從《黑圖檔·嘉慶朝》看清代地方檔案的移交

趙彥昌 姜珊

摘 要本文旨在分析嘉慶年間盛京地區(qū)檔案的移交工作，選取清代地方檔案代表性整理成果《黑圖檔·嘉慶朝》內(nèi)的檔案為研究的來源，可以發(fā)現(xiàn)清代盛京移交的檔案可以根據(jù)移交的目的，劃分為定期移交以備查考的檔案與因損毀原因而移交的補(bǔ)充檔案，檔案也可按照形式劃分為原件與匯抄件。

關(guān)鍵詞《黑圖檔》 檔案房 清代地方檔案 檔案移交 檔案匯抄 盛京內(nèi)務(wù)府 盛京將軍衙門

Abstract This article aims to analyze the archives transference in Shengjing during Jiaqing period. Jiaqing period of Hetu Dangse， which is the representative achievement of local archives in the Qing Dynasty， is taken as sources of research. It is found that according to the purpose of transference the archives can be divided into two types， one is regularly handed over for reference， the other is transferred due to damage. Archives can also be divided into originals and transcripts by form.

Keyword Hetu Dangse; archives; local archives in the Qing Dynasty; archives transference; archives transcript; Shengjing Imperial Household Department; Shengjing General Office

清代檔案史的研究多利用傳世典籍的記載，檔案管理制度的研究成果較為籠統(tǒng)，少見對清代檔案管理實(shí)際工作的研究?！逗趫D檔》現(xiàn)保存于遼寧省檔案館，是清代盛京總管內(nèi)務(wù)府衙門形成的公文抄存檔案，其內(nèi)容“涉及以盛京為主體整個(gè)東北地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、教育、風(fēng)俗、建筑、司法、民族、外交等內(nèi)容?！盵1]193《黑圖檔·嘉慶朝》收錄了嘉慶元年（1796）至嘉慶二十五年（1820）的衙門間往來公文的抄件，記錄了其間盛京內(nèi)務(wù)府與盛京各部及北京等部的交流與往來?！逗趫D檔·嘉慶朝》共58冊，收錄了21004件檔案，2016年由遼寧省檔案館在線裝書局整理出版。其中包含大量記載當(dāng)時(shí)盛京內(nèi)務(wù)府檔案工作情況的檔案?！丁春趫D檔·嘉慶朝〉所見清代公文撰擬用字及用印問題研究》[2]22-25一文利用《黑圖檔》對清代地方文檔工作中公文撰擬用字與印信問題做了初步的探討。“關(guān)注某一專題展開持續(xù)挖掘與系列研究，不僅能夠增加地方檔案研究的深度，而且更有利于研究群體找到學(xué)術(shù)創(chuàng)新增長點(diǎn)，挖掘出地方檔案的潛在價(jià)值。”[3]182其中，《黑圖檔·嘉慶朝》內(nèi)多次提到需要移交檔案的種類，根據(jù)移交的目的可以劃分為定期移交以備查考的檔案與因損毀原因而移交的補(bǔ)充檔案。檔案的移交工作保證了檔案的完整性，實(shí)現(xiàn)了檔案以備查考的價(jià)值。移交的檔案內(nèi)，一部分為原件，一部分為匯抄件，清代的匯抄存查制度為我們留存了大量的檔案，《黑圖檔》同樣是匯抄存查制度的產(chǎn)物。本文以盛京地區(qū)在嘉慶年間的檔案移交工作為例，探析清代地方檔案移交工作的具體實(shí)施情況。

一、定期分類移交以備查考的檔案

現(xiàn)代檔案移交工作中，不同檔案的移交時(shí)間是不同的，《黑圖檔·嘉慶朝》內(nèi)所見各類檔案的移交時(shí)間也是不同的。嘉慶年間雖未對移交的時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，但能夠規(guī)定檔案定期進(jìn)行移交也能看出其先進(jìn)性。移交的檔案中一部分為原件，一部分為匯抄件。

1.定期移交檔案的原件。檔案的原件真實(shí)地記載了各個(gè)人物、活動等的真實(shí)情況，為還原歷史情況提供重要的參考。嘉慶年間，盛京內(nèi)務(wù)府需要按照要求，定期對檔案的原件進(jìn)行移交，以備查考。

