辦公室檔案手稿整理歸類技術(shù)分析

趙琳紅

【摘要】信息化背景下，辦公室文件多以紙質(zhì)文件為基礎，最終輸出數(shù)字化文件，但在檔案文件管理時，數(shù)字化文件中的瑕疵等需要通過原始手稿來確認，因此辦公室手稿整理技術(shù)在信息化時代仍舊十分重要。本文就針對辦公室檔案手稿整理歸類的原則、流程等進行分析，并針對辦公室檔案手稿整理中可能存在的問題進行研究，并提出應對策略，促進后續(xù)辦公室檔案管理技術(shù)的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】辦公室檔案;收稿;整理歸類

一、檔案整理的原則

整理是按照檔案原則，對檔案和手稿進行實物和智力控制的過程。在整個安排過程中，必須牢記兩個目標：保護記錄的完整性和身份，并使其便于研究。檔案管理員根據(jù)出處和原始順序做出安排決定，并建立對材料分組而不是單個項目的控制。根據(jù)出處和歸檔結(jié)構(gòu)，最多可建立五級控制。當手稿和檔案雜亂無章時，檔案工作者必需要對檔案進行整理，使其具有一定規(guī)律性。

（一）過程原則。任何負責管理手稿或檔案收藏的人面臨的第一個挑戰(zhàn)是組織材料并提的訪問途徑。正如我的一位同事經(jīng)常說的那樣，檔案管理員的基本職責是知道你擁有什么，以及在需要時如何找到它。按照檔案原則對檔案和手稿進行實物和智力控制的過程稱為整理。

（二）檔案源頭原則。檔案源頭，檔案理論的核心原則，規(guī)定起源于一個辦公室、機構(gòu)或個人的記錄必須組合在一起，而不是與其他任何人創(chuàng)建的記錄混合。這種對記錄產(chǎn)生的認識是檔案和手稿整理的基礎。當記錄按主題或格式重新排序時，無論其出處如何，都會失去其作為人類活動和制度功能記錄的本質(zhì)特征。因此，檔案整理的出發(fā)點是對手稿和檔案的來源進行識別和維護。

（三）檔案關(guān)聯(lián)原則。為了提高對檔案材料是如何創(chuàng)建和使用的理解，檔案工作者必須保留由檔案創(chuàng)建者建立的檔案聯(lián)系。這使我們能夠看到檔案收藏中的記錄之間的關(guān)系 ，可以很容易地遵循出處和原始順序的原則，控制稿件和檔案的有序轉(zhuǎn)移。然而，在許多從各種外部來源收集手稿的檔案庫中，如已解散的組織和已故的個人，可能沒有原始秩序的表象。手稿和檔案可能會以一種令人困惑的形式出現(xiàn)，這與試圖揭示它們之間的相互關(guān)系或原始用途的努力背道而馳。

二、檔案訪問過程管理

獲取檔案材料第一階段會涉及各個方面，包括行政、法律、實體和知識控制權(quán)等。在將材料轉(zhuǎn)移到存儲庫之前，就要在原檔案存儲地進行初步工作，以確定并組織材料的移動。如果手稿和檔案來自外部來源，則必須準備并簽署一份贈予契約，以將合法所有權(quán)轉(zhuǎn)讓給知識庫。贈予契約應指明捐贈人，簡要說明捐贈的材料，說明版權(quán)許可是否也轉(zhuǎn)移到知識庫，并確定對公眾訪問的任何必要限制。在機構(gòu)檔案中，這種贈予協(xié)議是不必要的，因為所有權(quán)仍然屬于機構(gòu)。相反，準備了一份傳送表，記錄將保管權(quán)移交給檔案館的情況。一旦收到新材料，知識庫必須獲得對它們的智力和物理控制。應填寫登記表，列明捐贈者信息，確定記錄創(chuàng)建者，說明收到的材料類型，提供包括日期在內(nèi)的記錄，解釋可能適用的任何訪問限制，說明材料的存放地點，并提供一個控制（加入）編號以識別整個材料組。對記錄的實地檢查將提供其他信息，如知名個人和組織的姓名、材料的形式和廣泛的主題領(lǐng)域?？赡苄枰獙λ缮⒌牟牧线M行裝箱，并在此時采取其他措施以提供物理保護和安全。訪問完成后，工作人員可以評估集合并為其分配優(yōu)先級，以便進一步安排和描述。應優(yōu)先考慮預期經(jīng)常使用、包含一個或多個研究人員迅速需要的信息、或具有較高“政治”或公共關(guān)系價值的收藏。

