論醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的趨勢(shì)

摘要：當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)涉及到生活工作中的方方面面，醫(yī)院領(lǐng)域在檔案管理的進(jìn)程中也逐步脫離了傳統(tǒng)的檔案管理手段，而逐漸采取現(xiàn)代化的管理手段?，F(xiàn)代化檔案管理不僅提升了檔案管理的工作效率，而且很大程度的降低了檔案管理的出錯(cuò)率，讓檔案管理工作更加高效、便捷。因此，在現(xiàn)代化背景下，探討當(dāng)今醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，并且分析醫(yī)院檔案管理應(yīng)該完善的相關(guān)措施是非常必要的，研究醫(yī)院檔案管理與現(xiàn)代化的深度融合問題具有非常重要的意義。

Abstract： With the rapid development of information technology in today's society， modernization management technology has involved all aspects of life and work. In the process of file management， the hospital field has gradually separated from traditional file management methods and gradually adopted modernization management methods. Modernization file management not only improves the efficiency of file management， but also greatly reduces the error rate， making file management more efficient and convenient. Therefore， in the context of modernization， it is very necessary to discuss the current status of hospital file management and analyze related measures that hospital file management should improve. It is of great significance to study the deep integration of hospital file management and modernization.

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;現(xiàn)代化;管理;趨勢(shì)

Key words： hospital archives;modernization;management;trends

中圖分類號(hào)：G271;R197 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1006-4311（2020）15-0095-02

0 ?引言

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得現(xiàn)代醫(yī)院的管理變得日益先進(jìn)，因此，醫(yī)院在檔案的管理上也應(yīng)該加快腳步，建立并完善現(xiàn)代化發(fā)展，使方案管理的腳步跟上時(shí)代的步伐。當(dāng)代世界經(jīng)經(jīng)濟(jì)及其科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，導(dǎo)致了一批高新技術(shù)及其產(chǎn)品不斷涌現(xiàn)，目前高新技術(shù)發(fā)展的集中代表和最主要的技術(shù)領(lǐng)域就是信息技術(shù)。檔案信息化最直接的表現(xiàn)就是現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的應(yīng)用。簡(jiǎn)單講檔案信息的獲取、傳輸、處理、存儲(chǔ)、應(yīng)用等環(huán)節(jié)均應(yīng)用信息技術(shù)。在現(xiàn)代化進(jìn)程中，計(jì)算機(jī)的普及是不可忽視的，醫(yī)院在檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程中，也應(yīng)該逐步完善檔案管理的信息技術(shù)及手段?，F(xiàn)代化建設(shè)工作隨著近些年的不斷深化，在醫(yī)院中開展的現(xiàn)代化管理模式越來越高效，便捷，醫(yī)院的檔案管理也越來越現(xiàn)代化，這一現(xiàn)狀對(duì)醫(yī)院保管檔案資料是非常有意義的。

1 ?醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的特性

1.1 現(xiàn)代化檔案管理具有高效性

當(dāng)前，醫(yī)院的檔案管理是現(xiàn)代化進(jìn)程的一個(gè)縮影，切實(shí)的體現(xiàn)了醫(yī)院現(xiàn)代化的運(yùn)用，發(fā)展中待處理的瓶頸問題，就是醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化使用通過信息技術(shù)手段改變了傳統(tǒng)的問題，使檔案管理變得更加高效、更加便捷?，F(xiàn)代化手段包括信息技術(shù)手段以及軟件的應(yīng)用手段，通過這些現(xiàn)代化手段相結(jié)合，使檔案管理的效率得到了大大的提升，也為醫(yī)院的工作帶來了很大的便捷。醫(yī)院檔案管理通過無紙化以及網(wǎng)絡(luò)辦公的方式，實(shí)現(xiàn)了新的管理效果，為醫(yī)院的發(fā)展帶來了顯著的提升。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院活動(dòng)的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案管理效率與現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)息息相關(guān)，己經(jīng)成為醫(yī)院發(fā)展科學(xué)與否的重要指標(biāo)。高技、現(xiàn)代化的信息設(shè)備引進(jìn)和普及是我國檔案信息化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，必須將現(xiàn)代化的信息設(shè)備廣泛應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)，輔助檔案管理的高效、準(zhǔn)確完全，同時(shí)也為廣大檔案信息需求者提供更為快捷、方便的信息服務(wù)。醫(yī)院檔案的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，將直接受到檔案管理效率的影響，因此提高檔案管理效率對(duì)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展非常重要。

