深化設(shè)備管理體制改革助力一流學(xué)科建設(shè)

陳 佳， 趙曉峰

（北京航空航天大學(xué)校園規(guī)劃建設(shè)與資產(chǎn)管理處，北京100191）

0 引 言

學(xué)科建設(shè)是大學(xué)“雙一流”建設(shè)的基礎(chǔ)，學(xué)科建設(shè)的質(zhì)量關(guān)系著高校的學(xué)術(shù)聲望和行業(yè)排名，建設(shè)有中國(guó)特色世界一流學(xué)科的任務(wù)迫在眉睫［1-3］。而一流學(xué)科的建設(shè)離不開設(shè)備類物資的保障，需要先進(jìn)的設(shè)備管理體系為學(xué)科建設(shè)做基礎(chǔ)支撐?，F(xiàn)有的設(shè)備全生命周期管理體系雖是一種統(tǒng)籌管理、全局優(yōu)化的先進(jìn)管理方法，打通了設(shè)備管理全生命周期的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了多部門的設(shè)備相關(guān)數(shù)據(jù)共享［4-7］。但仍缺少了對(duì)標(biāo)“雙一流”的管理方案和業(yè)務(wù)服務(wù)。

有鑒于此，本文探討了支撐一流學(xué)科建設(shè)設(shè)備管理體制的建設(shè)目標(biāo)、內(nèi)涵和意義，提出了體制的3 個(gè)關(guān)鍵要素，即管理制度改革、工作流程優(yōu)化和技術(shù)手段保障，并結(jié)合已有的全生命周期的設(shè)備管理體制展開深入剖析。

1 支撐一流學(xué)科的設(shè)備管理體制

支撐一流學(xué)科建設(shè)的設(shè)備管理體制研究有3 個(gè)目標(biāo)：①為一流學(xué)科建設(shè)服務(wù)，增加支撐學(xué)科建設(shè)的制度和業(yè)務(wù)，從設(shè)備管理角度加強(qiáng)學(xué)科層級(jí)的資源共享和科研合作；②提升服務(wù)和業(yè)務(wù)的自助和自主水平，為學(xué)科層級(jí)的多用戶角色構(gòu)建自助和自主服務(wù)；③改進(jìn)現(xiàn)有設(shè)備管理體制，進(jìn)一步提升設(shè)備管理的流程化、信息化和規(guī)范化。對(duì)照以上目標(biāo)，圍繞管理制度改進(jìn)、工作流程優(yōu)化和技術(shù)手段保障展開研究，提出了保障一流學(xué)科建設(shè)的設(shè)備管理體系，并融入已有的設(shè)備全生命周期管理體系。

管理制度在設(shè)備管理體制的改進(jìn)過程中具有決定性和根本性的作用［8-10］。支撐一流學(xué)科的設(shè)備管理制度研究了一流學(xué)科相關(guān)業(yè)務(wù)的管理?xiàng)l款、學(xué)科相關(guān)數(shù)據(jù)收集管理?xiàng)l款、學(xué)科層級(jí)的虛擬實(shí)驗(yàn)平臺(tái)政策、自助服務(wù)相關(guān)權(quán)責(zé)和激勵(lì)條款等。其中的虛擬實(shí)驗(yàn)平臺(tái)政策是為了促進(jìn)學(xué)科層級(jí)的設(shè)備小范圍共享和科研合作而專門設(shè)置。激勵(lì)政策是促進(jìn)教師們主動(dòng)打破現(xiàn)有學(xué)科壁壘，主動(dòng)使用和維護(hù)虛擬實(shí)驗(yàn)平臺(tái)，自覺文明地使用自助服務(wù)的關(guān)鍵性政策［11］。數(shù)據(jù)管理政策在現(xiàn)有制度中是缺失的，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的管理、維護(hù)、分析、共享應(yīng)加入設(shè)備管理體制，尤其是增加與學(xué)科建設(shè)相關(guān)的數(shù)據(jù)管理。

