芻議中醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決對(duì)策

孫蔚

【摘? 要】隨著醫(yī)療改革的深入發(fā)展，以中西醫(yī)結(jié)合改革創(chuàng)新方向的我國特色社會(huì)主義醫(yī)療體制建設(shè)受到了越來越多的關(guān)注。在此過程中，檔案管理作為中醫(yī)院各種資料保存的主要工作，還存在著重視度不足、信息化水平有限等問題，給中醫(yī)院發(fā)展帶來了一定的制約影響。

【Abstract】With the further development of medical reform， more and more attention has been paid to the construction of socialist medical system with Chinese characteristics in the direction of reform and innovation of integrated Chinese and western medicine. In this process， archives management， as the main work of preservation of all kinds of data in Chinese medicine hospitals， still has some problems such as insufficient attention degree and limited informatization level， which has brought some restriction to the development of Chinese medicine hospital.

【關(guān)鍵詞】檔案管理;中醫(yī)院;解決對(duì)策;問題

【Keywords】archives management; Chinese medicine hospital; solutions; problems

【中圖分類號(hào)】R197.3;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）03-0017-02

1 引言

近年來，人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和了解愈加深刻，檔案管理工作成為各企事業(yè)單位經(jīng)營管理的重要組成部分，在不斷改革創(chuàng)新下很大程度上改善了單位運(yùn)營缺陷問題，給單位正確決策和發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃制定帶來了可靠依據(jù)，促使檔案管理工作職能得以更加充分體現(xiàn)。時(shí)代在不斷進(jìn)步，檔案管理傳統(tǒng)的工作方式方法和思想觀念已經(jīng)顯現(xiàn)出落后時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的諸多問題，這一現(xiàn)象也同樣存在于我國中醫(yī)院行業(yè)領(lǐng)域中。整體來看，中醫(yī)院檔案管理還存在著很大進(jìn)步空間，目前尚未建立起完善的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、精細(xì)化、制度化檔案管理工作機(jī)制，不利于通過檔案管理持續(xù)推進(jìn)中醫(yī)院良好發(fā)展。由此可見，探究中醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決對(duì)策十分必要，對(duì)中醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)作用。分析探討中醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀中存在的突出問題，能夠充分增強(qiáng)檔案管理對(duì)中醫(yī)院發(fā)展的積極作用，切實(shí)改善中醫(yī)院檔案資源利用率低等不良現(xiàn)象，為中醫(yī)院的正常運(yùn)行和長(zhǎng)足發(fā)展提供可靠完整的檔案依據(jù)。

2 目前我國中醫(yī)院檔案管理存在的突出問題

2.1 不夠重視現(xiàn)代化建設(shè)

部分中醫(yī)院目前仍舊處于條件比較落后的檔案資料保管狀態(tài)。不夠重視檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，紙質(zhì)檔案資源儲(chǔ)存用房占地面積較大，既是一種資源的浪費(fèi)，也容易造成醫(yī)療用房使用面積緊張時(shí)侵占檔案庫房的隨意現(xiàn)象，給檔案資源安全性、完整性埋下隱患。加之檔案管理設(shè)備設(shè)施功能不完善，陳舊破損現(xiàn)象嚴(yán)重，進(jìn)一步影響了檔案管理工作效率和質(zhì)量[1]。

2.2 檔案與文書管理脫節(jié)

大部分中醫(yī)院對(duì)資料的管理存在著檔案管理和文書管理各自為政的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致了檔案工作和文書工作難以良好銜接。一些文書工作人員對(duì)《中華人民共和國檔案法》了解不足，尚未明確檔案管理工作人員對(duì)文書工作的指導(dǎo)和監(jiān)督職責(zé)作用，因此，在文書日常工作中頻繁出現(xiàn)編號(hào)不規(guī)范、附件不齊全、資料收集不及時(shí)等問題，給檔案質(zhì)量和利用價(jià)值帶來了直接影響，不利于文件與文件鑒定價(jià)值形成有機(jī)聯(lián)系。

