鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)信息化探究

牛熙源

摘 要本文通過總結(jié)鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)現(xiàn)狀，結(jié)合信息技術(shù)的高速發(fā)展對鈾礦地質(zhì)檔案管理信息化的影響，對鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)開展信息化建設(shè)的有關(guān)問題進(jìn)行了較為深入的分析，闡述了鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)信息化的意義，重點提出了鈾礦地質(zhì)檔案及其利用服務(wù)信息化的基本思路和方法，在建立鈾礦地質(zhì)檔案利用數(shù)據(jù)庫，鈾礦地質(zhì)檔案查詢、整理、統(tǒng)計信息化，信用單據(jù)智能化填制以及在線審批等方面進(jìn)行了探索研究。

關(guān)鍵詞鈾礦地質(zhì)檔案 利用服務(wù) 信息化 探究

鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)是鈾礦地質(zhì)檔案管理工作的重要組成部分，具有為相關(guān)鈾礦地質(zhì)勘查單位服務(wù)的職能。以大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”為標(biāo)志的新興信息技術(shù)的發(fā)展，推進(jìn)了鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)工作的信息化進(jìn)程。鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)工作的信息化引領(lǐng)與促進(jìn)著整個鈾礦地質(zhì)檔案管理的信息化，可革新傳統(tǒng)的鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)方式，拓展鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)模式，提高鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)效率。

一、鈾礦地質(zhì)檔案利用現(xiàn)狀及方向

鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)是指鈾礦地質(zhì)檔案管理部門以收藏的鈾礦地質(zhì)文化財富及野外工作成果為依據(jù)，采用合適的方式方法，以直接或間接的方式向利用者及利用單位提供鈾礦地質(zhì)檔案信息，為鈾礦地質(zhì)勘查行業(yè)服務(wù)的業(yè)務(wù)活動[1]。

1.鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)現(xiàn)狀。當(dāng)前，全國鈾礦地質(zhì)資料館檔案利用服務(wù)工作基本實現(xiàn)了信息化，受主客觀因素的制約，地方及行業(yè)鈾礦地質(zhì)檔案館的信息化建設(shè)還不夠完善，多數(shù)鈾礦地質(zhì)檔案館建設(shè)了程度不一的檔案管理系統(tǒng)，具備了必要的信息管理與查詢功能，但在資料利用服務(wù)方面仍存在檢索工具單一、手工填制紙質(zhì)《鈾礦地質(zhì)檔案利用審批單》《鈾礦地質(zhì)檔案資料交寄三聯(lián)單》等傳統(tǒng)方式，服務(wù)手段原始，效率低。

傳統(tǒng)鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)工作方式在實際工作中主要表現(xiàn)為以下幾個方面的不足：一是信息檢索能力不足，查準(zhǔn)率不高;二是傳統(tǒng)手工填制《鈾礦地質(zhì)檔案利用審批單》《檔案利用明細(xì)記錄表》等表單，牽扯了利用者和檔案管理員的大量精力，工作效率低;三是超過利用權(quán)限、利用范圍或因其他原因而未被同意利用的，需要利用者重新填制檔案利用審批單，出現(xiàn)重復(fù)填單審批的情況;四是因檔案利用者書寫習(xí)慣等原因造成的筆跡不清、涂劃等問題，造成擬利用的檔案資料、數(shù)據(jù)信息標(biāo)識的不準(zhǔn)確;五是未能實現(xiàn)無紙化辦公和在線審批。

2.鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)發(fā)展方向。鈾礦地質(zhì)資料的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性國家定位及其固有屬性凸顯出鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)的重要性，信息時代的迅猛發(fā)展對鈾礦地質(zhì)檔案資料利用服務(wù)信息化提出了新要求。鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)的信息化是檔案管理工作整體信息化的重要組成部分，其信息化水平反映出鈾礦地質(zhì)檔案管理的社會服務(wù)信息化水平，制約著鈾礦地質(zhì)檔案資料潛在價值的實現(xiàn)程度[2]。

