淺析新時期如何做好檔案管理工作

哈迪霞·沙哈巴

摘 要：在企業(yè)的諸多管理項(xiàng)目當(dāng)中，最為重要的一項(xiàng)管理就是檔案管理，該項(xiàng)管理主要強(qiáng)調(diào)的是對于企業(yè)在發(fā)展過程當(dāng)中所產(chǎn)生的信息進(jìn)行集中管理，這些信息既包含企業(yè)的發(fā)展信息，同時也包括也的財(cái)務(wù)、人事變動、發(fā)展歷程的重要信息。而在新時期，我國政府部門也倡導(dǎo)各個企業(yè)要重視對于檔案信息的管理，同時政府部門也起到了帶頭作用，要求一些事業(yè)單位以及基層政府部門要強(qiáng)化對于檔案管理的力度。但是目前，諸多企業(yè)在實(shí)踐進(jìn)行檔案管理工作的過程當(dāng)中仍然存在著一些較為顯著的問題，而這些問題如果未得到及時有效的解決，那么必然會對整個企業(yè)的發(fā)展造成極為不利的影響。針對于這一情況，相關(guān)的檔案管理負(fù)責(zé)人就必須要重視對于檔案管理的優(yōu)化革新。此次研究主要就新時期如何做好檔案管理工作做了簡要的分析，目的在于進(jìn)一步提升檔案管理的秩序性以及有效性。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案管理;重要作用;問題;對策

隨著時代的不斷發(fā)展，企業(yè)在運(yùn)營發(fā)展的過程當(dāng)中檔案管理工作起到了重要的作用，由于企業(yè)在發(fā)展期間會產(chǎn)生大量的信息，這些信息需要經(jīng)過梳理才能夠產(chǎn)生價值，并作為企業(yè)發(fā)展決策制定的重要參考依據(jù)。而檔案管理的主要工作內(nèi)容就是對于企業(yè)發(fā)展企業(yè)所產(chǎn)生的檔案信息進(jìn)行梳理整合，并提供給決策層。從本質(zhì)上來講，企業(yè)的檔案管理工作屬于一項(xiàng)較為重要且繁瑣復(fù)雜的工作，并且具有較強(qiáng)的信息集中性。尤其是在新時期，OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)、ERP技術(shù)的應(yīng)用，會產(chǎn)生更多的信息，而這些信息都需要集中進(jìn)行管理。針對于這一情況，企業(yè)就更需要加強(qiáng)對于檔案管理的力度，找到現(xiàn)存的問題并及時的進(jìn)行解決。

一、新時期檔案管理的現(xiàn)狀分析

隨著我國社會企業(yè)及事業(yè)單位檔案管理工作人員對于新時期檔案管理工作優(yōu)化革新工作研究的不斷深入，經(jīng)過一段時間的深入調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，目前，在諸多社會組織機(jī)構(gòu)當(dāng)中檔案管理的現(xiàn)狀并不樂觀，其中仍然存在著諸多較為顯著的問題點(diǎn)，而這些問題集中表現(xiàn)在多個方面，具體而言，一是，企業(yè)檔案管理人員的信息素養(yǎng)有待提升，諸多企業(yè)管理人員表示很難全面掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用技巧，在實(shí)踐應(yīng)用信息化檔案管理系統(tǒng)的過程當(dāng)中，市場因?yàn)樽陨淼牟僮鲉栴}導(dǎo)致一些數(shù)據(jù)出現(xiàn)混亂，如果系統(tǒng)出現(xiàn)故障那么很容易導(dǎo)致幾天的功夫白費(fèi)，在這種情況下，就會導(dǎo)致企業(yè)信息化檔案管理系統(tǒng)的有效應(yīng)用率較低，無法有效的提升企業(yè)檔案管理效率。二是，缺乏健全的檔案管理制度體系，諸多企業(yè)內(nèi)部的檔案管理制度都是依照企業(yè)的總體規(guī)章制度照搬照抄下來的，缺乏針對性，這一問題如果不能夠得到及時的解決，那么就會導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作缺乏秩序性問題，崗位工作人員工作職責(zé)以及檔案方案權(quán)限不明確問題，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息無法充分的體現(xiàn)出其應(yīng)有的價值。三是，檔案管理方較為單一，無法明確檔案管理要點(diǎn)，經(jīng)調(diào)查顯示，諸多檔案管理工作人員其在實(shí)際工作期間表示無法掌握檔案管理要點(diǎn)，在實(shí)際進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中由于沒有參照只能夠依靠自身的工作經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行摸索式的檔案管理，在這種情況下，企業(yè)的檔案信息將很難得到有效的管理，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)的檔案無法充分的體現(xiàn)出其應(yīng)有的價值，阻礙企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

二、新時期檔案管理的有效優(yōu)化路徑分析

（一）提升企業(yè)檔案管理人員的信息素養(yǎng)

