面對疫情，企業(yè)立刻要做的十件事

德勤咨詢

突發(fā)事件考驗(yàn)的是企業(yè)臨危不亂的應(yīng)急管理能力。

新型冠狀病毒疫情還在持續(xù)發(fā)展。在此情況下，企業(yè)可能會面臨各種戰(zhàn)略和經(jīng)營風(fēng)險，比如原材料供應(yīng)延遲或中斷，客戶需求變化，成本上升，物流短缺導(dǎo)致交付延遲或無法交付，員工健康安全防護(hù)不足，人力短缺，進(jìn)出口貿(mào)易相關(guān)的物流、結(jié)算出現(xiàn)問題，等等。

為了幫助中國企業(yè)應(yīng)對未來不確定性，德勤參考跨國公司在應(yīng)對非典型肺炎、甲型H1N1流感、埃博拉出血熱等多個重大傳染性疫情時所采取的業(yè)務(wù)持續(xù)性計(jì)劃、應(yīng)急和重大突發(fā)事件管理的領(lǐng)先實(shí)踐，提出了如下十條建議。

1.建立緊急事件決策機(jī)構(gòu)。

企業(yè)應(yīng)該立即成立“疫情應(yīng)對小組”或“重大突發(fā)事件管理委員會”等臨時重大事宜的決策機(jī)構(gòu)，制定企業(yè)整體目標(biāo)及應(yīng)急預(yù)案，確保針對各種情況做出最迅速的決定。

在人員方面，決策機(jī)構(gòu)要評估自身的專業(yè)力量，必要時結(jié)合本企業(yè)的業(yè)務(wù)特征、區(qū)域特征，聘請專業(yè)人員參與。

2.評估風(fēng)險，明確緊急事件的響應(yīng)機(jī)制、預(yù)案和人員分工。

許多跨國公司日常就已設(shè)定了“緊急情況應(yīng)急預(yù)案”或“業(yè)務(wù)可持續(xù)性計(jì)劃”，在重大突發(fā)事件下會立刻啟動這些計(jì)劃。

如果沒有這些計(jì)劃，企業(yè)應(yīng)該在第一時間全面評估本企業(yè)涉及的各種風(fēng)險，如員工、外包方、政府、公眾、供應(yīng)鏈等方面的風(fēng)險。根據(jù)風(fēng)險評估，企業(yè)應(yīng)該對辦公場地、生產(chǎn)計(jì)劃、采購供應(yīng)物流、人員安全、財務(wù)資金等重大事項(xiàng)安排應(yīng)急預(yù)案和人員分工。

3.建立正面、積極的員工、客戶及供應(yīng)商信息溝通機(jī)制，形成標(biāo)準(zhǔn)的溝通文件。

穩(wěn)定供應(yīng)鏈，穩(wěn)定內(nèi)部員工和外部合作伙伴的人心非常重要。加強(qiáng)宣傳口徑和客戶服務(wù)話術(shù)管理，避免因?yàn)槭韬龌虿唤y(tǒng)一造成負(fù)面輿情。

利用企業(yè)已有的信息系統(tǒng)及時收集、傳遞和分析疫情信息，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險預(yù)警。

4.維護(hù)員工身體及心理健康，并分析不同業(yè)務(wù)和工作崗位性質(zhì)，以采取相適應(yīng)的復(fù)工方案。

根據(jù)德勤最新的針對疫情的人力資源政策調(diào)查結(jié)果，82%的企業(yè)認(rèn)為當(dāng)下最重要的員工管理是提供“彈性工作”。我們建議企業(yè)根據(jù)自身情況制定靈活的休假制度及上班制度，利用技術(shù)手段建立特殊時期非面對面或非現(xiàn)場工作方式。

企業(yè)應(yīng)該立刻建立員工健康狀況監(jiān)測制度，并做好員工個人健康信息保密。

確保工作環(huán)境安全，嚴(yán)格按照國家和地區(qū)公共衛(wèi)生管理在重大傳染性疾病期的衛(wèi)生管理要求，對工作場所的衛(wèi)生環(huán)境進(jìn)行清潔和消毒處理。

加強(qiáng)疫情安全教育，建立基于事實(shí)的員工自我防護(hù)指引，增強(qiáng)安全和防范風(fēng)險的意識。

5.重視供應(yīng)鏈風(fēng)險應(yīng)對計(jì)劃。

跨國公司通常會預(yù)先安排多地“冗余”的辦公設(shè)施、產(chǎn)能計(jì)劃，以及多個國家或地區(qū)的原材料采購渠道等，這樣就能很快承擔(dān)起在“疫區(qū)”的工作，或者不會因?yàn)楫a(chǎn)能或原材料短缺而停產(chǎn)。

對于庫存管理，短期要關(guān)注消費(fèi)受阻帶來的庫存消化周期延長、財務(wù)費(fèi)用增加，以及現(xiàn)金流壓力。同時，對于生產(chǎn)周期較長的行業(yè)，也必須對疫情緩解后的消費(fèi)反彈提前做好準(zhǔn)備，預(yù)防庫存不足的風(fēng)險。

6.對于短期內(nèi)無法恢復(fù)生產(chǎn)帶來的履約風(fēng)險和客戶關(guān)系維護(hù)風(fēng)險制定解決方案。

疫情發(fā)生之后，應(yīng)該積極協(xié)同下游客戶，了解客戶端與市場的變化情況，確認(rèn)復(fù)工情況、訂單交付、需求、市場變化等方面的影響。

