淺談高校學(xué)院辦公室管理在高校管理中的地位和作用

陳耀坤

摘 要 高校辦公室是高校教育教學(xué)、行政管理開展的重要基礎(chǔ)，辦公室管理水平直接決定了高校的整體格局與自身發(fā)展。鑒于此，文章對高校辦公室管理的作用進(jìn)行分析，并結(jié)合實際工作情況探討提高高校辦公室管理水平的有效措施。

關(guān)鍵詞 高校辦公室 高校管理 辦公室 高校學(xué)院

中圖分類號：G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

0引言

高校辦公室是高校進(jìn)行教育教學(xué)、行政管理的綜合協(xié)調(diào)辦事機(jī)構(gòu)，是承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)系各方的樞紐，是保證學(xué)校各項工作朝著既定目標(biāo)前進(jìn)的中心。隨著我國高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，以及高等教育的日益開放，高校面臨的形式日趨復(fù)雜，作為學(xué)校的綜合性職能部門，對高校辦公室管理和建設(shè)提出了更高的要求，辦公室的工作水平和能力直接影響到整個學(xué)校的管理工作和健康發(fā)展。創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力，因此，針對高校辦公室管理工作的創(chuàng)新性進(jìn)行分析，利于引發(fā)積極的思考，進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室協(xié)調(diào)、服務(wù)、督辦、信息傳遞等基本職能的優(yōu)化。

1高校學(xué)院辦公室管理在高校管理中的地位和作用分析

首先，監(jiān)督和督促。監(jiān)督和督促職責(zé)就是對學(xué)院下達(dá)的各項指令的具體執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督合理管理。在發(fā)揮監(jiān)督和督促職責(zé)期間，作為工作人員在具體作業(yè)期間，對各項工作的開展，要始終堅持認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度，并且對各項工作的開展要快速的做出相應(yīng)的反應(yīng)，特別是面對一些突發(fā)情況，工作人員必要快速的完成對出現(xiàn)的問題的分析，采取合理的措施進(jìn)行處理，不得拖拉，以免事態(tài)擴(kuò)大，造成更為嚴(yán)重的影響。同時，針對重要的會議精神以及關(guān)鍵資料應(yīng)當(dāng)起到一定的傳達(dá)作用，保證所有的工作人員都都可以了解，并且掌握最新的消息內(nèi)容。其次，協(xié)調(diào)與溝通。高校辦公室做好協(xié)調(diào)與溝通工作的目的就是協(xié)調(diào)好高校中各個院系間的關(guān)系，從而保證整個高校環(huán)境的和諧性。在協(xié)調(diào)期間，各項工作都必須要嚴(yán)格的依據(jù)相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行，并且不得超出相應(yīng)的管理權(quán)限。另外，綜合性服務(wù)。高校辦公室管理工作的服務(wù)對象就是高校中的學(xué)生、教師、職工，一方面要完成學(xué)員下達(dá)的各項任務(wù)內(nèi)容，另一方面還要為教學(xué)和各項科研工作的開展提供相應(yīng)的服務(wù)保障。

2新時期優(yōu)化高校辦公室管理工作的對策

2.1提升管理人員業(yè)務(wù)能力

在新時期教育改革的背景下，高校要培養(yǎng)現(xiàn)代化的專業(yè)人才，首先就要優(yōu)化高校管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)師資力量的建設(shè)，提升管理人員的管理水平，調(diào)動他們工作的創(chuàng)造性和積極性。在管理工作實踐中貫徹“以人為本”的理念，提升管理人員的政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。在開展辦公室管理人員培訓(xùn)時，要提高他們的思想政治覺悟，增強(qiáng)她們的責(zé)任感，激發(fā)他們的團(tuán)隊精神。在日常工作的開展中，組織員工進(jìn)行業(yè)務(wù)能力以及文化素養(yǎng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，讓他們能夠掌握先進(jìn)的自動化辦公系統(tǒng)和辦公設(shè)備，提升溝通交流能力和組織協(xié)調(diào)能力，了解先進(jìn)的管理理念。能夠準(zhǔn)確領(lǐng)悟上級領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)的意圖，與各個院系部門交流時更加順利，解決問題更加高效便捷。最后還需要在選擇辦公室管理人員時，建立科學(xué)合理的用人機(jī)制，在招聘環(huán)節(jié)就要平衡辦公室管理人員的綜合素質(zhì)，選擇責(zé)任心強(qiáng)、能力較強(qiáng)、有可塑性的人。

