大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校人事檔案管理中的應(yīng)用

鄧阿琴

摘? ?要：自我國步入21世紀(jì)以來，信息技術(shù)得以飛速發(fā)展，為各行各業(yè)帶來了發(fā)展優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也帶來一定挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)是近些年新興的一種技術(shù)，將其應(yīng)用到高校人事管理中有重要意義，不單簡(jiǎn)化了工作難度，同時(shí)也能確保管理質(zhì)量。但是在實(shí)際應(yīng)用中還存在一些問題，對(duì)這些問題加以解析，提出解決對(duì)策，使大數(shù)據(jù)技術(shù)有效融入高校人事檔案管理中，發(fā)揮實(shí)際作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)? 人事管理? 高校

中圖分類號(hào)：G270? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-098X（2020）03（b）-0138-02

大數(shù)據(jù)的概念最早由麥肯公司提出，發(fā)展到現(xiàn)在已經(jīng)在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用，高等教育也不例外。但實(shí)際上，由于高校構(gòu)成人員較為復(fù)雜，增加了檔案管理的工作難度，采用信息化管理意義重大。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的成熟發(fā)展，為高校人事管理指明了新的方向。將大數(shù)據(jù)技術(shù)合理、充分的應(yīng)用到人事管理中，提高了工作的靈活性，對(duì)教學(xué)科研以及師資力量強(qiáng)化有積極作用。

1? 大數(shù)據(jù)與人事檔案信息化管理的概念

1.1 大數(shù)據(jù)概念

大數(shù)據(jù)可理解為在特定時(shí)間之內(nèi)，采用傳統(tǒng)技術(shù)方式無法完成相關(guān)信息的搜集、整理和整合。大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面，即類型多、體積龐大、處理速度快、價(jià)值密度低[1]?，F(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用于人們?nèi)粘Ｒ约败娛?、科研等領(lǐng)域，既能為人們?nèi)粘５囊率匙⌒刑峁┲笇?dǎo)，又可為國家支柱型產(chǎn)業(yè)提供價(jià)值模型、分析相關(guān)數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)為科學(xué)研究奠定了基礎(chǔ)，為當(dāng)代人們需求提供數(shù)據(jù)服務(wù)。當(dāng)代社會(huì)中，大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)革命的重要成果，意味著一場(chǎng)信息技術(shù)革命。不管是對(duì)個(gè)人而言，或是企業(yè)乃至國家，如果不想落后，實(shí)現(xiàn)長足發(fā)展，就必須與時(shí)俱進(jìn)，重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。

1.2 人事檔案信息化概念

人事檔案從總體分析主要內(nèi)容為人們從事各類活動(dòng)所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)信息，通過文字和圖片的方式進(jìn)行記錄，從而構(gòu)成一個(gè)人的經(jīng)歷歷程，對(duì)其道德和知識(shí)能力等方面做出評(píng)價(jià)。檔案的特點(diǎn)主要是動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性以及集合性，其中動(dòng)態(tài)性即根據(jù)此人的不斷發(fā)展進(jìn)行動(dòng)態(tài)記錄;真實(shí)性即將此人的各種行為和成果做出真實(shí)記錄，這也是檔案記錄的重要規(guī)則;集合性即記錄信息的種類多元化。人事檔案管理的信息化不單是單純通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)的融合，同時(shí)也需要計(jì)算機(jī)使用常態(tài)化?；诖耍蓪⑷耸聶n案信息化定義為：將高科技技術(shù)以及電子設(shè)備應(yīng)用到檔案管理工作中，這些檔案最終交到相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理。人事檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，融入了多種技術(shù)，在不斷磨合中砥礪前行。數(shù)據(jù)庫技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)是信息化管理的重中之重，是傳統(tǒng)紙質(zhì)資料管理走向計(jì)算機(jī)信息化管理的基礎(chǔ)，并采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)傳輸連接，通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理，使人事檔案信息存儲(chǔ)有序進(jìn)行，使用者在提取時(shí)也更加便捷[2]。

2? 大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校人事管理中的應(yīng)用方向

2.1 信息收集

高等院校包含了多種學(xué)科設(shè)置、以及復(fù)雜的人事結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致人事管理工作較為雜亂。采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在一定局限性，耗時(shí)長、精準(zhǔn)度低、易損壞、便捷性不強(qiáng)。而采用大數(shù)據(jù)技術(shù)則很好的避開了上述問題，能夠?qū)⑷耸聶n案進(jìn)行系統(tǒng)性的收集和整理，按照類別做出注釋，這也是人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)。

2.2 信息管理

采用人工管理的弊端就在于管理效率低、準(zhǔn)確性不高。而高校人事管理工作任務(wù)繁重，管理時(shí)效性不強(qiáng)將會(huì)影響信息使用。大數(shù)據(jù)技術(shù)具有動(dòng)態(tài)性和集合性特點(diǎn)，將其應(yīng)用到信息管理中進(jìn)行云存儲(chǔ)，使信息管理數(shù)字化進(jìn)行[3]。同時(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行劃分歸類，使雜亂的檔案信息有規(guī)可循。

2.3 信息使用

高校人事檔案采用大數(shù)據(jù)技術(shù)存儲(chǔ)和管理，更便于使用者查詢，檢索時(shí)效以及檢索的準(zhǔn)確度更高。轉(zhuǎn)變了單一刻板的人事檔案信息，更具靈活性，不單查找使用更加便捷，也為高校人事決策提供重要保障。

3? 高校人事檔案管理存在的問題

雖然我國當(dāng)前的高校人事檔案管理已經(jīng)逐步完善，也引用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，但尚未真正達(dá)到信息管理的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化，大數(shù)據(jù)技術(shù)使用不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