對于民商事合同的履行可能要多加考慮，并非所有疫情期間的不履行均不承擔(dān)法律后果。

企業(yè)應(yīng)該全面梳理和評估履行情況可能受影響的合同，及時通知對方以減少可能給對方造成的損失。評估是否需要簽署新合同，同時保留相關(guān)證據(jù)，為可能的民事訴訟做好準(zhǔn)備。

7.踐行社會責(zé)任，做好利益相關(guān)方的管理，把可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略納入決策范疇。

企業(yè)應(yīng)該服從政府統(tǒng)一規(guī)劃和安排。

在特殊時期，恰當(dāng)?shù)钠髽I(yè)信息披露可以提升企業(yè)在社會公眾中的形象。

最重要的是，企業(yè)應(yīng)該學(xué)會從環(huán)境、社會、經(jīng)濟(jì)多角度踐行企業(yè)社會責(zé)任，穩(wěn)定員工就業(yè)，與供應(yīng)商、經(jīng)銷商等其他外包方保持緊密聯(lián)系，評估疫情影響程度和時間，調(diào)整合作方案，并在股東或董事會層面，溝通擬采取的措施和評估的結(jié)果。

8.妥善安排員工數(shù)據(jù)、信息安全及隱私的管理計(jì)劃。

企業(yè)應(yīng)該建立良好的員工主數(shù)據(jù)管理，對企業(yè)內(nèi)部、外包、供應(yīng)商、合作商等有往來的人員進(jìn)行登記。

企業(yè)應(yīng)該制訂適時的信息安全應(yīng)急響應(yīng)計(jì)劃，確保疫情期間的信息系統(tǒng)安全和穩(wěn)定運(yùn)行，比如疫情期間合理安排遠(yuǎn)程和現(xiàn)場的值守人員，建立7×24小時遠(yuǎn)程和現(xiàn)場的值班制度，確保對機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應(yīng)用程序運(yùn)行狀況和資源使用情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)測。

企業(yè)應(yīng)該做好個人隱私及臨床實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)保護(hù)，尤其需要對患者（客戶或員工）的隱私數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，嚴(yán)格控制此類數(shù)據(jù)的訪問、傳輸和使用。針對臨床和醫(yī)療實(shí)驗(yàn)的數(shù)據(jù)應(yīng)該設(shè)立企業(yè)重要數(shù)據(jù)的保護(hù)級別，做好訪問控制。

9.企業(yè)需要考慮調(diào)整預(yù)算與執(zhí)行方案、現(xiàn)金流計(jì)劃和國際貿(mào)易預(yù)警機(jī)制。

根據(jù)德勤最新的調(diào)研數(shù)據(jù)，46%的企業(yè)計(jì)劃調(diào)低2020年業(yè)績指標(biāo)。同時，我們也提醒企業(yè)關(guān)注現(xiàn)金流，根據(jù)上下游供應(yīng)商和客戶的節(jié)奏，以及員工工作計(jì)劃，安排好企業(yè)的現(xiàn)金調(diào)度，確保資金安全。

密切關(guān)注國際進(jìn)出口貿(mào)易局勢，如發(fā)生突然變化或主要產(chǎn)品產(chǎn)地出現(xiàn)災(zāi)害，都將對貿(mào)易產(chǎn)生影響，公司可能由此蒙受巨大損失。為防止這類事件的發(fā)生，企業(yè)應(yīng)該盡快設(shè)立“情景規(guī)劃”基礎(chǔ)上的緊急情況應(yīng)對方案，比如利用期貨進(jìn)行套期保值的方案，國際貿(mào)易運(yùn)輸、供應(yīng)商備選方案，等等。

10.利用本次疫情緊急事件，升級企業(yè)的風(fēng)險管理機(jī)制。

德勤一項(xiàng)針對全球企業(yè)家的“企業(yè)風(fēng)險管理調(diào)查”報告顯示，76%的風(fēng)險管理工作者認(rèn)為，如果重大突發(fā)事件明天發(fā)生，企業(yè)可以進(jìn)行有效應(yīng)對，但僅有49%的企業(yè)根據(jù)“重大突發(fā)事件的情境”制定了相關(guān)手冊并開展了預(yù)先測試，另有32%的企業(yè)開展了“重大突發(fā)事件模擬演練”或培訓(xùn)。

我們認(rèn)為，大多數(shù)企業(yè)都會在某一時刻面臨突發(fā)風(fēng)險事件，這是個時間問題，而非能否發(fā)生的問題。企業(yè)應(yīng)該建立或升級系統(tǒng)的風(fēng)險管控工作機(jī)制，提前識別重大風(fēng)險并建立風(fēng)險應(yīng)對方案。強(qiáng)化風(fēng)險管控系統(tǒng)與在第一時間處理負(fù)面事件具有同等的重要性。

觀點(diǎn)概要

疫情當(dāng)頭，企業(yè)該如何應(yīng)對？

·建立緊急事件決策機(jī)構(gòu)

·明確響應(yīng)機(jī)制、預(yù)案和人員分工

·建立信息溝通機(jī)制

·維護(hù)員工健康，采取復(fù)工方案

·重視供應(yīng)鏈風(fēng)險應(yīng)對計(jì)劃

·制定風(fēng)險解決方案

·踐行社會責(zé)任

·制訂數(shù)據(jù)安全管理計(jì)劃

·調(diào)整預(yù)算與執(zhí)行方案、現(xiàn)金流計(jì)劃

·升級風(fēng)險管理機(jī)制