當(dāng)前，以人工為主的檔案利用審批單填制方式急需改進(jìn)，以適應(yīng)檔案利用信息化的新要求，實現(xiàn)鈾礦地質(zhì)檔案利用查詢、檢索、審批單填寫、審核批準(zhǔn)、提供利用等過程的信息化，對推動鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)工作的發(fā)展具有現(xiàn)實意義。鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)的信息化是指在鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)過程中，利用先進(jìn)的信息技術(shù)實現(xiàn)良好的人機(jī)結(jié)合，實現(xiàn)檔案利用服務(wù)智能化、網(wǎng)絡(luò)化，滿足鈾礦地質(zhì)檔案管理信息化的基本要求[3]。

二、鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)信息化路線

1.利用服務(wù)信息化技術(shù)路線。為了有效提升鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)工作水平，推動其向信息化方向發(fā)展，在鈾礦地質(zhì)檔案資料數(shù)字化、檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，以數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)建設(shè)為依托，充分利用信息技術(shù)積極開發(fā)、完善檔案管理的信息組織、檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)鈾礦地質(zhì)檔案利用者對鈾礦地質(zhì)數(shù)據(jù)信息的快速查詢、篩選、比對、溝通和決策;通過建立鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)等數(shù)據(jù)庫和信息技術(shù)的開發(fā)與實踐，實現(xiàn)《鈾礦地質(zhì)檔案利用審批單》《鈾礦地質(zhì)檔案資料交寄三聯(lián)單》等表單的信息化填制，達(dá)到簡捷、準(zhǔn)確和高效的目的;利用辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)提供利用服務(wù)過程的無紙化和在線審批;利用信息檢索技術(shù)快速實現(xiàn)擬利用鈾礦地質(zhì)信息的檢索、摘取、整理等工作。

2.利用服務(wù)信息化實現(xiàn)流程。根據(jù)鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)技術(shù)路線，結(jié)合提供資料利用服務(wù)過程中每個階段的不同特點，將提供利用服務(wù)過程分為“資料快速查詢”“智能化表單填制”“擬利用資料在線審核批準(zhǔn)”“整理提供利用資料”等過程，通過利用信息技術(shù)的開發(fā)實踐達(dá)到各要素有機(jī)組合實現(xiàn)信息化的總目標(biāo)。

具體流程為“檔案資料檢索——信息（數(shù)據(jù)）篩選——快捷導(dǎo)入利用信息（數(shù)據(jù)）——信息（數(shù)據(jù)）整合——快速導(dǎo)出、導(dǎo)入相關(guān)表單——在線利用資料審核——提供利用”。

三、鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)信息化

1.檔案利用服務(wù)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和完善鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)數(shù)據(jù)庫，是實現(xiàn)鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)信息化的必要條件之一，結(jié)合工作實際情況，需逐步完善鈾礦地質(zhì)檔案管理和利用服務(wù)數(shù)據(jù)庫。

（1）數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)概念設(shè)計。鈾礦地質(zhì)檔案利用數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)概念設(shè)計的主要思路及步驟為：一是新建名為“鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)”的數(shù)據(jù)庫，在其中創(chuàng)建包括“檔案查閱記錄表”“檔案利用記錄表”“利用檔案表”“利用檔案明細(xì)表”等八個表單。二是依據(jù)邏輯關(guān)系及實際需要設(shè)立“查閱檔案查詢記錄”“檔案利用信息查詢”“檔案利用明細(xì)查詢”等五個查詢界面以及本單位利用檔案信息導(dǎo)出、外單位利用檔案信息導(dǎo)出兩個宏調(diào)用界面。三是根據(jù)生命周期法的設(shè)計思路，對檔案利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行結(jié)構(gòu)概念設(shè)計，明確檔案管理各種實體之間及實體與其屬性間的聯(lián)系，確定信息錄入的各項限制條件，實現(xiàn)各個管理要素間的聯(lián)系，組成鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)數(shù)據(jù)庫的E-R圖，如圖1所示。