2.2建立科學(xué)的人才選拔和培養(yǎng)制度

高效辦公室工作范圍較大，事物復(fù)雜多樣，出現(xiàn)的變化和問題也較多，對突發(fā)現(xiàn)象的處理和應(yīng)對，要求工作人員具有較高的個人能力，因此建立科學(xué)的人才選拔和培養(yǎng)制度是高校辦公室效能提高的有效途徑。首先，管理人員要明確高校管理發(fā)展目標(biāo)，對其進(jìn)行研究和分析，根據(jù)實際情況進(jìn)行人員數(shù)量和崗位的分配。其次，管理人員要對工作人員近況進(jìn)行了解，對員工進(jìn)行合理的表揚(yáng)和鼓勵，樹立工作榜樣，督促和監(jiān)督工作人員的工作。對于人員的選拔和培訓(xùn)，管理人員應(yīng)制定相關(guān)制度。大量吸引人才，采用新理念管理模式，提高工作人員整體素質(zhì)。對于辦公室老員工，對其進(jìn)行技能培訓(xùn)，時期更好地適應(yīng)新環(huán)境帶來的便捷高效。在人員管理上還可以采用輪崗制度，幫助工作人員熟悉各個崗位的工作，提高其面對突發(fā)狀況的能力。

2.3轉(zhuǎn)變工作理念，增強(qiáng)創(chuàng)新意識

辦公室工作瑣碎繁雜，日常事務(wù)性工作往往占據(jù)著工作人員大量的精力，導(dǎo)致辦公室工作人員往往因循守舊、墨守成規(guī)，存在被動式服務(wù)的管理理念。長此以往，容易形成謹(jǐn)小慎微的思維定勢，這對辦公室工作創(chuàng)新非常不利。新的時代形勢下，辦公室工作人員要解放思想，與時俱進(jìn)，在科學(xué)的世界觀、人生觀、價值觀的指導(dǎo)下開展工作。這就要求辦公室工作人員不斷加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，用馬克思主義基本原理和方法解決實際問題，并學(xué)會在具體實際工作中提升創(chuàng)新的思維和能力。

2.4加強(qiáng)交流，學(xué)習(xí)新知識

通過對不同培訓(xùn)方式的應(yīng)用，可以使高校辦公室中的工作人員掌握豐富的政治理論，以及正確的詳細(xì)科學(xué)知識，同時，還能使工作人員在培訓(xùn)期間，掌握更多的教育學(xué)管理知識、統(tǒng)計學(xué)知識等，這對于工作人員更好的完成各項工作能夠起到一定的幫主作用。此外，高校辦公室中的工作人員，在日常工作中，要對相應(yīng)的知識內(nèi)容，以及工作經(jīng)驗進(jìn)行交流，通過合理的交流，相互學(xué)習(xí)，使工作人員的綜合能力可以得到進(jìn)一步提升，進(jìn)而能夠更好的完成相應(yīng)的工作。

3結(jié)語

綜上所述，在新時期的高校發(fā)展中，需要與時俱進(jìn)地掌握校內(nèi)外的變化，以便管理人員有針對性地改進(jìn)管理方式，提高管理服務(wù)工作的質(zhì)量。加強(qiáng)信息化的建設(shè)，建立科學(xué)有效的規(guī)章制度，完善人才培養(yǎng)機(jī)制，加強(qiáng)交流與學(xué)習(xí)，從多方面保證高校辦公室工作水平的提高。

參考文獻(xiàn)

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