教務(wù)管理系統(tǒng)在應(yīng)用中存在的問題與對策研究

陳暘

摘? ? 要：伴隨教育體制改革政策的不斷落實(shí)，各大院校逐步擴(kuò)張教學(xué)規(guī)模，也給日常的教務(wù)管理提出了更高的要求，工作內(nèi)容更為繁瑣。期望更好的適應(yīng)高職院校的發(fā)展，為教學(xué)管理奠定基礎(chǔ)，教務(wù)管理系統(tǒng)必然要朝著信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化的趨勢發(fā)展，盡可能優(yōu)化管理工作的信息化程度。本文針對高職院校的實(shí)際教務(wù)管理工作進(jìn)行分析，探索系統(tǒng)運(yùn)行過程存在的不足之處，并給出相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：高職院校;教務(wù)管理系統(tǒng);問題;對策

社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型，新產(chǎn)業(yè)、新業(yè)態(tài)、新模式紛紛涌現(xiàn)，急需大量的經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的熟練技術(shù)工人。國家職業(yè)教育改革實(shí)施方案指出，把職業(yè)教育擺在教育改革創(chuàng)新和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中更加突出的位置，著力培養(yǎng)高素質(zhì)勞動(dòng)者和技術(shù)技能人才。隨著高職院校招生的不斷擴(kuò)大，教學(xué)規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)張，教學(xué)科目穩(wěn)步上升，但學(xué)員素質(zhì)差異較大，致使高職院校日常的教務(wù)管理工作承受更多的壓力，工作容量顯著上升，并且教務(wù)工作人員日常工作負(fù)擔(dān)進(jìn)一步提升，也面臨著更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

一、引進(jìn)教務(wù)管理系統(tǒng)的必要性

縱觀近年來的不斷發(fā)展，高職院校招生規(guī)模日益提升，推動(dòng)教育體系朝著信息化方向不斷前行，但教務(wù)管理人員隊(duì)伍難以有效擴(kuò)充，面臨著人員短缺、工作壓力增大的問題，這就要求教務(wù)管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的趨勢快速發(fā)展，進(jìn)一步提升工作效率。此外，伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的逐步完善，越來越多的高職院校普及網(wǎng)絡(luò)體系，這也為教務(wù)管理過程中的信息交互、資源共享奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，更好的在高職院校中搭建起高效的教務(wù)管理體系。所以，期望適應(yīng)高職院校的發(fā)展，要設(shè)計(jì)行之有效的教務(wù)管理體系，突破傳統(tǒng)管理方式的束縛，帶領(lǐng)教務(wù)管理朝著信息化、高效化的趨勢前行。

二、教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用初期存在的問題

（一）系統(tǒng)培訓(xùn)不足，工作人員操作水平不高

教務(wù)系統(tǒng)的研發(fā)企業(yè)由于注重時(shí)間成本，往往會(huì)在同院校簽署購買合同后，就立即開展驗(yàn)收環(huán)節(jié)，而當(dāng)驗(yàn)收工作完成后，便難以有效落實(shí)合約內(nèi)容，無法為院校提供可靠的教務(wù)系統(tǒng)技術(shù)人員。正是由于培訓(xùn)體系無法落實(shí)，就需要教務(wù)管理人員自行完成學(xué)生信息管理、課程管理以及成績管理等操作的學(xué)習(xí)，而這只能借助系統(tǒng)操作說明在實(shí)際使用中不斷探索。所以會(huì)導(dǎo)致在教務(wù)管理系統(tǒng)剛剛建成時(shí)，技術(shù)人員很難掌握系統(tǒng)的各項(xiàng)操作，甚至?xí)霈F(xiàn)誤操作以及數(shù)據(jù)偏差等問題，嚴(yán)重影響學(xué)校的正常秩序。除此以外，教務(wù)管理壓力不斷增大，工作容量顯著攀升，管理崗位常常面臨流動(dòng)性較大的問題，尤其是部分剛剛步入管理崗位的職工，計(jì)算機(jī)技術(shù)較差，難以有效完成工作任務(wù)。反觀教務(wù)系統(tǒng)來說，為用戶提供的模塊種類較多，且存在較強(qiáng)的內(nèi)部聯(lián)系，一旦在錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)誤差或出現(xiàn)系統(tǒng)無法識(shí)別的信息就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)難以添加到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中或者影響其他功能的使用，這就需要教務(wù)管理人員具有良好的計(jì)算機(jī)技術(shù)并能夠系統(tǒng)學(xué)習(xí)教務(wù)管理基礎(chǔ)知識(shí)。

（二）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集的準(zhǔn)確性不高，系統(tǒng)難以匹配