為保障新制度能充分發(fā)揮作用，新體制采用了流程優(yōu)化和先進(jìn)技術(shù)保駕護(hù)航。業(yè)務(wù)流程是指為達(dá)到特定價(jià)值目標(biāo)而由不同參與者分別或共同完成的一系列活動(dòng)［12-13］。設(shè)備管理新體制中的流程優(yōu)化重在虛擬實(shí)驗(yàn)平臺(tái)、學(xué)科層級(jí)設(shè)備共享的流程設(shè)計(jì)、學(xué)科相關(guān)業(yè)務(wù)的流程改進(jìn)以及多種類自助服務(wù)的流程設(shè)計(jì)等方面。流程梳理和優(yōu)化工作中，采用了國(guó)際通用的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)與優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)（Business Process Modeling Notation 2.0，BPMN 2.0）［14］，確保各管理層級(jí)對(duì)制度與業(yè)務(wù)的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和正確執(zhí)行。

一流的高校管理必須用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是其中的信息化技術(shù)保駕護(hù)航［15-16］。在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的基礎(chǔ)上，新體制采用先進(jìn)的信息化技術(shù)手段保障制度與業(yè)務(wù)流程的規(guī)范實(shí)施。①將優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)換為信息系統(tǒng)需求，用信息系統(tǒng)輔助平臺(tái)業(yè)務(wù)的辦理。②設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)架構(gòu)和數(shù)據(jù)分析評(píng)價(jià)功能。充分考慮學(xué)科評(píng)價(jià)中的分析指標(biāo)和用戶需求，以輔助“雙一流”建設(shè)的科研決策支持為目標(biāo)。

由此可見，制度是設(shè)備管理體制的根本，業(yè)務(wù)流程保障了實(shí)施過程中的業(yè)務(wù)規(guī)范和優(yōu)化問題，而技術(shù)則確保了體系的技術(shù)先進(jìn)性。新體制以管理制度作為體系的依據(jù)和基礎(chǔ)，采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)流程建設(shè)并優(yōu)化相關(guān)業(yè)務(wù)，采用先進(jìn)的技術(shù)手段保障管理系統(tǒng)的日常規(guī)范管理和數(shù)據(jù)管理與分析?，F(xiàn)對(duì)這三個(gè)關(guān)鍵要素做分析闡述。

2 創(chuàng)新學(xué)科相關(guān)的設(shè)備管理制度

一流學(xué)科建設(shè)的管理體制創(chuàng)新了一流學(xué)科相關(guān)業(yè)務(wù)管理、數(shù)據(jù)管理、學(xué)科相關(guān)業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)及激勵(lì)、自助服務(wù)相關(guān)權(quán)責(zé)和激勵(lì)條款等，改進(jìn)了一系列現(xiàn)有業(yè)務(wù)的管理制度條款，包括設(shè)備建賬、設(shè)備查詢等。

與一流學(xué)科建設(shè)相關(guān)的業(yè)務(wù)分別包括支持學(xué)科管理的新設(shè)備業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)和已有的設(shè)備業(yè)務(wù)改進(jìn)，都需制定對(duì)應(yīng)的制定條款。新設(shè)計(jì)的設(shè)備業(yè)務(wù)包括了虛擬實(shí)驗(yàn)平臺(tái)、學(xué)科資源分析決策等，改進(jìn)的設(shè)備業(yè)務(wù)包括設(shè)備建賬、查詢、共享等。應(yīng)根據(jù)新設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)的辦理規(guī)則、職責(zé)權(quán)限等制定相應(yīng)的制度條款，并改進(jìn)已有業(yè)務(wù)條款，使之能為學(xué)科建設(shè)服務(wù)?，F(xiàn)以虛擬實(shí)驗(yàn)平臺(tái)業(yè)務(wù)為例，虛擬實(shí)驗(yàn)平臺(tái)是為教師和科研團(tuán)隊(duì)所創(chuàng)新的學(xué)科設(shè)備業(yè)務(wù)，為跨學(xué)科的重大課題和項(xiàng)目聯(lián)合申請(qǐng)與研究提供已有基礎(chǔ)條件支撐。為了配合虛擬實(shí)驗(yàn)平臺(tái)業(yè)務(wù)，擬定的設(shè)備制度包括虛擬實(shí)驗(yàn)平臺(tái)的定義、流程、角色、各角色權(quán)責(zé)條款，平臺(tái)建設(shè)的備案審核、使用管理、激勵(lì)政策等。