（1）官員經(jīng)制冊。清朝考核職官時(shí)，有功績者，依據(jù)官員的加級記錄給予議敘獎勵。盛京內(nèi)務(wù)府的武職官員的加級記錄需要定期進(jìn)行移交。嘉慶八年（1803）以前，盛京各部須在每年的春秋兩季造具武職官員的經(jīng)制冊，送往兵部留存?zhèn)浒浮！笆⒕﹥?nèi)務(wù)府為咨送經(jīng)職冊事，檔房案呈，前準(zhǔn)兵部咨開，嗣后武職官員每年春秋二季，造具經(jīng)職冊咨送本部備存等因在案。”[4]64嘉慶三年（1798）四月（春季），《盛京內(nèi)務(wù)府為造報(bào)武職官員經(jīng)制冊事咨兵部》記載：“今屆造具冊之期，相應(yīng)將佐領(lǐng)八十四強(qiáng)謙、延福，驍騎校鄭義演、石雄等員之加級記錄造具經(jīng)職冊三本，咨送兵部查照外，驍騎校阿林保現(xiàn)年病故，此缺尚未補(bǔ)放，俟補(bǔ)放之日，再行補(bǔ)送可也?！盵5]142檔案《盛京內(nèi)務(wù)府為造報(bào)武職官員秋季經(jīng)制冊事咨兵部》記錄了嘉慶六年（1801）九月（秋季），武職官員經(jīng)制冊移交情況，“今屆造冊之期，相應(yīng)將佐領(lǐng)八十四強(qiáng)謙、延福，驍騎校鄭義演、石雄、王孔彩等員之加級紀(jì)錄，造具經(jīng)制冊三本咨送兵部可也”[6]345。無論是檔案的記載還是檔案的時(shí)間，都可以推測出當(dāng)時(shí)武職官員的經(jīng)制冊是在春秋兩季進(jìn)行移交的。嘉慶八年（1803）以后，則改為每年移交一次，《檔案房為造送武職官員經(jīng)制冊事呈請咨總管內(nèi)務(wù)府》記載：“嘉慶八年，準(zhǔn)兵部咨開，嗣后武職官員每年一次造具經(jīng)制冊，咨送本部備查等因在案，今將鑲黃旗佐領(lǐng)岫云、正白旗佐領(lǐng)兆麟、鑲黃旗驍騎校福安、正白旗驍騎校際德等之加級紀(jì)錄造具經(jīng)制冊二本，理合呈請先行咨送兵部。”[7]377由檔案房負(fù)責(zé)將盛京內(nèi)務(wù)府的武職官員的加級記錄按照兵部來咨冊式，整理成經(jīng)制冊，然后移交給兵部。

（2）由京運(yùn)到物件清冊。盛京作為陪都，經(jīng)常接收由京城運(yùn)送到的書籍及物件，存儲備用。而這些由京城送到的物件也需要記錄下來，并從乾隆四十三年（1778）起，在每年的年終造具清冊，送往總管內(nèi)務(wù)府，以備查核?！妒⒕﹥?nèi)務(wù)府為造送嘉慶六年由京運(yùn)來書籍等項(xiàng)清冊事咨總管內(nèi)務(wù)府》記載：“盛京內(nèi)務(wù)府為咨報(bào)事，廣儲司案呈，據(jù)司庫六格等呈稱，查得乾隆四十三年內(nèi)，經(jīng)將軍弘奏準(zhǔn)，嗣后凡系由京運(yùn)至各項(xiàng)什物，俱于年終造冊咨報(bào)總管內(nèi)務(wù)府，以備查核等因在案。今屆年終造報(bào)之期，理合將本年正月初一起至十二月底止，所有由京運(yùn)至?xí)软?xiàng)造具堂印清冊三本，一本咨報(bào)總管內(nèi)務(wù)府可也?！盵8]364《盛京內(nèi)務(wù)府為造送由京運(yùn)來的書籍清冊事咨總管內(nèi)務(wù)府》記載了嘉慶十八年（1813）應(yīng)移交由京運(yùn)來書籍清冊，“今屆年終造報(bào)之期，理合將嘉慶十八年正月起至十二月底止，由京運(yùn)至?xí)炀咛糜h字清冊三本，咨報(bào)總管內(nèi)務(wù)府可也。”[9]484盛京內(nèi)務(wù)府負(fù)責(zé)記錄本年正月初一至十二月底，由京送到物件的清冊，并在每年年終的時(shí)候移交到北京的總管內(nèi)務(wù)府。《黑圖檔·嘉慶朝》內(nèi)有記錄每年移交由京運(yùn)到書籍等物件清冊情況的檔案，也可以發(fā)現(xiàn)，到了每年年終，盛京內(nèi)務(wù)府便會造具年初至年終由京運(yùn)來物件的清冊，送往京城的總管內(nèi)務(wù)府。

