淺議高中教學(xué)檔案管理

李征

教學(xué)檔案是指學(xué)校在從事教學(xué)、教研以及其他各項教學(xué)活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子載體材料等不同形式的歷史記錄，是反映教學(xué)運行、教學(xué)管理和教學(xué)建設(shè)的重要標志性材料。 它是學(xué)校教學(xué)方面工作的真實記錄，是教學(xué)科研經(jīng)驗的總結(jié)，是教學(xué)工作的重要組成部分。教學(xué)檔案是否科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)對學(xué)校教學(xué)改革和提高育人質(zhì)量有著極其重要的影響。

然而，目前普通高中教學(xué)、科研檔案從收集到利用都普遍存在著這樣那樣的問題。

首先，檔案人員管理存在問題。檔案工作人員兼職太多，縱使檔案人員長有三頭六臂也未必能靜下心來做好檔案工作。每年能按期做好文書檔案，及時接收教學(xué)檔案那已經(jīng)是很不錯的了，哪有時間從事信息開發(fā)，檔案編研工作。許多學(xué)校的檔案人員來自教師隊伍中不能擔(dān)任教學(xué)工作的人員，水平基本處在手工操作階段，學(xué)術(shù)水平不高，開發(fā)信息資源，主動提供利用水平有待于提高。

其次，從領(lǐng)導(dǎo)到職工，對教學(xué)檔案重視不夠。很多人意識不到教學(xué)檔案在學(xué)校建設(shè)中的重要性，教學(xué)做得很好，教案做得很少。甚至有人認為教學(xué)檔案可有可無。大部分學(xué)校認為教學(xué)、科研部門主要工作是教學(xué)管理及學(xué)術(shù)工作，至于檔案收集、管理應(yīng)由檔案部門去做，部門立卷很難推行，教學(xué)、科研部門對材料收集、歸檔態(tài)度冷漠。

再次，教學(xué)科室與檔案管理部門缺乏溝通與協(xié)調(diào)。一個方面，檔案管理人員只在庫房做一些日常工作，很少深入到教學(xué)部門，對檔案的重要作用，沒能做到有效的宣傳，在教學(xué)檔案的收集方面，始終處于被動地位，人家移交什么就接收什么，不移交也不主動搜集，應(yīng)該歸檔的珍貴教學(xué)實踐和科研材料依然散失在個人手中，結(jié)果使教學(xué)、科研檔案難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。致使教學(xué)檔案收集在源頭上就出現(xiàn)問題。

這些問題，導(dǎo)致教學(xué)檔案最大的問題----收集資料困難。大多數(shù)教學(xué)、教研人員對教學(xué)管理工作認識不足，甚至對教學(xué)、科研材料的歸檔持抵觸態(tài)度。有的老師認為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的，理應(yīng)由自己來保管，怎么能夠交給學(xué)校檔案室呢？自己有用的教學(xué)經(jīng)驗流失了怎么辦？有的教師唯恐材料經(jīng)檔案部門立卷、歸檔后，把自己整理的系統(tǒng)的材料分散，造成利用不暢。教學(xué)檔案收集十分困難。另一方面很多教師的檔案雖然有上交，可學(xué)校各處室對教學(xué)檔案進行條塊分割，除了一定要歸檔的文件外，其他教學(xué)中產(chǎn)生有價值的學(xué)案和教學(xué)論文都無處可尋，教學(xué)的優(yōu)秀之處沒有任何載體。

這些問題怎樣解決呢，談一下自己的一些看法：

第一，建立科學(xué)、規(guī)范的檔案管理目標和管理制度。首先要做的就是建立一套適用于本校的教學(xué)檔案管理制度。其次，建立學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確各專、兼職檔案人員的崗位職責(zé)。再次，制定目標管理標準考核制度，把檔案工作納入到各部門、有關(guān)人員的工作考核當中，獎懲分明，獎優(yōu)罰劣。

第二，加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和職業(yè)道德修養(yǎng)，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)。

目前學(xué)校檔案管理人員的整體素質(zhì)就整個社會相比仍處于中下游水平。雖然相當一部分同志經(jīng)過了學(xué)歷提升和培訓(xùn)，基本能勝任本職工作，但離檔案工作科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)等要求還相去甚遠。特別是數(shù)字信息、電子文件等新生事物的出現(xiàn)，文檔一體化管理手段的應(yīng)用等，對我們的檔案員提出更高的要求，為此檔案工作者要充分認識到自己的不足，加強職業(yè)道德修養(yǎng)，培養(yǎng)工作責(zé)任心，利用一切機會充實自己，及時跟上時代發(fā)展的步伐，掌握更多的理論知識和現(xiàn)代管理技能。

第三，做好宣傳工作，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高教職員工的檔案意識和對教學(xué)檔案管理工作重要性的認識。