數(shù)據(jù)管理制度重點(diǎn)研究設(shè)備數(shù)據(jù)的學(xué)科屬性管理?xiàng)l款，以及學(xué)科資源分析和決策支持的相關(guān)條款。相關(guān)管理?xiàng)l款包括設(shè)備數(shù)據(jù)的學(xué)科屬性定義、規(guī)范、來源、管理和使用條款，其他部門在設(shè)備數(shù)據(jù)管理與使用過程中的角色和權(quán)責(zé)。學(xué)科資源分析功能專為學(xué)科管理部門、“雙一流”建設(shè)部門設(shè)計(jì)，從設(shè)備資源角度分析學(xué)科建設(shè)效率，預(yù)測(cè)學(xué)科建設(shè)的趨勢(shì)，并為學(xué)校的戰(zhàn)略決策做輔助支持。從制度中明確資源分析和支持決策的數(shù)據(jù)范圍、分析條件、更新頻率等多項(xiàng)條款。

合理的激勵(lì)政策能使被管理者主動(dòng)發(fā)起自主服務(wù)、維護(hù)、評(píng)價(jià)管理，降低管理成本、提高管理效率。激勵(lì)政策應(yīng)遵循以下原則：①涵蓋并重點(diǎn)激勵(lì)虛擬實(shí)驗(yàn)平臺(tái)、學(xué)科設(shè)備共享、自助服務(wù)等新建設(shè)內(nèi)容；②激勵(lì)范圍應(yīng)全面，不能僅激勵(lì)資金或設(shè)備類的物質(zhì)貢獻(xiàn)，應(yīng)同時(shí)激勵(lì)知識(shí)、技術(shù)和管理相關(guān)的貢獻(xiàn)；③將先進(jìn)的激勵(lì)手段引入平臺(tái)的日常管理，實(shí)現(xiàn)低成本、短周期、自運(yùn)行的激勵(lì)體系。遵循這3 條原則，分類設(shè)計(jì)具體的激勵(lì)政策。而將低成本、短周期、自運(yùn)行的激勵(lì)手段引入設(shè)備日常管理，需要依賴信息化的先進(jìn)手段保障。應(yīng)在設(shè)備日常管理系統(tǒng)中加入業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)功能、個(gè)人信用積累機(jī)制，并用相應(yīng)的制度條款予以約束。

3 優(yōu)化管理流程

全生命周期管理流程的改進(jìn)包括兩部分：①加入并設(shè)計(jì)虛擬實(shí)驗(yàn)平臺(tái)業(yè)務(wù)、學(xué)科資源分析等專為學(xué)科管理而設(shè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)流程；②在已有流程中改進(jìn)設(shè)備建賬、設(shè)備查詢、設(shè)備共享等業(yè)務(wù)的具體流程。流程優(yōu)化的目標(biāo)包括3 點(diǎn)：①規(guī)范學(xué)科層級(jí)的共享流程和自助服務(wù)流程，促進(jìn)研究團(tuán)隊(duì)快速高效的合作；②將學(xué)科數(shù)據(jù)管理、評(píng)價(jià)激勵(lì)活動(dòng)等加入業(yè)務(wù)流程，使得數(shù)據(jù)、評(píng)價(jià)和激勵(lì)成為日常工作的一部分；③改進(jìn)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，使之能為一流學(xué)科建設(shè)服務(wù)。

對(duì)照以上范圍和目標(biāo)，將設(shè)備管理全生命周期業(yè)務(wù)流程圖改進(jìn)如下，圖1 所示為藍(lán)色的活動(dòng)模塊即為本研究重點(diǎn)改進(jìn)的流程。

圖1 支持一流學(xué)科建設(shè)的設(shè)備全生命周期管理流程圖

4 加強(qiáng)技術(shù)保障

技術(shù)保障的工作內(nèi)容包括信息系統(tǒng)需求規(guī)劃、數(shù)據(jù)架構(gòu)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)分析及評(píng)價(jià)功能設(shè)計(jì)。

