)信息化和“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的快速發(fā)展

2018年，習(xí)近平總書記在致信首屆數(shù)字中國建設(shè)峰會時強調(diào)，當(dāng)今世界，信息技術(shù)創(chuàng)新日新月異，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化深入發(fā)展，在推動經(jīng)濟社會發(fā)展，促進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化、滿足人民日益增長的美好生活需要方面發(fā)揮著越來越重要的作用。信息化、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的迅速發(fā)展，對多維信息的需求大幅增加，檔案工作領(lǐng)域更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、需求更加多樣，對管理水平的要求也將越來越高。因此，建設(shè)符合國家、社會和企業(yè)信息化發(fā)展要求的檔案利用體系，滿足現(xiàn)代化科研院所不斷增長的檔案知識需求，是檔案工作順應(yīng)改革潮流的必然趨勢。

1.3 主動謀求變革，提升科研院所管理能力的實際需要

科研院所屬于知識密集型組織，其型號產(chǎn)品研制需要多學(xué)科、多領(lǐng)域的大量知識資源以及精細嚴格的管理做支撐，研制過程復(fù)雜，進度和質(zhì)量要求極高，為此構(gòu)建合理有效的檔案利用體系，有助于利用內(nèi)外部知識流，促進科研管理人員能力的提升，保證型號產(chǎn)品研制的進度和質(zhì)量，全面提高組織知識管理水平，實現(xiàn)從傳統(tǒng)企業(yè)管理模式向具有自我學(xué)習(xí)能力、知識創(chuàng)新能力和自適應(yīng)能力的智慧型企業(yè)轉(zhuǎn)型升級。

2? 科研院所目前檔案利用存在的問題

2.1 檔案資源開發(fā)利用不足

一方面歸檔責(zé)任部門往往將精力放在對歸口業(yè)務(wù)的管理上，歸檔意識不強，不注意日常工作中對有價值的原始資料加強積累保管，容易造成檔案資源的流失。另一方面，檔案資源之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系未能充分挖掘，缺乏共享和利用，未經(jīng)過加工、提煉形成知識，沒有充分把“死”檔案變成“活”資源，檔案資源多層次加工不夠，檔案價值難以最大程度地挖掘，影響了檔案信息資源的協(xié)同共享利用。

2.2 檔案智能服務(wù)水平不高

檔案查詢利用主要以人工搜索為主，檢索方式較單一，服務(wù)精準性較差，缺少有針對性的、智能化的利用服務(wù)，與大數(shù)據(jù)、人工智能時代的要求還不適應(yīng)。檔案服務(wù)以被動服務(wù)為主，未與業(yè)務(wù)流程相關(guān)聯(lián)，無法實時有效主動指導(dǎo)業(yè)務(wù)活動開展，歸檔數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析和檔案知識的積累沉淀以人工為主，缺少智能化手段。

2.3 檔案利用效率偏低

未建立統(tǒng)一的信息化平臺對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行管理，檔案信息資源整合存在一定困難，無法實現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的在線收集、歸檔、利用，不能對科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理各環(huán)節(jié)進行有效的管控。用戶查閱相關(guān)信息時，需要到不同系統(tǒng)中進行查找，利用效率不高，增加了用戶獲取有效知識的難度，導(dǎo)致檔案利用效果和用戶滿意度不高。

3? 科研院所建立健全新時代檔案利用體系的主要措施

3.1 健全檔案制度體系，保障檔案利用規(guī)范有序

健全檔案管理標準體系，全方位規(guī)范檔案管理所涉及的要素和環(huán)節(jié)，能夠切實保障利用者對檔案信息的需求，并提升檔案工作的整體質(zhì)量[1]。檔案機構(gòu)要認真履行職責(zé)，及時制定或修訂本單位檔案管理制度。一是明確歸檔要求，做好檔案利用原始積累。發(fā)布《文件歸檔管理規(guī)定》、《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等制度，對歸檔范圍、歸檔時間、保管期限、文件質(zhì)量等進行明確要求，確保歸檔文件的有效性、準確性和完整性。二是明確利用要求，使檔案利用有序合規(guī)。發(fā)布《檔案使用管理規(guī)定》等制度，規(guī)范檔案利用的審批權(quán)限、違規(guī)處罰等方面的要求，通過流程圖的形式確保檔案利用者能快速掌握要求。三是明確安全保密要求，使檔案利用安全可控。發(fā)布《檔案庫房管理辦法》，建立健全檔案應(yīng)急災(zāi)備機制和人防、物防、技防“三位一體”的安全防范體系，確保檔案庫房安全保密。

3.2 持續(xù)推進檔案資源建設(shè)，提供檔案利用資源基礎(chǔ)

有效開發(fā)利用檔案數(shù)據(jù)資源對企業(yè)決策、運營管控、市場競爭、效益效率、文化傳承、轉(zhuǎn)型升級、可持續(xù)發(fā)展等都起到至關(guān)重要的作用[2]。因此，檔案機構(gòu)應(yīng)切實將企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理的需求作為歸檔的第一要務(wù)，持續(xù)推進檔案資源建設(shè)。一是以檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，建立數(shù)字檔案資源庫，為項目投標、研發(fā)參考、考核評審、驗收審查、鑒定報獎、個人職稱評定等提供方便、快捷、高效的利用服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的及時利用與共享。二是以專項檔案收集為關(guān)鍵，優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)，持續(xù)開展管理類檔案的收集工作，并對關(guān)停清算控股公司的歷史檔案開展專項收集和整理。三是加大實物檔案的收集整理工作力度，擴大實物檔案收集的范圍，如獎杯、獎狀、獎?wù)碌葮s譽性檔案。通過不斷充實現(xiàn)有檔案資源，最大限度做好檔案資源原始積累，為文件保護和檔案利用打好基礎(chǔ)。

