淺談?wù)?wù)服務(wù)中心的檔案管理

宋純靜

摘 要：檔案管理工作是檔案事業(yè)發(fā)展中最基本的的工作內(nèi)容，檔案管理工作的好壞是對(duì)生產(chǎn)力的直接影響。由于社會(huì)發(fā)展的需要，檔案材料也變得紛繁復(fù)雜起來(lái)，對(duì)于檔案管理工作也提出了更高的要求。在這樣的發(fā)展背景下，政務(wù)服務(wù)中心作為匯集眾多國(guó)家行政審批服務(wù)事項(xiàng)的綜合服務(wù)平臺(tái)，多部門的審批事項(xiàng)工作的涉及 ，對(duì)于檔案管理工作的要求更為重要。文章通過(guò)對(duì)加強(qiáng)政府服務(wù)中心檔案歸檔工作，正確鑒定檔案保管期限和建立檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制等方面，對(duì)加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：政務(wù)服務(wù)中心;檔案管理;創(chuàng)新

前言

伴隨著行政審批工作制度的不斷改革，各級(jí)政務(wù)服務(wù)中心都在轉(zhuǎn)變政府的職能，改善發(fā)展環(huán)境，為促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，杜絕遏制政務(wù)腐敗現(xiàn)象發(fā)揮著積極的作用。由于政務(wù)服務(wù)中的工作日漸深入，對(duì)于中心多部門的檔案規(guī)范化，制度化提出了新要求。

1.做好政府服務(wù)中心檔案管理工作

政務(wù)服務(wù)中心的檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)莫過(guò)于對(duì)于檔案材料的收集整理工作了。在收集管理工作開(kāi)展前，要建立完善的立卷歸檔制度，明確規(guī)定歸檔的范圍、時(shí)間以及保管的期限。對(duì)于檔案中材料不全，遺失的檔案要采取不同的收集措施，以達(dá)到檔案完好的狀態(tài)。在日常工作中要及時(shí)催辦整理完畢的文件予以上交回收，用以在下一年的年度檢查齊全后整理立卷歸檔。收集工作是歸檔整理工作的基礎(chǔ)，收集齊全完整的文件材料不僅可以反映出立檔單位的歷史面貌和工作情況，也是檔案管理工作的根本。因此，文件材料收集歸檔后要妥善保管，收集的范圍要擴(kuò)大到本單位的收文、發(fā)文以及內(nèi)部材料中。

為此，立檔單位應(yīng)具備完整的收發(fā)文登記只顧，完整的收文登記本、發(fā)文登記本和印章登記本，根據(jù)歸檔的范圍，將這些“紅頭文件”進(jìn)行登記歸檔工作。在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料也是我們開(kāi)展歸檔工作的部分，針對(duì)本單位年度會(huì)議材料包括總結(jié)、計(jì)劃內(nèi)容、表彰材料、專業(yè)會(huì)議材料、代表發(fā)言材料進(jìn)行分門別類。對(duì)于上級(jí)工作會(huì)議的發(fā)言、匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、工作交流、論文發(fā)表以及考察報(bào)告等也是會(huì)議材料收集的內(nèi)容之一。

針對(duì)綜合性信息材料的收集范圍包含會(huì)議記錄本（黨委、黨組會(huì)議、行政、辦公會(huì)議），各類花名冊(cè)登記本，對(duì)單位干部職工、黨員、專業(yè)技術(shù)人員的登記冊(cè)，主要業(yè)務(wù)工作的登記記錄。針對(duì)單位業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各數(shù)據(jù)的年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表，各類黨團(tuán)組織關(guān)系、干部調(diào)動(dòng)和行政失誤的介紹信存根，協(xié)議和合同等歸納范疇。這些收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料都是伴隨單位工作的進(jìn)行所形成的文件材料，也單位應(yīng)收集的立檔材料。

2.正確鑒定檔案的保管期限

在檔案的管理工作中，會(huì)跟據(jù)政務(wù)中心的工作需求和國(guó)家歷史文化檔案累積的需要，對(duì)于檔案內(nèi)容進(jìn)行正確的分析鑒定，對(duì)其現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用做正確的價(jià)值判定，通過(guò)其自身的保存價(jià)值，我們來(lái)準(zhǔn)確判斷出其保管的期限。一般里說(shuō)，政務(wù)服務(wù)中心檔案管理保存期限鑒于檔案的保存價(jià)值氛圍永久（30年以上）、30年和10年三種期限。

針對(duì)永久性保存的檔案，主要是反映中心機(jī)關(guān)工作職能和歷史面貌的，對(duì)于中心發(fā)展，國(guó)家建設(shè)需要和國(guó)家發(fā)展歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。在這個(gè)界定范圍立，包含工作時(shí)期召開(kāi)重要會(huì)議的主要文件、重要請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)等內(nèi)容。工作期間的綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)于政務(wù)服務(wù)中心黨組織會(huì)議的原始記錄材料，中心領(lǐng)導(dǎo)的任免材料，對(duì)于重大價(jià)值的調(diào)研成果、中心大事記等都涵蓋在內(nèi)。針對(duì)政務(wù)服務(wù)中心簽訂的具有歷史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)使用價(jià)值的合同，協(xié)定予以保存;針對(duì)直屬上級(jí)機(jī)關(guān)部門和非直屬機(jī)關(guān)針對(duì)服務(wù)中心主管業(yè)務(wù)并要求全面執(zhí)行觀測(cè)的重要材料予以保存;對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檢查服務(wù)中心工作的講話，影像資料，對(duì)中心工作作出的重要批示和辦理結(jié)果都是極為重要的文件材料。

