淺談如何提高高職院校教務(wù)員的工作效率

鄭嘉彥

摘 要：教務(wù)員是高職院校中教學(xué)管理隊(duì)伍中不可或缺的一部分，擁有一支高效完成工作的教學(xué)團(tuán)隊(duì)，是高職院校提高教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵。很多因素都影響了教學(xué)管理工作的進(jìn)度，因此我們了解各方面的困難并克服困難，提高教務(wù)員的工作效率，是高職院校不斷發(fā)展的重要前提。

關(guān)鍵詞：教務(wù)員;困境;工作效率

教務(wù)員在高職院校的教學(xué)工作團(tuán)隊(duì)中起著重要的作用，除了需要完成和教學(xué)任務(wù)相關(guān)的工作，還有其他繁瑣的考務(wù)工作、學(xué)生成績(jī)的管理、學(xué)生檔案管理、教師日常調(diào)停課手續(xù)辦理等。當(dāng)然，教務(wù)員也是充當(dāng)著信息的橋梁，需要不斷收集信息以及整理信息，與各個(gè)部門之間進(jìn)行溝通，以保證學(xué)員的教學(xué)工作可以順利進(jìn)行。因此，提高教務(wù)員工作效率也可以推動(dòng)高校教務(wù)管理工作不斷完善，與時(shí)俱進(jìn)，滿足高校提高辦學(xué)質(zhì)量、優(yōu)化辦學(xué)模式等的需求。

一、首先要正視工作中遇到的困境。

1.教務(wù)管理工作繁瑣、量大，但是沒(méi)有受到足夠重視。

二級(jí)學(xué)院的教務(wù)工作一般都是非?，嵥榈?，大到學(xué)院建設(shè)、小到學(xué)生注冊(cè)工作，其中的工作都離不開(kāi)教務(wù)員。正因?yàn)閮?nèi)容繁雜，所以每天的工作時(shí)間都是忙碌而基本無(wú)法停下來(lái)。不管是領(lǐng)導(dǎo)、老師還是學(xué)生，都會(huì)有不一樣的事情需要協(xié)助以及處理。因?yàn)榻虅?wù)員崗位，不僅具有管理性質(zhì)，同時(shí)也需要服務(wù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、師生以及學(xué)校教務(wù)處，很多教學(xué)相關(guān)的通知傳達(dá)以及執(zhí)行都需要通過(guò)教務(wù)員。教務(wù)員每個(gè)學(xué)期、每個(gè)時(shí)間點(diǎn)都有固定的工作內(nèi)容，不容有失，除此之外就是另外布置的工作。正因?yàn)榻虅?wù)工作有周期性以及繁雜性，教務(wù)員崗位也被認(rèn)為是技術(shù)含量不高、基本誰(shuí)都能勝任的崗位，所以，教務(wù)工作人員普遍沒(méi)有受到足夠重視。在這種環(huán)境下，職業(yè)認(rèn)同感缺失，教務(wù)員容易對(duì)自身產(chǎn)生質(zhì)疑，就容易導(dǎo)致教務(wù)員崗位頻繁有人申請(qǐng)轉(zhuǎn)崗，原本熟悉教務(wù)工作的人離開(kāi)這個(gè)崗位，就需要換其他人交接。交接過(guò)程中，也容易導(dǎo)致犯錯(cuò)，不利于學(xué)院教務(wù)管理工作的順利開(kāi)展。

2.工作中壓力大，晉升渠道不夠多面也不夠完善。

教務(wù)員作為教學(xué)管理中的一線崗位，二級(jí)學(xué)院中的教學(xué)工作事無(wú)巨細(xì)都不多不少與教務(wù)員相關(guān)，也因?yàn)楣ぷ魃婕胺秶鷱V、雜事繁多，一個(gè)小小的疏忽都有可能造成教學(xué)事故。例如課表沒(méi)有通知到位，導(dǎo)致教師或者學(xué)生沒(méi)有正常按時(shí)上課、上課時(shí)間或者課室沖突、考試監(jiān)考人員安排不到位、期末考卷數(shù)量不夠、學(xué)生學(xué)籍處理手續(xù)未及時(shí)完成等，教務(wù)員也會(huì)被認(rèn)為是第一責(zé)任人。自然而然，教務(wù)員雖然管理權(quán)利不大，但是工作壓力會(huì)變大，降低工作積極性。工作的瑣碎以及壓力大，導(dǎo)致教務(wù)崗位很難形成成就感，對(duì)未來(lái)發(fā)展也會(huì)比較迷茫。教務(wù)員在崗位不論工作多長(zhǎng)，如果不轉(zhuǎn)崗，就還是教務(wù)員的崗位，津貼也不會(huì)有太大的改變。隨著工作年限的增加，職業(yè)發(fā)展的增長(zhǎng)空間變得越來(lái)越小，在一個(gè)崗位上感覺(jué)沒(méi)辦法達(dá)到自己所要的滿足感，使得很少有人能在教務(wù)崗位上工作很長(zhǎng)時(shí)間。