3.3 搭建集團化數(shù)字檔案館，提供檔案利用支撐環(huán)境

當(dāng)前，在事業(yè)單位企業(yè)化改革的背景下，形成了“集團公司—子集團—成員單位（含控股公司）”的“三級架構(gòu)，兩級經(jīng)營”的管理模式，對現(xiàn)有檔案工作的管理理念、工作方式帶來了新變化。檔案機構(gòu)應(yīng)聚力信息化，加速建設(shè)集團化數(shù)字檔案館，解決“信息孤島”的問題。一是實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，推動實現(xiàn)各類電子文件的在線歸檔、在線移交與接收，確保檔案部門實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)。二是將“抓整合、促共享”作為數(shù)字檔案館建設(shè)的重要目標和基本要求，升級建設(shè)承載集團業(yè)務(wù)“一張網(wǎng)”，全面支撐母公司和控股公司管理協(xié)同和研發(fā)協(xié)同。三是與各控股公司主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立集成接口，將分散于各控股公司的不同載體、不同類別的檔案資源，集中整合到集團數(shù)字檔案館。通過歸檔收集流程、移交流程、利用服務(wù)流程等的一體化，使集團檔案資源成為一個統(tǒng)一整體，打通跨單位、跨系統(tǒng)間的信息孤島，實現(xiàn)檔案資源的協(xié)同共享和高效利用。

3.4 豐富檔案服務(wù)形式，創(chuàng)新檔案利用手段

為適應(yīng)科研生產(chǎn)任務(wù)量急劇增長對檔案資源利用的便捷性、及時性和有效性要求的不斷提高，檔案機構(gòu)應(yīng)提升檔案服務(wù)能力，創(chuàng)新服務(wù)模式，提供多樣化的檔案信息資源和服務(wù)。一是推動檔案利用電子化，依托檔案管理信息化條件建設(shè)，將檔案借閱、制作、外發(fā)等利用要求融入流程中，通過信息化流程完成審批手續(xù)，提高檔案利用效率，促進檔案資源高效共享。二是搭建高效搜索平臺，實現(xiàn)海量檔案快速準確查找和在線瀏覽，解決辦公地域分散條件下傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用服務(wù)手續(xù)多、路程遠、不能同時借閱等帶來的不便，增強用戶體驗，提高檔案資源流轉(zhuǎn)效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。三是主動分析企業(yè)重點工作需要和用戶個性化需求，開展檔案知識智能推送服務(wù)建設(shè)。引入人工智能、大數(shù)據(jù)等前沿技術(shù)，建設(shè)檔案知識服務(wù)平臺，根據(jù)工作崗位、業(yè)務(wù)活動、行為習(xí)慣等要素，為用戶提供工作指導(dǎo)、決策支持等方面的知識支撐，為企業(yè)中心工作提供精準服務(wù)。四是以檔案成果專題庫為突破，在深入編研檔案的基礎(chǔ)上，按專題對檔案文件進行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為不同形式的編研成果，挖掘檔案信息價值，助力企業(yè)改革發(fā)展。

3.5 加強高層次人才培養(yǎng)，為檔案利用提供人員保證

為保證檔案人員具有基于檔案管理崗位所需要的能力，檔案機構(gòu)應(yīng)不斷完善人才培養(yǎng)機制，提升員工崗位勝任能力。一是應(yīng)從培訓(xùn)教育入手，完善“導(dǎo)師帶徒”的人才培養(yǎng)模式，建立規(guī)范化的培訓(xùn)需求獲取、培訓(xùn)效果評估工作流程，及時跟蹤反饋培訓(xùn)效果?；趰徫蝗温毮芰χ贫ㄩ_展年度培訓(xùn)計劃，中層領(lǐng)導(dǎo)人員和管理骨干應(yīng)積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案行業(yè)新標準、新要求，提升業(yè)務(wù)能力，拓寬管理思路。二是對標業(yè)內(nèi)先進單位，組織檔案人員參加外部學(xué)術(shù)交流和技能競賽，不斷提高人員專業(yè)技術(shù)水平。三是積極組織跨學(xué)科的信息技術(shù)交流，邀請人工智能領(lǐng)域的專家進行大數(shù)據(jù)、知識服務(wù)等學(xué)科知識的講解教學(xué)，促進科技資源和創(chuàng)新成果共享、共推，幫助檔案人員“跳出檔案看檔案”，培養(yǎng)一批檔案數(shù)字化加工與管理、標準規(guī)范建設(shè)與實施、檔案信息化建設(shè)運營與管理等方面的全能型人才。

參考文獻

[1] 孫沁，趙傳玉，唐來洲.檔案利用服務(wù)標準體系構(gòu)建研究[J].浙江檔案，2019（2）：62.

[2] 閻曉峰.大數(shù)據(jù)與檔案資源開發(fā)利用[J].中國檔案，2015 （11）：17.