對(duì)于較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)于政務(wù)中心的工作考察利用價(jià)值且反映中心一般工作的文件材料會(huì)被列為30年期限保管的檔案范圍。其中包括了：中心內(nèi)部對(duì)于一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的通知、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、規(guī)定和辦法等內(nèi)容文件; 人事管理方面的用人材料;為上級(jí)機(jī)關(guān)代為起草被采用的文件終稿;中心機(jī)構(gòu)內(nèi)部責(zé)任人的任免材料;對(duì)工作期間觸犯規(guī)定的有關(guān)人員的處分材料等。

被列為10年期限保管的檔案基本上就是一般具有參考價(jià)值的短期文件。對(duì)于中心一般事物的請(qǐng)示、報(bào)告、通知、電函、辦法、規(guī)定和細(xì)則等內(nèi)容;中心編纂的各類規(guī)章制度和會(huì)議綱要;中心內(nèi)部制定的各項(xiàng)工作流程和規(guī)范;中心召開(kāi)或工作人員參加的一般性匯集的資料以及影像信息等。

3.建立檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制

3.1建立檔案查詢、借閱機(jī)制。在對(duì)于中心內(nèi)部的工作人員公開(kāi)非保密性質(zhì)的檔案資料，按照規(guī)定與管理人員辦理查閱手續(xù)，做好檔案借閱登記記錄。對(duì)于中心內(nèi)部具有保密性質(zhì)的檔案資料開(kāi)放給資料相關(guān)人員和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，在查閱時(shí)出了填寫必要的借閱登記外還要想相關(guān)部門的主管領(lǐng)導(dǎo)審批報(bào)備。具有保密性的檔案資料在借閱時(shí)一定要在檔案室內(nèi)進(jìn)行，不得將保密檔案帶出，同時(shí)未經(jīng)允許的情況下，檔案是不可拿給無(wú)關(guān)人員和私人關(guān)系借閱的。

3.2建立檔案的銷毀制度。對(duì)于超期保管和無(wú)保留價(jià)值的檔案資料，一定要做到及時(shí)銷毀工作。負(fù)責(zé)銷毀資料的工作人員應(yīng)按照有關(guān)流程進(jìn)行銷毀。在檔案銷毀前，檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的工作人員應(yīng)成立共同鑒定小組，針對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作，對(duì)于已經(jīng)無(wú)價(jià)值的檔案內(nèi)容整理銷毀清冊(cè)，作為日后檔案銷毀的重要憑據(jù)。

針對(duì)銷毀檔案的確立，要一定鑒定報(bào)告，對(duì)銷毀數(shù)量和材料內(nèi)容做簡(jiǎn)單的介紹，陳述銷毀原因用以讓分管的部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。在得到領(lǐng)導(dǎo)批示后，應(yīng)將檔案送往制定地點(diǎn)的造紙廠作為原料。如果銷毀的檔案數(shù)量較少時(shí)，可以自行焚毀，嚴(yán)謹(jǐn)買賣或用做他用。

4.加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新工作

在步入信息化時(shí)代的今天，為迎合高速發(fā)展的快節(jié)奏生活，檔案管理工作也步入了一個(gè)新臺(tái)階。對(duì)于文書(shū)工作巨大的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，提高工作效率，加強(qiáng)管理創(chuàng)新時(shí)對(duì)這一工作的新要求。首要的就是對(duì)檔案信息錄入的手工方法進(jìn)行改變，運(yùn)用信息化技術(shù)，對(duì)于檔案的年份、類別、日期等參數(shù)進(jìn)行有序整理，有利于日后檔案信息的查閱。加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)人才的培養(yǎng)工作，招聘有經(jīng)驗(yàn)有專業(yè)能力的管理人才，為提高檔案管理效率和工作質(zhì)量，不斷壯大檔案管理人員隊(duì)伍。針對(duì)檔案的管理模式進(jìn)行更新?lián)Q代，摒棄長(zhǎng)期以來(lái)各檔案部門繁瑣刻板額操作步驟，利用計(jì)算機(jī)來(lái)簡(jiǎn)化工作流程，提高工作效率。

結(jié)語(yǔ)：

總之，針對(duì)政務(wù)服務(wù)中心來(lái)說(shuō)，做好檔案管理工作時(shí)對(duì)政務(wù)服務(wù)中心這種匯集眾多行政審批服務(wù)事項(xiàng)的綜合服務(wù)平臺(tái)至關(guān)重要。對(duì)于涉及多個(gè)部門的審批事項(xiàng)，檔案的有序管理，會(huì)直接影響服務(wù)中心的服務(wù)質(zhì)量。所以為現(xiàn)代化社會(huì)的速度同步，檔案管理的方式方法更應(yīng)該尋求不斷創(chuàng)新的新道路。

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