現(xiàn)代秘書工作所需要的職能

彭博雅

摘要：文章通過描寫現(xiàn)代秘書工作所需要具備的職能素養(yǎng)，并借鑒古代秘書工作中所體現(xiàn)的職能，總結(jié)出現(xiàn)代秘書工作的需要注意的啟示。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代秘書;古代秘書;職能素養(yǎng)

古代秘書在日常工作中具備的職能有文學(xué)才能、參謀勸諫才能以及管理才能，現(xiàn)代秘書在日常工作中需要幫助領(lǐng)導(dǎo)處理文書工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策以及傳達(dá)決策命令等工作，也需要具備這些職能素養(yǎng)。

1 現(xiàn)代秘書應(yīng)具備文學(xué)才能

作為一名秘書人員最基礎(chǔ)的要求是做一個(gè)“筆桿子”，也就是說秘書人員應(yīng)具備寫作能力并有深厚的文學(xué)功底，并養(yǎng)成讀書習(xí)慣樹立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷更新自己的知識(shí)與素養(yǎng)，本文所寫古代五大著名秘書之所以可以被君王所重用首先在于他們不凡的文學(xué)才能。

現(xiàn)代秘書應(yīng)具備優(yōu)秀的文學(xué)功底與文學(xué)才能，要寫得一手好的文章，尤其是對于公文的寫作能力。姜尚的《六韜》論述了很多治理國家和軍隊(duì)的理論與方法，對后世產(chǎn)生了很大影響。魏征不僅編著《群書治要》這篇?dú)v史巨著，更寫了很多流傳百世的詩篇，能看出文學(xué)成就顯著，文筆功底強(qiáng)，文學(xué)才能突出。這啟示現(xiàn)代秘書應(yīng)具備良好的文學(xué)功底。

現(xiàn)代秘書應(yīng)具備熟讀各種文章、書籍，尤其是秘書相關(guān)專業(yè)書籍的閱讀能力，以及具備終生讀書學(xué)習(xí)的思想，張良熟讀太公兵法，并講給劉邦聽，劉邦非常接受并經(jīng)常使用其中計(jì)謀，因熟讀兵法所以能夠善用各種兵法后得重用，這啟示現(xiàn)代秘書只有熟讀才能夠理解才能將知識(shí)運(yùn)用到日常工作的實(shí)踐中去，這就要求現(xiàn)代秘書時(shí)時(shí)儲(chǔ)備應(yīng)用文知識(shí)并將應(yīng)用文寫作方法等熟記于心才能在需要的時(shí)候才思泉涌。

現(xiàn)代秘書應(yīng)具備良好的禮儀禮貌，像霍光一樣熟讀儒學(xué)經(jīng)典重視品德、文學(xué)的作用，他的行為和語言受到了儒家思想的影響，他善于以儒學(xué)經(jīng)典約束自己，熟讀儒家典籍以使得自身行為合法合規(guī)受人尊敬，增強(qiáng)自身的文學(xué)與政治修養(yǎng)。這啟示現(xiàn)代秘書應(yīng)該注重自己的禮儀禮貌，這也是文學(xué)職能中的一部分。

古代秘書帶給我們的啟示是要成為一名合格的秘書應(yīng)具備全面的文學(xué)才能，首先應(yīng)具備的是文學(xué)職能其中包括具有良好的文學(xué)功底也需要我們有良好的禮儀禮貌，現(xiàn)代秘書工作要求秘書必須具備突出的書面表達(dá)能力，也就是寫作能力。秘書人員必須具有扎實(shí)的文學(xué)基礎(chǔ)，這是秘書人員的最基本的素質(zhì)要求，像上述姜尚、管仲、張良、魏征以及霍光一樣，具備高超的寫作能力，才能在日常秘書的各種公文寫作工作中游刃有余。只有日常多讀書，多看有關(guān)公文以及秘書寫作的相關(guān)內(nèi)容，才能具有一定的公文寫作常識(shí)，了解公文寫作語法和邏輯知識(shí)、熟悉公文的種類、用法和格式;才能在公文寫作時(shí)語言做到準(zhǔn)確、生動(dòng)、簡潔，做好掌管文書和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)日常工作的助手。

2 現(xiàn)代秘書應(yīng)具備參謀勸諫能力

在秘書工作中勸諫參謀的工作也非常重要，是秘書工作中不可或缺的一部分，參謀勸諫的能力需要有一定的藝術(shù)與方法，是對領(lǐng)導(dǎo)的工作出謀劃策、提出意見，秘書參謀勸諫工作的內(nèi)容必須與領(lǐng)導(dǎo)決策活動(dòng)的需要相一致，參謀活動(dòng)要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作開展。秘書工作的特點(diǎn)和性質(zhì)決定了秘書參謀勸諫活動(dòng)的內(nèi)容十分廣泛，主要分為兩個(gè)方面：一是與領(lǐng)導(dǎo)決策工作有關(guān);二是與領(lǐng)導(dǎo)日常事務(wù)有關(guān)。秘書應(yīng)積極充分發(fā)揮的兩方面的參謀勸諫作用。