2.3 檔案管理制度不健全

檔案工作的開展需要健全科學(xué)的管理制度作為基本保障，才能夠有序推進(jìn)規(guī)范發(fā)展。然而在實(shí)際情況中，很多中醫(yī)院檔案管理尚未建立起完善制度，仍舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度，醫(yī)院各個(gè)部門單獨(dú)保管各自檔案材料，不利于檔案資源的共建共享，加之檔案管理職責(zé)沒有充分在制度中加以明確體現(xiàn)，相關(guān)獎(jiǎng)懲機(jī)制以及績(jī)效管理機(jī)制也沒有與檔案管理直接掛鉤，所以醫(yī)院工作人員對(duì)檔案管理的熱情和參與度不足，沒有將檔案管理與自己日常工作結(jié)合到一起，難以形成人人參與的檔案管理新工作模式。

2.4 檔案管理人才不足

調(diào)查研究我國中醫(yī)院檔案管理工作人員現(xiàn)狀和隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不難發(fā)現(xiàn)，普遍存在著缺乏檔案管理人才的問題。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員并未接受過專業(yè)、系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，自身的教育經(jīng)歷也并非檔案管理相關(guān)專業(yè)，所以在工作中只能被動(dòng)地按照上級(jí)安排或者工作流程，機(jī)械化地開展工作，缺少改革創(chuàng)新檔案管理工作的意識(shí)和專業(yè)能力。此外，當(dāng)今社會(huì)已正式進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用，不斷完善創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段和方式方法，才能夠達(dá)到檔案管理工作質(zhì)的飛躍。不過，現(xiàn)階段來看中醫(yī)院管理隊(duì)伍信息技術(shù)素養(yǎng)和應(yīng)用能力整體較弱，檔案管理工作的數(shù)字化應(yīng)用多局限在Excel、Word等基本辦公軟件使用上，而沒有引入更先進(jìn)的云技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等進(jìn)一步提高檔案管理數(shù)字化水平。

3 加強(qiáng)中醫(yī)院檔案管理的解決對(duì)策

3.1 加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)，保證資金投入力度

中醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)難免涉及資金的投入問題，這也是很多中醫(yī)院在開展這項(xiàng)工作中面臨的重要阻礙因素之一[2]。中醫(yī)院要積極拓展資金籌集途徑，及時(shí)與當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)部門、銀行金融部門聯(lián)系溝通，爭(zhēng)取更多檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)專項(xiàng)政策扶持和幫扶力度，引入先進(jìn)的檔案掃描設(shè)備、儲(chǔ)存軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施、檔案資料轉(zhuǎn)化技術(shù)等，打造數(shù)字化檔案管理新平臺(tái)，通過現(xiàn)代化和數(shù)字化的檔案管理工作模式不斷提升檔案資源利用價(jià)值。

3.2 做好檔案與文書銜接，提高檔案資源質(zhì)量

中醫(yī)院要加大對(duì)檔案管理的宣傳力度，讓文書工作人員能夠從思想認(rèn)識(shí)上做出改變[3]。經(jīng)過參加相關(guān)宣傳活動(dòng)進(jìn)一步了解《中華人民共和國檔案法》，意識(shí)到在文書工作中需以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)，嚴(yán)格規(guī)范文書收集、裝訂、用紙等工作細(xì)節(jié)，確保文書工作處理質(zhì)量滿足檔案管理要求，能夠成為提升檔案資源價(jià)值的有效保障，發(fā)揮出文件與文件鑒定價(jià)值最佳關(guān)聯(lián)性。例如，醫(yī)院可以在宣傳檔案管理上創(chuàng)新方式方法，借助醫(yī)院微信公眾號(hào)、醫(yī)院抖音官方賬號(hào)等新媒體宣傳渠道，讓所有醫(yī)院職員以及社會(huì)大眾可以對(duì)中醫(yī)院檔案管理工作給予更多關(guān)注和了解，發(fā)布檔案管理與文書工作科普性短視頻，將二者關(guān)聯(lián)形象生動(dòng)地展示出來，便于檔案工作人員與文書工作人員更好地密切合作，協(xié)調(diào)溝通，共同提升檔案利用效率和使用價(jià)值。