（3）紅本?！爸旃P紅本是實(shí)錄修纂中經(jīng)常使用的材料。朱筆是指皇帝誅批的奏疏，因稱紅本，收藏在紅本庫中?！盵10]37經(jīng)由皇帝紅筆批示后的奏章稱為紅本。內(nèi)閣設(shè)有紅本庫，用于保管紅本。“清檔是清入關(guān)后形成的各類檔案，包括內(nèi)閣承宣、進(jìn)呈的官文書，內(nèi)閣各機(jī)關(guān)日行公事的檔案文件，以紅本、史書、黃冊為大宗?！盵11]131紅本是存世清代檔案的重要組成部分，從《黑圖檔》可見，盛京內(nèi)務(wù)府檔案房定期將紅本整理，派專員移交到批本處，再由批本處轉(zhuǎn)行進(jìn)呈。

①官員紅本。官員等第紅本。嘉慶三年（1798），《盛京內(nèi)務(wù)府為進(jìn)送考察官員等第紅本事咨批本處》記載：“盛京內(nèi)務(wù)府檔案房案呈，乾隆三十九年十月二十九日，準(zhǔn)都虞司來文內(nèi)，開準(zhǔn)吏部議復(fù)都統(tǒng)安太奏稱，各處大臣官員奏事俱令出具隨咨交赍奏員，弁同奏折，交奏事官查明轉(zhuǎn)奏等語，自是慎重稽察之意，應(yīng)如該都統(tǒng)所奏，出具隨咨，交奏事官轉(zhuǎn)奏，以憑查核等因，乾隆三十九年八月十四日奉旨，依儀，欽此欽遵等因，移咨前來，查本府應(yīng)進(jìn)紅本俱系派員赍送到京，照內(nèi)務(wù)府例，露遞批本處轉(zhuǎn)行呈進(jìn)，此次考察本府官員等第紅本一件，差筆貼式金洪亮赍送，前去之處知會批本處可也?！盵12]135嘉慶九年（1804），《檔案房為呈進(jìn)京察官員等第紅本事咨批本處》記載：“本府應(yīng)進(jìn)紅本俱系派員赍送到京。照內(nèi)務(wù)府例，露遞批本處轉(zhuǎn)行呈進(jìn)。此次考察本府官員等第紅本一件，專差掌稿筆貼式劉斌赍送，前去之處知會批本處可也?！盵13]110軍政紅本，《盛京內(nèi)務(wù)府為進(jìn)呈軍政官員紅本事咨批本處》記載：“此次軍政本府官員紅本一件，差筆貼式劉斌赍送，前往之處知會批本處可也?！盵14]359軍政官員的紅本也需要差專員移交到批本處。

②銷算紅本。黑牛館為喂養(yǎng)永陵祭祀牛羊之處，記錄每年祭祀所用牛羊數(shù)量的銷算紅本同樣需要每年定期進(jìn)行移交?！妒⒕﹥?nèi)務(wù)府為進(jìn)呈黑牛館一年祭用牛羊數(shù)目銷算紅本事咨批本處》記載：“盛京總管內(nèi)務(wù)府為知會事，檔案房呈乾隆三十九年十月二十九日，準(zhǔn)都虞司來文內(nèi)，開準(zhǔn)吏部議副都統(tǒng)安奏稱各處大臣、官員奏事若系差員俱令出具隨咨交赍奏員，弁同奏折交奏事官查明轉(zhuǎn)奏等語，自是慎重稽查之意，應(yīng)如該都統(tǒng)所奏，出具隨咨交奏事官轉(zhuǎn)奏，以憑查核等因，乾隆三十九年八月十四日奉，旨依儀欽此欽尊等因，移咨前來，查本府應(yīng)進(jìn)紅本俱系派員赍送到京，照內(nèi)務(wù)府例，露遞批本處轉(zhuǎn)行呈進(jìn)，此黑牛館所奏一年祭用牛羊數(shù)目銷算紅本一并交筆帖式張榮赍送批本處可也?！盵15]233-234紅本由專員（多為筆貼式）進(jìn)呈，在清晨下露水的時(shí)候送到批本處。紅本匯繳雖形成了制度，但具體移交的時(shí)間及對紅本的整理要求等方面并未進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，同時(shí)并未形成統(tǒng)一的歸檔制度。不同紅本的移交時(shí)間也不同，根據(jù)檔案的時(shí)間可以推測，官員紅本每三年移交一次，而黑牛館的銷算紅本需要每年移交一次。

