事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對策

宋敏

摘 要：事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理在重要資料保存、信息篩選查閱等方面發(fā)揮著巨大的作用。隨著相關(guān)技術(shù)的改進和成熟，事業(yè)單位的重視和投入，檔案數(shù)字化管理會進入新的發(fā)展階段。基于此，本文主要分析了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化; 事業(yè)單位; 檔案管理

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

引言

事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化能夠有效地對單位大量的文件實現(xiàn)良好的分類與管理，在某些比較重要的檔案的保存工作上也起著積極的作用。相關(guān)部門在促進數(shù)字化進程上，應(yīng)提高重視程度，采取有效的、科學(xué)的措施，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化平臺的搭建，并在此過程中不斷優(yōu)化自身員工的工作素養(yǎng)，確保事業(yè)單位檔案管理的有序性，為事業(yè)單位更快更好地發(fā)展提供良好的條件。

1事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的重要意義

1.1 提高工作效率

傳統(tǒng)檔案管理模式下，主要依靠人工操作為主，工作效率低下，準確率低。對其進行數(shù)字化管理，利用計算機信息技術(shù)將事業(yè)單位檔案信息數(shù)字化錄入后，建立檔案信息的內(nèi)在邏輯聯(lián)系，準確進行檔案信息統(tǒng)計，歸檔、查詢效率顯著提升。

1.2 提高經(jīng)濟效益

在事業(yè)單位改革、發(fā)展過程中，產(chǎn)生大量的具有保存價值的檔案資料，對這些檔案資料進行數(shù)字化管理，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，減少人財物成本，節(jié)省檔案存儲空間，降低后期運行維護費用。

1.3 提升檔案利用效能

傳統(tǒng)模式下的檔案查詢和利用，往往需要到檔案部門，進行現(xiàn)場查詢、復(fù)制，費時費力。事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理后，突破了檔案利用的時空局限，可以省去現(xiàn)場查詢、復(fù)制的舟車勞頓。需要復(fù)制時，可直接打印，減少檔案原件損耗，延長檔案壽命[1]。

2數(shù)字化管理現(xiàn)狀

2. 1 缺乏科學(xué)有效的工作標準

盡管目前事業(yè)單位對檔案管理的數(shù)字化都比較重視，但是將這種數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到什么程度、如何將兩者有效結(jié)合起來、檔案數(shù)字化管理所要達到效果的具體體現(xiàn)等問題都沒有進行仔細的探討，在所制定的工作制度中，也缺少對這些內(nèi)容環(huán)節(jié)進行具體量化，沒有進行明確的要求和規(guī)范，這使得工作人員在把數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理時陷入了一定的被動局面。

2. 2 檔案管理技術(shù)和設(shè)備落后

在進行數(shù)字化檔案管理時，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用是非常關(guān)鍵的。但是就工作開展的情況來看，有的單位在應(yīng)用技術(shù)時，沒有與時俱進地運用最新的技術(shù)，使得技術(shù)和檔案管理之間存在著不匹配的現(xiàn)象，所應(yīng)用的技術(shù)相對落后。再加上由于投入有限，一些管理上所用到的各種軟硬件設(shè)施也存在老化和落后的現(xiàn)象，沒有及時更新和采用新的設(shè)備，不能夠進行有效地利用，影響了檔案工作的效率和準確性[2]。

2. 3 檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。

數(shù)字化的檔案管理，對管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要懂管理業(yè)務(wù)，又要將其與數(shù)字化技術(shù)結(jié)合起來，共同作用于檔案管理中，但是就事業(yè)單位的情況來看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現(xiàn)在很多檔案管理人員對傳統(tǒng)檔案管理工作流程十分熟悉，但是對數(shù)字化技術(shù)了解地不夠深入，對于檔案數(shù)字化管理模式還無法做到完全掌握，這就會降低事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的工作效率和工作質(zhì)量，阻礙檔案數(shù)字化管理的進步。

3事業(yè)單位數(shù)字化管理的對策建議

3.1重視打造數(shù)字化管理的科學(xué)體系

在完成數(shù)字化管理的過程中，最重要的是要求事業(yè)單位構(gòu)建一個完整的檔案管理系統(tǒng)。在該系統(tǒng)的建立過程中，需要利用到計算機網(wǎng)絡(luò)，做到對該單位文檔合理的整理與分類，在這個過程中，要求有專業(yè)的人員按照檔案整理的條件，對不同類型的文件建立一個合理的分類歸納系統(tǒng)，并借助計算機的數(shù)字化功能來實現(xiàn)文件的存儲與分類。需要具有專業(yè)素養(yǎng)的管理人員對該文件進行整理與分類。同時，也要求管理單位優(yōu)化自身的管理設(shè)備。在各個單位完善數(shù)字化進程之后，在各單位之間，建立信息的網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)各單位檔案管理的統(tǒng)一儲存與管理[3]。