3.3 健全管理制度，順應(yīng)新醫(yī)改形勢(shì)

新醫(yī)改的實(shí)施給中醫(yī)院各個(gè)部門工作帶來了巨大沖擊，同時(shí)也提出了更多新要求。新時(shí)期的中醫(yī)院檔案管理工作要順應(yīng)新醫(yī)改形勢(shì)，制定科學(xué)健全的管理制度，注重檔案資源的開發(fā)利用和二次加工，在做好檔案保管和整理的基礎(chǔ)管理工作的同時(shí)，加強(qiáng)檔案資源開發(fā)收集力度，并將其納入檔案管理工作內(nèi)容要點(diǎn)中。從檔案信息的鑒定、搜集等各個(gè)細(xì)節(jié)工作中挖掘出更多有價(jià)值的檔案資源，令檔案管理工作可以更好地服務(wù)于醫(yī)院管理決策和發(fā)展規(guī)劃。結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況建立起可行的檔案管理績(jī)效考核制度、培訓(xùn)制度、晉升制度、追責(zé)制度等配套制度，規(guī)范檔案工作人員工作行為與工作質(zhì)量，切實(shí)實(shí)現(xiàn)中醫(yī)院檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化發(fā)展。

3.4 打造專業(yè)隊(duì)伍，發(fā)揮人才力量?jī)?yōu)勢(shì)

當(dāng)今社會(huì)各個(gè)崗位的核心競(jìng)爭(zhēng)力實(shí)際上就是人才的競(jìng)爭(zhēng)力，因此，中醫(yī)院檔案工作進(jìn)步發(fā)展離不開人才力量提供充足支持。在具體實(shí)踐中，中醫(yī)院可以從以下兩方面入手：第一，通過科學(xué)考評(píng)掌握現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)現(xiàn)狀、專業(yè)水平能力現(xiàn)狀、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀，從中明確有待提升的具體問題，制定針對(duì)性的培訓(xùn)方案和組織結(jié)構(gòu)調(diào)整計(jì)劃，著手有目標(biāo)、有方向的提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和專業(yè)水平;第二，通過人才招聘吸納社會(huì)人才市場(chǎng)中更多檔案管理專業(yè)人才加入醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中，為醫(yī)院檔案管理工作注入源源不斷的高素質(zhì)、高水準(zhǔn)人才力量，切實(shí)發(fā)揮出人才的核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理工作隊(duì)伍整體創(chuàng)新思維和改革動(dòng)力。

4 結(jié)語

綜上所述，中醫(yī)院的運(yùn)營和發(fā)展需要有與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理工作提供可靠支撐。然而，我國中醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀中仍舊存在一些不足問題亟待解決，新形勢(shì)背景下推進(jìn)中醫(yī)院檔案管理改革創(chuàng)新刻不容緩，中醫(yī)院要從實(shí)際存在的檔案管理問題入手，制定科學(xué)可行的解決對(duì)策，不斷提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，打造專業(yè)檔案管理隊(duì)伍，完善檔案管理現(xiàn)代化、信息化設(shè)備設(shè)施，做好檔案工作和文書工作關(guān)系處理，讓檔案管理可以為新醫(yī)改形勢(shì)下的中醫(yī)院建設(shè)發(fā)展貢獻(xiàn)更多力量。

【參考文獻(xiàn)】

【1】焦鈞.新時(shí)期中醫(yī)醫(yī)院檔案管理發(fā)展途徑探析[J].檔案管理，2019（6）：50.

【2】侯凱.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值[J].中文信息，2019（11）：39.

【3】韓春曉，張興渝.多措并舉提升醫(yī)院電子病歷檔案質(zhì)量管理[J].重慶醫(yī)學(xué)，2019，48（21）：3761-3763.