2.定期移交檔案的匯抄件。除了檔案原件，抄錄原檔也是移交的主要形式。這種抄錄原檔的行為也叫檔案的匯抄，“在清代，文書辦理完畢歸檔后，原件不叫檔案，而稱之為文案、文卷、案件，將各種文書原件分門別類（按文種、問題等不同特征），再依年月日順序排列匯總，抄錄成冊，稱為‘清檔”[16]307?！逗趫D檔·嘉慶朝》內(nèi)所見檔案的匯抄為專題匯抄，“專案匯抄，這一類檔冊采用紀(jì)事本末體，以重大事件或重要專案為綱，將同一事件或同類事務(wù)方面的諭旨、奏折等，按年月日順序抄錄成冊”[17]35。專題匯抄將同一事件、案件的文件，按照時(shí)間的順序抄錄成冊。

如欽奉恩旨事件，盛京內(nèi)務(wù)府在每年十一月將本年正月初一至十月之間的欽奉恩旨事件抄錄后移交軍機(jī)處。而此后十一、二月如有，則隨時(shí)抄錄移交?！妒⒕﹥?nèi)務(wù)府為嘉慶四年以后奉到恩旨事件事咨總管內(nèi)務(wù)》記載：“盛京總管內(nèi)務(wù)府為咨復(fù)事，檔案房案呈，準(zhǔn)都虞司咨開為移會事，堂交，由內(nèi)閣抄出，吏戶禮兵刑工部、內(nèi)務(wù)府、理藩院、值年旗，本年十月以前欽奉加恩諭旨，即詳細(xì)查明，抄錄匯送隆宗門漢軍機(jī)處，毋遲至。此后十一、十二月內(nèi)遇有續(xù)奉恩旨，亦即隨時(shí)錄送……再嗣后各處，遇有一切欽奉加恩諭旨事件，即時(shí)徑行錄送漢軍機(jī)處可也，等因前來，本衙門隨將嘉慶四年正月初一日以后，十月以前，并十一月、十二月內(nèi)所有接準(zhǔn)各部院衙門奉到恩旨事件共九件，查明造具滿漢清冊一本，咨送總管內(nèi)務(wù)府，查照可也?！盵18]257嘉慶五年（1800）三月，盛京內(nèi)務(wù)府查找到嘉慶四年內(nèi)各部院衙門奉到恩旨事件共九件，隨即抄錄成滿漢清冊一本，送往北京總管內(nèi)務(wù)府。

從上述檔案的記載可以看出，嘉慶朝雖然對某些檔案規(guī)定了在固定的時(shí)間進(jìn)行移交，但由于用途與接收的部門不同，所以無法形成統(tǒng)一的歸檔制度，體現(xiàn)出一定的隨意性。但能確定定期移交檔案已經(jīng)能表現(xiàn)出檔案移交工作具備一定統(tǒng)一歸檔的思想。武職官員經(jīng)制冊、由京送到物件清冊、紅本，移交的都是檔案的原件，欽奉恩旨事件移交的為匯抄件。匯抄制度為我們留下了大量的檔案，專題匯抄將相關(guān)案件的檔案集中，更利于檔案利用。且匯抄制度為我們做出了保護(hù)檔案的先例，匯抄的檔案用于利用、查閱，檔案原件則留存下來，得到更好的保護(hù)。