教學(xué)檔案對于正確評估辦學(xué)水平，研究教學(xué)規(guī)律，改進教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，都有著十分重要的作用。保管不是目的，利用才是檔案價值體現(xiàn)的唯一途徑。學(xué)校檔案部門應(yīng)不厭其煩地向有關(guān)部門、老師解釋，對教學(xué)檔案進行歸檔，統(tǒng)一保管并不是想把那些檔案關(guān)在鐵箱子里，我們這樣做的目的只有一個，那就是更好地服務(wù)于教育教學(xué)、科學(xué)研究工作，服務(wù)于廣大教師、學(xué)生。要對檔案進行集中統(tǒng)一保管，是因為這樣更有利于保護檔案的齊全、完整、系統(tǒng)、安全，能夠為利用者提供更全面的信息。整個學(xué)校從綜合檔案室、教務(wù)處、教科室、教研組到課題組要建立一個完整的工作網(wǎng)絡(luò)，指定專人負責(zé)相關(guān)檔案的收集、歸檔。根據(jù)學(xué)校實際，學(xué)校檔案部門應(yīng)科學(xué)地制訂教學(xué)檔案的歸檔范圍和保管期限表，并及時印發(fā)給學(xué)校教學(xué)部門，召集相關(guān)人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并定期到教學(xué)部門了解、檢查教學(xué)檔案的收集情況，逐步參與教學(xué)管理，使檔案部門成為學(xué)校教學(xué)、科研工作的信息咨詢部門。

第四，注重平時收集和積累，規(guī)范歸檔程序

檔案工作最重要的要屬收集這一環(huán)節(jié)，對照《學(xué)校檔案材料歸檔范圍》，主動參與教學(xué)管理工作，督促有關(guān)部門和相關(guān)人員養(yǎng)成隨辦隨歸的習(xí)慣。在文件材料收集齊全后，要考慮保持文件材料的系統(tǒng)性和有機聯(lián)系，對它進行科學(xué)的分類，然后按照教學(xué)檔案材料的歸檔辦法，進行歸檔。

第五，注重教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)和利用。只有注重了教學(xué)檔案的開發(fā)利用，更好的發(fā)揮教學(xué)檔案獨一無二的作用，教職工們才能真正體會到檔案的價值。現(xiàn)在最好用的，就是網(wǎng)絡(luò)。實行教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理，是實現(xiàn)教育教學(xué)研究檔案管理現(xiàn)代的必由之路，是順應(yīng)建設(shè)數(shù)字化檔案室的時代要求，同時教育教學(xué)檔案信息化也是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。只有將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，才能克服傳統(tǒng)的保管難題，實現(xiàn)教育教學(xué)研究檔案利用價值的最大化。

校園網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)對教育教學(xué)研究檔案管理工作帶來的益處。

首先，可以實現(xiàn)資源共享。教育教學(xué)研究信息是由學(xué)校各部門共同配合輸入，形成合力，避免重復(fù)勞動，為資源共享創(chuàng)造了條件。其次，可以及時、準確、全面掌握教師教育教學(xué)研究動態(tài)。教師可以根據(jù)自己所教學(xué)科，對癥下藥，制定好下一階段的教育教學(xué)研究計劃，教科室能迅速了解各科任教師教育教學(xué)研究的質(zhì)量，成為教師教學(xué)評估的和考核的依據(jù)，教師能掌握自己的教育教學(xué)研究資料，可以對自己晉升職稱、年度履職考核、教研教改、評優(yōu)推先得心應(yīng)手的開展工作。

學(xué)?？梢栽诮虒W(xué)教研管理規(guī)定上做文章。教研組、年級組活動每次發(fā)言記錄、專題講座、教科室下發(fā)承擔(dān)課題研究記錄，教務(wù)處批準安排的帶有研究性質(zhì)的專題課教案、政教處安排的觀摩主題班會教案。實驗課題過程記錄、特殊科研成果獎勵、教學(xué)、教研方法被教育局或雜志推廣紙質(zhì)文件，獲獎或者刊載論文，各級各類競賽、比賽成績、經(jīng)學(xué)校批準參加的各級各類正規(guī)部門組織的教學(xué)大獎賽、課件比賽，高考模擬題征集賽，輔導(dǎo)學(xué)生參加國家奧林匹克學(xué)科競賽獲獎等等資料，原稿經(jīng)證實一律由檔案室或者教研室收集，歸檔后按照一定的標準給予計分，計分在評先表模、職稱晉升中可以發(fā)揮作用，這樣才能激發(fā)教師的歸檔熱情，更好的為檔案工作服務(wù)。

檔案管理人員要主動參與管理活動，進行調(diào)查研究，及時了解和掌握各部門教學(xué)、科研活動情況，主動為教學(xué)、科研工作服務(wù)，為學(xué)校教育教學(xué)改革提供信息。要提高教學(xué)科研檔案的利用效果，提高服務(wù)質(zhì)量，我們不僅要對這些檔案材料進行科學(xué)分類，還需針對利用率較高的一些檔案材料，編寫專題介紹、基礎(chǔ)數(shù)字匯集，匯編出刊集子。對教師業(yè)務(wù)競賽、學(xué)生升學(xué)情況、學(xué)生學(xué)科競賽進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，編制基礎(chǔ)數(shù)字匯集。對優(yōu)秀教師教學(xué)講稿、優(yōu)秀學(xué)生作文、教學(xué)論文進行專題收集，匯編成集，出刊出書。對歷年試題分析、教學(xué)經(jīng)驗編制成教學(xué)參考資料。對歷年試卷、優(yōu)秀教學(xué)課件制作成電子文件建立網(wǎng)上試題庫、課題庫。