1.2 現(xiàn)代化管理能夠提升醫(yī)院檔案質(zhì)量

醫(yī)院檔案管理通過軟、硬件的結(jié)合，能夠顯著提升工作質(zhì)量，運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行多項(xiàng)工作的開展，與現(xiàn)代化建設(shè)相結(jié)合，對(duì)醫(yī)院檔案管理的維護(hù)有著很大的作用，能夠更好的提升工作質(zhì)量，將醫(yī)院檔案的工作執(zhí)行過程與現(xiàn)代化深度融合?，F(xiàn)代化與醫(yī)院檔案相輔相成，構(gòu)成一個(gè)完整的管理體系，現(xiàn)代化能夠提高醫(yī)院檔案的質(zhì)量。檔案信息化依賴于計(jì)算機(jī)，利用現(xiàn)代信息化的技術(shù)來進(jìn)行運(yùn)算、傳達(dá)，具有快速、及時(shí)以及準(zhǔn)確的特點(diǎn)，檔案信息化區(qū)別于傳統(tǒng)的手工檔案的最大的特點(diǎn)就是，計(jì)算機(jī)能夠很好的代替人腦的使用，通過計(jì)算機(jī)來運(yùn)轉(zhuǎn)、計(jì)算，是最為便利的檔案處理方式。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案實(shí)務(wù)在我國醫(yī)院的歷史上是一個(gè)跨越式的改革，有效的替代了傳統(tǒng)手工檔案核算的工作，不僅在檔案處理時(shí)間上給我國醫(yī)院帶來了變化，在檔案數(shù)據(jù)處理、處理流程與組織方面也帶來了巨大的變化。

1.3 現(xiàn)代化信息為檔案管理提供更廣闊的空間

2002年，我國頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，規(guī)定了電子檔案的收集、整理、歸檔、保管等方面的要求。但是在現(xiàn)實(shí)生活中，大部分單位還需要將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件保存。目前多數(shù)醫(yī)院歸檔就是采用紙張和電子歸檔相結(jié)合的“雙套歸檔”。而且，可以預(yù)見，紙質(zhì)文件和電子文件“雙套歸檔”在一定時(shí)期內(nèi)還會(huì)存在，這是文件載體從紙質(zhì)向電子文件轉(zhuǎn)換過渡時(shí)期不可避免的現(xiàn)象。信息技術(shù)的應(yīng)用使檔案管理變得更加高效、便捷，也正是通過高新技術(shù)的應(yīng)用，使醫(yī)院發(fā)展變得更加現(xiàn)代化。而且，檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，不僅僅只是為了方便歸檔，更重要的是便于對(duì)檔案進(jìn)行管理，對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、獲取、傳輸、處理、存儲(chǔ)、應(yīng)用等。因此，包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、通信設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等現(xiàn)代化的信息設(shè)備的引進(jìn)和普及是我國檔案管理亟需改進(jìn)的地方，并且現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用為我國檔案管理提供便捷，也為檔案管理工作提供更加廣闊的空間。因此，我國醫(yī)院檔案管理需要按照檔案管理規(guī)范，加快改革進(jìn)程，使醫(yī)院檔案管理完成從傳統(tǒng)到高效的轉(zhuǎn)折，從而促進(jìn)醫(yī)院的檔案管理以及全面發(fā)展。

現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理已經(jīng)是未來檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路，信息技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)在向我們揭示，處在變革時(shí)代的檔案事業(yè)，一定會(huì)以計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)為載體，加快檔案事業(yè)規(guī)范化、公開化發(fā)展，以便更好的為我們的社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)。

2 ?加強(qiáng)醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理的趨勢(shì)

2.1 培養(yǎng)專業(yè)的信息技術(shù)人才

在推進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的過程中，當(dāng)前醫(yī)院檔案需要解決的首要問題，是培養(yǎng)能熟練使用信息技術(shù)的人才隊(duì)伍，同時(shí)能夠熟悉醫(yī)院檔案管理工作。要對(duì)現(xiàn)有的醫(yī)院檔案人才隊(duì)伍進(jìn)行改革，這是現(xiàn)代化進(jìn)程中最關(guān)鍵的問題。不僅需要吸收人才還要加強(qiáng)對(duì)人才的培訓(xùn)，也需要現(xiàn)代化專業(yè)的隊(duì)伍來推動(dòng)改革，這也是現(xiàn)代化過程中的難點(diǎn)。從當(dāng)前醫(yī)院的實(shí)際情況來看，大部分都只擅長醫(yī)院檔案相關(guān)知識(shí)，現(xiàn)有的信息技術(shù)人員不能滿足發(fā)展的需要，對(duì)現(xiàn)代化和醫(yī)院檔案活動(dòng)方面比較欠缺。因此醫(yī)院檔案要給信息技術(shù)人員創(chuàng)造一個(gè)合適的研究環(huán)境，可以從根木上提升工作人員的積極性，從心理上將技術(shù)人員帶入正軌。技術(shù)人員的專業(yè)技能在工作中能起到重要的作用，尤其是在現(xiàn)代化進(jìn)程下，檔案管理的工作人員必須擁有先進(jìn)的信息技術(shù)知識(shí)，才能應(yīng)對(duì)當(dāng)今現(xiàn)代化的檔案管理工作。并且在檔案管理工作中逐步完善自身的知識(shí)技能水平，通過不但拓展專業(yè)知識(shí)，來勝任現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理的工作。醫(yī)院也應(yīng)該為檔案管理人員提供一個(gè)專業(yè)的培訓(xùn)渠道，通過專業(yè)的培訓(xùn)，來完善檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)與技能，從而更好的為醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)。

2.2 強(qiáng)化醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)安全建設(shè)