3.教務(wù)工作容易陷入被動(dòng)的局面。

教務(wù)員崗位在招聘的時(shí)候，往往不是教育學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)專業(yè)，因此在擔(dān)任教務(wù)管理工作時(shí)候，對(duì)所在學(xué)院的專業(yè)課程、培養(yǎng)目標(biāo)、教學(xué)內(nèi)容的了解也是有限的，而由于這同時(shí)是個(gè)服務(wù)大家的崗位，很多不定因素和突發(fā)事件導(dǎo)致工作中沒(méi)有太多時(shí)間梳理工作的流程，因此在工作的過(guò)程中比較被動(dòng)，會(huì)給大家留下“教務(wù)工作只是傳達(dá)通知、整理文件”這樣的一個(gè)片面的印象。這也容易形成因工作中沒(méi)辦法爭(zhēng)取主動(dòng)權(quán)，一切工作只能按部就班的局面。

二、想辦法提高工作效率也有助于解決工作中遇到的困境。

1.教務(wù)管理工作是個(gè)很實(shí)在的事務(wù)性工作， 所有的工作都在二級(jí)學(xué)院的教學(xué)管理中有著不可或缺的作用。在招聘教務(wù)員崗位的時(shí)候可以做一些合理的要求，因?yàn)榻虅?wù)員自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力也是影響教學(xué)隊(duì)伍建設(shè)的其中一個(gè)因素。希望學(xué)院或者學(xué)?？梢远嗵峁I(yè)化的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)給教務(wù)員，可以提高教務(wù)員的業(yè)務(wù)能力，教務(wù)員也可以更快更好地適應(yīng)高校教學(xué)管理的現(xiàn)代化模式，提高工作效率。與之對(duì)應(yīng)的，是工作報(bào)酬的問(wèn)題。招聘條件提升、工作能力的高要求，也需要提高教務(wù)員的待遇。多讓教務(wù)員參與到學(xué)院教學(xué)管理的工作中而不僅僅讓他們只是一昧地為大家服務(wù)、多提供晉升渠道、多給教務(wù)員可以提升自己的機(jī)會(huì)。當(dāng)大家對(duì)教務(wù)員崗位的工作的認(rèn)可感提升之后，教務(wù)管理工作也可以變得更順利，不會(huì)那么容易被社會(huì)人情、同事之間的感情等影響工作原則，有助于大家自覺(jué)遵守教務(wù)管理規(guī)定。同時(shí)能大大增加教務(wù)員的工作積極性，減少教務(wù)管理崗位的人員流動(dòng)。

2.隨著信息技術(shù)化的發(fā)展，很多學(xué)校都強(qiáng)調(diào)工作手段信息化、無(wú)紙化，這也是高職院校教學(xué)管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，但同時(shí)這也使得教務(wù)員的工作模式趨向網(wǎng)絡(luò)信息化。在這樣的大環(huán)境下，教務(wù)管理不再是簡(jiǎn)單的手工整理資料，而是需要現(xiàn)代化的辦公環(huán)境。教務(wù)員崗位主要使用的是教務(wù)管理系統(tǒng)、和各方溝通的信息網(wǎng)、查找資源等信息手段。教務(wù)管理系統(tǒng)最常用的幾個(gè)功能就是安排教學(xué)計(jì)劃、學(xué)籍管理、成績(jī)管理等，要熟悉操作這些系統(tǒng)才能提高日常工作效率，才能及時(shí)準(zhǔn)確達(dá)到教學(xué)管理的目標(biāo)，提升教學(xué)數(shù)據(jù)處理的效率。還有可以充分利用其他現(xiàn)代信息化手段，會(huì)大大提高處理工作的效率，例如學(xué)院內(nèi)部云共享網(wǎng)盤，輕松共享數(shù)據(jù)，不受時(shí)間、地點(diǎn)的局限，還能實(shí)現(xiàn)多人在線編輯;善于利用現(xiàn)代化交流軟件，例如微信、QQ或者騰訊會(huì)議等網(wǎng)絡(luò)交流工具，也可以打破地點(diǎn)對(duì)工作的限制，有利于提高工作準(zhǔn)確度和提高交流效率。