3.1 缺乏良好的檔案觀念以及信息化意識(shí)

高校人事檔案管理過去主要通過人工手動(dòng)操作，進(jìn)行信息檢索和整理。管理人員缺少信息化管理意識(shí)，沒有采用多元化的管理方式，致使人事檔案信息不具備實(shí)時(shí)共享功能，在信息查詢時(shí)效率不高，且工作任務(wù)繁重。此外，我國高校檔案人事管理人員缺乏良好的檔案管理觀念，經(jīng)濟(jì)投入不足，導(dǎo)致管理人員以及設(shè)備匱乏，影響檔案管理質(zhì)量和時(shí)效性，沒有從根本上意識(shí)到人事檔案信息管理的意義。

3.2 缺乏資金投入

正如上述所說，我國高校人事檔案管理缺乏檔案管理觀念和信息化意識(shí)，因此針對(duì)檔案管理也沒有投入所需資金，致使硬件設(shè)備投入不足、軟件開發(fā)滯后等問題。硬件設(shè)備不足、檔案室較為簡(jiǎn)陋，缺乏有效的管理是影響高校人事檔案建設(shè)的基礎(chǔ)因素[4]。現(xiàn)階段，我國的高校主要應(yīng)用自主研發(fā)的管理軟件進(jìn)行人事檔案管理，計(jì)算機(jī)技術(shù)只是在目錄編輯中得以應(yīng)用，與大數(shù)據(jù)應(yīng)用相差甚遠(yuǎn)。

3.3 缺乏應(yīng)用規(guī)范

當(dāng)前我國的高校人事管理尚未建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理指導(dǎo)，現(xiàn)使用的管理指導(dǎo)不具備較強(qiáng)的操控性，無法通用使用。因?yàn)榧夹g(shù)語言共通性不足，影響了人事檔案的應(yīng)用成效，難以共享檔案信息，由此而導(dǎo)致高校人事檔案信息沒有得到充分利用。

4? 大數(shù)據(jù)在高校人事檔案管理中的應(yīng)用策略

4.1 提高大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識(shí)

應(yīng)用意識(shí)決定應(yīng)用效果。高校人事檔案管理主要是記錄學(xué)校內(nèi)的教師以及其他工作者的個(gè)人信息、工作經(jīng)驗(yàn)以及個(gè)人成果等。人事檔案管理是構(gòu)成高校人才管理的重要部分，同時(shí)也是管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容。只有管理人員具備大數(shù)據(jù)觀念，有意識(shí)地將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際工作中，才能為大數(shù)據(jù)應(yīng)用質(zhì)量提供保障。在具體應(yīng)用中利用信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、分類與歸檔，落實(shí)人事檔案的信息化管理。

4.2 加強(qiáng)大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)完善

除提升人事管理人員的大數(shù)據(jù)意識(shí)之外，最重要的就是建立完善的大數(shù)據(jù)管理體系。對(duì)于高校人事檔案管理工作，通過建立管理系統(tǒng)使大數(shù)據(jù)應(yīng)用有理可依，同時(shí)加強(qiáng)硬件設(shè)備建設(shè)，為大數(shù)據(jù)應(yīng)用奠定物質(zhì)基礎(chǔ)?；诖?，高校應(yīng)針對(duì)校內(nèi)的各類人才信息資源做出分類，并實(shí)現(xiàn)共享。通過這種方式，使高校人力資源建設(shè)得到強(qiáng)化，從而為高校學(xué)科建設(shè)和科研發(fā)展提供儲(chǔ)備力量。

4.3 全力開發(fā)大數(shù)據(jù)信息資源

在大數(shù)據(jù)平臺(tái)搭建過程中，還應(yīng)重視開發(fā)人事檔案信息。充分分析各類數(shù)據(jù)，其中自認(rèn)人力資源數(shù)據(jù)是分析的重點(diǎn)，以此達(dá)到對(duì)師資隊(duì)伍的全面了解，包括專業(yè)情況、年齡和教齡情況等[5]。除此之外，與自身人力資源實(shí)際狀況相結(jié)合，合理完善和優(yōu)化，提升高校課程設(shè)計(jì)的合理性，更有利于人才培養(yǎng)。

5? 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)是時(shí)代發(fā)展的標(biāo)志，為各行各業(yè)都帶來了一定益處。高校人事檔案管理工作較為復(fù)雜，工作任務(wù)繁重，如采用傳統(tǒng)的檔案管理方式不利于高校發(fā)展，影響信息存儲(chǔ)的全面性、精準(zhǔn)性，以及信息使用的及時(shí)性和共享性。而通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用則可有效避免上述問題，提升檔案的使用率，使檔案管理有實(shí)際意義。但從當(dāng)前情況看，我國高校在檔案管理方面還存在一些問題，只有充分認(rèn)識(shí)到這些問題，并提出針對(duì)性的解決措施，才能使大數(shù)據(jù)技術(shù)充分的應(yīng)用到高校檔案管理工作中，提升檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1] 張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現(xiàn)實(shí)困境與對(duì)策——基于大數(shù)據(jù)思維下高校人事檔案信息化建設(shè)的探討[J].學(xué)術(shù)論壇，2016（4）：157-161.

[2] 魏娟.大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校人事檔案信息化管理探究[J].人力資源管理，2017（6）：328-329.

[3] 李嫦青.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案的管理與利用探究[J].中國管理信息化，2018，21（13）：163-164

[4] 王建美.大數(shù)據(jù)背景下的機(jī)關(guān)干部人事檔案優(yōu)化管理[J].山西檔案，2018（1）：74-76.

[5] 張麗娜.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案信息化建設(shè)的問題與對(duì)策[J].山西檔案，2017（2）：71-73.