二、因損毀原因而移交的補(bǔ)充檔案

檔案破損或燒毀的情況時(shí)有發(fā)生，為了彌補(bǔ)損失，需要將損毀部分的檔案抄錄后進(jìn)行移交。嘉慶年間，全國多次發(fā)生意外事件導(dǎo)致大量檔案損毀，盛京各衙署存貯的相關(guān)檔案抄錄后進(jìn)行移交，補(bǔ)充損毀的檔案，避免造成更大的損失。

1.補(bǔ)充因火災(zāi)損毀的檔案。山東司收掌辦兵部、太仆寺、東河總督等處的文書，乾隆五十五年（1790），山東司失火，燒毀了大量的檔案。要求盛京各部存貯的乾隆五十五年（1790）以前，凡有山東司案呈一切奏議、題咨、部復(fù)原案抄錄歸冊成書送部。據(jù)嘉慶六年（1801）的檔案《盛京內(nèi)務(wù)府為山東司案呈一切奏議題咨部復(fù)原案業(yè)已抄報(bào)事咨戶部》記載：“盛京內(nèi)務(wù)府為咨復(fù)事，檔房案呈準(zhǔn)盛京將軍衙門咨開，為咨行事左戶司案呈，嘉慶六年六月初一日，準(zhǔn)戶部咨開，為再行咨催事，山東司案呈查本部山東司案卷，曾乾隆五十五年間被焚，當(dāng)經(jīng)行文各該管監(jiān)、督撫、鹽政等并盛京、吉林、黑龍江三處將軍、盛京戶禮兵刑工五部、奉天府府尹、山東巡撫、河?xùn)|總河，將乾隆五十五年以前，凡有山東司案呈一切奏議、題咨、部復(fù)原案抄錄歸冊成書送部。”[19]342“各該督撫將軍、總河、鹽政、府尹暨盛京五部遵照單開年分期限逐一抄錄造冊，同具取具承辦各官并無遺漏印結(jié)送部，如逾期限未送，即行飭取遲延職名一并附參。其從前送過各案有無遺漏之處，亦即轉(zhuǎn)飭承辦官出具印結(jié)，先行送部備查可也，須至咨者等因準(zhǔn)此案?！茨瓴槊鳎瑒?wù)于限內(nèi)造具清冊二分，取具承辦官并無遺漏印結(jié)，專差經(jīng)手承辦，妥人作速呈送以憑查核，事關(guān)報(bào)部，案件慎勿延緩，致于未便可也，須至咨者等因前來。卷查本衙門當(dāng)準(zhǔn)來咨，除將五十一年起至五十五年九月十五日止，各案造冊業(yè)經(jīng)送部外，至查五十一年以前本衙門并無現(xiàn)在支銷各案，必須援照比較辦理者等因，于乾隆五十八年十一月內(nèi)徑行咨報(bào)戶部在案。今準(zhǔn)咨查前來相應(yīng)將從前咨報(bào)并無遺漏之處，出具印結(jié)一紙，咨報(bào)戶部外，并知照盛京將軍衙門可也?！盵20]342盛京內(nèi)務(wù)府在收文后，立即查照本部所存檔案，并命令其他衙門按照年份查明，將相關(guān)案卷抄錄成冊后移交。檔案內(nèi)記載了盛京內(nèi)務(wù)府收文后采取的措施，以及查找情況。