現(xiàn)代秘書應(yīng)該在參謀勸諫的時(shí)候注意參謀勸諫的技巧，勸諫分為直諫、喻諫、委婉的進(jìn)諫、諷諫等，直諫就是直言相勸，能夠快速的明確表達(dá)自己的想法與態(tài)度，但是一定要注意領(lǐng)導(dǎo)的性格，像唐太宗是個(gè)性格仁愛可以接受各種建議的人，才可以像魏征一樣采取直諫的方式輔助決策;諷諫，是使用委婉的言語進(jìn)行勸告，使其改正錯(cuò)誤。用暗示、比喻的方法進(jìn)行勸告，例如管仲用易牙、衛(wèi)開方、豎刁三人所做的不好的事情暗示齊桓公務(wù)必要疏離這三人，后齊桓公聽取了他的建議任用了隰朋，他采用了諷諫的方式使得齊桓公能夠受用;張良用最不受劉邦喜歡的人都能被重用，那何況是其他的官員，用暗示的方法讓劉邦能夠很清晰的想明白這一道理，從而使其采納了他的建議。

參謀勸諫能力是秘書的重要職能以及日常工作中非常重要的一部分，秘書的工作內(nèi)容其中的一個(gè)重要內(nèi)容就是充分發(fā)揮參謀勸諫的軍師作用，包括為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供相應(yīng)參考依據(jù)，還包括發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)在決策等工作中的失誤以及不好的地方，從而提出相應(yīng)的意見、建議，保證領(lǐng)導(dǎo)決策以及工作的科學(xué)性準(zhǔn)確性，避免發(fā)生重大的不可避免的失誤。要想做好參謀勸諫的工作，需要參謀勸諫的藝術(shù)與方法，語言應(yīng)生動(dòng)形象讓領(lǐng)導(dǎo)能夠很快理解意圖，現(xiàn)代秘書應(yīng)具備高超的參謀勸諫的能力才能更好地輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日常工作。

3 現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的處事方式

秘書作為一個(gè)連接領(lǐng)導(dǎo)與下屬的紐帶作用的職位，更應(yīng)該注意自己的處事方式，做到像姜太公一樣自信強(qiáng)勢幫助領(lǐng)導(dǎo)好好地統(tǒng)領(lǐng)下屬，像管仲一樣不拘小節(jié)聰敏機(jī)智面對一些突發(fā)情況時(shí)巧妙的處理，像張良一樣堅(jiān)忍在任何場合都能夠不屈不撓，像霍光一樣小心謹(jǐn)慎的對待日常的工作。

現(xiàn)代秘書的處事方式應(yīng)該是聰敏機(jī)智、不拘小節(jié)的，這也可以說是一種應(yīng)變能力，而在秘書人員的日常工作中需要面對很多突發(fā)的情況，這就需要秘書人員具備應(yīng)變能力嗎，也就是說秘書人員的處事方式應(yīng)該按照不同的人運(yùn)用不同的方法去對待;不同的事情也要運(yùn)用不同的方法去處理，并在危機(jī)情況發(fā)生時(shí)盡快的做出反應(yīng)，將事情的不好影響控制在最小。

現(xiàn)代秘書的處事方式應(yīng)該是比較堅(jiān)忍、忍耐，作為秘書人員要對待無理的人以及面對一些突發(fā)的情況時(shí)，應(yīng)當(dāng)保持忍耐平和的心態(tài)，在任何情況下面對對任何人都應(yīng)該平和忍耐的面對做到不卑不亢;面對領(lǐng)導(dǎo)時(shí)更應(yīng)時(shí)時(shí)牢記秘書的職責(zé)是輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日常工作，應(yīng)該本著一種為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的態(tài)度去進(jìn)行日常工作。

現(xiàn)代秘書的處事方式應(yīng)該是沉著冷靜、細(xì)致慎重的，這說明作為一名秘書應(yīng)當(dāng)時(shí)刻保持一顆細(xì)致小心謹(jǐn)慎的心去處理遇到的任何事情，這啟示現(xiàn)代秘書不管遇到什么情況都應(yīng)該沉著細(xì)致，秘書工作人員的日常工作也包括對于文件檔案的保存，這需要秘書具有細(xì)致慎重的品質(zhì)才能做好這一工作。

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（作者單位：河北民族師范學(xué)院）