基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)物資采購成本控制

殷麗華

內(nèi)容摘要 企業(yè)維持正常生產(chǎn)經(jīng)營的基礎(chǔ)就是物資采購，有效地控制企業(yè)生產(chǎn)成本，提高企業(yè)整體生產(chǎn)效益，可以使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈市場(chǎng)環(huán)境中獲取更大的份額。ERP系統(tǒng)作為一種先進(jìn)的企業(yè)成本控制系統(tǒng)，能夠妥善地解決企業(yè)發(fā)展過程中存在的成本控制問題。文章首先介紹ERP系統(tǒng)和物資采購成本的概念和內(nèi)容，其次分析出企業(yè)采購成本的影響因素，最后給予ERP系統(tǒng)提出控制企業(yè)采購成本的有效措施。

關(guān)鍵詞 ERP系統(tǒng) 物資采購 成本控制

1 引言

現(xiàn)階段，隨著國民經(jīng)濟(jì)的不斷增長，各行各業(yè)均得到了有效發(fā)展，社會(huì)需求的不斷提升對(duì)企業(yè)發(fā)展也提出了更高的要求。企業(yè)物資采購成本的變化不只是表現(xiàn)在企業(yè)流動(dòng)資金的增長方面，并且直接地體現(xiàn)在生產(chǎn)成本的提高與下降方面，還能夠直接指出利潤的增長或者減少對(duì)提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力有著決定性作用。物資成本控制工作，不但要做好生存前的準(zhǔn)備工作，還要對(duì)企業(yè)資金和利潤合理調(diào)配。開展科學(xué)有效的物資成本管理工作，能夠極大地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，在一定意義上也會(huì)提高產(chǎn)品的質(zhì)量，幫助企業(yè)降低經(jīng)營成本，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益的增長。為了更好地控制物資采購成本，國內(nèi)越來越多的企業(yè)開展應(yīng)用ERP系統(tǒng)。作為目前非常先進(jìn)的物資成本控制系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)能夠有效地對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行整合分析，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)企業(yè)的數(shù)據(jù)、資金、人員等信息進(jìn)行處理，結(jié)合數(shù)據(jù)幫助企業(yè)對(duì)物資采購成本進(jìn)行更好地運(yùn)作和控制。

2 ERP系統(tǒng)和物資采購成本

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃的簡(jiǎn)稱，是圍繞信息技術(shù)所開展的一種系統(tǒng)化、先進(jìn)性的管理思想，可以幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者提供決策依據(jù)的管理平臺(tái)。ERP系統(tǒng)是由物料需求計(jì)劃衍生而來的新時(shí)代集成化管理信息系統(tǒng)，對(duì)原有的技術(shù)功能進(jìn)行擴(kuò)展，供應(yīng)鏈管理作為核心思想，打破了傳統(tǒng)的資源管理模式，結(jié)合現(xiàn)階段企業(yè)的經(jīng)營方式，對(duì)其內(nèi)部資源進(jìn)行合理的整合調(diào)配，對(duì)改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力有著重要作用[1]。

物資采購成本，指的是生產(chǎn)企業(yè)在物資采購活動(dòng)中為實(shí)現(xiàn)采購目的所造成的資源損耗，通常情況表現(xiàn)形式以貨幣為主，簡(jiǎn)單來講，就是企業(yè)在生存發(fā)展過程中為了滿足采購需求所產(chǎn)生了一系列資金費(fèi)用，如生產(chǎn)費(fèi)用、包裝費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用及購買費(fèi)用等。在實(shí)際工作中，企業(yè)物資損耗成本會(huì)占企業(yè)產(chǎn)品成本的半數(shù)以上，份額占比較大，可以看出強(qiáng)化物資采購成本控制，對(duì)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，降低生產(chǎn)成本有著非常重要的作用。

