建筑施工材料采購的內(nèi)部控制與管理

溫馨

摘? ? 要：對于建筑施工企業(yè)來說，工程項目的整體成本費用可大致分為材料費用、人工費用、機械費用等。其中建筑材料費用一般占整體成本費用總額的70%左右。正因為建筑材料費用占總成本費用的比重相對較大，其對建筑工程的影響一般直接體現(xiàn)在工程項目的成本和質(zhì)量方面。因此，建筑施工企業(yè)應(yīng)該加強材料采購的內(nèi)部控制，以增強企業(yè)的競爭力，并在一定程度上提高企業(yè)的經(jīng)營效率，從而確保企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：建筑施工;材料采購;內(nèi)部控制;管理

1? 建筑施工企業(yè)材料采購內(nèi)部控制的重要性

1.1? 有效的控制采購風(fēng)險

如果建筑施工企業(yè)缺乏材料采購內(nèi)部控制機制，將極有可能引發(fā)采購風(fēng)險，甚至引發(fā)財務(wù)風(fēng)險。因此企業(yè)應(yīng)該提高對材料采購內(nèi)部控制工作的重視。一般情況下，企業(yè)在進(jìn)行材料采購業(yè)務(wù)前，應(yīng)該對材料采購業(yè)務(wù)進(jìn)行深入的了解，以明確企業(yè)需要采購材料的種類、質(zhì)量要求以及數(shù)量，并根據(jù)材料市場的變化規(guī)律以及企業(yè)施工的實際需求合理的制定材料采購計劃，以此有效的控制采購風(fēng)險的發(fā)生。建筑施工企業(yè)內(nèi)部工作人員應(yīng)具備一定的經(jīng)濟思維，對材料市場的實際情況較為了解，具備一定的材料質(zhì)量和管理知識，只有這樣才能夠更好的防范采購風(fēng)險，并降低企業(yè)在材料采購時因為成本費用過高而對企業(yè)經(jīng)濟運行情況造成的影響，以此促使材料采購內(nèi)部控制工作更加順利的進(jìn)行。

1.2? 有效的控制合同風(fēng)險

建筑施工企業(yè)在與材料供應(yīng)商確定合作關(guān)系后，應(yīng)該加強監(jiān)督與管理，增強材料采購的透明度，以此有效的防止企業(yè)采購工作人員與材料供應(yīng)商之間相互串通，出現(xiàn)虛報材料采購價格的情況。建筑施工企業(yè)不單單需要監(jiān)督與管理內(nèi)部工作人員的材料采購過程，同時還需要加強對材料質(zhì)量的監(jiān)督與管理，一旦出現(xiàn)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的材料，將會嚴(yán)重增加企業(yè)的施工難度并造成資源的浪費，甚至給企業(yè)造成不良影響。因此，建筑施工企業(yè)應(yīng)該加強對簽訂合同內(nèi)容的分析，以此防止合同中的內(nèi)容不詳細(xì)，標(biāo)準(zhǔn)不明確，缺乏具體性，而給企業(yè)帶來一定的影響。另外，建筑施工企業(yè)在進(jìn)行材料采購前，應(yīng)該全面的掌握所需要采購材料的基本信息，主要包括材料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及市場環(huán)境等信息，以此有效的提高材料采購內(nèi)部控制的效率，并有效的控制合同風(fēng)險。

2? 建筑施工材料采購內(nèi)部控制與管理存在的問題

2.1? 材料采購內(nèi)部控制環(huán)境相對薄弱

建筑施工企業(yè)管理層片面關(guān)注項目進(jìn)度，對于材料采購過程的內(nèi)部控制缺乏足夠的認(rèn)知，對于材料采購內(nèi)部風(fēng)險理解淺顯，僅考慮材料采購的按期足量供應(yīng)，而對其他采購風(fēng)險因素缺乏關(guān)注。同時，企業(yè)自身的材料采購部門人員素質(zhì)整體偏低，缺乏定期、專業(yè)的培訓(xùn)，沒有了解采購業(yè)務(wù)的最新情況，導(dǎo)致材料采購過程的控制不足。加之缺乏合理的激勵機制，降低了員工在材料采購過程中的積極性和忠誠度。

2.2? 材料采購內(nèi)部風(fēng)險評估機制存在缺陷

建筑施工企業(yè)材料采購過程缺乏合理有效的風(fēng)險評估，尚未建立完善的材料采購風(fēng)險評估體系，存在盲目采購、收受回扣、驗收不嚴(yán)等潛在風(fēng)險，缺乏合理有效的風(fēng)險應(yīng)對策略，沒有建立材料采購風(fēng)險預(yù)警機制，導(dǎo)致建筑施工企業(yè)材料采購內(nèi)部控制風(fēng)險增大，降低企業(yè)的利潤。

2.3? 材料采購控制活動執(zhí)行力度不足

建筑施工企業(yè)缺乏完善的供應(yīng)商管理及材料采購管理系統(tǒng)，依舊采用落后的分散采購的模式，缺乏與供應(yīng)商之間的穩(wěn)定戰(zhàn)略合作，導(dǎo)致企業(yè)蒙受隱性損失。同時，分散采購的模式存在管理混亂的問題，增大了企業(yè)的采購成本，在材料采購價格限額方面不到位，缺乏及時的調(diào)整，顯露出材料采購控制活動執(zhí)行力度偏弱的問題。