系統(tǒng)安全是現(xiàn)代化建設(shè)的重中之重。通過實(shí)施安全領(lǐng)域管理和身份認(rèn)證，建立較為完善的信息安全管理機(jī)制;醫(yī)院需要建立數(shù)據(jù)備份，部署防火墻和入侵檢測(cè)系統(tǒng)，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的運(yùn)營維護(hù)，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防病毒系統(tǒng)等措施，建成比較完善的信息網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)體系。檔案管理離不開信息技術(shù)的應(yīng)用，而信息技術(shù)的使用會(huì)為醫(yī)院檔案管理帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)，從而造成數(shù)據(jù)的流失，甚至被篡改等風(fēng)險(xiǎn)。因此，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息風(fēng)險(xiǎn)的防范，強(qiáng)化醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)的安全建設(shè)，防患于未當(dāng)然。依托標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，醫(yī)院檔案應(yīng)建立專門的安全中心，完善醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)安全建設(shè)。醫(yī)院檔案現(xiàn)代化的目標(biāo)不僅要在管理設(shè)備和裝備方面有所改善，更需要在醫(yī)院檔案活動(dòng)上有所突破，不斷的提升醫(yī)院檔案管理的科技含量和技術(shù)支持。醫(yī)院內(nèi)部的檔案信息數(shù)據(jù)對(duì)于醫(yī)院來說都是至關(guān)重要的，不能夠造成任何的損失，也應(yīng)該盡可能的避免失竊的可能性。對(duì)于目前較為流行的木馬以及病毒等等軟件侵害的行為，醫(yī)院應(yīng)該盡早的設(shè)置一些防御措施，從而提升這些非法行為對(duì)于醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的侵害，避免一些失誤造成檔案信息的遺漏或者失誤。同時(shí)也要避免信息化時(shí)代的病毒以及黑客等等不安全的因素，要加強(qiáng)對(duì)檔案系統(tǒng)的安全防范，采用機(jī)密的存儲(chǔ)方式，對(duì)于信息化過程中的檔案信息，要加強(qiáng)身份認(rèn)證的授權(quán)方式，對(duì)于工作人員要加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全培訓(xùn)，從而避免檔案數(shù)據(jù)的篡改、遺漏。在信息化系統(tǒng)的安全體系中，檔案人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行工作，包括檔案工作流程、計(jì)算機(jī)操作流程、信息安全工作等。同時(shí)，在檔案風(fēng)險(xiǎn)管理中，還應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)法律建設(shè)，完善醫(yī)院檔案的立法，使檔案管理更加規(guī)范化，對(duì)于造成醫(yī)院檔案風(fēng)險(xiǎn)的隱患以及破壞性事件要加以嚴(yán)懲。

2.3 加強(qiáng)檔案管理信息共享的融合

在發(fā)展檔案管理信息共享平臺(tái)的融合中，還要完善現(xiàn)代化的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案室?guī)觳刭Y源的電子化，提高醫(yī)院檔案信息資源共享、利用和管理水平。隨著電子信息化的處理，我們可以形成一個(gè)巨大的信息網(wǎng)絡(luò)，檔案信息可以在網(wǎng)上被檢索和利用，減少檔案外借所帶來的麻煩。根據(jù)檔案管理的要求，保證檔案的安全，非特殊情況下，檔案一般不能借出，但在實(shí)際工作中，有時(shí)為了利用者的方便，將檔案借出也是常有的事，甚至必要時(shí)還要送檔案上門，積極主動(dòng)地提供檔案利用工作。為了保證檔案借出的安全，檔案部門制定了相應(yīng)的規(guī)章制度和管理辦法，手續(xù)繁瑣，不僅不利于檔案的利用，也不利于檔案的安全。如果通過信息共享在網(wǎng)上查閱檔案，這些問題可以迎刃而解。信息共享平臺(tái)能夠?yàn)闄n案管理提供更加開放的渠道，使醫(yī)院檔案管理更加高效，充分發(fā)揮綜合檔案室在醫(yī)院管理中的作用。

3 ?結(jié)語

總之，醫(yī)院的深度融合亟需提升。在現(xiàn)代化進(jìn)程中，信息系統(tǒng)的普及是不可忽視的，醫(yī)院在檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程中，也應(yīng)該逐步完善檔案管理的信息技術(shù)及手段?，F(xiàn)代化建設(shè)工作隨著近些年的不斷深化，在醫(yī)院中開展的現(xiàn)代化管理模式越來越高效便捷，醫(yī)院的檔案管理也越來越現(xiàn)代化，通過逐步提升醫(yī)院檔案管理，來完善醫(yī)院的管理效率，并且通過培養(yǎng)專業(yè)人才來適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院的檔案管理，在現(xiàn)代化進(jìn)程中，完善信息系統(tǒng)安全管理，提升醫(yī)院檔案管理效率，保障醫(yī)院檔案安全管理，相信我國的醫(yī)院檔案管理將會(huì)發(fā)展的越來越好。

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作者簡(jiǎn)介：李杰（1975-），女，遼寧遼陽人，大專，中級(jí)（檔案館員），研究方向?yàn)闄n案管理。