《淺談檔案出版中心質(zhì)量管理措施之點(diǎn)滴》

包斌

摘 要：本文從檔案出版中心在公司產(chǎn)品形成鏈條中的位置入手，介紹了其主要業(yè)務(wù)范圍及屬性，加強(qiáng)檔案出版發(fā)行環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理，有助于提升公司的品牌美譽(yù)度;有效的質(zhì)量管理措施的點(diǎn)滴積累，能穩(wěn)步推進(jìn)質(zhì)量管理工作邁上新臺階。

關(guān)鍵詞：檔案管理;出版發(fā)行;質(zhì)量管理;體系;四檢制;質(zhì)量記錄;措施

背景：

檔案出版中心是公司是西安長慶科技工程有限責(zé)任公司所屬的勘察設(shè)計產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程中所及的生產(chǎn)部門;業(yè)務(wù)位置處于勘察設(shè)計成果文件形成鏈條的下游、末端;被看作是公司最終的設(shè)計定型產(chǎn)品走向市場用戶途徑上的最后一道關(guān)口。其主營業(yè)務(wù)為檔案管理與出版發(fā)行。就其屬性而言，檔案管理為管理業(yè)務(wù)，出版發(fā)行為操作業(yè)務(wù)。

檔案管理主要包括勘察設(shè)計文件的驗(yàn)收、存檔、掃描、刻錄等，以及文書、經(jīng)營、財務(wù)、聲像、資質(zhì)、專利、軟件、榮譽(yù)檔案等的收編、整理和利用;包括藍(lán)圖、底圖、文書、地形圖、科技圖書等崗位。出版發(fā)行管理包括公司生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中所有文件、資料、圖紙的曬、印、配、裝和發(fā)放工作，以及出版過程中的HSE管理;包括曬圖、復(fù)印、裝訂、發(fā)行、質(zhì)檢、安全等崗位。

如果在該作業(yè)環(huán)節(jié)中，及時發(fā)現(xiàn)已定型產(chǎn)品的個別缺陷，并及時協(xié)調(diào)作業(yè)鏈相關(guān)環(huán)節(jié)做出改進(jìn)的話，將會極大減少勘察設(shè)計成果在出版發(fā)行端的浪費(fèi)，降低生產(chǎn)成本，不斷提升公司品牌美譽(yù)度帶。

一、以公司QHSE體系為抓手，進(jìn)行全面質(zhì)量控制

度初，根據(jù)公司QHSE體系規(guī)定，組織力量，科學(xué)有效識別各種管理要素、保證源頭質(zhì)量受控。從流程出發(fā)，完成了部門工作目標(biāo)及保障措施、相應(yīng)階段性工作總結(jié)、質(zhì)量風(fēng)險識別、QHSE目標(biāo)識別、應(yīng)急管理、年度法律法規(guī)辨識清單、法律教育培訓(xùn)與簽到、采購與供應(yīng)商評價、設(shè)備維修管理、不合格品管理、安全與質(zhì)檢管理、檔案管理、出版發(fā)行等十四個方面的全管理要素的識別。

依據(jù)公司QHSE體系中CTEC-QHSE-P5-2020出版發(fā)行控制程序、CTEC-QHSE-P6-2020文件控制程序、CTEC-QHSE-P12-2020服務(wù)控制程序、CTEC-QHSE-P13-2020HSE監(jiān)測程序、CTEC-QHSE-P14-2020產(chǎn)品質(zhì)量檢查程序、CTEC-QHSE-P15-2020顧客滿意度監(jiān)測程序、CTEC-QHSE-P18-2020不符合與糾正措施程序、CTEC-QHSE-P20-2020設(shè)計過程控制程序、CTEC-QHSE-P22-2020設(shè)計變更管理程序等，通過內(nèi)部質(zhì)檢和HSE監(jiān)測，對勘察設(shè)計文件在檔案出版中心業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的運(yùn)行監(jiān)控和持續(xù)改進(jìn)。一旦發(fā)現(xiàn)設(shè)計過程某環(huán)節(jié)失控或存在質(zhì)量風(fēng)險和出現(xiàn)了不符合要求的現(xiàn)象、立即采取相應(yīng)措施進(jìn)行改進(jìn)，確保QHSE體系運(yùn)行活力。