從實(shí)際角度出發(fā)，企業(yè)檔案管理工作負(fù)責(zé)人是各項(xiàng)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)以及檔案管理優(yōu)化革新措施的第一執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)水平在一定程度上直接影響著企業(yè)檔案管理工作的成效，進(jìn)而影響到企業(yè)的整體發(fā)展高度，尤其是企業(yè)檔案管理負(fù)責(zé)人的信息素養(yǎng)起到著直觀重要的影響作用。針對于這一情況，相關(guān)的企業(yè)檔案管理負(fù)責(zé)人及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須要重視對于信息素養(yǎng)的提升。具體提升措施為，首先相關(guān)檔案管理負(fù)責(zé)人自身必須要重視自身信息素養(yǎng)的提升，在日常工作的過程當(dāng)中，有效的學(xué)習(xí)一些現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用要點(diǎn)，充分了解系統(tǒng)的各項(xiàng)功能以及操作方法，避免由于自身的原因?qū)е聶n案管理效率降低。其次，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者需要有效的構(gòu)建出針對于檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制，在培訓(xùn)期間要將信息化檔案管理系統(tǒng)操作要點(diǎn)，企業(yè)檔案管理工作要點(diǎn)，檔案管理工作原則，檔案管理誤區(qū)，檔案管理流程，創(chuàng)新管理意識，職業(yè)素養(yǎng)，工作責(zé)任意識等作為主要培訓(xùn)內(nèi)容，從而保證每一位檔案管理人員的能力能夠隨著時代的發(fā)展企業(yè)檔案管理工作要求的變化而不斷提升。

（二）健全企業(yè)檔案管理制度體系

企業(yè)檔案管理制度是保證各項(xiàng)檔案管理工作能夠持續(xù)有效開展且規(guī)范進(jìn)行下去的關(guān)鍵，同時也是提升企業(yè)檔案管理成效的基礎(chǔ)保障性條件，只有在完善且適用的企業(yè)檔案管理制度體系支持下才能夠保證充分的體現(xiàn)出企業(yè)檔案的價值。針對于這一情況，相關(guān)的企業(yè)檔案負(fù)責(zé)人必須要重視專業(yè)化的檔案管理制度建立工作。為此，首先需要有效落實(shí)責(zé)任追究管理制度，將企業(yè)內(nèi)部關(guān)于的各項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)致的劃分，并明確每一位工作人員負(fù)責(zé)的具體工作內(nèi)容，以此來保證企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作的秩序性以及有效性，進(jìn)而提升檔案的價值。其次，需要有效落實(shí)監(jiān)督審查制度，定期的對各個環(huán)節(jié)的檔案管理工作進(jìn)行全面的監(jiān)督審查，并審查所完成的檔案管理工作，一旦發(fā)現(xiàn)問題需要及時的找到問題出現(xiàn)的原因并進(jìn)行改正。最后需要落實(shí)安全管理制度，對于信息化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)，避免由于漏洞問題導(dǎo)致檔案信息流失問題出現(xiàn)。

（三）明確企業(yè)檔案管理要點(diǎn)

檔案管理工作要點(diǎn)主要強(qiáng)調(diào)的有以下幾點(diǎn)，其一為，相關(guān)檔案管理工作負(fù)責(zé)人需要有效的明確檔案管理流程，具體而言就是要制定出檔案管理計(jì)劃，對各項(xiàng)檔案信息的準(zhǔn)確性進(jìn)行調(diào)研，將相關(guān)聯(lián)的檔案信息進(jìn)行集中管理，對所有的檔案信息進(jìn)行整合，最后進(jìn)行存儲處理。其次，需要對于一些重要的檔案信息要進(jìn)行備份處理，如果是運(yùn)用信息系統(tǒng)進(jìn)行存儲的話， 要將其放置到獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，避免數(shù)據(jù)流失以及被竊取的問題出現(xiàn)。最后，需要有效的制定出檔案管理評價標(biāo)準(zhǔn)，具體而言，要制定出人員績效考核標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，同時還要有效的對各類檔案進(jìn)行分類存儲，并在信息化檔案存儲庫當(dāng)中設(shè)置檔案檢索功能，保證需要用到檔案的管理人員能夠及時的搜查到所需要的檔案信息，以此來保證企業(yè)內(nèi)部的檔案信息能夠發(fā)揮出其應(yīng)有的價值。

結(jié)束語：

綜上所述，在當(dāng)前時代背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)以及信息技術(shù)已經(jīng)逐漸的普及到了社會各級組織機(jī)構(gòu)當(dāng)中，尤其是在商業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中的應(yīng)用極為普遍，諸多企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)目標(biāo)，并且引入了大量的信息化設(shè)備以及大數(shù)據(jù)設(shè)備。在這種情況下，企業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中所產(chǎn)生的檔案信息量極為龐大，需要相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行全面的管理，而檔案管理工作在企業(yè)管理體系當(dāng)中的地位也在逐漸提升，諸多企業(yè)已經(jīng)明確出臺規(guī)定，要求企業(yè)管理人員必須要重視對于檔案的管理工作。有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)，對于企業(yè)發(fā)展的秩序性以及速度提升都有著極大的幫助。因此，相關(guān)的企業(yè)檔案管理負(fù)責(zé)人必須要重視對于新時期如何做好檔案管理工作的研究，結(jié)合時代發(fā)展需求，企業(yè)發(fā)展需求，企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀等信息制定出具有針對性的檔案管理優(yōu)化措施。

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