2.4? 材料采購信息交流不暢

建筑施工企業(yè)材料采購過程缺乏有效的內(nèi)部信息交流和溝通，單純采用電話溝通的方式，增大了材料采購信息傳遞的風(fēng)險，導(dǎo)致企業(yè)材料采購信息控制出現(xiàn)漏洞。

2.5? 監(jiān)督審查機制乏力

建筑施工企業(yè)材料采購缺乏完善的監(jiān)督審查機制，企業(yè)治理結(jié)構(gòu)不夠完善，組織架構(gòu)過于冗長，導(dǎo)致材料采購審計監(jiān)督工作失真。同時，內(nèi)部審查人員缺乏對材料采購潛在風(fēng)險的深度認(rèn)知，相關(guān)審計知識結(jié)構(gòu)相對單一，無法準(zhǔn)確把握材料采購過程的薄弱點，導(dǎo)致審計監(jiān)督缺乏有效性。

3? 加強建筑施工材料采購內(nèi)部控制的舉措

3.1? 改善企業(yè)材料采購內(nèi)部控制環(huán)境

要不斷完善企業(yè)治理結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變單一的組織管理模式，采用多層次的組織管理模式，即董事會、監(jiān)事會與管理層并行，各部門保持上下銜接的關(guān)系。并設(shè)置風(fēng)險戰(zhàn)略委員會、薪酬評估委員會，形成多層次委托治理結(jié)構(gòu)的相互約束、相互制衡和協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)系。同時，要完善企業(yè)人力資源政策，做好材料采購人員的選拔和錄用，加強對材料采購人員的培訓(xùn)，使之掌握材料采購業(yè)務(wù)的相關(guān)技能，熟知采購業(yè)務(wù)的相關(guān)法律法規(guī)，并采用小組討論、實戰(zhàn)演練、模擬情景、快問搶答等方式，進(jìn)行材料采購人員的績效考核和評價。

3.2? 加強材料采購風(fēng)險評估

要專門設(shè)立材料采購風(fēng)險評估小組，設(shè)置風(fēng)險預(yù)測水平指標(biāo)，進(jìn)行材料采購目標(biāo)設(shè)定、風(fēng)險識別、分析和應(yīng)對，設(shè)置材料采購風(fēng)險評估等級矩陣圖，確定采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險水平，并選取不同的措施進(jìn)行材料采購風(fēng)險的應(yīng)對和防范，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險分散、風(fēng)險承接等策略，較好地降低企業(yè)材料采購風(fēng)險。

3.3? 材料采購流程控制活動關(guān)鍵點的優(yōu)化

要從高層面戰(zhàn)略采購、區(qū)域集中公開招標(biāo)采購、企業(yè)集中公開招標(biāo)采購等環(huán)節(jié)入手，優(yōu)化企業(yè)材料采購流程，突出企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略重點。同時，還要做好材料采購交易管理的內(nèi)部控制，在發(fā)布材料采購招標(biāo)公告后，要進(jìn)行供應(yīng)商的資質(zhì)評定，各單位編制招標(biāo)文件進(jìn)行投標(biāo)提交，由集中采購管理中心進(jìn)行開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)，并公布中標(biāo)結(jié)果。另外，還要完善采購合同簽訂及履行控制，要進(jìn)行采購合同的跟蹤和監(jiān)控，并搭建采購交易管理控制平臺，高效精準(zhǔn)獲悉市場行情，通過對歷史采購數(shù)據(jù)的分析，實現(xiàn)材料采購的價格管理和控制，還要完善基礎(chǔ)資料的驗收管理與控制，要進(jìn)行“四單”（收料單、驗收單、領(lǐng)用單、調(diào)撥單）的管理，加強資金支付管理與控制。

3.4? 強化材料采購內(nèi)外部信息溝通

要完善企業(yè)材料采購內(nèi)外部信息溝通，加強材料采購信息交換和反饋，并要加快信息化系統(tǒng)的建設(shè)，利用電子設(shè)備、因特網(wǎng)、通信工具進(jìn)行采購內(nèi)外部信息的傳輸、共享和反饋，提高材料采購內(nèi)部控制的有效性。同時，還要完善材料采購監(jiān)督機制，進(jìn)行企業(yè)日常采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督和審計，及時發(fā)現(xiàn)采購風(fēng)險并快速做出反應(yīng)。

4? 結(jié)語

綜上所述，隨著市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，市場競爭隨之愈加激烈。對于建筑施工企業(yè)來說，材料采購內(nèi)部控制的重要性越來越明顯。其不僅有利于降低企業(yè)施工成本，同時有助于提高企業(yè)施工效益。因此，企業(yè)應(yīng)該對其引起高度的重視，在進(jìn)行各種各樣的建筑材料采購時，應(yīng)該因地制宜，靈活選擇，并加強對采購成本的監(jiān)督與控制。如果建筑施工企業(yè)缺乏對材料采購的內(nèi)部控制，那么極有可能引發(fā)各種采購風(fēng)險，從而給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟損失。因此，建筑施工企業(yè)應(yīng)該通過各種行之有效的途徑加大對材料采購的內(nèi)部控制，促進(jìn)企業(yè)健康、穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王藝.YJ建筑施工企業(yè)材料采購內(nèi)部控制研究[D].西安石油大學(xué)，2019.

[2] 張凱.G公司材料采購管理與成本控制[D].北京工業(yè)大學(xué)，2017.

[3] 沈海萍.關(guān)于建筑企業(yè)內(nèi)部控制制度的探討[J].時代金融，2014（2）：207～209.