二、以“四檢制”為手段，重視源頭質(zhì)量及重點(diǎn)項(xiàng)目的過程控制

底圖崗是部門出版發(fā)行業(yè)務(wù)的策源地，底圖歸檔、掃描和配圖的好壞關(guān)系著后續(xù)工序的順利進(jìn)行，直接影響了出版發(fā)行端的成品質(zhì)量。通過曬印前核查和修正本圖圖面質(zhì)量狀態(tài)保證源頭質(zhì)量。各崗位全面落實(shí)質(zhì)量“自檢、互檢、抽檢及全檢”四檢制度，所有上報審查項(xiàng)目進(jìn)行全程旁站質(zhì)檢工作;確保各作業(yè)環(huán)節(jié)質(zhì)量受控。重視重點(diǎn)工作和工程的質(zhì)量控制，通過專項(xiàng)質(zhì)量現(xiàn)場會議和培訓(xùn)予以保證。如針對底圖配圖質(zhì)量不穩(wěn)定問題、定期和實(shí)時召開質(zhì)量現(xiàn)場會議進(jìn)行分享經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)總結(jié)、找到提升改進(jìn)的有效方法;再如為確保檔案移交工作質(zhì)量、組織了3次中石油檔案管理系統(tǒng)（E6）專項(xiàng)應(yīng)用培訓(xùn)和9批次實(shí)操培訓(xùn)，確保質(zhì)量工作持續(xù)改進(jìn)和全面提升。發(fā)現(xiàn)一般質(zhì)量問題，及時和不同崗位部門溝通協(xié)商反饋并處理。

三、以教育培訓(xùn)為方法，培養(yǎng)全員質(zhì)量安全環(huán)保健康和合規(guī)意識

針對部門的窗口服務(wù)功能、公司保密重點(diǎn)單位、公司安全生產(chǎn)的重點(diǎn)部門、及管理具有公司核心競爭力的秘技圖紙等業(yè)務(wù)的實(shí)際情況;通過教育和培訓(xùn)工作，使全體員工樹立質(zhì)量安全健康環(huán)保及重視保密的意識至關(guān)重要。部門年初制定了詳細(xì)的教育培訓(xùn)計劃，堅持每月2次緊貼工作和生活實(shí)際需要方面的HSE和質(zhì)量常規(guī)培訓(xùn)、實(shí)時組織保密知識專項(xiàng)培訓(xùn)、定期組織QHSE體系升版及內(nèi)外審注意事項(xiàng)專題培訓(xùn)、每年2次組織員工綜合素質(zhì)提升培訓(xùn)、根據(jù)公司工作主題組織經(jīng)營、合規(guī)等業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

通過常規(guī)和專題的教育培訓(xùn)，樹立全員全面質(zhì)量管理、合規(guī)經(jīng)營、保密及安全生產(chǎn)等方面的意識;清楚制度和規(guī)章，明白底線和紅線，知道那些能做？那些不能做？那些要做好！那些該如何做好？全年各類培訓(xùn)覆蓋了所有崗位，扎實(shí)的教育培訓(xùn)很好的支撐了部門的生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行。

四、以質(zhì)量記錄集中清理為契機(jī)，促使技術(shù)檔案基礎(chǔ)管理水平提升

針對歷史性質(zhì)量記錄實(shí)存欠賬項(xiàng)目多、新舊檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移轉(zhuǎn)化與銜接不同步、無電子臺賬、手工臺賬登記不規(guī)范的情況，創(chuàng)新工作方法、通過認(rèn)真調(diào)研、重新編寫了EXCEL應(yīng)用程序、實(shí)現(xiàn)了質(zhì)量記錄歸存狀態(tài)的批量比對，提升了存檔狀態(tài)的比對效率，夯實(shí)了質(zhì)量記錄基礎(chǔ)管理工作。

面對質(zhì)量記錄中項(xiàng)目號與實(shí)際不符、錯登、少登、漏登、重復(fù)等情況，采取有效應(yīng)對措施，組建了專門的歷史性質(zhì)量記錄清理補(bǔ)存專項(xiàng)工作團(tuán)隊(duì)，制定了可行的清理補(bǔ)存計劃、安排了專人負(fù)責(zé)清理補(bǔ)存的協(xié)調(diào)和監(jiān)督;對清理補(bǔ)存工作進(jìn)行了重點(diǎn)人力資源保障。經(jīng)過清理補(bǔ)存工作，完成了2016-2018年三年質(zhì)量記錄（第二冊）的清理補(bǔ)存工作。應(yīng)存13352項(xiàng)，實(shí)存13341項(xiàng);另有11項(xiàng)因項(xiàng)目沒有結(jié)束，經(jīng)會議決定轉(zhuǎn)入2019年進(jìn)行歸檔。同時，展開了對2016-2019年質(zhì)量記錄第一冊和第二冊的清理工作，目前該項(xiàng)工作在持續(xù)進(jìn)行中。

隨著質(zhì)量記錄清理補(bǔ)存工作的結(jié)束，補(bǔ)齊了階段性欠賬，使公司的過程資產(chǎn)得到了持續(xù)有效的管控及歷史經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)庫得到了進(jìn)一步的豐富和完善;夯實(shí)了勘察設(shè)計過程中技術(shù)成果檔案文件可追溯性的基礎(chǔ)。

結(jié)束語：

通過上述點(diǎn)滴的質(zhì)量管理措施，從根本上加強(qiáng)檔案出版發(fā)行環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理，確保了公司勘察設(shè)計成果文件在全作業(yè)鏈末端的產(chǎn)品質(zhì)量;不斷提升了公司的品牌美譽(yù)度;穩(wěn)步推進(jìn)了質(zhì)量管理工作邁上新臺階。