3 企業(yè)物資采購成本的影響因素

現(xiàn)階段，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)利潤的最大化，使企業(yè)獲得更好的發(fā)展，必須對(duì)物資采購成本進(jìn)行控制管理。在保障企業(yè)正常經(jīng)營的情況下，成本的高低對(duì)利潤的多少有著直接影響。采購成本是企業(yè)生產(chǎn)成本中重要的組成部分，能夠有效地控制采購成本，對(duì)于企業(yè)整體的生產(chǎn)成本控制有著重要影響。通過分析，得出影響企業(yè)物資采購成本的因素有如下幾方面：其一，采購價(jià)格。采購價(jià)格是采購成本的關(guān)鍵組成，通常是由供應(yīng)商確定的商品價(jià)格或者服務(wù)，采購價(jià)格的高低會(huì)直接決定采購成本的高低。其二，采購數(shù)量。因?yàn)槠涠际怯珊侠韨}庫存儲(chǔ)量或者批量生產(chǎn)定額等綜合決定，并且數(shù)量的多少也會(huì)影響采購價(jià)格，所以采購數(shù)量也會(huì)決定采購成本的高低[2]。其三，運(yùn)輸方式。物資在運(yùn)輸過程中，需要考慮運(yùn)輸費(fèi)用、時(shí)間、里程等多方面因素，制定最為經(jīng)濟(jì)合理的運(yùn)輸方式，高效地實(shí)現(xiàn)采購物資的轉(zhuǎn)移。

4 基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)物資采購成本控制策略

4.1 制訂合理的采購計(jì)劃

ERP系統(tǒng)最大功能的意義就是能夠通過科學(xué)合理的方式最大限度地控制采購成本。企業(yè)在進(jìn)行物資采購之前，需要從自身發(fā)展情況考慮，制訂經(jīng)濟(jì)合理的采購計(jì)劃，這也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購成本控制的基礎(chǔ)。如果應(yīng)用的采購計(jì)劃缺乏合理性，很容易造成物資堆積或者生產(chǎn)資源供應(yīng)不上的情況，無論是哪種情況，都會(huì)對(duì)企業(yè)造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。結(jié)合ERP系統(tǒng)，利用其強(qiáng)大的信息分析處理功能，根據(jù)企業(yè)的銷售訂單，并對(duì)倉庫存儲(chǔ)量進(jìn)行分析，負(fù)責(zé)物資采購的工作人員可以根據(jù)系統(tǒng)制訂出來的采購計(jì)劃選擇合適的采購物資，隨后根據(jù)ERP系統(tǒng)制定的采購訂單完成最后的采購工作。

4.2 嚴(yán)謹(jǐn)且合理的選擇供應(yīng)商

采購價(jià)格通常是由供應(yīng)商所確定的，較高的采購價(jià)格會(huì)增加采購成本，所以在選擇供應(yīng)商時(shí)要充分考慮，根據(jù)不同供應(yīng)商的物資報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量及交貨時(shí)間等全面分析，結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，設(shè)立相關(guān)指標(biāo)的權(quán)重，利用ERP系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商的匹配度綜合評(píng)估，從而選擇出更為合適的供應(yīng)商。例如，出現(xiàn)一種采購物資存在多家合適的供應(yīng)商，那么不但要保證生產(chǎn)成本的控制，還要維護(hù)與供應(yīng)商的合作關(guān)系，可以采用“配額采購”的方式，與每個(gè)供應(yīng)商都進(jìn)行合作，根據(jù)比例制訂采購計(jì)劃，這樣不但可以與供應(yīng)商維護(hù)良好的關(guān)系，還可以降低采購成本，提高企業(yè)整體效益。

4.3 利用ERP管理系統(tǒng)改善相關(guān)人員工作效率

通過ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員資料進(jìn)行完善，能夠有效地解放基礎(chǔ)勞動(dòng)力，提高管理效率，全面提高監(jiān)管人員的管理水平和成本意識(shí)。利用ERP系統(tǒng)制定出符合企業(yè)現(xiàn)階段生存發(fā)展的管理制度，對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員的工作行為進(jìn)行規(guī)范，并且會(huì)對(duì)市場(chǎng)、財(cái)務(wù)、倉儲(chǔ)管理及采購等部門的行為管理有著積極作用。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者做好表率作用，定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，調(diào)動(dòng)各部門相關(guān)人員積極參與，共同完成規(guī)范制度的要求。此外，利用ERP系統(tǒng)可以對(duì)企業(yè)項(xiàng)目合同的管理有著很好的完善作用，分析出其存在的漏洞，及時(shí)地更改補(bǔ)充，避免由于合同漏洞引發(fā)的資金損失問題發(fā)生。而且利用信息化技術(shù)手段，結(jié)合合同管理流程，讓合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)賬套與ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)，從而強(qiáng)化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，保障信息的時(shí)效性，為企業(yè)日后的決策管理提供科學(xué)依據(jù)。