院校在成立初期，因?yàn)橥獠坑绊懸蛩剌^多，申請教學(xué)專業(yè)時(shí)未能有效同市場和公司實(shí)際需求相匹配，致使學(xué)生培養(yǎng)方案和教學(xué)體制同社會(huì)發(fā)展脫節(jié)，課程制度存在較大問題。此外，學(xué)生培養(yǎng)方案在實(shí)際完成時(shí)通常會(huì)對各個(gè)科目、對應(yīng)學(xué)分、課時(shí)完成情況以及科目類型進(jìn)行調(diào)整，導(dǎo)致出現(xiàn)內(nèi)容相似的科目名稱差異較大、相同課程劃分成不同代碼和學(xué)分的問題。上述問題的發(fā)生也會(huì)造成教務(wù)系統(tǒng)在錄入基礎(chǔ)信息時(shí)發(fā)生異常。教務(wù)管理體系本質(zhì)上是由諸多功能模塊集合而成，包括有：生源信息管理、教師信息管理、教學(xué)方案管理、課程安排、考試管理等。各個(gè)模塊之間關(guān)聯(lián)度較高，也就需要精確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作為保障。所以，就給教務(wù)管理人員錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)提出較大的挑戰(zhàn)，一旦基礎(chǔ)數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常就會(huì)引起后續(xù)操作的問題，難以對信息進(jìn)一步分析。

（三）系統(tǒng)更新不及時(shí)，問題解決相對滯后

教務(wù)管理系統(tǒng)自身攜帶有諸多基礎(chǔ)服務(wù)模塊，各項(xiàng)功能較為完善，且為用戶提供系統(tǒng)框架，能夠在實(shí)際運(yùn)行過程中根據(jù)院校本身的辦學(xué)特點(diǎn)、校園條件、管理目標(biāo)提供針對性的優(yōu)化方案，并設(shè)計(jì)個(gè)性化的功能模塊。而這就要求系統(tǒng)研發(fā)企業(yè)和院校深入合作，對存在的問題及時(shí)修補(bǔ)并對系統(tǒng)定期升級(jí)。針對實(shí)際需要進(jìn)行個(gè)性化定制的過程較為繁瑣，需要對問題進(jìn)行全面論述并給出優(yōu)化方案、提交優(yōu)化申請、備份基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、研發(fā)企業(yè)優(yōu)化系統(tǒng)、技術(shù)人員實(shí)際測試并提供修改說明、院校安裝指定程序完成更新。縱觀整個(gè)系統(tǒng)裝設(shè)步驟來說，院校從購買到實(shí)際應(yīng)用需要經(jīng)過較長的時(shí)間周期。并且，教務(wù)管理人員同企業(yè)進(jìn)行問題交互時(shí)僅僅借助QQ平臺(tái)完成，如果發(fā)生突發(fā)性異常，一旦問題情況表述模糊或者客服員工未能有效掌握院校的定制化模塊，就會(huì)出現(xiàn)多次協(xié)調(diào)等問題，造成時(shí)間成本的嚴(yán)重?fù)p失，而軟件卻難以優(yōu)化，問題仍然存在。

（四）學(xué)校硬件配備不到位，系統(tǒng)兼容性不夠

高職院校成立初始階段往往流動(dòng)經(jīng)費(fèi)不足、教務(wù)管理團(tuán)隊(duì)缺失、辦公條件較差，也就導(dǎo)致院校難以對日常教務(wù)管理存在的問題進(jìn)行優(yōu)化并對設(shè)備進(jìn)行升級(jí)。但從實(shí)際發(fā)展來看，目前教務(wù)管理系統(tǒng)大多選用C/S結(jié)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，這就需要高效的硬件設(shè)備和完善的網(wǎng)絡(luò)體系做支撐。一旦院校難以及時(shí)優(yōu)化硬件設(shè)施，就無法保障網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行情況，以至于教務(wù)管理系統(tǒng)的功能模塊難以發(fā)揮實(shí)際效用，無法實(shí)現(xiàn)預(yù)期管理目標(biāo)。

（五）系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理不便

教務(wù)管理系統(tǒng)中所涉及到的信息數(shù)據(jù)都會(huì)同功能模塊相關(guān)聯(lián)，如果關(guān)聯(lián)落實(shí)后就無法修改。但實(shí)際來說，院校制定的課程培養(yǎng)方案和科目類別會(huì)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。所以，只要人才培養(yǎng)計(jì)劃發(fā)生改變，教務(wù)系統(tǒng)就需要全面更新科目數(shù)據(jù)，但通常使用的教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)僅開放初始階段的數(shù)據(jù)導(dǎo)入，難以完成實(shí)時(shí)更新，也就造成很多的課目數(shù)據(jù)發(fā)生重疊，錄入系統(tǒng)無法有效識(shí)別，導(dǎo)致信息添加錯(cuò)誤。信息錄入出現(xiàn)異常后，就會(huì)消耗較多的時(shí)間成本，需要技術(shù)人員手動(dòng)添加培養(yǎng)方案中的新信息，導(dǎo)致工作負(fù)擔(dān)顯著增加。