（2）數(shù)據(jù)庫與表單掛接方法。打開檔案利用服務(wù)數(shù)據(jù)庫，將鈾礦地質(zhì)資料查詢條件與相關(guān)表單掛接，建立表間聯(lián)系。將“審批單編號（SPDBH）”“利用人（LYR）”“利用單位（LYDW）”“利用年份（LYNF）”“利用日期（LYRQ）”“技術(shù)服務(wù)費（JSFW）”等項設(shè)置為查詢字段，并將“利用年份（LYNF）”“利用日期（LYRQ）”字段排序條件均設(shè)為“升序”，掛接檔案利用記錄表中“檔案卷次（LYJC）”“檔案件數(shù)（LYJS）”“文字件數(shù)（WZJS）”“文字頁數(shù)（WZYS）”“圖件張數(shù)（TJZS）”“光盤張數(shù)（GPZS）”“電子件數(shù)（DZJS）”“紙質(zhì)件數(shù)（ZZJS）”“利用人次（LYRC）”“技術(shù)服務(wù)費（JSFW）”等字段，在檔案利用信息查詢的SQL視圖中編輯輸入：

（3）主要功能實現(xiàn)。通過上述鏈接和編碼可建立數(shù)據(jù)庫與鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)的對應(yīng)表單字段間的聯(lián)系，實現(xiàn)利用服務(wù)用戶的提問標(biāo)識和數(shù)據(jù)庫特征標(biāo)識相匹配，達(dá)到借助檔案利用查詢表（LYCX）來查閱檔案利用記錄表（LYJL）相關(guān)信息的目的，還可通過輸入“利用年份”和“利用日期”等快速統(tǒng)計檔案利用情況。

2.信息化表單填制。《鈾礦地質(zhì)檔案利用審批單》的信息化制作建立在對信息技術(shù)的深入研究與實踐的基礎(chǔ)上，通過實際工作中的開發(fā)、探索和實踐，實現(xiàn)快捷地信息化填制審批單等利用過程文件單據(jù)的目的。

（1）《鈾礦地質(zhì)檔案利用審批單》基本信息填制。填制《鈾礦地質(zhì)檔案利用審批單》包括“利用者基本信息”和“擬利用檔案資料信息”兩部分。根據(jù)實際情況，《鈾礦地質(zhì)檔案利用審批單》電子模板分成單位內(nèi)部和外單位兩種模板格式，“利用資料單位名稱”“日期”“審批單編號”“聯(lián)系電話”“利用單位”“利用人”及“利用目的”等基本信息可在單元格下拉列表中查找與填制。

（2）《鈾礦地質(zhì)檔案利用審批單》利用資料信息填制。擬利用資料信息部分的填制要使用鈾礦地質(zhì)檔案利用數(shù)據(jù)庫中的“利用檔案表”依次錄入“序號”“所需檔案號”“所需文字頁碼”“圖號”?？傮w思路是，點擊“利用檔案信息查詢”，借助檔案案卷目錄表補(bǔ)充完整“檔案名稱”內(nèi)容，并在檔案利用數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)出檔案利用數(shù)據(jù)和相應(yīng)表單格式到檔案利用審批單電子版的對應(yīng)欄目中，見圖2。

具體方法是，使用電子表格軟件進(jìn)行框架設(shè)計，對“利用者信息”“審批單編號”“聯(lián)系方式”“利用日期”“項目名稱”及“館員信息”等可控字段信息對應(yīng)建立六個新數(shù)據(jù)表，從數(shù)據(jù)庫中的檔案利用明細(xì)表中依序?qū)肷鲜鰯?shù)據(jù)。使用電子表格軟件中的“數(shù)據(jù)有效性”功能將上述六個字段與同名表中的字段相掛接。如綁定“審批單編號”字段的做法是依序點擊“數(shù)據(jù)”——“數(shù)據(jù)有效性”——“設(shè)置”——“允許”——“選擇序列”——“忽略空值”——“提供下拉箭頭”，在“來源對話框”中鍵入命令“=審批單編號！$B$2：$B$1101”——“出錯警告”——輸入無效數(shù)據(jù)時顯示出錯警告，見圖3。

從上文所述的檔案利用數(shù)據(jù)庫中選擇利用檔案表，表內(nèi)依序鍵入“序號”“檔案號”“文字頁碼”“圖號”等字段，并借助案卷目錄表導(dǎo)出“檔案名稱”，點擊數(shù)據(jù)庫中檔案利用信息查詢界面，并將利用檔案信息明細(xì)導(dǎo)出到檔案利用審批單的利用數(shù)據(jù)區(qū)域中。