4.4 監(jiān)督采購過程

監(jiān)管采購過程，就是對(duì)采購過程中物資的數(shù)量、價(jià)格及質(zhì)量等進(jìn)行控制管理。首先，做好采購物資數(shù)量的管理工作。通過ERP系統(tǒng)制訂采購計(jì)劃，工作人員根據(jù)訂單選擇合適的物資，最后對(duì)物資進(jìn)行購買運(yùn)輸。在此過程中，ERP系統(tǒng)會(huì)對(duì)采購訂單數(shù)量和采購入庫單進(jìn)行比對(duì)分析，防止出現(xiàn)貨不對(duì)庫的現(xiàn)象，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)采購數(shù)量的監(jiān)管。其次，做好采購價(jià)格的管理工作。構(gòu)建物料采購價(jià)格信息庫，將每一個(gè)產(chǎn)品的信息真實(shí)記錄，并對(duì)每種物資的采購價(jià)格上限合理設(shè)定，保障價(jià)格適中，不宜過高，也不宜偏低。在實(shí)際采購過程中，可以根據(jù)采購方式或者采購數(shù)量等適當(dāng)?shù)卦趦r(jià)格上給予優(yōu)惠，從而幫助企業(yè)降低采購成本。再次，做好采購物資質(zhì)量的管理工作。物資質(zhì)量是滿足生產(chǎn)需求的基礎(chǔ)，利用ERP系統(tǒng)，結(jié)合實(shí)際的采購需求，針對(duì)不同存貨設(shè)定不同的質(zhì)量檢測(cè)方式，分析采購訂單、自動(dòng)生產(chǎn)采購報(bào)檢單及采購到貨單，如果發(fā)現(xiàn)尚未處理的報(bào)檢單，需要及時(shí)將問題上報(bào)，不允許將其生成采購入庫單，通過這樣的方式，能夠有效地防止出現(xiàn)漏檢的現(xiàn)象發(fā)生。最后，還要強(qiáng)化質(zhì)量控制管理。根據(jù)以往供應(yīng)商所供應(yīng)的貨物質(zhì)量對(duì)現(xiàn)階段接收的貨物進(jìn)行比對(duì)，檢測(cè)物資質(zhì)量是否完好，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)物資質(zhì)量的控制。

4.5 做好入庫驗(yàn)收工作

在實(shí)際的物資采購工作中，企業(yè)需要根據(jù)供應(yīng)商所提供的貨物憑證來對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收工作，其中包括對(duì)物資的價(jià)格、質(zhì)量及數(shù)量等進(jìn)行比對(duì)。此外，由于物資驗(yàn)收工作較為煩瑣，難免出現(xiàn)誤檢或者漏檢的情況，而且也無法避免一些不法商家為了提高效益在貨物中混入一些質(zhì)量不過關(guān)的產(chǎn)品，所以開展采購物資驗(yàn)收工作有著對(duì)保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益有著重要作用。利用ERP系統(tǒng)自動(dòng)化檢測(cè)技術(shù)，對(duì)采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)，一旦超過接收標(biāo)準(zhǔn)，表示貨物存在質(zhì)量問題，ERP系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)拒絕接收并生成退貨單，將檢測(cè)報(bào)告上傳到后臺(tái)，管理人員根據(jù)報(bào)告情況及時(shí)作出妥善處理。

5 結(jié)語

總而言之，企業(yè)在進(jìn)行采購物資成本控制工作過程中，應(yīng)用ERP系統(tǒng)能夠有效地提高控制效率，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建物資成本信息庫，為采購成本控制提供科學(xué)依據(jù)。ERP系統(tǒng)憑借其強(qiáng)大的功能，能夠?qū)χ朴啿少徲?jì)劃、確定供應(yīng)商，以及監(jiān)督采購過程管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的管控，對(duì)企業(yè)資源采購成本進(jìn)行有效的控制，降低生產(chǎn)成本，從而提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的最大化，推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

（作者系新疆油田公司數(shù)據(jù)公司 工作人員）

【參考文獻(xiàn)】

[1]張娜.ERP系統(tǒng)下的企業(yè)物資采購成本控制分析建議[J].信息系統(tǒng)工程，2019（6）：128.

[2]毛輝，宿杉杉，王俊楠.淺析ERP技術(shù)對(duì)電力物資管理系統(tǒng)的作用[J].價(jià)值工程，2019（23）：258-259.