三、提升教務(wù)管理系統(tǒng)使用效能的策略

（一）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

日常教學(xué)一定是職業(yè)院校的核心所在，而教務(wù)管理內(nèi)容較為復(fù)雜，容量較大，就導(dǎo)致院校在選用工作人員時(shí)，需要嚴(yán)格審核教育經(jīng)歷、技術(shù)水平等，同時(shí)還需要對承擔(dān)工作任務(wù)的管理人員進(jìn)行全面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以便于工作人員更好的熟悉管理內(nèi)容和各項(xiàng)技能操作，更好的完成工作任務(wù)。因?yàn)榻虅?wù)管理需要完成諸多的業(yè)務(wù)操作，就要求管理人員樹立起良好的責(zé)任意識(shí)并在工作中集中精力。日常管理時(shí)，管理人員需要結(jié)合實(shí)際操作同系統(tǒng)研發(fā)企業(yè)進(jìn)行深入聯(lián)系，更好的設(shè)計(jì)出適合院校發(fā)展的個(gè)性功能，及時(shí)彌補(bǔ)系統(tǒng)存在的問題。

（二）加強(qiáng)市場調(diào)研工作，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

教務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)際投入使用前，需要精確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作為支撐。院校設(shè)計(jì)人才培養(yǎng)計(jì)劃時(shí)，也需要同市場和企業(yè)進(jìn)行交流，構(gòu)建出適合社會(huì)發(fā)展的培養(yǎng)計(jì)劃，建立起完善的課程體制，防止實(shí)際運(yùn)行時(shí)對數(shù)據(jù)進(jìn)行多次調(diào)整，避免勞動(dòng)力浪費(fèi)等問題。

（三）建立配套的管理制度，加快系統(tǒng)更新速度

伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的逐步完善，教育體制正處在轉(zhuǎn)型時(shí)期，信息化程度進(jìn)一步提升，教務(wù)管理系統(tǒng)也逐步應(yīng)用在實(shí)際管理之中。高職院校要緊緊抓住這一發(fā)展契機(jī)，搭建出同教務(wù)管理系統(tǒng)相匹配的管理體系，為院校提供針對性的管理方案，實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。當(dāng)前，職業(yè)院校按照教務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行情況并結(jié)合院校特點(diǎn)逐步完善管理體系和管理內(nèi)容，并對系統(tǒng)需求和研發(fā)企業(yè)深入交流，要求研發(fā)公司針對院校獨(dú)有的教務(wù)管理體系進(jìn)行功能設(shè)定，并對個(gè)性化模塊的功能進(jìn)行調(diào)整，防止教務(wù)管理人員因?yàn)閮?yōu)化問題造成系統(tǒng)無法運(yùn)行，確保管理系統(tǒng)發(fā)揮出應(yīng)用作用并建立起穩(wěn)定的教學(xué)環(huán)境。

（四）加強(qiáng)教務(wù)管理投入，改善系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境

教務(wù)管理系統(tǒng)期望順利工作，就需要完善的網(wǎng)絡(luò)體系和高效的硬件設(shè)施作為保障。由此來說，高職院校需要進(jìn)一步提高教務(wù)管理體系的成本投入，有效改進(jìn)網(wǎng)絡(luò)體系和硬件設(shè)施，確保系統(tǒng)為用戶提供高效的工作環(huán)境和穩(wěn)定的功能服務(wù)。此外，還需要引進(jìn)綜合素質(zhì)優(yōu)秀的管理人員，對日常的工作管理進(jìn)行有效指導(dǎo)，并做好后勤工作。

（五）數(shù)據(jù)分批存儲(chǔ)，智能信息提取

實(shí)際進(jìn)行教務(wù)管理時(shí)，各個(gè)學(xué)年或是各個(gè)學(xué)期出現(xiàn)的信息數(shù)據(jù)都存在共同點(diǎn)，比如說各個(gè)學(xué)期設(shè)計(jì)的課程安排并不會(huì)改變。雖然每一條基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都會(huì)和功能模塊相關(guān)聯(lián)，但能夠借用共同點(diǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)的快速識(shí)別，并檢索出該學(xué)年的對應(yīng)數(shù)據(jù)。由此便能夠在完成數(shù)據(jù)整合時(shí)，對各個(gè)學(xué)期的數(shù)據(jù)快速劃定，不僅提高了管理效率，還能減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)。實(shí)際整合數(shù)據(jù)時(shí)，僅需要指明不同類別的數(shù)據(jù)，借助相關(guān)工具完成錄入，有效降低人工錄入的成本投資，優(yōu)化運(yùn)行速率。

四、結(jié)語

總而言之，教務(wù)管理系統(tǒng)只有充分結(jié)合每個(gè)院校的實(shí)際情況，加以不斷的修改完善，從而減少教務(wù)管理人員的繁瑣性事務(wù)工作，讓工作人員擁有更多的時(shí)間和精力投入到教務(wù)系統(tǒng)的研究，為充分實(shí)現(xiàn)教務(wù)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化、高效率，進(jìn)而全面提升高職院校的教學(xué)管理水平奠定良好的工作基礎(chǔ)。

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