嘉慶六年（1801），盛京兵部的司務(wù)廳燒毀了大量的檔案，“嘉慶六年（1801）10月初舊盛京兵部司務(wù)廳失火，延燒科房文冊，所有直轄等省綠營科房官冊文移，自乾隆二十七年以后歷年案卷俱已燒毀”[21]36。據(jù)《盛京內(nèi)務(wù)府為抄送兵部被焚毀之官冊文移等事咨兵部》記載：“嘉慶六年十月初一日，本部司務(wù)所失火延燒料房文冊，業(yè)經(jīng)奏明行文各處咨取辦理在案。所有職方司直隸等省綠營科房官冊、文移，自乾隆二十七年以后歷年案卷俱已燒毀，搶出文案官冊，亦系殘缺不全，不堪應(yīng)用，請將十年以內(nèi)各案卷應(yīng)行文各衙門咨取辦理。職等謹(jǐn)將酌定章程分別款項(xiàng)具稿呈堂辦理備案可也，計(jì)開一行，會兵科將本年正月起至九月二十九日止，所有關(guān)系議處、議敘、議恤告病、休革官員，并造補(bǔ)船只、添建兵房、衙署等項(xiàng)，科抄。業(yè)經(jīng)本部具題，奉旨，尚未行文及科抄交部，未經(jīng)題復(fù)各案，將具題正本，速即交部抄寫，以便辦理，俟完結(jié)后，移還備案，行文各省督撫、將軍都統(tǒng)、副都統(tǒng)、提鎮(zhèn)、轉(zhuǎn)飭各營將乾隆五十六年起至本年九月二十九日止，事關(guān)綠營議處、議敘、議恤，軍政卓異、薦舉及添建營房、船只等項(xiàng)，凡有職方司案呈，已經(jīng)核復(fù)行文案件，按到部文□，悉行抄錄原案并將奏題、奉旨日期按年分別造冊，限三個(gè)月送部備案，其有送部尚未接到部文、題咨各案于文到之日，迅即逐案查明補(bǔ)行送部核辦，至本部行取職名案件尚未送部者，務(wù)須逐案開送，均不得籠統(tǒng)造送，以致遺漏含混。各屬營衙大小武職官員經(jīng)制官冊，行文各督撫、提鎮(zhèn)、衙門，造具實(shí)在年歲、履歷并將級功加及任內(nèi)一切參罰、限緝、限賠事故案件，毋論已未抵消，詳細(xì)查明案由，造冊轉(zhuǎn)赍送部，補(bǔ)行核對，注毋得舛錯、遺漏?！盵22]357此份檔案內(nèi)記載了司務(wù)廳需要的檔案的要求，盛京內(nèi)務(wù)府在收文后，將所需匯抄的檔案原件按年抄錄。除了盛京內(nèi)務(wù)府需匯抄的檔案內(nèi)容外，檔案內(nèi)也記載了盛京內(nèi)務(wù)府所存兵部損毀檔案的抄錄情況：“本衙門正在抄錄咨送之際，旋于本年十二月初八日復(fù)準(zhǔn)盛京將軍衙門來咨內(nèi)開，右兵司案呈，準(zhǔn)兵部咨開，相應(yīng)知照該將軍查照，自七月初一日起至九月二十九日止，有送本部文移，即抄錄補(bǔ)送，以便辦理等因前來。隨將本衙門自乾隆五十六年等起至本年九月二十九日止，歷年來行案卷檢查，除將五十六等年并無來行案件外，僅將五十七、九、六十并嘉慶元、二、三、四、六年來文二十一件，五十七、八、九并嘉慶二、三、五、六年行文十六件，抄錄清冊二本，并補(bǔ)造本衙門三旗，現(xiàn)年春秋二季，經(jīng)制冊六本，一并咨送兵部查收外，仍知照盛京將軍衙門可也?！盵23]358盛京內(nèi)務(wù)府在查閱本衙門自乾隆五十六年（1791）起至嘉慶六年（1801）九月二十九日止的案件后，按照年份抄錄清冊二本后移交兵部。

由上述檔案可以發(fā)現(xiàn)，嘉慶年間各地多次發(fā)生火災(zāi)，損失了大量的檔案，而為了補(bǔ)充這些損毀的檔案，便于日后的核對，需由各相關(guān)部門將本部門存貯的相關(guān)檔案重新抄錄并移交。盛京移交了本處存貯的大量檔案，這部分檔案為補(bǔ)充燒毀檔案發(fā)揮了重要的作用，將檔案進(jìn)行匯抄，補(bǔ)充損毀檔案的同時(shí)，檔案原件繼續(xù)存儲在盛京，起到檔案保護(hù)的作用。