3.2深化檔案數(shù)字化管理的安全保密制度

檔案管理很重要的一個環(huán)節(jié)就是保密工作要做到位，無論是個人信息、單位信息，根據(jù)信息的等級、重要性，會有一定程度的保密時限、級別要求。如果信息泄露，輕則泄露機密，重則被不法分子利用，給單位造成的損失無法估量。首先，要根據(jù)檔案的特點、內(nèi)容、重要性設(shè)置保密級別，配備相應(yīng)的管理權(quán)限，能夠控制信息安全和管理成本的平衡。其次，檔案管理人員要有安全意識和信息管理技能，能夠有效管控數(shù)字化信息的安全性。再次，要對系統(tǒng)進行有效加密、定期維護、檢查辦公設(shè)施，及時排除安全隱患，確保檔案管理的安全。

3.3確保數(shù)據(jù)完整可用

事業(yè)單位檔案數(shù)字化要保障數(shù)據(jù)的完整性和可用性，尤其是目錄及圖像的完整性和可用性。為此，必須保證檔案條目著錄的標準化、規(guī)范化，便于后期與大數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺銜接。著錄時要注意以下問題：題名的準確性。如“本省”應(yīng)改為“XX省”;文件題名不能簡單的為“通知”，而應(yīng)是“XX通知”，保證題名的完整性;簡稱或縮寫要準確、合乎規(guī)范;機關(guān)團體的責任者應(yīng)使用全稱或符合規(guī)范的簡稱;干部考察、獎懲、任免等人事檔案，應(yīng)建立相應(yīng)的人名索引，便于后期可用。

3.4提升檔案管理數(shù)字化的軟硬件性能

第一，要提升檔案管理的能力。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的選擇應(yīng)當具有穩(wěn)定、安全的優(yōu)勢，提升數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率。要選擇安全可靠的云存儲、重要信息的光盤備份，來充分提升系統(tǒng)的性能。軟硬件的投資要充分考慮擴容的可能性以及性能的穩(wěn)

定性。

第二，提升檔案數(shù)字化管理的可靠性。無論是磁盤類管理產(chǎn)品，還是硬件設(shè)備，都要依據(jù)檔案管理的設(shè)計標準，符合日后升級的可靠性。同時，網(wǎng)絡(luò)安全要配備有相應(yīng)的軟硬件防火墻、訪問權(quán)限設(shè)置、應(yīng)急系統(tǒng)備份。無論是使用者還是系統(tǒng)管理者都可以得到最佳的體驗。另外，支持硬件的熱拔插、方便系統(tǒng)升級、提升數(shù)據(jù)安全性[4]。

第三，提升檔案管理的性能。機房應(yīng)當配備陣列性產(chǎn)品，確保系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢、在線升級、在線存儲能力。同時，檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當具有一定的開放性，更好地適配日常工作中的各類終端接入，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化資源的優(yōu)勢。

第四，硬件方面應(yīng)當要控制信息載體的質(zhì)量，延長電子文件載體的保存時間，確保信息硬件不會受到濕度、溫度的影響而遭受破壞。軟件方面則要選擇一定密碼管理、多級權(quán)限控制，不斷強化系統(tǒng)的保密作用，有效避免系統(tǒng)和內(nèi)部數(shù)據(jù)遭到修改、破壞、無權(quán)限訪問。

3.5提高檔案管理人員的素質(zhì)

加快事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理過程中，必須要提高相關(guān)工作人員的專業(yè)能力。在對相關(guān)工作人員的管理過程中，為了使整個管理團隊接受并有效使用數(shù)字化管理的方法與技能，就要求相關(guān)的工作人員具備相應(yīng)的知識儲備，跟上快速發(fā)展時代的腳步。事業(yè)單位應(yīng)當采取一定的措施，去促進工作人員在數(shù)字化管理方面學(xué)習(xí)專業(yè)知識，例如，定期舉辦相關(guān)的講座，舉辦相關(guān)培訓(xùn)，幫助工作人員解決一些在學(xué)習(xí)與應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)的問題與困難[5]。

結(jié)束語

為了強化事業(yè)單位對檔案管理安全性的提高以及檔案管理調(diào)取的效率，實現(xiàn)單位在檔案管理上的數(shù)字化建設(shè)，對優(yōu)化其管理有著重要的意義，事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理工作人員觀念的改變與素質(zhì)的培養(yǎng)，采取科學(xué)有效的措施，加快數(shù)字化進程的推進與數(shù)字化安全的構(gòu)建。

參考文獻

[1] 付亞萍. 事業(yè)單位檔案數(shù)字化現(xiàn)狀及路徑探索[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2018（23）：76.

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[3] 夏靜. 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑選擇分析[J]. 才智，2019（22）：223.

[4]商麗麗.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，292（11）：85.

[5] 何智.高校數(shù)字化檔案安全管理的思考和建議[J].蘭臺內(nèi)外，2019（ 33） ： 25-26.