（1）通過對(duì)信息系統(tǒng)的需求規(guī)劃保障制度和流程。其主要工作是將已有的管理制度和業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)化成信息系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)，再做系統(tǒng)的技術(shù)選型，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備管理系統(tǒng)中改進(jìn)部分的需求分析。需求規(guī)劃設(shè)計(jì)的重點(diǎn)和難點(diǎn)包括自助功能、共享流程和用戶評(píng)價(jià)激勵(lì)功能。如自助功能設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)注意兩點(diǎn)才能確保優(yōu)化后的流程真正落地：①在信息系統(tǒng)中嵌入先進(jìn)技術(shù)提高自助化程度，減少人工的使用。例如設(shè)計(jì)微信小程序中的設(shè)備自助預(yù)約功能、采用人臉識(shí)別技術(shù)做平臺(tái)的身份認(rèn)證等。②設(shè)計(jì)系統(tǒng)后臺(tái)審批功能，減少前臺(tái)面對(duì)面的審批。后臺(tái)審批功能需要用戶上傳足夠的電子文檔做支撐，可大量減少用戶的往返跑，提高用戶滿意度和管理先進(jìn)性。

（2）數(shù)據(jù)架構(gòu)設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)架構(gòu)設(shè)計(jì)是技術(shù)保障中的重點(diǎn)之一，用于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理制度中規(guī)定的數(shù)據(jù)定義、管理和維護(hù)，尤其是一流學(xué)科相關(guān)數(shù)據(jù)。對(duì)于一流學(xué)科的相關(guān)數(shù)據(jù)，架構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注更新和共享。例如設(shè)備的學(xué)科屬性數(shù)據(jù)交互，應(yīng)架構(gòu)好數(shù)據(jù)交互所使用的底層技術(shù)、設(shè)計(jì)好交互的方法、內(nèi)容和頻率；與相關(guān)部門溝通交互的數(shù)據(jù)字段、類型和交互有關(guān)事宜，通過校數(shù)據(jù)中心簽訂數(shù)據(jù)交互文件，并由數(shù)據(jù)中心提供數(shù)據(jù)交互的空間、工具和安全措施。做到數(shù)據(jù)定期更新、滿足業(yè)務(wù)使用、且不增加設(shè)備管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)。

（3）數(shù)據(jù)分析與評(píng)價(jià)功能設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)分析和評(píng)價(jià)應(yīng)與一流大學(xué)、一流學(xué)科的評(píng)價(jià)指標(biāo)相結(jié)合，為學(xué)科建設(shè)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)提供數(shù)據(jù)依據(jù)，用于保障對(duì)一流學(xué)科建設(shè)的支持。從設(shè)備、實(shí)驗(yàn)平臺(tái)的學(xué)科歸屬、金額、設(shè)備分類、發(fā)展效率的角度，預(yù)測(cè)學(xué)科建設(shè)中的資源累積、項(xiàng)目建設(shè)的趨勢(shì)，為一流學(xué)科建設(shè)提供設(shè)備資源角度的動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)和動(dòng)態(tài)決策支持。

5 結(jié) 語(yǔ)

支撐一流學(xué)科建設(shè)的設(shè)備管理體制研究旨在構(gòu)建“制度—流程—技術(shù)”一體化的設(shè)備管理架構(gòu)。以支撐一流學(xué)科建設(shè)和改進(jìn)設(shè)備管理為出發(fā)點(diǎn)，在管理制度、業(yè)務(wù)流程和技術(shù)層面均做了深入研究，三者的改進(jìn)各有側(cè)重又相互配合，整體推進(jìn)了設(shè)備管理的品質(zhì)。未來的工作會(huì)以此研究為綱要，探討并制定多項(xiàng)設(shè)備制度條款、詳細(xì)分析并優(yōu)化多項(xiàng)業(yè)務(wù)的流程，以及技術(shù)方面的設(shè)計(jì)架構(gòu)和文檔的撰寫。