三、檔案管控等級

整理手稿和檔案的目的是對材料建立充分的物理和智力控制。由于我們的目標是讓大多數(shù)研究人員都能使用這些資料，因此需要制定相應的檔案等級，并對不同程度的細節(jié)進行劃分。較小的檔案可能會有非常具體的項目級安排，而大量的手稿和檔案可能只需要在一個總的層次上安排。例如，50封信件的收集通常將被安排在非常詳細的等級，而最近退休的高層領(lǐng)導的大量文件可能只被安排成一系列的信件、立法和案件檔案。這類文件的項目級安排需要耗費大量人力和物力。檔案管理員采用兩種基本歸類方式進行檔案管理：按出處和檔案所處等級進行檔案歸類。根據(jù)出處原則，檔案工作者為每個組織（記錄）或個人（文件）制作的所有材料的分類。不同來源的材料絕不會因為類似的主題或形式而進行組合（與同一作者的任何其他材料無關(guān)的單個項目除外，例如日記和賬簿，有時會組合成人工收藏）。在機構(gòu)檔案中，來自同一組織部門的這些記錄集稱為記錄組，來自下屬辦公室的記錄稱為子記錄組。在一個復雜的組織系統(tǒng)中，可能有幾個層次的子記錄組。對于個人文件或外部存儲庫收集的組織記錄，來自同一個記錄創(chuàng)建者的所有材料構(gòu)成一個手稿集合。在這兩種情況下，這些記錄組和手稿集都是根據(jù)出處形成的。在這些記錄機構(gòu)中，可能仍有復雜文件結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，該系統(tǒng)基于辦公室職能、物理形式等原則而存在，并存在按照歸檔系統(tǒng)排列或作為一個單元保存的歸檔單元或文件，因為它們具備相同的積累或歸檔過程、相同的功能或相同的活動;具有特定的形式;或由于它們的創(chuàng)建、接收或使用而產(chǎn)生的其他關(guān)系。創(chuàng)建檔案記錄的辦公室或個人通常將其檔案分組為多個歸檔結(jié)構(gòu)。然而，有時一個辦公室可能只執(zhí)行一個中心功能，例如“應收賬款”，并且只創(chuàng)建一個記錄系列。有些記錄序列是根據(jù)人為活動或文檔的出處進行檔案排列的。一般而言，檔案可以基于材料形式（例如，通信或建筑圖紙）或辦公室使用的歸檔結(jié)構(gòu)。某些系列可能有子系列，或基于主系列內(nèi)部劃分的材料分組。在這些系列或子系列中，檔案和手稿可以按文件單元（例如文件的文件夾）或按單個文件或文件單元中的項目排列。

一般而言，檔案管理人員在實際工作中，其對檔案管理過程可以遵循以下幾個層次：（1）儲存庫中的所有手稿和檔案應進行清點，并列入登記冊、目錄或數(shù)據(jù)庫。（2）來自同一個人、家庭或原籍辦公室的材料必須按出處分組在一個手稿收集或記錄組中。所屬單位的資料應按小組的層次組織，以反映記錄制度。（3）記錄系列是針對歸檔系統(tǒng)中作為一個單元保存的材料，或基于其創(chuàng)建、功能、收據(jù)、物理形式或使用的材料共享特征而建立的。在復雜的歸檔系統(tǒng)中，可以識別或創(chuàng)建子序列級別。（4）在系列中，文件單元可能存在（或可以被創(chuàng)建）用于與特定活動、個人、辦公室、時間段或其他公共元素有關(guān)的文檔組。（5）在某些情況下，文件單元中的單個文檔或項目可以按特定順序排列，例如按時間順序、數(shù)字順序或字母順序排列。在整理手稿和檔案時，檔案工作者幾乎總是采用前三個層次。系列層次揭示了記錄的起源和原始順序的基本特征，清楚地表明了導致記錄創(chuàng)造和使用的功能和活動。除了特別有價值的系列之外，很少使用項目級的排列。因此，在排列中提供更大（或更少）細節(jié)的決定通常在子序列或文件單元級作出。這個決定通常需要平衡用戶的便利性和機構(gòu)的資源和工作量。

四、混亂檔案管理秩序分析

安排通常被定義為從混亂中恢復秩序的過程。有時它只需要在明顯雜亂無章的記錄中確定一個潛在的順序。當原始檔案室建立了檔案系列時，檔案管理員通常按照原則或原始順序保留這種安排方案。如果歸檔順序沒有被破壞，檔案管理員的安排責任主要是檢查和維護原始順序。然而，手稿和檔案往往會雜亂無章地被塞進箱子或板條箱，看起來毫無秩序可言。在這種情況下，檔案管理員可能會試圖識別和重新建立原材料的歸檔結(jié)構(gòu)，因為這些材料是在原籍辦公室創(chuàng)建和使用的。如果有足夠的線索，使檔案管理員不必猜測該辦公室可能是如何組織和使用其檔案的，就可以這樣直接進行檔案重新整理。如果沒有明確的證據(jù)來確定原始檔案組織結(jié)構(gòu)，重建此類結(jié)構(gòu)所需的難度和時間就不具有成本效益。有時原始檔案不存在，則不需要完全遵循檔案管理基本原則。當一堆材料無法重新排序時，檔案管理員應根據(jù)對組織及其記錄的了解，以及對研究需求和記錄可能用途的理解，嘗試創(chuàng)建一個簡單、邏輯和可用的排列。通常，可以將特定的辦公室或職能確定為建立系列的基礎。至少，類似的記錄表格可以組合在一起——信件、法律記錄、報告、財務記錄、筆記本、日記、剪貼簿、照片等等。這些可以是序列和子序列的基礎。

五、結(jié)論

在檔案整理過程中，必須牢記兩個目標：保護記錄的完整性和身份，并使其便于研究。檔案管理員根據(jù)出處和原始順序做出安排決定，并建立對材料分組而不是單個項目的控制。這些是檔案整理的基本準則。一旦手稿和檔案被整理好，它們就可以在尋找?guī)椭芯咳藛T識別和定位有用來源的工具中被描述出來。

【參考文獻】

[1]劉英姿.高校院系檔案管理與辦公室工作效率的實踐與思考[J].城建檔案，2017（12）：68-70.

[2]王燕.檔案管理與辦公室工作探討[J].辦公室業(yè)務，2017（24）.

[3]羅浩.提高辦公室檔案管理科學化水平的路徑探討 [J].辦公室業(yè)務，2017（11）：186.

[4]陳艷云.淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].辦公室業(yè)務，2017（2）：17.

[5]楊紅梅.提升辦公室文書檔案管理工作的思考[J].城建檔案，2017（2）：59-60.