在提高自身業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，還要注意意識(shí)的轉(zhuǎn)變，提高政治思想覺(jué)悟，把工作做得更細(xì)致，提高統(tǒng)籌能力，做到實(shí)處做好細(xì)節(jié)才能讓工作效率迅速提升。教務(wù)管理工作除了需要相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力之外，也需要良好的人際關(guān)系。因?yàn)榻虅?wù)員不僅要和本學(xué)院的師生溝通，還需要對(duì)接學(xué)院之外其他學(xué)校的部門。良好有效的溝通是完成工作的前提。例如教師的調(diào)停課手續(xù)的辦理，都牽涉到學(xué)生、教師、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處還有督導(dǎo)幾方的溝通。既要和學(xué)生和老師溝通上課時(shí)間，也要和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)溝通手續(xù)是否可以批準(zhǔn)，最后還要到教務(wù)處確定課室以及和督導(dǎo)報(bào)備以免影響督導(dǎo)組工作?？紕?wù)工作也是同理，也需要安排好學(xué)生的時(shí)間以及和老師溝通出卷事宜，最后到教務(wù)處確認(rèn)考試地點(diǎn)，以及安排監(jiān)考老師。這些工作都是教務(wù)員工作里面很小的一部分，但是同時(shí)也是很日常的工作。當(dāng)工作中需要有大量的處理人際關(guān)系的部分，就需要教務(wù)員自己很熟悉自己的工作流程，并且要具備耐心、處事圓滑的己能，也一定要擺正自己的心態(tài)，做好自己服務(wù)群眾的工作之外，也可以積極參與學(xué)院的教學(xué)管理工作。堅(jiān)持黨的群眾路線，就是堅(jiān)持真心為群眾服務(wù)，為群眾著想。運(yùn)用到教務(wù)工作方面，面對(duì)師生和學(xué)校部門，要多站在他們的立場(chǎng)看問(wèn)題、想問(wèn)題，如何可以在照顧大家的前提下，盡量為大家處理好所有問(wèn)題，并且克服自己的消極情緒，與同事友好相處、互相配合和支持，也能減少其他人對(duì)教務(wù)工作的消極情緒，這樣才能事半功倍，切實(shí)提高工作效率。

教務(wù)管理工作看似簡(jiǎn)單、容易完成，實(shí)際上繁瑣費(fèi)時(shí)、耗費(fèi)精力的同時(shí)，很多時(shí)候得不到大家的認(rèn)可和理解，因此容易產(chǎn)生心里沖擊，對(duì)自身產(chǎn)生懷疑。因此在依附現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)提高信息傳達(dá)和匯總的效率的同時(shí)，也要適時(shí)轉(zhuǎn)變自己心態(tài)，在工作的同時(shí)多為師生考慮，也是提高工作效率有效的辦法。教學(xué)管理工作順利高效完成，是推動(dòng)高校教學(xué)質(zhì)量提高的核心因素。因此，提高教務(wù)員的工作效率，也有助于推動(dòng)學(xué)院教學(xué)建設(shè)發(fā)展。

[參考文獻(xiàn)]

[1]劉葉華，彭文華.二級(jí)學(xué)院教務(wù)人員工作困境及對(duì)策.[J].管理觀察，2014年5月第13期：154-155.

[2]王月卿.淺談堅(jiān)持群眾路線.[N].湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015年11月第11期：154-155.

[3]張江漫.現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)高校教學(xué)管理模式變革.[J].信息化教育，2019年第19期：233-235.

[4]張玉婷.高校教務(wù)員隊(duì)伍的現(xiàn)狀及其能力提升的探討.[J].高教與成才研究，2015年1月第1期：37.

（作者單位：廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510300）