2.補(bǔ)充因保護(hù)不當(dāng)損毀的檔案。除了失火造成的檔案損失，因?yàn)闄n案的保護(hù)、管理不當(dāng)，也有大量的檔案被毀壞。浙江司職掌審核浙江省的刑名案件，嘉慶年間，其保存的所有歷年檔案損毀嚴(yán)重，因此要求包括盛京在內(nèi)的各省衙門將凡浙江司案呈的案件，造冊送部備案?！妒⒕④娧瞄T為戶部浙江司檔案殘損請?jiān)焖透骶o要案件清冊等事咨盛京內(nèi)務(wù)府》內(nèi)記載：“盛京將軍衙門為咨，行事左戶司案呈，嘉慶十六年四月十八日，準(zhǔn)戶部咨開為咨取事，浙江司案呈嘉慶十六年閏三月初二日，本部浙江科房所有歷年檔案多有殘毀，難以查對，除題銷各案職司，現(xiàn)在清查，俟查竣之日，另行呈明辦理外，所有辦過各案已經(jīng)核復(fù)，行知各該省者，應(yīng)通行各直省督撫、將軍、府尹，鹽政及在京各衙門，并值年旗，轉(zhuǎn)行八旗都統(tǒng)，凡有浙江司案呈之件，自嘉慶十一年正月初一起，至十六年閏三月初二止，應(yīng)題咨緊要事件，于文到日起算，外省限三月，京咨限一月，全行造冊送部備案，其現(xiàn)在未奉部復(fù)及緊要之案，迅即查明，先行咨報(bào)，如有應(yīng)行隨案核對之各案冊，應(yīng)一并咨送，以憑核辦。事關(guān)錢糧出入，各該處接到部文，趕緊造報(bào)，立候查辦，毋任延緩可也等因前來。除查有浙江司案呈之件，即行抄送外，應(yīng)先行聲明咨復(fù)戶部查照，并咨行盛京五部、三陵總理事務(wù)衙門、六邊衙門、盛京內(nèi)務(wù)府、奉天府尹衙門、熊岳、錦州副都統(tǒng)衙門查明，經(jīng)行報(bào)部，暨移付兵刑工三司，恩賞銀庫、官參局一體查明，經(jīng)行報(bào)部可也?！盵24]44-45盛京內(nèi)務(wù)府在收文后，需要將嘉慶十一年（1806）正月初一起，至十六年（1811）閏三月初二止的浙江司呈送歸案的緊要案件，在三個(gè)月內(nèi)全行造冊，送往戶部備案存查。

嘉慶十三年（1808），巡察衙署倒塌所有存貯的檔案被毀，須盛京各部將巡察稿案，抄錄后移交巡察衙門?！妒⒕﹥?nèi)務(wù)府為造送嘉慶八年至十三年所以來行事件注銷清冊等事咨盛京巡察衙門》內(nèi)記載：“巡察衙署倒塌，所有存貯稿案俱被浸污糟爛，本堂無憑查照，相應(yīng)咨行盛京五部將軍衙門、奉天府府尹并三陵事務(wù)衙門、總管內(nèi)務(wù)府希即派員，所有嘉慶八年巡察行取稿案，逐件詳細(xì)抄錄，毋得草率遺漏，務(wù)于三日內(nèi)咨送巡察衙門，以備查照辦理。”[25]169“嘉慶八年閏二月二十一日起，至十三年十二月二十九日止，庫內(nèi)存貯各項(xiàng)銀兩及倉存糧石數(shù)目造具四注清冊各一本，咨送欽命巡察衙門?！盵26]170盛京內(nèi)務(wù)府在收到文后，于嘉慶十三年底移交到巡察衙門。從《黑圖檔》可見，盛京內(nèi)務(wù)府將本部存貯的檔案匯抄件進(jìn)行移交，為其他部門損毀的檔案補(bǔ)充了重要的內(nèi)容。檔案的記載也表明了當(dāng)時(shí)對于檔案保管的不重視，導(dǎo)致了大量檔案的損毀。

利用清代地方檔案整理成果《黑圖檔》，以盛京為例，分析清代地方檔案移交工作情況。與現(xiàn)代檔案移交工作有所區(qū)別，清代地方移交的檔案并非移交到統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，而是根據(jù)檔案性質(zhì)的不同分別移交到不同的管理部門，實(shí)現(xiàn)不同的價(jià)值。移交工作不只是為了以備查考，同時(shí)補(bǔ)充了大量損毀的檔案。通過檔案匯抄，匯集了大量的檔案，檔案專題匯抄將相關(guān)的檔案集中，更利于檔案的利用，且促進(jìn)了檔案的保護(hù)。利用檔案的匯抄件，而保存檔案的原件，是現(xiàn)代檔案工作中普遍采用的利用方式，可以看到匯抄存查制度在當(dāng)時(shí)的先進(jìn)性。