（3）《鈾礦地質(zhì)檔案資料交寄三聯(lián)單》填制。第一步表頭信息填制。將電子版的鈾礦地質(zhì)檔案交寄三聯(lián)單的表頭內(nèi)置審批單編號和利用單位，通過與利用檔案審批單中的內(nèi)部輔助相關(guān)表連接快速導(dǎo)入數(shù)據(jù)，然后仿照上文掛接表單數(shù)據(jù)，并依據(jù)具體情況選擇填制。

第二步利用數(shù)據(jù)及格式導(dǎo)入?？梢赃x擇檔案利用數(shù)據(jù)庫為數(shù)據(jù)源，將利用檔案信息查詢表內(nèi)所含的數(shù)據(jù)與格式導(dǎo)入到檔案交寄三聯(lián)單模板相應(yīng)區(qū)域中并適當(dāng)調(diào)整格式;還可在檔案利用數(shù)據(jù)庫中執(zhí)行如下操作：創(chuàng)建宏（利用信息導(dǎo)出）——操作——選擇“Transfer Spread sheet”——參數(shù)——遷移類型（導(dǎo)出）——表名稱（利用檔案信息查詢）——三聯(lián)單完整路徑（C：＼Users＼Desktop＼利用服務(wù)表單＼三聯(lián)單.xlsx）——帶有字段名稱（否）——單擊宏——粘貼數(shù)據(jù)到科技資料三聯(lián)單模板第一聯(lián)中。填制完整的檔案資料交寄三聯(lián)單如圖4所示。

3.資料整理信息化。鈾礦地質(zhì)檔案資料查詢、整理信息化是建立在鈾礦地質(zhì)檔案管理數(shù)字化、信息化之上的，要確保館藏資料全部數(shù)字化、管理系統(tǒng)信息化，才能實現(xiàn)查詢鈾礦地質(zhì)檔案資料的信息化和歸納整理資料信息化。

（1）準(zhǔn)確檢索所需資料信息。要實現(xiàn)鈾礦地質(zhì)檔案管理的信息化，需研究鈾礦地質(zhì)檔案資料的不同類型及特點，關(guān)鍵要選擇先進(jìn)的信息組織形式，建立科學(xué)的組織結(jié)構(gòu)，依據(jù)鈾礦地質(zhì)檔案資料的不同類型特點，實現(xiàn)“標(biāo)題檢索”“主題詞（關(guān)鍵詞）檢索”“圖像檢索”“聲像檢索”“全文檢索”“摘要檢索”等功能，實現(xiàn)高查準(zhǔn)率、查全率。

（2）全面整理利用鈾礦地質(zhì)資料。對檢索查詢擬利用的鈾礦地質(zhì)資料，利用鈾礦地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)（平臺），通過對有關(guān)專業(yè)軟件的探索實踐，結(jié)合鈾礦地質(zhì)檔案資料利用服務(wù)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)對檢索、審批后的單項資料的導(dǎo)出和復(fù)制，實現(xiàn)對所要利用資料的拷貝、導(dǎo)出、匯總、掃描等工作，實現(xiàn)對擬利用資料的科學(xué)分類和歸納整合。

4.檔案利用在線審批。檔案管理人員在利用者填完《鈾礦地質(zhì)檔案利用審批單》中的利用信息后，在審批單“館員”一欄中使用下拉菜單調(diào)用電子簽名，借助單位內(nèi)部局域網(wǎng)將填制完成的《鈾礦地質(zhì)檔案利用審批單》傳送至有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)審閱。為確保涉密鈾礦地質(zhì)資料的安全，依據(jù)不同的資料密級，通過相對應(yīng)的傳輸途徑實現(xiàn)鈾礦地質(zhì)資料安全傳輸。

鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)工作服務(wù)于鈾礦地質(zhì)勘查相關(guān)行業(yè)和國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的需要，是增強(qiáng)行業(yè)內(nèi)外聯(lián)系的重要途徑，其信息化建設(shè)程度影響著鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)能力和水平。實現(xiàn)檔案資料查詢、整理、利用審批以及信用單據(jù)填制的信息化，是對傳統(tǒng)鈾礦地質(zhì)檔案利用服務(wù)方式的創(chuàng)新與突破，可有效提升鈾礦地質(zhì)檔案利用效率，縮短利用檔案的審批時間，降低相關(guān)人員的勞動強(qiáng)度，提高其服務(wù)效率與服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步推動檔案管理全過程的信息化建設(shè)。